Mitarbeiter, die sich aus dem Büro verabschieden, um in den Mutterschutz und Elternzeit zu gehen, sollten eine Mail vorbereiten, in der sie auf ihre Abwesenheit hinweisen und eine Vertretung benennen.
Abwesenheitsnotiz in der Elternzeit - wie sinnvoll?
Eine informative Abwesenheitsnachricht wirkt professionell und wirft daher auch ein gutes Licht auf das gesamte Unternehmen. Daher gilt besonders bei Postionen mit Kundenkontakt: Eine Information über die Abwesenheit und ein Hinweis auf die Vertretung (am besten mit Vorname und Nachname) ist unbedingt notwendig.
Das gilt natürlich nicht nur für Abwesenheitsnotizen für Mutterschutz und Elternzeit. Auch in der Urlaubszeit freuen sich Geschäftspartner und Kunden über eine freundliche Nachricht, dass der betreffende Mitarbeiter für eine gewisse Zeit nicht im Büro sein wird. Wenn es möglich ist, enthält die Abwesenheitsnotiz auch in diesem Fall einen Ansprechpartner, die die Vertretung im Urlaub bis zur Rückkehr des Kollegen übernimmt.
Inhalt und Aufbau der Abwesenheitsnotiz für Mutterschutz und Elternzeit
Eine Abwesenheitsnotiz während der Elternzeit oder des Mutterschutzes informiert Geschäftspartner, Kollegen und Kunden automatisch darüber, dass die betreffende Person für eine festgelegte Zeit nicht erreichbar ist. Da diese Abwesenheitsnotiz oft die erste Information über die Abwesenheit gibt, sollte sie klar und prägnant formuliert sein - und die folgenden inhaltlichen Punkte beinhalten:
- Begrüßung und Danksagung: Beginnen Sie die Nachricht freundlich und bedanken Sie sich für die Kontaktaufnahme.
- Information über die Abwesenheit: Geben Sie an, dass Sie aufgrund von Elternzeit oder Mutterschutz abwesend sind und das voraussichtliche Rückkehrdatum
- Vertretungsregelung: Nennen Sie eine alternative Kontaktperson mit Kontaktdaten, falls Anfragen dringlich sind.
- Zusätzliche Informationen: Bei Bedarf können Sie Informationen zu den Arbeitszeiten der Vertretung oder die Möglichkeit der erneuten Kontaktaufnahme nach der Rückkehr hinzufügen.
3 Tipps: Professionelle Abwesenheitsnotiz zur Elternzeit erstellen
- Neutral und freundlich formulieren: Vermeiden Sie persönliche Details und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen.
- Klare Struktur: Die Abwesenheitsnotiz sollte leicht zu verstehen und nicht länger als nötig sein.
- Aktualität der Kontaktdaten: Prüfen Sie, ob die Kontaktangaben der Vertretung korrekt und aktuell sind.
Abwesenheitsnotiz zum Mutterschutz - Muster und Vorlagen
Wenn Sie sich nun fragen, wie Sie am besten eine Abwesenheitsnachricht an Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner schreiben, können Sie sich von unseren Formulierungsbeispielen inspirieren lassen:
Abwesenheitsnotiz Mutterschutz Formulierungsbeispiele
Beispiel 1:
Sehr geehrte Damen und Herren, lieben Kunden und Geschäftspartner,
vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ gehe ich in Mutterschutz und anschließend in die Elternzeit. Während meiner Abwesenheit wird mich meine Kollegin Frau Musterfrau vertreten.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich Ihre Nachricht bis zu meiner Rückkehr nicht lese und sie nicht weitergeleitet werden kann. Frau Musterfrau wird sich aber in der Zwischenzeit um Ihr Anliegen kümmern. Sie können sie unter der Telefonnummer: 06134/123456 oder per E-Mail musterfrau@musterfirma.de erreichen.
Beispiel 2 Elternzeit und Mutterschutz
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kollegen,
aufgrund der Geburt meines Kindes bin ich vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ nicht im Haus. Denn nach meinem Mutterschutz beginnt sofort meine Elternzeit. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an Herrn Mustermann. Er wird meine Vertretung in den kommenden Wochen übernehmen und Ihnen sicherlich behilflich sein können.
Beispiel 3 Geschäftspartner über Mutterschutz informieren
Sehr geehrte Geschäftspartner, liebe Kollegen,
vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ bin ich nicht im Unternehmen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ich während dieser Zeit nicht auf Ihre Nachricht antworten kann. Meine Vertretung übernimmt Herr Meier, der Ihnen gerne weiterhelfen wird.
Abwesenheitsnotiz für Mutterschutz und Elternzeit: Vorlage auf Englisch
Gerade dann, wenn Ihr Arbeitgeber global ausgerichtet ist, sollten Sie auch eine Abwesenheitsnachricht auf Englisch verfassen. Meist bietet es sich an, diese direkt unter die deutsche Version und vor die Signatur zu setzen – so sind Sie für alle Eventualitäten gerüstet.
