Digitalisierung im Büro – Wege zu mehr Effizienz und einem papierlosen Unternehmen

Unternehmen hat die Digitalisierung ebenfalls umfassend verändert. Das Büro arbeitet vernetzt in der Cloud und kann in Echtzeit am Arbeitsplatz oder im Homeoffice auf Dokumente zugreifen. Die Kommunikation mit Außendienstmitarbeitern oder Kollegen im Homeoffice ist über Software-Applikationen problemlos möglich.

Ein modernes Beispiel für eine neue Arbeitskultur ist New Work oder Arbeit 4.0. Durch die vermehrten Homeofficepflichten ist die digitale Entwicklung der Unternehmen unverzichtbar geworden und technische Neuerungen verändern die Arbeitswelt.

Zeit- und kostensparend im Sekretariat

Sekretärinnen, die in der Schaltzentrale des Betriebs tätig sind, nutzen moderne Bürokommunikation sowie Social Media und schätzen die gewonnene Transparenz und Schnelligkeit. Dies betrifft zum Beispiel die Urlaubsplanung im Betrieb, die man durch Integration in die Cloud kostengünstig und effektiv abbilden kann.

Standortunabhängiges Arbeiten durch Online-Zugriff auf Dokumente

Dieser Vorteil liegt auf der Hand: Indem Sie Ihr Büro bzw. Ihre Unterlagen digitalisieren, haben alle Kollegen, die autorisiert sind, unabhängig von ihrem Standort oder der Tageszeit Zugriff auf diese. Das führt zu einer größeren Flexibilität im Arbeitsalltag. Außerdem bietet die Suchfunktion den Vorteil, dass Zeit eingespart werden kann. Das Wühlen durch Dokumente und Ordner entfällt nämlich dank der Digitalisierung.

Digitalisierung bietet papierloses Büro

Gleichzeitig stellen fortlaufend mehr Unternehmen auf ein papierloses Büro um. Sie erleben, wie eine stringente Digitalisierung die Effizienz steigert und Dokumente jederzeit und für jeden autorisierten Mitarbeiter verfügbar macht.

Schnellere Planung durch Digitalisierung

Das Sekretariat beschäftigt sich neben diesen und weiteren Aufgabenbereichen im Besonderen mit der konstruktiven Planung von Terminen. Neben Besprechungen und Meetings, die man digital in Outlook, Zoom, Microsoft-Teams oder anderen softwaregestützten Terminprogrammen plant, gehört es für Assistenten zu den Hauptaufgaben, die Terminplanung der Chefs zu übernehmen. Sie achten darauf, dass der Vorgesetzte die Arbeitszeit effektiv nutzt.

5G im Büro - der Fokus ändert sich  

Die Digitalisierung im Büro nimmt in Zukunft weiter Fahrt auf. Durch die Freischaltung der 5G-Netze werden größere Datenmengen einfacher und schneller nutzbar sein. Umfangreiche digitale Prozesse werden in Echtzeit ablaufen. Dies hat in jedem Fall einen Einfluss auf die Arbeitswelt der Zukunft.

Organisation, Kommunikation und Effizienz werden stärker als bisher im Fokus der modernen Sekretärin sein. Aus diesem Grund sollten sich Assistentinnen für Neuerungen und Innovationen interessieren und Freude an der Umsetzung digitaler Lösungen haben. Gleichzeitig können Sie mit Engagement die allgemeine Bürokommunikation, das Dokumentenmanagement sowie die Nutzung von Office-Programmen wie Word, Excel oder Outlook professionalisieren.

Jede Sekretärin sollte Interesse an Tools und Software haben, welche die Prozesse im Alltag unkomplizierter oder schneller machen. Die Digitalisierung am Arbeitsplatz bringt vor allem dann eine hohe Zeitersparnis, wenn Software effektiv genutzt wird und IT-Programme kostengünstig oder kostenlos sind.

Nicht in jeder Situation ist es nötig, teure Premiumsoftware im Büro einzusetzen. Im Internet findet die moderne Sekretärin unzählige Vorschläge zu digitalen Softwareprogrammen. Diese Tools werden als Freeware oder mit einem längeren Testzeitraum als Shareware angeboten werden.

Für diese Arbeitsbereiche gibt es zum Beispiel viele kostenlose Freeware-Programme:

• Dokumente effektiv digitalisieren.
• Umfangreiche Prozesse im Büro steuern.
• Das papierlose Büro durch mobiles Scannen von Smartphones und Tablets unterstützen.
• Ein professionelles Dokumentenmanagement sicherstellen.
• Die Urlaubsplanung mit Excel im Unternehmen transparente darstellen.
• Die Kommunikation im Team vereinfachen.
• Termine vereinbaren und Meetings organisieren und strukturieren.

Kostenfreie Software: Darauf sollten Sie als Sekretärin achten

Ein kostenloses Tool oder eine kostenfreie Software ist schnell installiert. Nach einer kurzen Installationsphase ist es möglich, das Tool auszuprobieren und die Vorteile zu prüfen. Nach einem umfangreichen Test entscheidet sich, ob das Programm langfristig eingesetzt werden sollte.

