Egal, ob im Einzelhandel zur Kontrolle der Lagerbestände, in der Logistik zur Planung von Routen oder im Finanzsektor zur Analyse von Risiken: Die Digitalisierung und Anwendung von KI findet sich in immer mehr Branchen. Doch kann ein Chatbot, wie ChatGPT von OpenAI auch die Arbeit von Assistenzkräften im Büro erleichtern? Wir haben den Test gemacht.
Was ist ChatGPT von OpenAI?
Bei ChatGPT handelt es sich um eine sprachbasierte Anwendung die dem Nutzer die Möglichkeit zum Dialog gibt. Das Kürzel GPT steht dabei für Generative Pre-trained Transformer: Das Programm wurde unter Aufsicht trainiert und lernt nun eigenständig weiter. Entwickelt wurde es vom US amerikanischen Unternehmen OpenAI. Im November 2022 hat die Firma den Chatbot veröffentlicht – innerhalb von fünf Tagen hatte er bereits über eine Million Nutzer. Im Januar dieses Jahres waren es schon mehr als 100 Millionen!
ChatGPT ist öffentlich zugänglich, wohl auch ein Grund für seine Bekanntheit. Aber es ist nicht die einzige KI in diese Richtung. Etwa drei Viertel solcher Anwendungen stammen wie ChatGPT aus den USA. Eine Ausnahme bildet die KI DeepL aus Köln, die beim übersetzen fremdsprachiger Texte unterstützt. In Deutschland gibt es bei der Entwicklung von KI noch viel Luft nach oben. Hierzulande scheitert die Digitalisierung bzw. der Einsatz oft an unserem Umgang mit Daten oder an veralteter Technik. Fachkräftemangel und fehlende Weiterbildung kommen hinzu.
Microsoft ist bei OpenAI als Partner mit im Boot und hat bisher einen zweistelligen Milliardenbetrag in die Weiterentwicklung investiert. Es beabsichtigt, ChatGPT in seine Software zu implementieren, beispielsweise in die Suchmaschine Bing. Erste Nutzer des Browsers Edge, der die Suchmaschine verwendet, können bereits die neuen Chatvarianten testen (Stand: Februar 2023). Künftig soll ChatGPT in Teams eingebunden werden, um etwa Meeting-Zusammenfassungen zu erstellen oder Besprechungen live zu übersetzen. Es könnte ebenso gut in Programmen wie Outlook, Word oder Excel arbeiten. Anwendungsmöglichkeiten gibt es. So kann ChatGPT unter anderem verschiedene Programmsprachen analysieren oder Code schreiben.
Wie funktioniert ChatGPT?
Die Bedienung von ChatGPT ist sehr simpel und erinnert an eine klassische Chatplattform. Nach dem Öffnen der Website von ChatGPT muss sich der Anwender zuerst ein kostenloses Login-Konto erstellen, um die KI verwenden zu können. Nach der Registrierung erscheinen auf der Seite ein Eingabefeld sowie ein paar Beispiele und Hinweise für die Verwendung des Chatbots.
Die Texteingabe in den OpenAI-Text-Generator kann nicht nur auf Englisch, sondern auch auf Deutsch und vielen weiteren Sprachen erfolgen. Selbst eine Antwort in fließendem Japanisch ist für die künstliche Intelligenz kein Problem. Das Hochladen von Dateien, wie Dokumenten oder Bildern, ist derzeit noch nicht möglich.
ChatGPT im Büro
Doch wie kann eine künstliche Intelligenz im Büro den Arbeitsalltag erleichtern? Sekretärinnen und Assistenten haben für gewöhnlich sehr viel Schriftverkehr zu erledigen – und das ist auch das Spezialgebiet von ChatGPT. Wir haben uns einige Funktionen des Chatbots genauer angesehen und seine Fähigkeiten unter die Lupe genommen.
Geschäftliche E-Mails verfassen mit ChatGPT
Die schriftliche Geschäftskorrespondenz ist zweifellos eine der verbreitetsten Kommunikationswege im Büro. Nach zahlreichen E-Mails und Briefen fehlen einem schnell die Worte und die sonst so mühelos verfassten Nachrichten verursachen Kopfzerbrechen. In solchen Fällen ist ChatGPT nützlich: Mit wenigen Anweisungen kann das Tool geschäftliche E-Mails ausformulieren und so dabei helfen, wieder die richtigen Worte zu finden.
