Abwesenheitsnotiz bei Jobwechsel oder Ruhestand

In unserer globalisierten, digitalen Arbeitswelt spielen E-Mails eine bedeutende Rolle. Kollegen, Vorgesetzte und Geschäftspartner erwarten eine Antwort, wenn sie eine Anfrage oder ein Anliegen per E-Mail versenden. Wenn es lange dauert um zu antworten, helfen neben der fortlaufenden Sichtung der eingehenden E-Mails technische Tools und Hilfsmittel.

Eine wirksame und allgemein gebräuchliche Lösung für E-Mails ist die Abwesenheitsnotiz. Im internationalen Sprachgebrauch ist diese als Autoresponder bekannt. Eine automatische Antwort auf eine E-Mail kann automatisch an alle oder ausschließlich an ausgewählte Empfänger versandt werden. Der Versand erfolgt automatisch aus dem eigenen E-Mail-Postfach in Outlook.

Sie wird umgehend mit der persönlichen Signatur weitergeleitet. Eine Abwesenheitsbenachrichtigung ist zusammengefasst ein Garant, dass umgehend eine Information über die derzeitige Abwesenheit übermittelt wird.

Wie und wo erstellt man die Abwesenheitsnotiz?

Die Abwesenheitsnachricht kann ohne Aufwand in gebräuchlicher Kommunikationssoftware wie MS-Outlook oder anderen Applikationen eingerichtet werden. Vorlagen helfen dabei, eine Abwesenheitsnotiz mit Signatur adäquat zu erstellen. Es gibt unterschiedliche Anlässe, bei denen eine Abwesenheitsnotiz proaktiv implementiert werden sollte.

Wann ist die Abwesenheitsnotiz passend?

Einen wichtigen Anlass stellt der Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen dar. Vor allem wenn dieser Kontakte zu vielen Kunden oder Geschäftspartnern hatte, sollte die E-Mail-Adresse mit seinem Ausscheiden nicht umgehend gelöscht werden.

Absender, die nicht über seinen Weggang informiert wurden, würden in diesem Fall eine Fehlermeldung erhalten. Der Kontakt könnte aufgrund von einem Fehler abbrechen. Aus diesem Grund kommen wichtige Fragen bei Sekretärinnen und Mitarbeiter in auf.

Fragen, von Sekretärinnen und Mitarbeitern

Sie interessieren sich vor allem für praxiserprobte Antworten auf folgende Fragestellungen:

• Warum ist es wichtig, eine Abwesenheitsnotiz für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter einzurichten?
• Wie konzipiert man als Sekretärin eine Abwesenheitsnotiz für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter?
• Bei welchen Anlässen sollte darüber hinaus eine Abwesenheitsnotiz geschaltet werden?
• Wann ist es ratsam, die Abwesenheitsbenachrichtigung mehrsprachig zu erstellen?
• Wie erstellt man aus technischer Sicht eine Abwesenheitsnachricht?

In Unternehmen gehört es zum Alltag, dass Angestellte kündigen und ihre bisherige Wirkungsstätte verlassen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Neben einer Eigenkündigung können fachliche, persönliche oder betriebsbedingte Ursachen ein Ausscheiden aus dem Büro notwendig machen. Im Rahmen der Trennung liegt es in der Verantwortung der Personalabteilung, wichtige Punkte zu beachten. Diese betreffen neben arbeitsrechtlichen Fragen die Kommunikationskanäle des Angestellten.

Der ehemalige Betriebsangehörige verfügt neben seinem Telefonanschluss, den man unproblematisch umleiten kann, ebenso über eine E-Mail-Adresse. Hatte er vielfältigen Kontakt zu Kunden oder waren Geschäftspartner mit dem Kollegen hauptsächlich per E-Mail in Kontakt, sollte dieser Kommunikationskanal nicht voreilig gelöscht werden. Würde der Email-Account eines einflussreichen Mitarbeiters sofort gelöscht, könnten Anliegen oder wichtige geschäftliche Dokumente im Rahmen der Abwesenheit verloren gehen.

Abschiedsbrief oder Abschiedsmail: Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner

Des Weiteren gehört es zu einem nachhaltigen und engagierten Kundenservice, einen Geschäftspartner proaktiv über einen Wechsel im Büro zu informieren. Dies geschieht in den meisten Fällen über eine offizielle Mitteilung des Betriebs an Geschäftspartner. Es bietet sich an, die Information mit der Bekanntgabe des neuen Ansprechpartners zu verbinden.

In diesem Fall zeigt man Wertschätzung für die Kunden und verknüpft die Kundenbeziehung mit dem Nachfolger. Bis ein Nachfolger gefunden wurde, handeln Unternehmen zielführend, mit dem ehemaligen Mitarbeiter eine automatische Abwesenheitsnachricht zu vereinbaren und einzurichten.

