Die virtuelle Assistentin

Wer seinen Vorgesetzten nicht regelmäßig sieht, sondern überwiegend aus der Ferne arbeitet, gilt als virtuelle Assistentin. Virtuelle Sekretärinnen können sowohl fest angestellt als auch auf selbstständiger Basis als Freelancer tätig sein. Das wesentliche Merkmal dieses eher modernen Berufsfeldes ist die digitale Zusammenarbeit.

Damit gehen zahlreiche Chancen, aber auch einige Herausforderungen einher. Lesen Sie hier, wie eine virtuelle Assistenz erfolgreich funktionieren kann und wie die virtuelle Kommunikation mit Ihrer Führungskraft reibungslos abläuft.

Eine virtuelle Assistenz, manchmal auch virtuelle persönliche Assistenz (VPA) genannt, ist eine Sekretärin oder ein Assistent, der einen anderen Mitarbeiter, meistens eine Führungskraft, virtuell unterstützt. Oft arbeitet die Assistenz für mehrere Kunden gleichzeitig und ortsunabhängig. Sie tragen allgemein zur Digitalisierung im Büro bei.

Sprich: Eine VPA organisiert die Aufgaben der Kunden und teilt sich die Zeit für die Auftraggeber im Homeoffice eigenständig ein. Damit geht dann eine selbstständige Tätigkeit einher. Es gibt aber auch virtuelle Assistenten, die für ein einziges Unternehmen arbeiten und fest angestellt sind.

Aufgaben: Telefonservice, Administratives und Fachwissen

Die Aufgabenschwerpunkte einer virtuellen Assistentin bzw. VPA variieren: Zum einen gibt es Assistenten, die hauptsächlich zeitintensive und administrative Aufgaben übernehmen.

Zum anderen arbeiten spezialisierte virtuelle Assistenten für Unternehmen, wenn diese einen Experten in einem Gebiet benötigen. Sie sind beispielsweise für das Web-Design oder die Kundenakquise zuständig. Da der Begriff „virtuelle Sekretärin“ bzw. „virtuelle Assistenz“ nicht geschützt ist, ergibt es Sinn, im Zweifel lieber genauer nachzufragen. Welche Tätigkeiten will ein Auftraggeber auslagern?

In jedem Fall sind virtuelle Assistentinnen und Assistenten wertvolle Ressourcen, die einem Auftraggeber oder einer Führungskraft zahlreiche Aufgaben abnehmen. Das ist gerade dann wertvoll, wenn diese selbst keine Zeit dafür findet oder nicht das notwendige fachspezifische Know-how hat.

Das Wichtigste vorneweg: Bislang ist keine spezifische Ausbildung nötig, um als virtuelle Assistentin oder VPA zu arbeiten. Die Teilnahme an Kursen ist ebenfalls nicht erforderlich. Fest steht aber, dass eine virtuelle Assistentin oder Assistent eine größere Zahl von Aufträgen akquiriert, je mehr Kompetenzen diese vorweisen können. Dazu gehört natürlich der sichere Umgang mit Computern und den entsprechenden Tools.

Virtuelle Sekretärinnen arbeiten meistens freiberuflich als Freelancer. Sie werden nach Stundensatz bezahlt, wobei sich die Arbeitszeiten bzw. der Workload nach den Ansprüchen des Auftraggebers richtet. Viele virtuelle Assistentinnen sind bei Agenturen gelistet. Diese vermitteln dann zwischen Auftraggeber und Assistenzkraft. Für diesen Dienst erhalten sie eine Provision, basierend auf dem Stundensatz bzw. dem Projektumfang.

Je nachdem, welche Büroarbeit anfällt, sind verschiedene Kenntnisse notwendig, um als virtuelle Assistentin arbeiten zu können. Da der Beruf so viele verschiedene Arbeitsfelder umfasst, werden unterschiedliche Qualifikationen, aber auch der Wille zur Weiterbildung vorausgesetzt.

Wichtige Qualifikationen einer virtuellen Assistentin sind vor allem:

• Sehr guter Umgang mit dem PC und entsprechenden Tools (Outlook, MS Word, MS Excel),
• starke Eigeninitiative,
• hohe Motivation.

