Nur wenige Arbeitsfelder bieten so viel Abwechslung wie das Office-Management. Assistenzkräfte, Sekretärinnen und Sekretäre sind wahre Allrounder. Neben klassischen sachbearbeitenden Tätigkeiten gehört auch das Veranstaltungsmanagement zum Aufgabenbereich von Bürofachkräften. Dabei eröffnen geschäftliche Anlässe nicht nur die Möglichkeit für Geschäftsessen oder ganze Veranstaltungen, sondern erfordern auch tiefer gehende Expertise und Vorbereitung.
Was müssen Office Professionals über festliche Anlässe wissen?
Es gibt zahlreiche private und geschäftliche Anlässe, die Gründe zum Feiern oder zumindest Grund zum Gratulieren bieten. An dieser Stelle wird bereits die Herausforderung deutlich, die auf Sekretärinnen und Sekretäre zukommt, wenn es um professionelles Vorgehen geht. Zwar stehen im Arbeitsalltag geschäftliche Anlässe, wie Betriebsfeiern, Jubiläen und Co. im Zentrum des Interesses. Dennoch lassen sich Geschäftliches und Privates eben nicht immer trennen.
Heiratet beispielsweise der Geschäftsführer einer Firma, ist es Usus, dass das Team eine Karte schreibt und Glückwünsche formuliert. Dasselbe ist andersherum der Fall: Schließt ein Mitarbeiter den Bund der Ehe oder hat Geburtstag, gehört es sich, gute Wünsche auszusprechen. Das gilt auch für Geschäftspartner, (Stamm-) Kunden oder Gäste bzw. Freunde eines Hauses.
Den Überblick über Anlässe zu behalten ist essenziell
Aber damit ist es noch nicht getan. Jeder Anlass erfordert individuelles Vorgehen. Während es in vielen Fällen ausreicht, einen Geschäftsbrief oder eine Karte mit Glückwünschen zu schreiben – oder im Sterbefall zu kondolieren – müssen andere Events und Veranstaltungen eingehend vorbereitet und geplant werden: von der Einladung über die Event-Organisation bis hin zur schlussendlichen Auswertung.
Welche geschäftlichen Anlässe müssen Office Professionals stets im Blick haben?
Assistentinnen und Assistenten müssen möglichst alle wichtigen privaten und geschäftlichen Anlässe im Blick behalten.
- Markante Eckdaten im Kalender: Weihnachten, Ostern
- Firmenspezifische Anlässe: Betriebsjubiläum, Verabschiedung in den Ruhestand
- Geburtstage: von Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Führungsetage, Kunden
- Familiäre Anlässe: Geburten, Hochzeiten, Sterbefälle
Wie behalte ich wichtige Anlässe im Blick?
Gutes Zeitmanagement ist im Sekretariat unerlässlich. Das gilt nicht nur für operative Aufgaben, sondern auch oder gerade für Planung und Organisation. Sekretärinnen und Sekretäre sollten wichtigen Anlässen zeitig ihre Aufmerksamkeit schenken.
Häufig ist es die Assistenz, welche die Führungskraft auf anstehende Veranstaltungen, Events oder Anlässe hinweist. So leisten Sekretärinnen und Sekretäre einen wichtigen Beitrag zum Erfolg und zur Professionalität eines Unternehmens. Doch wie lassen sich die wichtigsten Anlässe im Blick behalten und wie sieht die Gestaltung der einzelnen Events aus?
Erinnerungen zu Anlässen setzen: Die Jahresplanung frühzeitig angehen
Generell ist es sinnvoll, bereits bei der Jahresplanung auf bestimmte Jahrestage und Feierlichkeiten acht zu geben. Feiertage, Veranstaltungen und Events, die jährlich wiederkehren, sind einfach in die Organisation zu integrieren.
Das beste Beispiel dafür ist das Weihnachtsfest. Die Erfahrungswerte der vergangenen Jahre helfen Ihnen bei der Planung der Weihnachtspost. Sind Sie zum ersten Mal mit der Organisation betraut, fragen Sie einfach bei Ihren Kollegen nach.
Weihnachtspost im Office planen
- Wie viele Weihnachtsbriefe müssen versendet werden?
- Wie viel Zeit nimmt diese Aufgabe in Anspruch?
- Gibt es bereits einen Leitfaden für die Weihnachtsgrüße?
Am Anfang des Jahres Erinnerungen in den Terminplan festlegen
Setzen Sie sich bereits zu Beginn des Jahres eine Erinnerung – beispielsweise auf Mitte November. So können Sie frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnen und geraten nicht in Zeitnot.
