Die wichtigsten Microsoft 365 - Apps

Heute ist Tag des Kleinkrams: Hier schnell die Reisekostenabrechnung fertig machen. Dort die Ideenvorschläge für den Team-Abend zusammenstellen. Dann noch zum Führungskräfte-Meeting einladen. Und schließlich die Stellenausschreibung formulieren. Damit Sie vor lauter To Do nicht durcheinanderkommen, hilft Microsoft To Do, Ordnung in die Tagespflichten zu bringen. Aufgabenlisten-Apps wie die Microsoft To Do-App eignen sich hervorragend, um eine To-Do-Liste auf dem Smartphone anzulegen. Da das Tool tief in Microsoft 365 integriert ist, erhalten Sie sogar intelligente und personalisierte Vorschläge für Ihre tägliche oder Ihre wöchentliche Aufgabenliste. Denn in Microsoft To Do können sowohl persönliche Aufgaben aus Outlook als auch Projektaufgaben aus dem Planner angezeigt werden. Mit Microsoft To Do können Sie ergo Ihre Aufgabenlisten ganz einfach erstellen und über mehrere Geräte synchronisieren. Die fertige Aufgabenliste ist stets griffbereit – auf dem Desktop, Smartphone oder Tablet.

Damit Sie sich besser strukturieren können, bietet To Do verschiedene Listen an:

• Mein Tag: ideal für die To Do’s von heute. Per Drag& Drop priorisieren Sie Ihre Jobs. Tätigkeiten mit einem Fälligkeitsdatum können Sie über die „Glühbirne“ hinzufügen. Für kleine Erfolgserlebnisse sorgt, ein Häkchen, das sie hinter erledigte Aufgaben setzen können. Die intelligente Liste "Mein Tag" wird jede Nacht zurückgesetzt, sodass Sie eine leere Tafel haben, um aktuelle Aufgaben hinzuzufügen. Alle Aufgaben in "Mein Tag", die nicht abgeschlossen wurden, bevor die Liste zurückgesetzt wird, sind in Ihrer Aufgabenliste gespeichert und kommen am folgenden Tag in die To-Do-Vorschläge. 
• Zugewiesen:  Die Liste „Ihnen zugewiesen“ fasst  Aufgaben aus Microsoft Planner und Aufgaben aus geteilten Listen, die Kolleginne Ihnen zugedacht haben.
• Geplant: Die Liste „Geplant“ zeigt alle Aufgaben an, die mit einem Fälligkeitsdatum versehen wurden – egal, in welcher Liste der Job hinterlegt wurde.
• Gekennzeichnete E-Mails: In der Liste „Gekennzeichnete E-Mails“ sammeln sich alle E-Mails aus Outlook, die zur Nachverfolgung markiert wurden.
• Eigene Listen und Gruppen: Diese Listen sind die To Do’s fürs Team. Sie beschreiben Aufgaben, werden mit Outlook synchronisiert und können mit mehreren Personen geteilt werden.

Die Synchronisation mit Outlook erfolgt zuverlässig. Lediglich die Teilschritte, die Sie in Ihren Aufgaben festlegen können, wird in Outlook nicht angezeigt.

Die Nutzung ist über ein kostenloses Microsoft-Konto (Hotmail oder Outlook.com.) oder ein kostenpflichtiges Microsoft-365-Konto möglich.

Mehr Infos finden Sie hier.

Wo soll der Betriebsausflug hingehen? Hat den Kund:innen das neue Produkt gefallen? Wann soll das Team-Meeting stattfinden? Was wünschen sich die Mitarbeiter:innen, um ihre Arbeit oder ihren Arbeitsplatz zu optimieren? Mit Microsoft Forms ist eine Umfrage schnell gebaut und ausgewertet. Sogar Preisrätsel, ein Quiz oder Tests und Prüfungen sind über die Cloudlösung möglich.

Jede Person, die einen Einladungslink bekommt,  kann an den Forms-Umfragen teilnehmen – via Web-Browser oder via Browser auf dem Smartphone. Ein Microsoft-Konto braucht es dafür nicht. Wenn Sie Forms mit einer Office-365-Lizenz nutzen, können Sie bis zu 50.000 Menschen befragen. Nutzen Sie dagegen kostenlos ein Konto von Hotmail oder  Outlook.com, dann ist die Umfrage auf 1.000 Nutzer beschränkt.

Die Auswertung der eingegangenen Antworten erfolgt mittels integrierter Analysefunktion automatisch, schnell und übersichtlich in Echtzeit. Die Ergebnisse lassen sich bei Bedarf auch für eine Weiterbearbeitung in eine Excel-Tabelle exportieren, oder für eine Präsentation in Teams integrieren. Als Word-Doc oder als PDF dagegen sind sie nicht exportierbar.