In der Regel wird der Stundensatz eines Projekts individuell vereinbart. Das Geld bzw. die Entlohnung pro Stunde kann je nach den unterschiedlichen Anforderungen und vorliegenden Kenntnissen sowie der Erfahrung der Assistenz variieren.

Wer als virtuelle Assistentin arbeiten will, sollte wissen, worin die eigenen Kompetenzen liegen und was dabei individuelle Stärken sind. Nur so ist es möglich, Aufträge zu finden, die einerseits den eigenen Vorstellungen entsprechen und andererseits auch zufriedenstellend erledigt werden können.

Eine virtuelle Assistentin oder Assistent kann sowohl als Freelancer als auch in Festanstellung arbeiten. Der Übergang ist dabei meist fließend. Meist konzentrieren sich Freelancer jedoch auf spezielle Aufgaben und haben sich auf ein Fachgebiet spezialisiert, während festangestellte VPAs eher Assistenzaufgaben übernehmen.

Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie der Arbeitsalltag einer virtuellen Assistentin in Festanstellung aussehen könnte:

Alexandra arbeitet für den Europachef eines großen Maschinenbau-Unternehmens. Ihr Büro befindet sich in Köln. Ihr Chef pendelt an vier Tagen in der Woche zu den Büros in London und Amsterdam. Die beiden sehen sich höchstens einmal pro Woche, wobei selbst dieser Bürotag für Alexandras Chef mit Terminen gefüllt ist.

Wie beschrieben, gibt es aber auch zahlreiche Unternehmen, die Sekretariatsaufgaben an externe Agenturen und Office-Professionals auslagern. Dieses „Outsourcing“ ist vor allem in großen Unternehmen wichtig und dient häufig der Kosteneinsparung. Auch die Start-up-Szene setzt vielmals auf virtuelle Assistenten, da junge Unternehmen häufig kein Budget für eine interne Assistenz haben.

Wie akquiriert eine virtuelle Assistentin Kunden oder Aufträge?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, als virtuelle Assistentin Kunden oder Aufträge an Land zu ziehen. Dazu können Jobportale, Agenturen sowie Social Media oder ein eigener Web-Auftritt zählen.

Über die Sozialen Medien Kunden finden

Für die Kundenakquise kann es ebenfalls hilfreich sein, in den Sozialen Medien präsent zu sein. So empfehlen sich zum Beispiel eine eigene Facebook- oder Instagram-Seite. Profile in Berufsnetzwerken wie Xing oder LinkedIn sollten auch eingerichtet werden. Außerdem werden in ausgewählten Facebook-Gruppen immer wieder Stellenausschreibungen für virtuelle Assistenten oder VPAs geposted. Trotz aller Sozialer Medien und Digitalisierung sind für virtuelle Assistentinnen und Assistenten Inserate in Fachzeitschriften auch heutzutage noch eine gute Möglichkeit, neue Kunden und Aufträge zu finden.

Eine eigene Webseite erstellen

Eine eigene Facebook-Seite ist zwar schon ein Anfang, eine eigene Webseite wirkt aber natürlich noch viel professioneller und seriöser. Hier kann eine virtuelle Assistentin ihr Portfolio und ihre Referenzen online stellen, aber auch die Kontaktaufnahme wird für Unternehmen erheblich einfacher.

Eine virtuelle Assistenz kann Telefonate annehmen, Meetings via Microsoft Teams planen und erstellen, Dokumente versenden und Termine planen. Dabei braucht das Unternehmen – anders als bei einer persönlichen Sekretärin – keinen Büroraum zu stellen.

Meistens arbeiten die virtuellen Assistentinnen von zu Hause und nehmen dem Vorgesetzten bzw. dem Auftraggeber von dort viele Aufgaben ab.

Die wichtigsten Tätigkeiten und Aufgaben einer virtuellen Assistentin sind:

• Organisatorische Tätigkeiten: E-Mail-Bearbeitung, Social Media, Recherche, Präsentationsvorbereitung, Korrekturlesen.
• Terminplanung: Vergabe und Koordination von Terminen.
• Telefonservice: Kundenbetreuung und mehr.
• Rechnungsstellung: Erstellen und Versenden von Rechnungen.
• Planung und Durchführung von Dienstreisen, Seminaren mit Mitarbeitern oder Messebesuchen.
• Phonodiktat: Dank vieler Apps gibt es für Auftraggeber die Möglichkeit, alles Gesprochene in dieser aufzunehmen und an die virtuelle Assistenz weiterzuleiten.