Anders verhält es sich bei einmaligen Veranstaltungen oder Feierlichkeiten. Doch auch diese werden in der Regel zu Beginn des Jahres angekündigt. Solche Anlässe behalten Sie im Fokus, indem Sie sich rechtzeitig elektronische Erinnerungen setzen.
Wandkalender für den Überblick im Office aufhängen
Ein Wandkalender mit Jahresübersicht ist ebenfalls eine gute Option, um schnell und auf nur einen Blick alle relevanten Anlässe zu erfassen. Das praktische Plus: Bereits beim handschriftlichen Eintragen der Feierlichkeit verinnerlichen Sie das Datum und behalten es so im Hinterkopf.
Persönliche Anlässe – geschäftlich handeln mit CRM
Geht es um persönliche Anlässe, die Glückwünsche erfordern, bieten sich unterschiedliche Hilfsmittel an.
Eine Software für das sogenannte Customer-Relationship-Management (kurz: CRM) eröffnet zum Beispiel die Option, neben der Kundenhistorie auch Geburtstage zu hinterlegen.
Möglich ist auch die händische Pflege von Geburts- und Jahrestagen in gängige elektronische Kalender. Im konkreten Fall in Outlook oder in den Google Calendar.
Durch engen Mitarbeiterkontakt keine Anlässe verpassen
Ein enger Austausch mit der Personalabteilung ist für Office Professionals ebenfalls Pflicht. Das hat einen einfachen Grund: Mitarbeiter müssen sämtliche Arten des Sonderurlaubes – zum Beispiel für Heirat, Geburt oder Sterbefall – im Personalbüro beantragen. Somit lassen sich sowohl freudige Anlässe, die Glückwünsche, als auch traurige Anlässe, die Kondolenzschreiben erfordern, identifizieren.
Im Idealfall hat Ihr Unternehmen bereits einen funktionierenden Informationsfluss für die oben genannten Anlässe etabliert. Falls nicht, bietet es sich vielleicht für Sie an, hier die Initiative zu ergreifen?
Wie plane ich eine erfolgreiche Feierlichkeit im Unternehmen?
Einige Anlässe sind nicht nur mit der Formulierung und dem Versand von Geschäftsbriefen oder Grußkarten verbunden, sondern mit der handfesten Organisation einer Veranstaltung.
Damit die Feierlichkeit zum Erfolg wird, ist es sinnvoll, auch hier möglichst frühzeitig mit der Planung zu beginnen. Eine bewährte Methode ist es hierbei, sich vom Allgemeinen zum Speziellen vorzuarbeiten.
Unterschied zwischen den Anlässen erkennen und gemäß planen
Zunächst sollte der Rahmen abgesteckt werden: Handelt es sich um ein Geschäftsessen in kleinerem Rahmen, um eine Tagung oder doch um ein Firmenevent für die Mitarbeiter und ihre Familien?
Informationen zum Anlass der Veranstaltung sammeln
Tragen Sie vor der eigentlichen Planung so viele Informationen wie möglich zusammen:
- Form bzw. Art der Feierlichkeit: Jubiläum, Tagung, Fest, Geschäftsessen (Bewirtungsbeleg nicht vergessen!)
- Gäste: Mitarbeiter einer Abteilung, alle Betriebszugehörigen, Geschäftspartner
- Veranstaltungsgröße: Anzahl der Gäste
- Location: Firmengelände, angemietete Tagungsräume
- Bewirtung: nur Getränke, Snacks, volle Bewirtung inkl. Abendessen (Budget für Bewirtungskosten beachten)
- Speaker: Vortragende, Showeinlage, Workshop
Je mehr Information, umso leichter die Eventplanung zu Anlässen
Mit jeder Angabe bekommt die Veranstaltung mehr Kontur. So wird es leichter, sich der Organisation und der Gestaltung des Events zu widmen. Wenn Sie wissen, wer die Gäste sind und wie viele Personen zur Veranstaltung eingeladen sind, können Sie sich an die Raumplanung machen.
Je nach Raumsituation lassen sich Events entweder innerhalb der Firma auf dem Betriebsgelände abhalten. Mitunter kann es auch passieren, dass Sie Tagungsräume anmieten oder sogar für Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer sorgen müssen.
In der Einladung müssen die Details feststehen
Bevor die Einladungen verschickt werden, sollten alle Details feststehen. Dazu zählen nicht nur Hard Facts wie Location, zeitlicher Rahmen und Ehrengäste der Veranstaltung, sondern eben auch der Ablauf und das Programm.