Die Vorstellung, die benötigte Software im Internet zu laden und zu installieren, klingt verlockend. Sekretärinnen sollten wählerisch sein, wenn sie Freeware installieren. Dies ist wichtig, da es einen Unterschied macht, ob man im beruflichen oder privaten Umfeld Software testet.

Kostenfreie Tools könnten mit Nachteilen behaftet sein und den Sicherheitsbedürfnissen von Unternehmen widersprechen. Vor allem seit Implementierung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 sind Unternehmen verpflichtet, im Besonderen auf den Datenschutz und die konforme Speicherung personenbezogener Daten zu achten.

Bei kostenlosen Programmen ist Vorsicht geboten

Kostenlose Programme werden in vielen Fällen durch Werbung finanziert. Dies kann den Funktionsumfang stören und Arbeitszeit verschwenden. Gleichzeitig ist nicht nachvollziehbar, in welchem Land die eingegebenen persönlichen Daten gespeichert werden und welche Datenschutzgesetze gelten. Nicht bei jedem Anbieter wird Transparenz großgeschrieben, sodass die Möglichkeit besteht, dass sensible Daten in falsche Hände kommen könnten.

Prüfen Sie vor der Installation von kostenloser Freeware

Assistentinnen sollten aus diesem Grund eingehend prüfen, welche Programme sie installieren. Es ist entscheidend, die Rechtevergabe bei der Installation der Software zu kontrollieren. Assistentinnen sollten sich darüber hinaus vergewissern, ob die Software rückstandslos gelöscht werden kann.

Im beruflichen Alltag gilt in den meisten Firmen, dass die IT-Abteilung federführend bei der Installation von Software ist. Es ist aus diesem Grund sinnvoll, den Beauftragten der IT oder den Netzwerkadministrator zu bitten, die Wunschsoftware auf Konformität zu überprüfen. Nach einer erfolgreichen Prüfung steht einer Installation der Software auf dem Rechner der Assistentin nichts mehr im Wege.

Für viele Unternehmen ist ein papierloses Büro erstrebenswert. Dies liegt vor allem daran, dass ein papierloses Büro die Effizienz sowie das Zeitmanagement im Unternehmen nachweisbar steigert. Zusätzlich senkt es die Druckkosten, spart Papier und Ordner. Damit schont es die Umwelt und sorgt für Transparenz.

Außerdem denken Unternehmen, die sich entscheiden, ihr Büro vom Papier und Ordner auf ein digitales, papierloses Büro umzustellen, zukunftsorientiert. Dennoch sollten sie die Digitalisierung von Akten, Unterlagen und Rechnungen effektiv planen und nicht dem Zufall überlassen.

Ausschließlich durch eine strukturierte und planvolle Umsetzung kann es einer Sekretärin oder dem Sekretariat in seiner Gesamtheit gelingen, ein papierloses Büro im Unternehmensalltag zu implementieren.

Der 6-Punkte-Plan: Wie Unternehmen die Digitalisierung im Büro strategisch umsetzen

Ein papierloses Büro impliziert, dass Papierdokumente und Ordner nachvollziehbar und nach Maßgabe der Datenschutzgesetze in einer digitalen Büroablage abgelegt werden. Papierdokumente, die zum Beispiel als Geschäftsbriefe, Unterlagen oder Rechnungen eintreffen, werden zunächst durch Scannen digitalisiert.

Im zweiten Schritt werden sie lokal oder in der Cloud des Unternehmens gespeichert. Auf diese Weise können Unternehmen, die in der Vergangenheit unzählige Akten im Büro oder einem Archiv aufbewahrt haben, ihr Office verschlanken. Den Kollegen kann gleichzeitig jede benötigte Information durch ein digitales Dokumentenmanagement mit Suchfunktion am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

Das gehört generell zu einer Umsetzungsstrategie 

1. Die Ziele zum papierlosen Arbeitsplatz durch Fragen definieren:

• Was soll explizit erreicht werden?
• Bis wann sollen einzelne Schritte umgesetzt werden?
• Wie sollen die Ziele erreicht werden?
• Warum und mit welchem Benefit sollen die Ziele erreicht werden

2. Vorbildfunktion der Führungskräfte und der beauftragten Assistentin entscheiden über Projekterfolg.

3. Dem Unternehmen und seinen Bedürfnissen angepasste Hard- und Software.

4. Konsequente Umsetzung der beschlossenen innerbetrieblichen Strategie.

5. Nachvollziehbare Dokumentennamen und Dateistruktur für bestmögliche Transparenz.

6. Coaching und Training der Mitarbeiter vor Implementierung des papierlosen Büros.

Die Umstellung ins papierlose Büro muss gut geplant sein

Unternehmen, die das papierlose Büro erfolgreich umgesetzt haben, berichten, dass der Weg der Umstellung nicht unkompliziert war. Da es sich um einen erheblichen innerbetrieblichen Einschnitt handelt, muss die Digitalisierung gut geplant werden. Gleichzeitig müssen bekannte Gewohnheiten durchbrochen werden.

Von Anwenderfehlern über Programmierungsfehler bis hin zu Problemen bei der Netzwerkintegration können viele Pannen und Komplikationen auftreten. Sind diese erfolgreich eliminiert, profitieren das gesamte Unternehmen und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Administration von den Vorteilen digitalisierter Dokumente.