Abwesenheitsnotiz Elternzeit und Mutterschutz Vorlage auf Englisch
Dear Ladies und Gentlemen,
thank you very much for your message. Unfortunately, I am out of office for maternity leave until the 1st of march. Please notice that your email cannot be forwarded. For urgent matters please contact my colleague Mr. ABC.
Kindest regards,
Abwesenheitsnotiz in Outlook anlegen - Elternzeit richtig kommunizieren
Um in Outlook eine Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit zu aktivieren, können Sie die automatische Antwortfunktion nutzen. Diese ermöglicht es Ihnen, eine Nachricht an Absender zu senden, um sie über Ihre Abwesenheit zu informieren. Mit diesen Schritten gelingt die Einrichtung Ihrer Abwesenheitsnotiz in Outlook:
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf "Datei", oben im Reiter.
- Wählen Sie die "Automatischen Antworten" aus.
- Aktivieren Sie die Option "Automatische Antworten senden".
- Falls Sie die Abwesenheitsnotiz nur für einen bestimmten Zeitraum einrichten möchten, setzen Sie ein Häkchen bei "Nur in diesem Zeitraum senden" und legen Sie Start- und Enddatum Ihrer Elternzeit fest. So wird die Nachricht automatisch zu Beginn Ihrer Abwesenheit aktiviert und nach dem festgelegten Datum deaktiviert.
- Geben Sie im Feld Innerhalb meiner Organisation den Nachrichtentext für Kollegen und interne Kontakte ein.
- Wählen Sie die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation und verfassen Sie eine Nachricht für externe Kontakte. Dies ist sinnvoll, um Kunden oder Partner ebenfalls über Ihre Abwesenheit zu informieren.
- Klicken Sie auf OK, um die Einrichtung abzuschließen. Die Abwesenheitsnotiz ist nun aktiviert und wird während des festgelegten Zeitraums automatisch an eingehende Nachrichten gesendet.
Mit diesen einfachen Schritten ist Ihre Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit in Outlook erfolgreich eingerichtet und sendet automatisch die gewünschte Nachricht an alle Absender.
Wann sollte die Abwesenheitsnotiz zur Elternzeit eingerichtet werden?
Eine Abwesenheitsnotiz zur Elternzeit sollte idealerweise kurz vor Beginn der Abwesenheit eingerichtet werden. Hierbei sind zwei wichtige Zeitpunkte zu berücksichtigen:
- Aktivierung der Abwesenheitsnotiz unmittelbar vor dem ersten Abwesenheitstag: Die automatische Antwort kann so programmiert werden, dass sie genau ab dem Start der Elternzeit aktiv ist. Das hat den Vorteil, dass die Abwesenheit bereits zu Beginn transparent kommuniziert wird, ohne dass Nachrichten unbeantwortet bleiben.
- Frühzeitige Information der wichtigsten Kontakte: Bei einer längeren Elternzeit empfiehlt es sich, wichtige Geschäftspartner und enge Kollegen vorab manuell über die Abwesenheit und die geplante Vertretung zu informieren. So können offene Punkte noch rechtzeitig geklärt werden.
Praktisch lässt sich die Abwesenheitsnotiz in Outlook und ähnlichen Programmen oft so einstellen, dass sie automatisch an einem festgelegten Datum aktiv wird und am geplanten Rückkehrdatum endet. Dadurch sind alle Absender rechtzeitig informiert, und die Notiz muss nicht manuell aktiviert oder deaktiviert werden.
Abwesenheitsnotiz für Mutterschutz und Elternzeit: Gibt es eine Karenz?
Einige Arbeitnehmer fragen sich, wie lange sie abwarten sollten, bevor sie die Abwesenheitsnotiz einschalten. Also ob sie gewissermaßen eine Karenzzeit zwischen dem Abschied aus dem Büro und der Aktivierung der Notiz einhalten sollten.
Aus unserer Sicht ist das eher kontraproduktiv. Denn der Absender der Nachricht rechnet dann nicht damit, dass seine Mail zunächst nicht gelesen wird – und auf unendliche Geduld bei Kunden und Geschäftspartnern sollten Sie nicht bauen. Schließlich drängt bei vielen Angelegenheiten die Zeit. Daher sollten Sie im Idealfall so schnell wie möglich darüber aufklären, dass Sie nicht im Haus sein werden.
Geben Sie ALLEN Personen Bescheid
Mitarbeiterinnen, die sich in den Mutterschutz und Elternzeit verabschieden, sollten nicht nur ihre Kollegen, sondern auch Kunden und Geschäftspartner über ihre Abwesenheit informieren. Mit einer kurzen, aber professionell formulierten Abwesenheitsnachricht gelingt das am besten.