In vielen Unternehmen haben sich Leitfäden zum Veranstaltungsmanagement etabliert, die eine zeitliche Abfolge der einzelnen Organisationsschritte beinhalten. Wer sich auf neuem Terrain befindet und mit der Organisation einer Veranstaltung zum ersten Mal betraut wird, kann und sollte im Zweifel Kollegen befragen.
Bei welchen Anlässen ist die Sekretärin gefragt?
Geht es um geschäftliche Anlässe, kommt den Office-Professionals in vielen Büros eine tragende Rolle zu. Sekretärinnen und Sekretäre behalten den Überblick über anstehende Feierlichkeiten und wissen, was zu tun ist. Doch welche Anlässe erfordern Handlungsbedarf und was ist im konkreten Fall zu tun?
Anlass Ruhestand: Verabschiedungen vorbereiten
Verabschiedet sich ein Mitarbeiter in den Ruhestand, verändert das die Abteilung oder sogar das gesamte Unternehmen. Spätestens am letzten Arbeitstag des künftigen Pensionärs ist es an der Zeit, „Danke“ zu sagen. Viele Firmen feiern ihren zukünftigen Ruheständler oder geben der Verabschiedung einen festlichen Rahmen.
Auch wenn die Führungskraft die Abschiedsworte ausspricht, sind es doch häufig Sekretärinnen und Sekretäre, die alles Nötige vorbereiten.
Das beginnt damit, sich einen Überblick über altersbedingte Austritte im Unternehmen zu verschaffen. Häufig sind es auch Assistenzkräfte, die eine Rede zum Abschied in den Ruhestand vorbereiten: Sie tragen alle wichtigen Daten und Fakten zusammen und arbeiten eine erste Formulierung der Rede aus.
Dankesworte und Geschenke für den Ruheständler
Neben Dankesworten nimmt bei einer festlichen Verabschiedung häufig auch das Geschenk eine zentrale Rolle ein. Nicht selten sind es auch hier wieder die Office-Professionals, die sich um das Abschiedspräsent kümmern und Dankeskarten vorbereiten. Kommt es zu einer festlichen Abschiedsveranstaltung, liegt oft auch das Event-Management in der Hand von Assistenzkräften.
Anlass Betriebsfeier: Ein geschäftliches Jubiläum ausrichten
Ein Unternehmen feiert sein 10-jähriges Bestehen? Ein wichtiger Jahrestag rückt in greifbare Nähe? An dieser Stelle sind es meistens Bürofachkräfte, die sich um die Organisation einer Feierlichkeit kümmern.
Die Sekretärin und das Veranstaltungsmanagement
Vom Versenden der Einladungen über die Planung des eigentlichen Festtags bis hin zur Abrechnung der Bewirtungskosten – wie genau eine Sekretärin oder ein Sekretär ins Veranstaltungsmanagement eingebunden ist, variiert von Firma zu Firma.
Wie bei allen organisatorischen Aufgaben steht jedoch auch hier fest: Strukturiertes Vorgehen ist Pflicht. Skizzieren Sie sich vorab die wichtigsten Eckpunkte und Meilensteine Ihrer Planung, die Sie dann schrittweise abarbeiten können.
Teamarbeit bei der Eventplanung erfordert eine gute Kommunikation
Sofern Sie mit anderen zusammenarbeiten, ergibt es Sinn, einheitliche Standards zu definieren. Achten Sie bei der Teamarbeit auf eine gute Kommunikation, sodass jeder auf demselben aktuellen Stand ist. In Zeiten digitaler Lösungen bietet es sich an, mit Online-Tools zu arbeiten, auf die jeder in Echtzeit Zugriff hat. So gehen keine Informationen mehr verloren.
Warum muss man eine Nachbearbeitung von feierlichen Anlässen vornehmen?
Auch die Nachbereitung einer Betriebsfeier ist Pflicht. Es geht nicht nur darum, auszuwerten, wie hoch die Bewirtungskosten und die Raummiete waren. Auch sogenannte No-Shows müssen evaluiert werden.
Schlussendlich steht eine zentrale Frage im Zentrum:
- Haben sich die Ausgaben für die Betriebsfeier gerechnet?
- Was könnte man beim nächsten Mal besser machen?
Anlass Weihnachtsfeier: Wie plane ich den Höhepunkt des Jahres?