Flexibilität, Nachhaltigkeit, Produktivität und Schnelligkeit sind vier von vielen nennenswerten Nutzenaspekten. Diese Vorteile sollten jede Sekretärin dazu veranlassen, die Einrichtung eines papierlosen Büros im Unternehmen zu prüfen und Vorgesetzte zu involvieren.

Welche Fragen sind zu besprechen, bevor das papierlose Büro implementiert werden kann? 

Die Vorstellung von einem Arbeitsplatz, in dem Papier, Ordner und Offline-Dokumente der Vergangenheit angehören, ist sowohl für Sekretärinnen wie Vorgesetzte lukrativ. Ebenso wie Papierdokumente, die abgeheftet und archiviert werden müssen, benötigt das papierlose Büro Regeln und ein funktionierendes digitales Dokumentenmanagement.

Folgende Fragen sollten Sie sich vor der Digitalisierung Ihres Büros stellen:

• Gibt es Mitarbeiter, die autorisiert sind, Papierdokumente zu scannen und digital zu archivieren?
• Welche Dokumente und Ordner müssen trotz Digitalisierung in Papierform aufbewahrt werden?
• Wenn auf ein papierloses Büro umgestellt wird, welche Hardware muss angeschafft werden? 
• Welche Software und Tools sind für den Einsatz im Unternehmen geeignet?
• Gibt es Vor- und Nachteile, die auf Unternehmen zukommen, sollten Sie auf ein papierloses Büro umstellen? 

Wer sollte autorisiert werden, um Papierdokumente zu scannen und digital zu archivieren?

In der Praxis erhalten Betriebe aller Größenordnungen trotz der voranschreitenden Digitalisierung unzählige Papierdokumente. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, im Unternehmen eindeutige Regeln zu implementieren. Diese sollten bestimmen, welche Mitarbeiter die eingehenden Dokumente durch scannen in Dateien umwandeln dürfen. Gleichzeitig muss definiert werden, wie digitalisierte Belege archiviert werden sollen. Eine oder mehrere Sekretärinnen könnten die Federführung bei diesem für Unternehmen wichtigen Arbeitsbereich übernehmen.

Damit vereinfachen Sie die Teamarbeit und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Die verantwortlichen Mitarbeiter des Sekretariats sollten autorisiert sein, Rechnungen, eingehende Papierdokumente oder andere Belege zu scannen, zuordnen und softwaregestützt weiterzuleiten. Auf diese Weise minimieren Betriebe kostenintensive Fehlerquellen. Diese entstehen zum Beispiel, wenn jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz die Möglichkeit hat, Papierdokumente in das Dokumentenmanagement einzuspielen, ohne ausreichend mit der Struktur der Verzeichnisse oder der Hard- und Software vertraut zu sein.

Priorität auf die Verantwortlichkeit legen

Die Frage nach den Verantwortlichkeiten sollte mit Priorität behandelt werden. In der Praxis hat es sich darüber hinaus bewährt, Software wie Microsoft OneNote oder die kostenlose Alternative Evernote einzusetzen. Beide Applikationen erlauben es Sekretärinnen, digitale Notizen in Dokumenten zu hinterlegen.

Werden von Beginn an alle Mitarbeiter autorisiert, Papierdokumente zu scannen und in ein firmeninternes CRM-System einzuarbeiten, muss vom Unternehmen sichergestellt sein, dass jeder Mitarbeiter fortlaufend ausreichend geschult wird. Die beste Software ist ausschließlich dann effektiv und unterstützt die Unternehmensziele, wenn die Anwender in ihrer Bedienung kompetent ausgebildet wurden.

Digitalisierung über die Eingangspost

In der Regel kann das Digitalisieren mit dem Posteingang bearbeitet werden, damit wichtige Dokumente schnell dem zuständigen Sachbearbeiter zugeführt werden können. Moderne Software für Dokumentenmanagement oder ein CRM-Programm machen es möglich, eine gescannte Datei umgehend einem Kollegen zuzuordnen.

Abgestimmt nach Wichtigkeit erhält dieser digital per E-Mail oder Textnachricht eine Information über den Eingang des Dokumentes. Gleichzeitig kann die Notiz eine Aufforderung zur Bearbeitung und eine Deadline beinhalten. Dies ist zum Beispiel dann wichtig, wenn eine eingegangene Rechnung geprüft und freigegeben werden muss.

Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros in Kurzform 

Die Anforderungen an die Hardware sind vielfältig. Zur Digitalisierung von Dokumenten und Akten im Büro eignen sich vor allem moderne Dokumentenscanner. Diese sollten über einen Einzelblatteinzug verfügen, beidseitig scannen und per WLAN ins Firmennetzwerk integriert werden können. Moderne Geräte sind zusätzlich direkt an die Cloud angebunden oder mittels Schnittstelle mit dem CRM- oder Dokumentenmanagement verbunden.