Das Praktische am Berufsfeld des Sekretariats oder der Assistenz ist, dass viele anfallende Tätigkeiten von überall aus erledigt werden können. So ist die virtuelle Assistenz in vielen Bereichen eine wertvolle Unterstützung.

Sie kann einer Führungskraft oder einem Auftraggeber unabhängig von Ort und Zeit zuarbeiten. Sowohl für die Kunden als auch für die übrigen Mitarbeiter ist dabei die Erreichbarkeit der virtuellen Assistenz extrem wichtig.

Tools für die virtuelle Assistentin

Die Kommunikation einer virtuellen Assistentin oder VPA mit dem Unternehmen kann ganz unkompliziert über Tools wie Whatsapp, Facebook sowie Skype, Microsoft Teams oder Zoom laufen. Außerdem gibt es einige praktische Tools für das Projektmanagement, die einige Vorteile bieten.

• Trello,
• Slack,
• OneNote,
• Evernote,
• Toggl oder Meistertask,
• Google Drive.

Virtuelle Sekretärinnen sind keine Seltenheit mehr. Im Gegenteil: In Zeiten der Digitalisierung, in denen das andere Ende der Welt via Internet nur einen Klick entfernt ist, wird es immer einfacher, auf virtueller Basis zusammenzuarbeiten. Doch mit der Fernarbeit gehen auch einige Herausforderungen einher.

Ganz besonders, was die Kommunikation zwischen Chef und Assistenz bzw. Auftraggeber und virtueller Sekretärin anbelangt. Nur wenn Sie beide jederzeit über die aktuellen Termine und Aufgaben informiert sind, kann eine virtuelle Assistenz erfolgreich funktionieren.

Die nachfolgenden fünf Tipps geben wertvolle Anregungen rund um die Zusammenarbeit bzw. die Kommunikation auf Entfernung.

Als virtuelle Assistenzkraft muss man sich darauf einstellen, dass Vorgesetzte und Kollegen räumlich und zeitlich flexibel arbeiten. Die Kommunikation verlagert sich verstärkt in den Online-Bereich. Der persönliche Kontakt verringert sich, stattdessen gehören E-Mails, Neue Medien und Telefonate zu den täglichen Kommunikationsmitteln.

Dadurch entstehen neue Herausforderungen: Wie manage ich meinen Chef, wenn ich ihn immer seltener sehe? Wie leite ich effizient eine Skype-Konferenz? Aber vor allem: Wie schaffe ich es, die weiterhin anwachsende Flut an Daten für mich und meinen Vorgesetzten zu bewältigen? Wie behalte ich einen kühlen Kopf bei der wachsenden Geschwindigkeit?

Wer nicht im selben Büro sitzt, muss sich anders absprechen. Eine schnelle Notiz auf dem Schreibtisch des Chefs – undenkbar. Abhilfe schaffen synchronisierte Kalender, Mails und Chat-Programme. Funktioniert die Technik reibungslos und haben sich die Abläufe eingespielt, bietet eine virtuelle Assistenz zahlreiche Vorteile. Sowohl für ein Unternehmen als auch für die virtuelle Sekretärin selbst.

Das Berufsfeld der virtuellen Assistenz hat in den vergangenen Jahren an Beliebtheit gewonnen. Durch die flexible und ortsunabhängige Arbeitsweise bietet ein digitaler Büroservice sowohl für Unternehmen als auch für den Anbieter selbst viele Chancen.

Durch die Digitalisierung und gut entwickelte Apps und Tools kann eine virtuelle Assistentin mittlerweile Phonodiktate im Homeoffice erstellen. Auch Geschäftsbriefe abtippen, ist dank des digitalen Wandels und dem Einsatz modernster Technik möglich.

Die Aufgaben, die eine virtuelle Assistentin oder Assistent übernimmt, fallen sehr vielseitig aus, bewegen sich aber meistens im administrativen und organisatorischen Arbeitsfeld. Für einen reibungslosen Ablauf ist eine exzellente Kommunikation mit dem Vorgesetzten bzw. dem Auftraggeber essenziell. Eine regelmäßige Rücksprache sowie ein gegenseitiges Vertrauen sind wesentliche Kernpunkte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.