Hier zwei Beispiele, wie die Kommunikation mit ChatGPT im Büro zur Generierung von geschäftlichen E-Mails aussehen kann:
Zugegeben: In dem ein oder andern Satz war bei unseren Versuchen stilistisch noch viel Luft nach oben – und ganz unbearbeitet kann man die verfassten E-Mails bisher noch nicht versenden. Dennoch finden wir, dass die generierten Texte von ChatGPT als Hilfestellung bei einer hartnäckigen Schreibblockade durchaus weiterhelfen können.
Übersetzungen mit ChatGPT
Durch die zunehmende globale Vernetzung von Unternehmen und die Möglichkeit zum digitalen Arbeiten werden in vielen Unternehmen vermehrt internationale Mitarbeiter eingestellt. Dementsprechend muss auch die Büro-Kommunikation in englischer Sprache erfolgen. Für manche Assistenzkräfte ist dies eine neue Herausforderung, die sich dank der technischen Fortschritte zum Glück gut bewältigen lässt. Auch mit ChatGPT lassen sich Schriftstücke wie E-Mails ganz einfach ins Englische oder in andere Sprachen übersetzen.
Hier haben wir die zuvor generierten E-Mails (siehe oben) mit der Anweisung „Schreibe mir diesen Text ins Englische“ von ChatGPT übersetzen lassen:
Die Übersetzungen von ChatGPT machen für uns einen ausreichenden Eindruck und gehören deshalb eher zu den Stärken der künstlichen Intelligenz. Allergings gibt es auch zahlreiche andere kostenfreie Übersetzungstools, wie z. B. DeepL, die diese Aufgabe ebenso mühelos erledigen würden.
Die kurzen Social-Media-Posts für Instagram, Facebook und Co. sind mit ChatGPT schnell verfasst und können sich in der Tat sehen lassen. Die Texte der künstlichen Intelligenz klingen sehr sympathisch und sogar passende Hashtags wurden uns direkt mitgeliefert. Hier sehen wir viel Potenzial und kommen nicht drumherum dem Chatbot einen Pluspunkt zu geben.
Allerdings enthalten die Antworten der KI auch Rechtschreibfehler, wenn man sie mit Rechtschreibfehlern füttert: unseren Auszubildenden Bürokaufmann – hier braucht es keine Großschreibung. ChatGPT übernimmt die Fehler. Ein Minuspunkt für die Künstliche Intelligenz.
Tipps zur Verwendung von ChatGPT im Büro
Je genauer die Vorgaben sind, desto besser wird in der Regel auch die generierte Antwort von ChatGPT. In unseren hier veröffentlichten Beispielen haben wir nur skizzenhafte Angaben gemacht, um Ihnen einen Eindruck zu geben, wie die Kommunikation mit dem Chatbot aussehen kann. Für die bestmöglichen Antworten empfehlen wir, möglichst viele Details in die Anfrage zu integrieren – denn beim Generieren von Texten für den Büroalltag ist die KI auf diese Informationen angewiesen.
Zudem kann es sinnvoll sein, für verschiedene Themenbereiche unterschiedliche Chatfenster zu öffnen. Denn ChatGPT antwortet nicht nur auf Fragen, sondern merkt sich auch den Verlauf des „Gesprächs“ und nimmt gerne in den folgenden Antworten wieder Bezug darauf. Bei Anfragen im selben Bereich ist dies von Vorteil, da der Chatbot quasi mitlernt – allerdings kann diese Fähigkeit auch die weiteren Antworten verfälschen.
Dennoch sollte man sich bewusstmachen, dass es sich um eine Maschine handelt: So versteht die künstliche Intelligenz manche Fragen schlichtweg falsch oder man erhält nicht die Antwort, die man sich erhofft hat. Häufig hilft es in diesen Fällen, die Frage neu zu formulieren. Mit etwas Erfahrung weiß man sehr schnell, mit welchen Worten man das beste Ergebnis von ChatGPT erwarten kann.
Vor- und Nachteile von ChatGPT
Die Vorteile der künstlichen Intelligenz sind überschaubar: Den bisher kann man sich als Anwender (noch) nicht ganz auf die Antworten von ChatGPT verlassen.
Und auch die verfassten Texte erfordern meist noch Zeit für die Nachbearbeitung. Somit hält sich die Zeitersparnis im Büro derzeit noch in Grenzen. Allerdings hat die KI dennoch Potenzial – und wir müssen zugeben, dass wir von vielen Antworten und generierten Texten durchaus positiv überrascht waren.