Aber Vorsicht: Bei all dem Einsatz von Tools zur Digitalisierung kann es zu Cyberattacken kommen. Gerade, wenn einige Angestellte ab und zu im Homeoffice arbeiten. Lesen Sie deshalb den Artikel: Ein sicheres Home Office! VPN für PC kann helfen

Mit einem Dokumentenscanner schneller und effektiver arbeiten

Aktuelle Dokumentenscanner erleichtern das Einscannen durch ihre Schnelligkeit und Formatvariabilität bei einer Vielzahl von Papierdokumenten signifikant. Gleichzeitig erkennt die Software des Scanners Dokumente wie zum Beispiel Fotos, Rechnungsbelege oder Visitenkarten selbstständig. Softwaregestützt ordnet der Scanner diese automatisch digitalen Notizprogrammen wie Evernote oder MS OneNote zu. Leistungsfähige OCR-Software kann darüber hinaus Texte schnell analysieren und in Textverarbeitungsprogramme wie MS-Word oder Open Office übertragen. PDF-Dokumente werden von der Software selbstständig in höchster Qualität erstellt.

Leistungsstarke PCs oder Laptops sind Grundvoraussetzung 

Zusätzlich benötigen Sekretärinnen leistungsstarke Office-PCs oder Laptops, welche die eingehenden Daten schnell und effektiv verarbeiten. Hierzu sind die meisten am Markt befindlichen PC-Systeme in der Lage. Die IT-Abteilung des Unternehmens sollte darüber hinaus sicherstellen, dass eine saubere, serverbasierte Verzeichnisstruktur zur Verfügung steht. Eindeutige digitale Ordner erleichtern die Zuordnung, das Speichern und Finden von Unterlagen. Die Integration in die Software für das Dokumentenmanagement oder ein CRM-System ist ebenso zielführend wie sichere und redundante Speichermedien oder Cloudspeicher.

Welche Software ist für den Einsatz im papierlosen Büro geeignet?

Bei der Auswahl der Software für ein papierloses Büro finden Unternehmen und die beauftragte Assistenz vielfältige Lösungen auf dem Softwaremarkt. Kleine Betriebe entscheiden sich in der Praxis in vielen Fällen für eine einfache, nachvollziehbare Struktur mit digitalen Ordnern. Sie präferieren den Einsatz eines webbasierten Cloud-Dienstes. Hier werden alle gescannten Dokumente digital in einem definierten Ordnersystem abgelegt. Der Vorteil von Cloudlösungen ist die Möglichkeit, von jedem PC mit Internetverbindung auf Daten zugreifen zu können. Darüber hinaus können Tablets oder Mobiltelefone genutzt werden, um Dokumente abzurufen oder zu bearbeiten.

Dies sind die marktüblichen und bekannten Cloud-Speicher:

• Microsoft OneDrive,
• Dropbox,
• GMX Cloud,
• weitere Anbieter mit speziellen Parametern, wie Serverstandort in Deutschland oder besonderer Datenschutz.

CRM-Software für kleinere oder mittelständische Unternehmen

Gescannte Dokumente und Unterlagen werden entweder einzelnen Anwendern zugeordnet oder in der digitalen Kundenakte oder in einer CRM-Software (Customer-Relationship-Management Software) gespeichert. In einer CRM-Software werden vor allem die Kunden- und Auftragsdaten archiviert. Gleichzeitig können über eine solche Software Kommunikationslösungen effektiv eingebunden werden.

Beispiel: Kundendaten bearbeiten

Auf diese Weise kann ein Kunde zum Beispiel direkt aus der Software angerufen und kontaktiert werden. Die Gesprächsinhalte werden in der digitalen Kundenakte gespeichert oder genutzt, um softwaregestützt einen Geschäftsbrief zu verfassen.

In der Praxis verwenden Unternehmen branchenspezifische CRM-Software, die von Softwareherstellern passgenau an die Anforderungen der Branche angepasst wird. Basierend auf dem Funktionsumfang der zu archivierenden Datenmengen und Anzahl der Teilnehmer variieren die Preise nach Anbieter.

Kostenlose CRM-Software

Eine deutschsprachige und für kleine Unternehmen kostenlose CRM-Software finden Sekretärinnen im Internet unter dem Markennamen CentralStationCRM. Die Software überzeugt durch ein übersichtliches Design, eine deutsche Benutzeroberfläche und vielfältige Möglichkeiten, die Kundendaten des Unternehmens nach DSGVO-Grundsätzen zu speichern.

Dokumentenmanagementsysteme und Enterprise Content Management-Systeme

In global agierenden Konzernen oder umfangreichen Unternehmensstrukturen kommen digitale Cloud-Speicher oder eine unentgeltliche CRM-Software aufgrund der Vielzahl der Nutzer an ihre Grenzen. Größere Unternehmen entscheiden sich in der Regel für individuelle Softwarelösungen.

Dies ist ebenso dann der Fall, wenn kostenlose Software in Bezug auf die Nutzerzahl skalierbar ist. Sie organisieren ihre Dokumente aus Transparenz- und Sicherheitsgründen in Dokumentmanagement-Software (DMS) oder spezifischen Enterprise Content Management-Systemen (ECM).

Diese auf die Bedürfnisse von großen Unternehmen und Konzernen zugeschnittene Software wird von spezialisierten Softwareherstellern angeboten. Sie stimmen ihre Tools systemisch und mit Bedacht auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab und bieten einen umfassenden Support.

