Happy Admins Week 2023: So bleiben Sie fit für die Zukunft

Alexa, Siri & Co. haben längst im Büro Einzug gehalten. „Durch die neuen technischen Tools hat sich das Office Management in vielen Bereichen verändert. Die digitale Transformation findet bereits jetzt statt“, sagt Diana Brandl, Expertin für Digitalisierung im Office, Coach und internationale Keynote Speakerin. Das bedeutet, dass neue Aufgabenbereiche hinzukommen und andere wegfallen. „Assistenzen werden nach wie vor fester Bestandteil der Unternehmenskultur sein. Sie müssen sich aber den neuen Herausforderungen stellen und ihre Kompetenzen kontinuierlich ausbauen“, erläutert Marit Zenk, DIE MAC - Management Assistants‘ Consultant und Buchautorin.

Technisch immer auf dem neuesten Stand

Die Entwicklung zeichnete sich seit längerem ab. Die Pandemie hat wie ein Katalysator gewirkt und den Wandel beschleunigt. Einige Aufgaben, wie das Besucher- und Travel Management, fielen fast vollständig weg. Anderes wurde umgestellt. „Bei vielen Assistenzen gehört das klassische Kalendermanagement nicht mehr zum Aufgabenbereich“, weiß Diana Brandl. Neu war, dass sich Office Professionals in den Phasen des Lockdowns oft zum ersten Mal überhaupt im Homeoffice befanden. Das dezentrale Arbeiten erforderte eine tiefgreifende Auseinandersetzung mit der virtuellen Zusammenarbeit. Das hat zu einem deutlichen Wissenszuwachs bei der Nutzung von Videokonferenzsoftware und Kollaborations-Tools geführt, die eine standortunabhängige Kooperation in Echtzeit ermöglichen. Diese Qualifikationen werden auch weiterhin gefragt sein, versichert Marit Zenk. Doch das ist nicht alles. Sie betont: „Nur technikaffin zu sein, das reicht heute nicht mehr aus. Assistenzen müssen technisch versiert sein. Daran führt kein Weg mehr vorbei.“ Softwareprogramme und Tools wie MS Teams, Microsoft 365, OneNote, Sharepoint, ZOOM und andere gehören längst zum Standard. Nur wer mit ihnen routiniert umgehen kann, ist für die Zukunft gerüstet.

Agile Arbeitsmethoden kennen

Wer die Chancen, die sich aus der veränderten Arbeitsweise ergeben, erkennt und nutzt, profitiert vom Wandel. Assistenzen, die sich zukunftsweisende Qualifikationen aneignen, können neue, anspruchsvolle Aufgaben übernehmen. Altes, oft Ungeliebtes fällt weg. Die traditionelle Protokollführung zum Beispiel wird heute schon bei vielen Unternehmen von Softwareprogrammen übernommen. Die Moderation virtueller Meetings dagegen ist eine gesuchte Kompetenz, die auch zukünftig benötigt wird, weiß Expertin Diana Brandl. Sie empfiehlt Assistenzen, sich zur Online-Moderatorin weiterzubilden. Das ist natürlich nur eine Möglichkeit von vielen. Im Bereich agile Arbeitsmethoden gibt es ebenfalls eine breite Palette an Optionen. So können Assistenzen sich beispielsweise Skills im Bereich Design Thinking und SCRUM, beides Vorgehensmodelle für das Projekt- und Produktmanagement, aneignen. „Generell zeichnet sich eine Tendenz im Office Management weg von generellen Aufgaben hin zu mehr Fachwissen ab“, erklärt Diana Brandl.

Expertenwissen aneignen

Diesen Trend sieht auch Marit Zenk: „Die Assistenz wird immer die erste Schnittstelle im Unternehmen bleiben. Aber es geht zukünftig fachspezifischer zu. Mit einem fundierten Wissen arbeiten Assistenzen Abteilungen wie beispielsweise Human Resources und Marketing gezielt zu und entlasten diese.“ Um das passende Fachgebiet zu finden, sollte der Bedarf im Unternehmen ermittelt und das persönliche Interesse berücksichtigt werden. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es viele Entwicklungsmöglichkeiten für Assistenzen. Derzeit oft noch unbesetzt ist beispielsweise das Social Media Management und die Betreuung der Firmenwebsite. „Assistenzen sind in der Regel sehr gut vernetzt. Das prädestiniert sie geradezu für das Community Management eines Unternehmens“, erklärt Diana Brandl. Bereits vorhandenes Know-how, privat oder beruflich, lässt sich mit gezielten Weiterbildungen vertiefen. Das sollte selbstverständlich in Absprache mit den Vorgesetzten und Personalverantwortlichen erfolgen. Dies kann neue Karriereperspektiven eröffnen. „Suchen Sie sich Ihr Spezialgebiet, werden Sie zur Expertin und zeigen Sie Ihr Können“, rät Diana Brandl. Beherrschen Assistenzen beispielsweise eine wichtige Software oder App sehr gut, können sie selbst zu Lehrenden werden und interne Schulungen von Mitarbeitern und Kollegen durchführen. Besser lässt sich Kompetenz nicht belegen.