Was sind die rechtlichen Aspekte der Notiz zur Abwesenheit?

Trotz nachvollziehbarerer Gründe, die für die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz sprechen, muss jedes Unternehmen den Einzelfall prüfen. Anhand der Fakten kann entschieden werden, ob die Aktivierung einer Abwesenheitsnachricht aus rechtlicher Sicht sinnvoll ist. Hierbei sollten Betriebe vor allem die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten und einhalten.

Wie konzipiert man als Sekretärin eine Abwesenheitsnotiz für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter?

Eine Abwesenheitsnotiz zu konzipieren ist für Sekretärinnen kein schwieriges Unterfangen. Statt umfangreicher Informationen sollte die Notiz ausschließlich wesentliche Details und eine Signatur enthalten.

Entscheidend ist, dass in der Abwesenheitsnachricht nicht die persönlichen Kontaktdaten des ehemaligen Mitarbeiters aufgeführt werden. Dies könnte aus datenschutzrechtlichen Gründen Probleme bereiten. Gleichzeitig wäre es taktisch unklug, Informationen zum Verbleib des ausgeschiedenen Mitarbeiters zu veröffentlichen.

Förmlichkeiten sind unbedingt zu beachten!

Die Abwesenheitsnachricht sollte förmlich geschrieben werden. Dies bedeutet unter anderem, jegliche Emotionen oder Details zum Ausscheiden in der Notiz nicht zu erwähnen. Eine freundliche, zielführende Abwesenheitsnachricht fokussiert das Ziel, den Adressaten umgehend zu informieren und eine Kommunikationsbrücke zu ihm aufzubauen. Sein Anliegen kann in diesem Fall umgehend weitergeleitet und bearbeitet werden.

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht an Herrn Muster. Herr Muster ist seit 01.07.2023 nicht mehr in unserem Unternehmen beschäftigt. Wenden Sie sich ab sofort für Anfragen zu jeder Zeit an Frau Müller aus der Zentrale. Frau Müller erreichen Sie unter der Telefonnummer 01234-56789 oder per E-Mail unter: müller@unternehmen.de.

Mit freundlichen Grüßen

A. Maja Schulze

Abwesenheitsnotizen, E-Mail-Weiterleitung und Datenschutzgesetze

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es in der Regel nicht gestattet, dass eine E-Mail-Adresse eines ehemaligen Kollegen ohne Information an einen Account im Unternehmen weitergeleitet wird. Eine E-Mail-Adresse gehört juristisch betrachtet zu den personenbezogenen Daten. Sie unterliegt aus diesem Grund dem Datenschutz.

Eine direkte Weiterleitung würde implizieren, dass personenbezogene oder private Informationen unberechtigten Personen ohne Nachweis oder Kontrolle zugänglich gemacht werden könnten. Dies wäre ein Fehler, der behördenseitig geahndet werden könnte.

Die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dienen als Grundlage für den Umgang mit personenbezogenen betrieblichen E-Mail-Adressen.

Vorgaben, die für die Verarbeitung relevant sind

Im Artikel 6 der DSGVO wird ausgeführt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig ist:

• wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags
• oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Dies bedeutet für die Praxis, dass ein Unternehmen nach einem Ausscheiden eines Mitarbeiters auf dessen vorhandene E-Mail-Adresse zugegriffen werden darf. Voraussetzung hierfür ist, dass dieser Zugriff aus nachvollziehbaren betrieblichen Gründen erforderlich ist. Die DSGVO greift in diesem Fall die Haltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in § 26 auf und bestätigt diese.

Stellen sie sicher, dass Missbrauch privater Daten NICHT möglich ist

Die meisten Unternehmen untersagen den Gebrauch des betrieblichen E-Mail-Accounts für private Zwecke. Ist dies der Fall, muss das Unternehmen trotz dieser Bestimmung sicherstellen, dass in keinem Fall der Missbrauch personenbezogener Daten möglich ist. Dies ist bedeutend, da Geschäftspartner nicht an betriebsinternen Regelungen gebunden sind.

Sie könnten aus diesem Grund mit ihrem Anliegen private Nachrichten, Fotos oder Dokumente an den Empfänger senden, selbst wenn dies dem Mitarbeiter untersagt ist.