Wichtige Parameter, die den Einsatz der Software bestimmen, sind:

• die Anzahl der Arbeitsplätze und Nutzer,
• die Zugriffszahlen auf Dokumente und Unterlagen,
• Einsatzmöglichkeiten auf mobilen Endgeräten,
• Datensicherheit und Datenschutz auf Basis der DSGVO.

Seit einiger Zeit bieten Hersteller ebenso digitale Lösungen in diesem Bereich an, die Cloud-basiert einsetzbar sind. Vom Funktionsumfang können diese Lösungen derzeit noch nicht mit den spezifisch auf Unternehmen zugeschnitten DMS oder ECM-Programmen mithalten. In Zukunft wird es mit Sicherheit weitere Innovationen in diesem Funktionsbereich geben. Dies wird es Sekretärinnen, Vorgesetzten und Außendienstmitarbeitern möglich machen, diese Applikationen in der Cloud zu nutzen.

Die Urlaubsplanung stellt in jedem Unternehmen ein sensibles und bedeutendes Thema dar. Sekretärinnen und Assistentinnen sind in vielen Fällen mit der akkuraten Datenverwaltung der eingereichten Urlaubsanträge betraut. Abhängig von der Größe des Unternehmens und den weiteren Aufgaben kann diese Administrationsaufgabe im Betrieb eine hohe Herausforderung darstellen.

Sekretärinnen, die mit Excel-Dateien arbeiten oder einen analogen Urlaubskalender verwenden, merken schnell, dass diese Methoden Fehlerquellen bieten. Vor allem Stress und Hektik am Arbeitsplatz begünstigen Falscheintragungen, die zu Missverständnissen und innerbetrieblichen Problemen führen können.

So geht professionelle Urlaubsplanung dank Digitalisierung

Die Digitalisierung im Büro kann den Prozess der Urlaubsplanung beispielsweise mit Excel nachhaltig professionalisieren. Verschiedene Anbieter von Softwareapplikationen bieten einfache Lösungen an, die lokal oder im Netzwerk oder der Cloud funktionieren. Mittels Rechtevergabe haben ausschließlich die Mitarbeiter und Führungskräfte Zugriff auf sensible personenbezogene Daten, die hierzu von der Geschäftsleitung autorisiert wurden.

Welche Software kann bei der betriebsinternen Urlaubsplanung eingesetzt werden?

Ziel aller Applikationen für die Urlaubsplanung ist die übersichtliche Darstellung von Urlaubszeiten der Belegschaft eines Unternehmens. Moderne Softwareprogramme unterstützen das Sekretariat durch Einfachheit, intuitive Bedienungsmöglichkeiten und den Einsatz in der Cloud oder im Intranet.

Auf diese Weise kann die Urlaubsplanung in kleinen oder mittelständischen Unternehmen (KMU) schnell, effektiv und datenschutzrechtlich konform erledigt werden. MS Excel oder MS PowerPoint können unterstützend eingesetzt werden, um Daten in Präsentationen aufzubereiten oder einzelne Parameter in einer Tabellenkalkulation weiterzuverarbeiten.

Software-Tipp für die digitale Urlaubsplanung: Vacationizr

Ein Beispiel einer einfachen und effektiven Softwarelösung ist das für kleine Unternehmen kostenlose Programm Vacationizr. Betriebe mit bis zu 5 Mitarbeitern können das Tool langfristig ohne Kosten nutzen. Werden mehr Mitarbeiter integriert, bleiben die Preise überschaubar. Sekretärinnen, die die Verantwortung für die Pflege der Urlaubsplanung übernehmen, können mithilfe des integrierten Dashboards umfangreiche Berichte erzeugen.

Gleichzeitig ist es möglich, die Mitarbeiterdaten ohne Aufwand zu verwalten oder Urlaubszeiten der Angestellten grafisch darzustellen. Auf Knopfdruck erhalten Anwender eine Information, welche Mitarbeiter aktuell oder in Zukunft in Urlaub sind.

Software-Tipp: Timebutler für die Urlaubsplanung

Ein zweites Beispiel für eine günstige Softwareapplikation für die Urlaubsplanung stellt das Tool Timebutler dar. Dieses kann wahlweise online oder „on promise“ im Intranet eines Unternehmens genutzt werden. Die Kosten sind im Rahmen einer Flatrate für jedes Unternehmen überschaubar. Weitere, kostenlose Software für die Urlaubsplanung kann im Internet geladen und geprüft werden.

Software-Tipp zur Zeiterfassung: Zeiterfassung Basic

Ähnlich wie Software für die Urlaubsplanung arbeiten Programme, die die gesamte Zeiterfassung im Unternehmen digitalisieren. Die früher bekannte und geschätzte analoge Stechuhr ist veraltet. Durch Software erhalten Betriebe softwaregestützt und über den Einsatz mobiler Endgeräte die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten.

Vor allem kleine Betriebe profitieren von solchen Tools, die die Auswertung von Schichten ebenso möglich machen, wie eine unkomplizierte Urlaubsplanung. Ein bekanntes und kostenloses Tool kann für Android-Mobiltelefone unter dem Namen Zeiterfassung Basic aus dem Google Play Store heruntergeladen werden.

