Eventplanung hat ihre eigenen Herausforderungen: Dazu gehören die Auswahl der Location, die sowohl den technischen Anforderungen entspricht, als auch die Atmosphäre des Events unterstützt, ein tolles Catering, das die Erwartungen der Teilnehmer übertrifft, und zu guter Letzt auch noch ein Marketingplan, der sicherstellt, dass die Veranstaltung die richtigen Personen erreicht.
Eventplaner müssen zusätzlich in der Lage sein, digitale und physische Erlebniswelten miteinander zu verbinden, da digitale Technologien und soziale Medien eine immer größere Rolle spielen. Die Nutzung digitaler Tools zur Eventpromotion, zu Teilnehmerengagement oder zur Erfolgsmessung ist mittlerweile unerlässlich. Zum Glück gibt es inzwischen gute Event-Management-Tools. Am wichtigsten ist, dass Sie gut mit der Software zurechtkommen.
Einige Event-Management-Tools sind mit zahlreichen Funktionen überfrachtet, was die Bedienung kompliziert macht. Da leuchten unübersichtliche Dashboards oder verwirrende Menüs auf und führen zu Fehlern bei der Teilnehmendenverwaltung. Suchen Sie daher gezielt nach Software mit einer intuitiven Benutzeroberfläche. Und prüfen Sie, ob Schulungen oder Tutorials verfügbar sind, um die Benutzerfreundlichkeit zu fördern.
Ebenso bedeutsam ist, wie viele Teilnehmende Ihre Lösung verwalten kann. Achten Sie darauf, dass Sie nicht ein Event mit 700 Gästen planen wollen, Ihre Software aber nur 500 Einladungen verschicken kann. Zum Glück wachsen viele Event-Management-Programme mit – für ein bisschen mehr Geld lassen sich auch mehr Teilnehmende verwalten.
Wenn der Fokus auf Teilnehmer-Management liegt, gibt es einige gute Veranstaltungs-Softwarelösungen. Sie sind auf den gesamten Lebenszyklus der Teilnehmenden – von der Registrierung über die Teilnahme bis hin zur Nachbereitung – ausgelegt.
1. Mobile Event App (MEA)
Geeignet für die klassische Führungskräftetagung, Kundenroadshows, HR-Meetings bis hin zum Einsatz für allgemeine Trainings oder Lieferantentage.
- Mitarbeiter laden einmalig eine Multi Event App herunter und werden für weitere Events in der Firmen App freigeschaltet
- MEA als Plattform für bereichsübergreifendes Networking und Teambuilding
- Quiz und Gamification Features steigern die Teamdynamik und motivieren die Teilnehmenden zu mehr Interaktion
Mehr Infos: mobile-event-app.com
2. Eventmanager Online
Eventmanager Online fokussiert sich auf das Teilnehmermanagement und das Ressourcenmanagement. Teilnehmendenlisten sorgen für Überblick und so können Sie direkt auf Engpässe oder Buchungsausfälle reagieren.
- Anmeldung ganz einfach über Ihre Websites
- Verschiedene Ticketoptionen
- Erstellung von Umfragen
Mehr Infos: www.eventmanager-online.com
3. Sweap
Einfaches Gästemanagement von der Einladung bis zum Check-in. Sweap, ehemals MATE, bietet ein intelligentes Einladungs- und Gästelistenmanagement, mit Check-in per App und Event-Webseiten.
- Guter Datenschutz
- Vorlagen & KI-gestützte Assistenten unterstützen bei der Event-Erstellung
- Dynamischer Website-Builder zur Erstellung passender Event-Websites fürs Marketing
Mehr Infos: sweap.io/de
4. LineUPR
Ob hybrid oder virtuell, ob Konferenz, Kundenevent, Barcamp oder Festival – mit wenigen Änderungen der Bezeichnungen und der Darstellung deckt die App fast jeden Event-Typ ab. Vor allem für kleinere Events geeignet.
- Profile von Mitwirkenden wie Rednern, Künstlern oder Firmen – jeweils mit Kurzinfos und Kontaktdaten
- Event-Updates und Nachrichten via App oder über Push- und E-Mail-Notifications
Mehr Infos: lineupr.com
5. AIRLST
Automatisierte Workflows, lückenlose Reports und intuitive Usabilty.
- Event- und Gästedatenbank
- E-Mail Einladungsmanagement und Landingpages für Events
- Check-In-App und QR-Code-Tickets
Mehr Infos: www.airlst.com/de
6. eventmobi
Praktische Funktionen für Eventregistrierungen oder zur Auswertung von Nutzungsstatistiken. Verschiedene Pakete nach dem Baukastenprinzip.
- Verwalten von Raumblöcken, mehreren Standorten und
- Flexible Formulare und Zahlungsoptionen
Mehr Infos: www.eventmobi.com
Eventsoftware für größere Events
7. Whova
Whova ist stark auf Teilnehmer-Engagement und Interaktion ausgelegt. Es bietet nicht nur Registrierungsmanagement, sondern fördert auch das Networking und die Interaktion zwischen den Teilnehmenden. Teilnehmende können mit anderen Teilnehmenden interagieren, Nachrichten senden und sich zu Gruppenmeetings verabreden. Die App ist gut geeignet für Events, bei denen Teilnehmerinteraktion und Networking im Vordergrund stehen (z.B. Konferenzen, Messen, Workshops).
- Umfragen, Live-Polls und Gamification-Funktionen zur Steigerung des Engagements
- Detaillierte Berichterstattung über Teilnehmerverhalten und Feedback
- Integrierte Event-App für eine nahtlose Teilnehmererfahrung
Mehr Infos: whova.com
8. Bizzabo
Bizzabo ist bekannt für sein Teilnehmenden- und Engagement-Management – speziell in Kombination mit Marketing-Funktionen. Registrierungs- und Ticketing-Tools sind einfach zu bedienen. Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die den Teilnehmer-Lebenszyklus verfolgen und verbessern möchten, einschließlich Marketing-Aktivitäten rund um Events.
- Automatisierte Kommunikation mit Teilnehmenden, einschließlich personalisierter E-Mails und Erinnerungen
- Integrierte Teilnehmer-Datenbank mit Analysemöglichkeiten zur Verfolgung von Engagement und Zufriedenheit
- Networking-Tools für Teilnehmende, um Meetings zu arrangieren oder in Breakout-Sitzungen zu interagieren
Mehr Infos: www.bizzabo.com
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