Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Meeting beginnt bereits mit der Terminfindung. Doch gerade in großen Teams kann das eine Herausforderung sein, vor allem, wenn viele Meetings den Kalender füllen. Hier helfen intelligente KI-Vorschläge in Outlook und Teams, die viel Zeit und Nerven sparen können. Mit Outlook im Web können Sie schnell und unkompliziert den besten Termin für Ihre Besprechungen finden.
So funktioniert es:
1. Öffnen Sie einen neuen Termin und fügen Sie Titel und die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden hinzu.
2. Klicken Sie auf Zeit suchen, um die von der KI vorgeschlagenen Zeitfenster zu sehen.
3. Wählen Sie den besten Termin aus, der allen passt, und versenden Sie die Einladung.
Die KI in Outlook prüft automatisch die Verfügbarkeit aller eingeladenen Personen innerhalb der nächsten zehn Tage ab dem gewählten Datum und schlägt Ihnen mehrere passende Optionen vor. Besonders praktisch ist, dass auch unterschiedliche Zeitzonen berücksichtigt werden. So wird sichergestellt, dass der vorgeschlagene Termin für alle Teilnehmenden passt, egal ob sie in New York, London oder Berlin sitzen.
Tipp: Outlook im Web erreichen Sie über den App-Launcher Ihres Browsers oder über https://outlook.office.com.
Bequeme Terminfindung in Microsoft Teams
Auch in Microsoft Teams funktioniert die Terminfindung mühelos. Sobald Sie einen neuen Termin erstellen und die Teilnehmenden hinzufügen, werden automatisch passende Zeitvorschläge angezeigt. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die E-Mail-Kommunikation für Rückfragen und alternative Terminvorschläge. Mit einem Klick wählen Sie den passenden Termin aus – und schon kann die Einladung verschickt werden.
So funktioniert es:
1. Öffnen Sie eine neue Besprechung im Teams-Kalender und fügen Sie Titel und die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden hinzu.
2. Wählen Sie den besten Termin aus den Vorschlägen aus.
Die Terminfindung in Outlook im Web und in Teams ist bestens geeignet, um mit internen Teilnehmenden schnell einen passenden Termin zu finden.
Microsoft Teams mit cleveren Funktionen
Ist der Termin festgelegt, geht es an die Vorbereitung. Auch hier bietet Microsoft Teams eine Reihe von KI-basierten Funktionen, die die Qualität der Besprechungen verbessern.
Rauschunterdrückung für störungsfreie Gespräche
Gerade in virtuellen Meetings stören Hintergrundgeräusche oft die Verständlichkeit. Die Rauschunterdrückung in Microsoft Teams filtert unerwünschte Geräusche heraus, sodass nur Ihre Stimme klar und deutlich zu hören ist.
So aktivieren Sie diese Funktion:
1. Klicken Sie auf Ihr 3-Punkte-Menü (…) oben rechts in Microsoft Teams und wählen Sie Einstellungen.
2. Gehen Sie zu Geräte.
3. Aktivieren Sie die Rauschunterdrückung.
Wenn Sie die Einstellung während eines laufenden Meetings ändern möchten, können Sie dies auch direkt über Weitere Aktionen in den Audio-Einstellungen tun.
Räumliches Audio für ein besseres Klangerlebnis
Eine weitere interessante Funktion ist das räumliche Audio. Diese Funktion sorgt dafür, dass Stimmen so klingen, als kämen sie aus der Richtung, aus der sie auf dem Bildschirm zu sehen sind. Wenn also eine Person oben links angezeigt wird, ertönt ihre Stimme auch aus dieser Richtung, was das Zuhören erleichtert. Dies führt zu einem natürlicheren Hörerlebnis, insbesondere bei einer größeren Teilnehmendenzahl.
Unter der Funktion Rauschunterdrückung finden Sie das räumliche Audio:
4. Aktivieren Sie räumliches Audio.
Bisher ist diese Funktion leider noch nicht mit kabellosen Kopfhörern kompatibel.
Den vollständigen Artikel lesen Sie in working@office.