Wie setze ich digitale Terminplanung im Arbeitsalltag um?

Chefsekretärinnen mit langjähriger Erfahrung kennen die Anforderungen von Vorgesetzten in Bezug auf die Terminplanung, als die Digitalisierung noch in den Kinderschuhen steckte. Der Terminplaner des Chefs war eines der wesentlichen Instrumente im Office Management und musste in der Arbeitswelt von gestern bestmöglich geführt werden.

Kleinste Abweichungen führten zu nennenswerten Komplikationen. Die Digitalisierung hat neben vielen anderen Arbeitsbereichen im Büro ebenfalls die Terminplanung im Sekretariat professionalisiert.

MS-Outlook der Spitzenreiter unter den Terminplanungstools

Unternehmen, die standardmäßig mit MS-Outlook oder Microsoft-Teams arbeiten, schätzen die Vorzüge der gemeinsamen Terminplanung, die ein Microsoft Exchange-Server bietet. Termine können ohne Aufwand eingetragen und zur Bestätigung beim Vorgesetzten angefragt werden.

Dieser erhält die Benachrichtigung zu einem neuen Ereignis wahlweise auf verschiedenen Endgeräten. Möglich sind neben dem stationären PC ebenso das Mobiltelefon, ein Tablet oder eine Smartwatch. Gleichzeitig wird er und die Sekretärin vor dem Termin mehrmalig erinnert. Zwischenzeitliche Änderungen können transparent nachgetragen werden. Ebenso ist es möglich, Online-Meetings, Links zu wichtigen Dokumenten oder Notizen direkt im Termin anzuhängen.

Kostenlose Tools zur Terminplanung

Neben der kostenpflichtigen Variante von MS-Outlook in Verbindung mit Microsoft Exchange gibt es auf dem Softwaremarkt viele Anbieter von kostenlosen Terminplanungs-Applikationen. Einige dieser Tools werden direkt mit den mobilen Endgeräten geliefert.

Nutzer eines Android-Mobiltelefons oder eines IPhone erhalten standardmäßig Apps, die Termine und Nachrichten kompetent und zielgenau speichern. Betriebe, die vor allem auf Geräte der Marke Apple setzen, können über den Dienst ICloud Kalender miteinander vernetzen. Auf diese Weise kann die interne Terminplanung stringent professionalisiert werden. Gleiches ist unter Google oder in der aktuellen Softwareversion von Android möglich.

Ohne Terminplanungstools wird es unübersichtlich

Zusammengefasst haben Unternehmen, die die digitale Terminplanung präferieren, unterschiedliche Möglichkeiten. Kostenpflichtige Software beinhaltet Profi-Features und Tools, die die tägliche Arbeit vereinfachen und Kollegen im Unternehmen effektiv vernetzen. Nicht zwingend benötigen Unternehmen alle Premium-Funktionen, sodass sich ein Vergleich mit kostenlosen Freeware-Programmen in jedem Fall lohnen kann. 

Tabelle: Kostenlose Software-Alternativen für Unternehmen  

Die Digitalisierung im Büro wird durch die Gesetzgebung eindeutig unterstützt. Mit Beginn des Jahres 2015 wurden die neuen Richtlinien und Grundsätze der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vom Bundesministerium der Finanzen implementiert. Diese geben Unternehmen eindeutige Informationen, in welcher Form Dokumente und Daten im Betrieb archiviert werden dürfen. Die novellierten gesetzlichen Bestimmungen traten endgültig zum 01.01.2017 in Kraft.

Auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen ist es Unternehmen gestattet, die meisten Daten, Unterlagen und Dokumente und einen Großteil der Verwaltungsvorgänge im Betrieb digital zu archivieren. Die Anforderungen an eingesetzte Software-Systeme sind hoch. Neben weiteren Parametern müssen diese vor allem revisionssicher sein. Dies bedeutet, dass nachträgliche Änderungen an den gespeicherten Informationen nicht möglich sind oder digital protokolliert werden müssen.

Aufbewahrungsfristen und Dokumente, die nicht digitalisiert werden dürfen 

Erhalten Unternehmen digitale Dokumente, wie zum Beispiel Online-Rechnungen, müssen diese zwingend digital archiviert werden. Der Ausdruck einer digitalen Rechnung ist nicht gültig. In der Regel hat der Gesetzgeber für Papierdokumente oder digitale Belege Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren bis zu zehn Jahren festgelegt. Grundlage hierfür ist der § 147 der Abgabenordnung (AO).

Während alle anderen Dokumente digital archiviert werden dürfen, müssen die folgenden Belege zwingend in Schriftform im Ordner aufbewahrt werden:

• Die Jahresabschlüsse,
• die Eröffnungsbilanz,
• für die Steuerbehörden relevante Bilanzunterlagen.

Nicht jedes Unternehmen kann oder möchte in der heutigen modernen Arbeitswelt das papierlose Büro alleinverantwortlich umsetzen. Manche Unternehmen scheuen sich aufgrund des Aufwandes oder möglicher Probleme, mit der Umstellung zu beginnen. Gleichzeitig kennen Betriebe die Herausforderungen, die der Fachkräftemangel am Arbeitsplatz mit sich bringt.