Wie die Regeln des Datenschutzes konkret eingehalten werden können

Um die Regeln der DSGVO einzuhalten, empfiehlt sich vonseiten des Unternehmens das folgende Vorgehen:

1. Beschäftigte haben die Verpflichtung, Ihr berufliches E-Mail-Postfach vor Verlassen des Unternehmens zu sichten. Private E-Mails müssen gelöscht, wichtige berufliche Informationen veröffentlicht oder weitergeleitet werden. Beim Verlassen des Unternehmens sollten sich im persönlichen E-Mail-Account des Mitarbeiters keine Nachrichten mehr befinden.
2. Unternehmen sollten eine verantwortliche Person (zum Beispiel der Datenschutzbeauftragte des Betriebs) bestimmen. Diese kann eintreffende E-Mails, die nach dem Weggang des Mitarbeiters auflaufen, sichten und überprüfen. Letztlich kann er entscheiden, welche Inhalte aus dem Postfach weitergeleitet werden können.
3. Auf Basis des Artikels 17 der DSGVO haben Mitarbeiter ein „Recht auf Vergessen“. Diese Rechtsgrundlage schließt ein, das umgehend nach Verlassen des Unternehmens jegliche personenbezogenen Daten, inklusive der E-Mail-Adresse, gelöscht werden müssen. Um dieser rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, darf ein Abwesenheitsassistent ausschließlich für eine kurze Übergangszeit geschaltet werden. Unternehmen könnten aus rechtlichen Erwägungen einen Passus in die Kündigung oder den Arbeitsvertrag aufnehmen, der die Schaltung eines Abwesenheitsassistenten für 3 oder 6 Monate ermöglicht.
4. Spätestens nach der Übergangszeit muss das persönliche Email-Postfach des Mitarbeiters endgültig gelöscht werden.

Holen Sie sich Hilfe, beim Einhalten der Regeln

Vor allem seit Einführung der DSGVO beschäftigen sich Unternehmen aller Größenordnungen mit Fragen des Datenschutzes und dem Umgang mit personenbezogenen Daten. Da Betriebe die Verantwortung haben, die gesetzlichen Bestimmungen vollumfänglich einzuhalten, sollte jeder Einzelfall sorgfältig geprüft werden.

Bei juristischen Bedenken ist es vorteilhaft, den Datenschutzbeauftragten oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht einzuschalten. In diesem Fall erhält das Unternehmen die Sicherheit, sich rechtlich einwandfrei zu verhalten, wenn ein Abwesenheitsassistent für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter geschaltet wird.

Bei welchen Anlässen eine Abwesenheitsnotiz aus dem Postfach geschaltet werden sollte

Abwesenheitsassistenten stellen eine effektive und bequeme Möglichkeit dar, Geschäftspartner oder Kollegen automatisch aus dem Postfach zu informieren, dass man nicht erreichbar ist. Statt Missverständnisse, Fehler oder Rückfragen zu riskieren, wird der Übermittler einer Nachricht innerhalb von Sekunden darüber in Kenntnis gesetzt, warum der Adressat derzeit nicht verfügbar ist.

Wie verfasst man eine persönliche Abwesenheitsnotiz?

Ähnlich wie bei einer Abwesenheitsbenachrichtigung für einen ausgeschiedenen Kollegen sollte eine persönliche Abwesenheitsnotiz sich auf die wesentlichen Details konzentrieren. Gleichzeitig ist es gewünscht, private und individuelle Formulierungen zu wählen. Jede Information und Notiz sollte bei den Empfängern ein positives Gefühl hinterlassen. Auch sollte vermittelt werden, wann der abwesende Mitarbeiter mit Sicherheit erreichbar ist. Der angegebene Termin sollte eingehalten werden.

Wichtig: Es wirkt unprofessionell, einen Abwesenheitsassistenten nach der Rückkehr von einer Dienstreise oder aus dem Urlaub nicht auszuschalten. Absender einer E-Mail erhalten in diesem Fall eine Nachricht über einen Urlaubszeitraum, der in der Vergangenheit. Eine einfache Lösung ist die Terminierung der Abwesenheitsnotiz.

Beim Schalten der Abwesenheitsbenachrichtigung kann softwaregestützt im Postfach angegeben werden, für welchen Zeitraum die Abwesenheit gelten soll. Nach Ablauf des eingegeben Datums erhält der Empfänger Nachrichten, ohne dass eine automatische Abwesenheitsnotiz aus dem Postfach versandt wird.

Die folgende Checkliste hilft Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, bei der Erstellung der Abwesenheitsnotiz kompetent und zielstrebig vorzugehen:

1. Kollegin oder Kollegen, der die Vertretung übernimmt informieren.
2. Die Daten der Abwesenheit eingehend prüfen. Fehler vermeiden.
3. Die Kontaktdaten des Vertreters checken, damit Anfragen und Anliegen bearbeitet werden können.
4. Orthografie, allgemeine Begrüßungsformeln und Zeichensetzung beachten.
5. Fremdsprachige Version formulieren, falls anderssprachige Kunden zum eigenen Kundenstamm gehören.
6. Signatur überprüfen und ggf. korrigieren.