Das Weihnachtsfest ist ohne Frage der Höhepunkt des Jahres. Gegen Ende des Jahres gilt es für Office-Professionals, noch einmal alles zu geben. Egal, ob es nun darum geht, die Weihnachtspost vorzubereiten oder die Firmenweihnachtsfeier zu organisieren: November und Dezember sind belebte Monate.
Der Aufwand für den Anlass für Karten und Geschäftsbriefe zu Weihnachten hängt immer stark vom Unternehmen ab.
Vorbereitung der Weihnachtspost: Stellen Sie sich diese Fragen
- Ist es mit einer schlichten Formulierung und einer einfachen Grußformel getan?
- Gibt es bereits Musterbriefe, Vorlagen oder einen Textbaustein?
- Liegt es dem Unternehmen an einem persönlich formulierten Schreiben?
Den Umfang der Weihnachtspost überblicken
Müssen nur einige wenige Geschäftspartner adressiert werden, ist die Weihnachtspost oft in nur wenigen Tagen erledigt. Geht es aber darum, Grußkarten oder Briefe an hunderte Empfänger zu versenden, wird das Ganze deutlich zeitintensiver.
Selbes gilt für die Weihnachtsfeier der Firma. Je nach Rahmen der Feierlichkeit, Location, Budget der Bewirtungskosten und Anzahl der Gäste variiert der Planungsaufwand.
Generell gilt: Die Raumreservierung bzw. die Anfrage beim Restaurant oder bei einer Tagungsstätte sollte möglichst früh im Jahr erfolgen. Denn: Erfahrungsgemäß sind viele beliebte Locations im Dezember bereits über ein Jahr im Voraus ausgebucht.
Anlass Hochzeit oder Geburt: Formelle Glückwünsche von der Firma
Heiratet ein Geschäftspartner, ein Vorgesetzter oder ein Kollege, gehört es sich, dass auch die Firma zum neuen Glück gratuliert.
Dasselbe gilt für die Geburt eines Kindes. Auch wenn es sich hier um vornehmlich private Anlässe handelt, ist es dennoch ratsam,vonseiten des Unternehmens Glückwünsche auszusprechen. Das zeugt von Wertschätzung – und sorgt nicht zuletzt für Momente der Freude beim Adressaten.
Textbausteine für Glückwünsche nutzen und Zeit sparen
Für sämtliche Arten der Glückwünsche existierten im Web Textbausteine, die sich mit etwas Kreativität zu einem eigenen Schreiben umformulieren lassen. Persönlich formulierte Glückwünsche sind noch einmal wertschätzender. Sind Kollegen, Mitarbeiter oder Chefs viel auf Reisen, stellen Sie Textbausteine mit Zitaten her, die Geburtstagswünsche für Reisende beinhalten.
Wichtig ist, dass auch die Unterschrift des Vorgesetzten in der Karte zu finden ist. Das am besten nicht als Druck, sondern als dokumentenechte Unterschrift. Auch das zeugt von Wertschätzung. Denn schließlich hat sich die Führungskraft die Zeit genommen, die Glückwünsche eigenhändig zu unterschreiben.
Fehltritte vermeiden Sie, indem Sie jeden Mitarbeiter und Geschäftspartner gleich behandeln. Erhält eine Person eine Karte zur Hochzeit, die andere aber nicht, wäre das ein Fauxpas. Wer sich für Glückwunschschreiben entscheidet, muss eine einheitliche Linie fahren. Hier liegt es an Sekretärinnen und Sekretären, die Umsetzung möglichst standardisiert durchzuführen.
Anlässe zur Freude: Glückwünsche Geburtstage und Jahrestage übermitteln
Geburtstage und sämtliche Jahrestage bieten Anlass zur Freude – und zur Organisation. Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter zu gratulieren, ist es auch hier wieder wichtig, dass alle gleich behandelt werden.
Das beginnt bei der einheitlich herzlichen Anrede des Empfängers und endet beim Format der Karte. Es sollte selbstverständlich sein, dass wirklich alle Beschäftigten einen Brief zu Geburtstag erhalten. Alles andere ist unprofessionell.
Legen Sie sich Vorlagen und Mustertexte zu besonderen Anlässen an
Wie auch bei den Schreiben zu Weihnachten, lässt sich am Geburtstag aufs Neue mit Vorlagen, Musterbriefen und vorgefertigten Formulierungen arbeiten.
Haben sich einige Textbausteine etabliert, wird es immer einfacher, Geburtstagspost oder Glückwünsche zu formulieren. Das erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern macht es immer einfacher,persönliche Worte zu finden, die der Adressat als solche schätzt.