Interne Stellenausschreibung zur Umsetzung auf ein papierloses Büro

Aus diesem Grund achten Vorgesetzte darauf, ihre qualifizierten Assistentinnen spezialisiert einzusetzen. Aufgrund der umfangreichen Aus- und Weiterbildung oder eines Studiums verfügen sie über vielfältige Kenntnisse und Fähigkeiten. Mit fortlaufender innerbetrieblicher Schulung werden sie verstärkt in den Bereichen Organisation, Kommunikation oder Führung eingesetzt. Dies bedeutet im Umkehrschluss für das Unternehmen, dass Assistentinnen bei der Administration spürbar entlastet werden müssen.

Neues Personal oder externe Unternehmen - was bietet sich an?

Statt neues Personal einzustellen, nutzen Betriebe in vielen Fällen Dienstleister. Diese bieten an, größere Dokumentenmengen zum Stückkostenpreis oder pauschal zu digitalisieren oder die tägliche Briefpost scannen. Ein Beispiel hierfür ist der E-Postscan für den Mittelstand, der von der Deutschen Post AG angeboten wird.

Dieser beinhaltet das Scannen und Übermitteln der täglichen Eingangspost. Diese kann umgehend digital weiterverarbeitet werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, eine Schnittstelle zum unternehmenseigenen CRM, DMS- oder ECM-System einzurichten. In diesem Fall wird der digitalisierte Posteingang sofort in die Systeme eingespielt und weiterverarbeitet.

Für die Sekretärinnen entfällt das tägliche scannen, zuordnen und archivieren, sodass mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten bleibt. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass alle Unterlagen medienbruchfrei und digital im Unternehmen bearbeitet werden kann. Neben der Deutschen Post gibt es unterschiedliche regionale und überregionale Anbieter, die Dokumente professionell digitalisieren.

Die Digitalisierung im Büro bietet neben einem Arbeitsplatz ohne Papier, der effizienten Planung von Prozessen oder der digitalen Termin- und Urlaubsplanung weitere spannende Möglichkeiten. Ein bedeutender Arbeitsbereich, den die Digitalisierung verbessert hat, ist die Kommunikation zwischen Teams.

Während vor Jahren in der Arbeitswelt der Vergangenheit Teamsitzungen und Meetings im Betrieb an der Tagesordnung waren, verändern sich Kommunikationsstrukturen in diesem Bereich ebenfalls. Durch flexible Arbeitszeiten, Kollegen, die im Homeoffice tätig sind, virtuelle Sekretärinnen oder aufgrund der globalen innerbetrieblichen Vernetzung, wird die digitale Kommunikation entscheidender.

Professionelle Digitalisierung erleichtern die Umstellung auf ein papierloses Büro

Professionelle Tools wie Zoom oder Microsoft Teams, das im Microsoft-Paket Office 365 standardmäßig mit MS-Outlook und Skype installiert ist, nehmen diese Entwicklung auf. Sie unterstützen eine effektive Vernetzung aller Mitarbeiter bei gleichzeitiger Erweiterung der Kommunikationskanäle. Kommunikation durch Textnachrichten ist bei Softwareapplikationen dieser Art ebenso vorgesehen wie Videochats oder Telefonate.

Einsatz von Moderatoren

Statt eines physischen Besprechungsraums werden Teammeetings regelmäßig in virtuelle Besprechungsräume ausgelagert. Hier kann der Moderator eine Präsentation durchführen, Charts freigeben und auf die Fragen der Kollegen im Chat eingehen. Durch die Digitalisierung ist es ohne Aufwand möglich, Kollegen aus verschiedenen Zeitzonen zusammenzubringen, effektives Brainstorming sicherzustellen und vernetzt zusammenzuarbeiten.

Bei Anbietern aus anderen Ländern: Immer den Datenschutz im Auge behalten

Neben Microsoft-Teams gibt es viele weitere Systemanbieter auf dem deutschen Markt, die eine DSGVO-konforme Chatfunktion anbieten. Zu diesen gehören unter anderem die Anbieter Teamwire oder Slack, die kostenlose Chat-Software offerieren. Der Softwaremarkt bietet darüber hinaus weitere Applikationen, die Sekretärinnen und Unternehmen vor einem Einsatz vor allem auf die Punkte:

• Datensicherheit sowie
• Umfang der Kommunikationskanäle

prüfen sollten.

Programme, die die Kommunikation im Büro erleichtern, gehören ebenso zu den Tools, die im Sekretariat nicht fehlen dürfen. Darüber hinaus sind Office-Applikationen wie MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint oder deren kostenlosen Alternativen fester Bestandteil der digitalen Arbeitswelt. Die Assistenz sollte gemeinsam mit der IT-Abteilung und dem Vorgesetzten prüfen, welche Software zu den Anforderungen des eigenen Unternehmens passt.

Dies ist wichtig, um einen nachvollziehbaren Benefit von kostenlosen oder kostenpflichtigen Tools zu haben. Unterstützt die Software die Arbeit im papierlosen Büro und minimiert den Administrationsaufwand für die Assistentin, profitiert das Gesamtunternehmen nachhaltig von den Vorteilen der Digitalisierung.