Wann es ratsam ist, die Abwesenheitsbenachrichtigung mehrsprachig zu erstellen?

Sekretärinnen oder Mitarbeiter, die Kontakt zu ausländischen Geschäftspartnern haben, sollten in jedem Fall die Abwesenheitsnachricht mehrsprachig verfassen. Es empfiehlt sich, neben der deutschen Version zusätzlich eine englische Variante der Abwesenheitsnotiz aufzubauen. Da die meisten Kunden englisch sprechen und weltweit Autoresponder im Office verwendet werden, kann man in diesem Fall alle Klienten, unabhängig von ihrer Sprache persönlich informieren.

Es ist sinnvoll, Sorge zu tragen, dass der eingesetzte Vertreter ebenso über englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift verfügt. In diesem Fall können eingehende fremdsprachige Anfragen und Anliegen kompetent beantwortet werden. 

Am Beispiel von Microsoft Outlook, das als E-Mail-Software von vielen Unternehmen im Office genutzt wird, kann man die Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten aus dem Postfach gut veranschaulichen.

Im ersten Schritt sollte man vor der Aktivierung und dem Erstellen der Abwesenheitsbenachrichtigung die wesentlichen Parameter griffbereit haben. Die Dauer der Abwesenheit und die Kontaktdaten des Vertreters sollten ebenso verfügbar sein, wie markante Formulierungen.

Muster oder Vorlagen können einfach abgespeichert werden. Zu einem späteren Zeitpunkt können so erprobte Abwesenheitsnachrichten erneut aktiviert werden. In MS Outlook erreicht man den Abwesenheitsassistenten bei einem Exchange-Konto mit der folgenden Vorgehensweise:

Datei – Automatische Antworten betätigen:

1. Automatische Antworten aktivieren.
2. Zeitraum bestimmen, in dem automatische Antworten gesendet werden.
3. Text erstellen und differenzieren. Es können zwei Texte eingetragen werden, die entweder an Absender innerhalb des eigenen Unternehmens oder an externe Absender versandt werden. Signatur nochmals prüfen
4. Gegebenenfalls Regeln eintragen, die bestimmen, wie bei besonderen Absendern verfahren werden soll.
5. Abwesenheitsassistent direkt im Postfach speichern.

Mit dieser simplen Vorgehensweise ist die Abwesenheitsnachricht aktiviert und wird automatisch bis zur Rückkehr versandt.

Zusammenfassung

Wer als Sekretärin die Aufgabe erhält, eine Abwesenheitsnotiz für einen Mitarbeiter zu erstellen, der das Unternehmen verlassen hat, sollte sich vorab mit wichtigen Fragen beschäftigen. Diese betreffen auf der einen Seite den Schutz personenbezogener Daten.

Auf der anderen Seite sollten Assistentinnen darauf achten, eine professionelle und förmliche Abwesenheitsnachricht aufzubauen, die keine Fehler enthält. Vorlagen oder Muster von Abwesenheitsassistenten können die Sekretärin bei ihrer Aufgabe wirkungsvoll unterstützen. Zu viele Details oder Emotionen in den Formulierungen sollten in einer Abwesenheitsnotiz zu keiner Zeit enthalten sein.

Mit der Abwesenheitsnachricht erhalten Kollegen oder Geschäftspartner eine Information über einen internen Ansprechpartner und dessen Signatur. Dieses Vorgehen gewährleistet, dass der Kommunikationsfluss zu jeder Zeit bestehen bleibt. Da Mitarbeiter, ebenso wie Kunden, nach Maßgabe der DSGVO ein Recht auf Vergessen haben, sollte jeder Fall einzeln betrachtet werden. Dann kann plausibel entschieden werden, ob und wie lange ein Abwesenheitsassistent für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter geschaltet werden darf.

Generell sind Autoresponder oder Abwesenheitsnotizen bedeutende kommunikative Hilfsmittel. Sie sollten bei einer Dienstreise, einem geplanten Urlaub, im Krankheitsfall oder einem längeren Meeting geschaltet werden. Durch eine proaktive Information wird beim Empfänger der Notiz Verständnis für die Abwesenheit geweckt.

Darum ist eine Abwesenheitsnotiz so wichtig

Entscheidend ist, dass die Dauer der Fehlzeit korrekt kommuniziert wird. Darüber hinaus sollte sich der abwesende Mitarbeiter nach seiner Rückkehr gewissenhaft um alle eingegangenen Anliegen und Anfragen im Postfach kümmern.

Mit einer solchen Vorgehensweise stellt sich ein Mitarbeiter als zuverlässiger und verlässlicher Partner gegenüber einem Geschäftspartner oder Kollegen dar. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen oder Dokumente verloren gehen können.