Unverlässliche Antworten, Informationen auf dem Stand von Anfang 2021 und eingeschränkte Möglichkeiten für die Verwendung: Zurzeit ist ChatGPT noch keine große Hilfe im Büro. Spannend wird die Entwicklung jedoch, wenn Microsoft seine Ankündigung wahr macht und den Chatbot in seine Anwendungen integriert. Dann lassen sich womöglich Geschäftsbriefe in Word durch wenige Informationen per Knopfdruck automatisch generieren.
Einfach: ChatGPT selbst probieren
Über die Website chat.openai.com gelangt man zur KI. ChatGPT ist (vorerst) kostenlos, ein Plus-Tarif wird jedoch bereits angeboten. Wer einen solchen Account für ca. 20 € monatlich nutzt, hat gegenüber gratis Zugängen Vorrang und wird bei hoher Auslastung der Server vorrangig „bedient“. Eine Registrierung ist in jedem Fall erforderlich. Zwingend muss eine Mail-Adresse und Telefonnummer angeben werden. Anschließend erhält man einige Informationen zur KI und die Registrierung wird abgeschlossen. Ein vorhandenes Microsoft- oder Googlekonto kann für die Anmeldung verwendet werden. Zeitweise sind die Server wegen vieler Anfragen überlastet. Dann bleibt nur, es später erneut zu versuchen oder auf eine Alternative zu ChatGPT zu setzen.
Ist man eingelogt, gibt es Vorschläge zu Eingaben mit denen man ChatGPT probieren kann. Zudem finden sich Hinweise auf die Arbeitsweise und Einschränkungen der Maschine. Etwa, dass der Trainingsstand von ChatGPT lediglich bis 2021 reicht. Fragen die sich auf einen späteren Zeitpunkt beziehen werden nicht oder eingeschränkt verarbeitet. Am unteren Fensterrand trägt man ins Eingabefeld eigene Fragen ein – auch auf Deutsch. Nach dem Absenden erhält meist binnen Sekunden eine Antwort.
In der linken Seitenspalte erscheinen diese Fragen. ChatGPT versieht sie automatisch mit einer selbst generierten Überschrift, unter der man die Unterhaltung später erneut öffnen, nachlesen oder korrigieren bzw. fortführen kann. Sind es zuviele oder braucht man eine nicht mehr, kann man sie löschen. Hinter der Überschrift gibt es dafür kleine Schaltflächen. Ganz unten in der Spalte sieht man eine Handvoll Einstellungen bzw. Zugriff auf die FAQ. Die Bedieneroberfläche ist einfach und übersichtlich.
Quelle: Claudia von Wilmsdorff, Fachautorin und Trainerin zu Computer- und Office-Themen
Fazit: ChatGPT im Büro
Bisher scheint die künstliche Intelligenz ChatGPT von OpenAI für den Gebrauch im Büro noch eher eine nette Spielerei zu sein. Zwar kann sie bereits jetzt in manchen Bereichen eine Hilfestellung bieten, allerdings sind die Informationen noch nicht verlässlich genug und bieten somit keinen wirklichen Mehrwert im Vergleich zu einer herkömmlichen Suchmaschine.
Nichtsdestotrotz hat uns bereits jetzt das Sprachverständnis von ChatGPT beeindruckt und wir sind sehr gespannt, was die Zukunft noch alles bringen wird. Denn eines ist nahezu sicher: Die Entwicklung wird weitergehen. Deshalb lohnt es sich schon jetzt, am Ball zu bleiben und die technischen Fortschritte ernst zu nehmen. Künstliche Intelligenz muss kein Feind sein, sondern kann uns vielleicht auch schon in naher Zukunft den Arbeitsalltag im Büro enorm erleichtern.
FAQ zu ChatGPT im Büro
Was ist ChatGPT?
ChatGPT ist ein natürliches Sprachverarbeitungs-Modell, das von OpenAI entwickelt wurde. Es ist in der Lage, Texte zu generieren, indem es auf Basis von Daten aus dem Internet trainiert wurde. Dabei lässt es sich für automatisierte Antworten, Textgenerierung und Sprachsteuerung einsetzen.
Wie kann mir ChatGPT im Büro helfen?
Der wichtigste Anwendungsbereich von ChatGPT im Büro ist die Generierung automatisch erstellter Texte anhand weniger Vorgaben – zum Beispiel die Erstellung von Social-Media-Posts, die Generierung von geschäftlichen E-Mails oder die schnelle Ausführung von Übersetzungen.