10 Tipps für umweltschonendes Drucken

1. Verringern Sie die Anzahl der Geräte
2. Setzen Sie auf Multifunktionsdrucker
3. Verwenden Sie Umweltpapier 
4. Setzen Sie Duplexdruck konsequent ein
5. Nutzen Sie die Druckertreiberfunktionen richtig
6. Nutzen Sie Green-Printing-Software
7. Reduzieren Sie mit Solid Ink Ihren Abfall um 90 Prozent
8. Achten Sie auf Energy Star Zertifizierung und Intelligent Ready-Funktion
9. Profitieren Sie von Ihren Workflow-Optionen
10. Think before you print

Taskansicht bei Windows 10 nutzen: So bekommen Sie Ordnung auf Ihrem Desktop

Beispielsweise können Sie in einem Desktop alle benötigten Office-Anwendungen in einem anderen Browser und Mailprogramm darstellen. Die Desktops bestehen während der laufenden Windows-Sitzung.

So verwenden Sie das Feature:

Nutzen Sie das Taskansicht-Symbol unten links neben dem Windows-Logo oder drücken Sie die Tastenkombination Windows + Tab.

Alle offenen Fenster werden in verkleinerter Form auf dem Desktop gezeigt. Klicken Sie auf eines, kommt es in den Vordergrund. Solange die Fenster verkleinert sind, erscheint in der unteren rechten Ecke ein Plus-Symbol mit der Beschriftung „Neuer Desktop“. Sie erhalten damit Sie einen weiteren Desktop, den Sie am unteren Rand des Bildschirms sehen. Packen Sie nun ein Anwendungs-Fenster Ihrer Wahl mit der Maus und ziehen es dorthin. Schließen Sie den zusätzlichen Desktop – etwa über das Kreuz-Symbol in seiner oberen rechten Ecke – werden die ausgelagerten Anwendungen wieder auf dem Haupt-Desktop angezeigt.

Tastenkombination, um zwischen Desktops zu wechseln

Mit der Tastenkombination Win+STRG+Pfeiltaste nach links oder rechts wechseln Sie zwischen den Desktops, mit ALT+Tab bewegen Sie sich in jedem durch die dort liegenden Programme.

Digitale Buchhaltung im Büro

Sowohl für Konzerne und ebenso für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist die Buchhaltung ein wesentliches Instrument zur Sicherung der Geschäftstätigkeit. Eine professionelle Buchhaltung stellt sicher, dass Einnahmen und Ausgaben korrekt gebucht und Steuervorteile umfassend genutzt werden können. Digitale Buchhaltungsprogramme vereinfachen die Aufgaben in der Abteilung Buchhaltung oder im Sekretariat. Durch den Einsatz einer modernen Buchhaltungssoftware kann die Sekretärin zum Beispiel eingehende Rechnungen umgehend erfassen, digital speichern und zur Fälligkeit anweisen.

Besonders hilfreich ist dabei die Nutzung von ZUGFeRD, einem einheitlichen Format für elektronische Rechnungen. Dieses Format ermöglicht es, Rechnungen direkt aus dem Buchhaltungssystem heraus zu verarbeiten und dabei sowohl die PDF-Darstellung als auch maschinenlesbare Daten zu integrieren. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Rechnungsverarbeitung.

Am Monatsende ist es auf Kopfdruck möglich, eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zu erstellen. Diese zeigt die allgemeine Geschäftsentwicklung an und macht die Höhe der Außenstände oder säumige Zahler deutlich. Mahnungen können durch die Buchhaltungssoftware automatisiert versandt werden.

Definition: Schattenbuchhaltung

Im krassen Gegensatz zu dieser modernen und transparenten Form der Buchhaltung steht die sogenannte Schattenbuchhaltung. Unter dem Begriff der Schattenbuchhaltung versteht man die handschriftliche Einzelerfassung von Buchhaltungsposten ohne digitale Unterstützung. So könnte zum Beispiel ein kleiner Handwerksmeister seine Eingangs- und Ausgangsrechnungen ohne objektive Übersicht in einer Liste zusammenfassen. Diese antiquierte Form der Buchhaltung ist fehleranfällig und generiert keine übersichtliche Darstellung der BWA. 

Paragraf 238 sagt:

Eine Schattenbuchhaltung kann nicht garantieren, dass die gesetzlichen Vorgaben des § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) erfüllt werden:

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

Es gibt vielfältige und nachvollziehbare Gründe, moderne Buchhaltungsprogramme in Betrieben aller Größenordnungen zu verwenden und jegliche Form der Schattenbuchhaltung zu neutralisieren.

Software-Tipp für die digitale Buchhaltung: sevDesk

Zu einem papierlosen Büro gehört es unbedingt dazu, Rechnungen digital zu erfassen und zu organisieren. Das Tool sevDesk schafft sogar mehr: Es erkennt automatisch, um welche Art von Beleg oder Rechnung es sich handelt und ordnet diese automatisch in der Ordnerstruktur ein. Erhältlich ist sevDesk im Google Store.