Führungsfähigkeiten entwickeln

So kann zum Tragen kommen, was eigentlich schon immer gilt: „Die Assistenz ist ein Trend Scout. Sie kennt beispielsweise neue Apps und schlägt sie den Vorgesetzten vor“, sagt Diana Brandl. Sie wird damit im Unternehmen zum Innovationstreiber. Das ist nicht immer von allen Vorgesetzten gewünscht. Hier gibt es noch Old-School-Vertreter, die das Office Management weiterhin eher mit einfachen Tätigkeiten wie der Gästebewirtung in Verbindung bringen. Doch diese werden seltener. „Eine Assistenz sollte sich nie von einer Führungskraft abhängig machen, sondern ihre Kompetenzen unabhängig von Vorgesetzten an den Anforderungen der Zukunft ausrichten“, betont Diana Brandl. Zumal auch hier ein Generationswechsel stattfindet. „Die Führungskräfte der Generation Y wollen eine kompetente Assistenz auf Augenhöhe“, weiß Marit Zenk. Diesem Anspruch gilt es gerecht zu werden.

Digitales Mindset erforderlich

Es genügt aber nicht, sich bei der Technik auf dem neuesten Stand zu halten. Wer sich den Herausforderungen der Zukunft zu stellen will, benötigt aus Sicht von Marit Zenk vor allem eins: ein empathisches, flexibles und digitales Mindset. Office Professionals müssen sich auf agile Arbeitsweisen einlassen können und sich diese zunutze machen. Die Softskills, die dafür benötigt werden, sind Flexibilität, Selbstmanagement, Resilienz und die geheime Superkraft der Assistenz, die Empathie.

Bleiben wir zunächst bei der Flexibilität. Dass die tiefgreifenden Veränderungen in der Arbeitswelt ein hohes Maß an Anpassungsbereitschaft erfordern, ist wohl allen klar. Vielen Menschen fällt es dennoch schwer, die erforderliche Geschmeidigkeit im Denken und Handeln zu entwickeln. Doch das lässt sich trainieren. Sich immer wieder in verschiedenen Projekten zu engagieren und sich, in- und extern, immer wieder auf unterschiedliche Zielgruppen einzustellen, ist eine gute Übung. Gerade die Zeit des Lockdowns hat hier zu Aha-Erlebnissen geführt. Plötzlich waren alle im Homeoffice, viele Arbeitsabläufe änderten sich radikal. Nach einer Phase der Gewöhnung und des Nachjustierens konnten viele Office Professionals den Ergebnissen dieser Umstellungsprozesse viel Positives abgewinnen. Die Erfahrung hat gezeigt: Flexibilität lohnt sich.

Mit Resilienz punkten

Das Beispiel Lockdown hat aber auch deutlich gemacht, dass solche Veränderungen ein großes Maß an Resilienz, also innerer Widerstandskraft erfordern. Wenn zu viel Neues auf Menschen einstürmt, benötigen sie Methoden, die ihnen bei der Bewältigung helfen. Die gute Nachricht ist auch hier wieder: Hilfstechniken lassen sich lernen. Jede und jeder kann die eigene Resilienz erhöhen. Dabei sollte immer ein individueller Maßnahmen-Mix gefunden werden. Hilfreich ist an dieser Stelle auch die Fähigkeit zur Selbstorganisation. Dazu gehört ein gutes Zeitmanagement, aber auch die Kompetenz, Aufgaben zu priorisieren. So lässt sich ein Verzetteln, das schnell in Überforderung münden kann, vermeiden. Besonders zum Tragen kommt die Selbstorganisation im Homeoffice und beim Wechseln zwischen Präsenz- und Remote-Arbeit. Defizite in diesem Bereich lassen sich ebenfalls durch Seminare und Trainings beheben.

Superkraft Empathie

Die Superkraft der Assistenz ist und bleibt die Empathie. Aktuell wird sie dringender benötigt denn je. Wenn sich Teams deutlich seltener als früher treffen und die virtuelle Kommunikation das persönliche Gespräch oft ersetzt, braucht es Einfühlungsvermögen: „Die Assistenz fängt die Stimmungen in der Abteilung, positive wie negative, ein. Dank ihres Einfühlungsvermögens weiß sie, wie die einzelnen Mitarbeiter sich fühlen, sei es im Homeoffice oder im Büro vor Ort“, erläutert Marit Zenk. Die Sorgen und Nöte der Mitarbeiter auch auf Distanz zu erkennen, ist wahrscheinlich die wertvollste Kompetenz, über die eine Assistenz verfügt. Dank ihrer Hinweise können Vorgesetzte ihren Führungsstil situativ anpassen. „Die Assistenz unterstützt ihren Vorgesetzten dabei, auch einen guten Führungsjob zu machen und hilft beim Interagieren“, bringt es Marit Zenk auf den Punkt.

Die ausgeprägte Empathie-Kompetenz und die starke Ausweitung der koordinativen Aufgaben zeigen, in welche Richtung sich das Berufsbild der Assistenz entwickelt: Es bewegt sich immer stärker hin zur informellen Führungskraft. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass der Job anspruchsvoller und damit auch spannender wird. Mit der technischen Entwicklung und den Anforderungen bei den Soft Skills Schritt zu halten, ist jedoch anstrengend, keine Frage. „Aber es lohnt sich, die Extrameile zu gehen“, weiß Diana Brandl. Das findet auch Marit Zenk: „Assistenzen, die Neues als positive Herausforderung und persönliche Weiterentwicklung begreifen und sich aktiv damit auseinandersetzen, eröffnen sich bislang ungeahnte Chancen und Karrierewege.“