Falls Sie mit Forms regelmäßige Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheitsstudien durchführen wollen, sollten Sie auf Forms pro umsteigen. Forms pro ist gut in Microsofts Business Intelligence Software wie Dynamics 365 oder  Power BI integriert. So haben Sie die Möglichkeit, Kundenmeinungen, Produktfeedback oder auch Fragen zur Mitarbeiterzufriedenheit noch professioneller auszuwerten.

So starten Sie eine Umfrage mit Forms

Öffnen Sie die offizielle Forms-Webseite forms.office.com und melden Sie sich mit den Login-Daten Ihres Office-365-Kontos oder mit einem kostenlosen Microsoft-Konto von Hotmail, Live oder Outlook.com an. Wählen Sie als nächstes eine vorgefertigte Forms-Vorlage. Microsoft stellt freundlicherweise verschiedenste Umfragen zu Kundenfeedback, Veranstaltungsfeedback, Mitarbeiterzufriedenheit etc. zur Verfügung. Diese können Sie übernehmen und an ihre Zielsetzung anpassen. Wenn gar keine Vorlage passen will, können Sie aber auch kreativ selbst eine Umfrage erstellen. Nicht vergessen: Hübschen Sie die Umfrage am besten noch mit Ihrem Logo und dem ein oder anderen (Produkt)Bild auf. Formulieren Sie all Ihre Fragen und fügen gegebenenfalls Antwortmöglichkeiten hinzu. Folgende Antwortoptionen stehen zur Verfügung:

• Multiple Choice Fragen: Mehrfachauswahl mit vorgegebenen Antworten
• Offene Fragen: Die Umfrageteilnehmer:innen können frei von der Leber weg ihre Antworten eintippen. Allerdings ist das oft mühsam und nicht besonders beliebt.
• Bewertung: Die Umfrageteilnehmer:innen können ein bis fünf Sterne oder null bis zehn Punkte als Antwort vergeben.
• Terminabstimmung: Die Umfrageteilnehmer:innen können für ein Datum voten.
• Mit einem Klick auf den Pfeil („Weiteres“) können Sie noch mehr Frageoptionen auswählen, wie z. B. Ranking, Likert oder Net Promoter Score.

Den fertig erstellten Fragebogen können Sie auf vier verschiedene Arten mit anderen Personen zum Online-Ausfüllen teilen: per Link oder QR-Code, als E-Mail oder als Link, der auf eine Website eingebettet wird.

Microsoft Lists ist die zentrale Sammelstelle für alle möglichen Informationen und hilft dabei, Ressourcen, Aufgaben oder Supportanfragen zu verwalten – in dem Format, das gerade am besten passt: als Kalender, Tabelle, Katalog oder in einem individuellen Format. Mithilfe von Vorlagen können Sie gleich loslegen und unterschiedlichste Unternehmensabläufe teilautomatisiert abarbeiten. Sie haben die Möglichkeit, aktuelle Listen und Favoritenlisten anzulegen und den Status von unterwegs aus (über Teams) zu verfolgen und zu verwalten oder mit anderen zu teilen. Praktisch: Sie können  nicht nur Prioritäten setzen, sondern auch die Problemlösung in der Statusspalte verfolgen und Benachrichtigungen über neu zugewiesene Aufgaben verschicken, damit Ihre Teammitglieder produktiv bleiben. Verfolgen Sie über Regeln, Erinnerungen und Kommentare, was gerade wichtig ist. Darüber hinaus können in Lists auch ganz bequem Workflows mit intelligenten Regeln und Automatisierungen mittels PowerAutomate (ehemals Microsoft Flow) erstellt werden, z.B. für automatische Benachrichtigungen, Warnhinweise oder Genehmigungsworkflows. Die gute Nachricht für alle, die Teams lieben: Microsoft Lists lässt sich per Mausklick in Microsoft Teams integrieren. Alternativ können Sie die Web-Anwendung mit dem Browser aus dem Microsoft-Office 365-Portal unter  www.office.com heraus öffnen.

Damit der Einstieg einfach bleibt, hat Microsoft bereits Template-Vorlagen für besonders häufig genutzte Anwendungsbereiche angelegt:

• Problemverfolgung (z.B. für die Organisation der Support-Anfragen an die IT-Abteilung)
• Mitarbeiter-Onboarding (um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu vereinfachen und zu fördern)
• Veanstaltungsablaufplan (z.B. für eine Event- oder Messeorganisation)
• Ressourcenverwaltung (z.B. für die Firmenfahrzeugflotte, Geschäfts-Laptops etc.)
• Einstellungstracker (für effizientere Stellenbesetzungsprozesse)
• Reiseanfragen (für das Verwalten von Firmenreisen, Reiseanträgen der Mitarbeiter und das Reisebudget)
• Arbeitsstatus-Tracker (z.B. für Aufgaben-Checklisten)
• Inhaltsplaner (z.B. zum Planen, Organisieren und Verwalten von Social-Media-Auftritten)
   

Tipp: Falls hier nicht die geeignete Vorlage dabei ist, müssen Sie dennoch nicht mit einer leeren Liste bei Null anfangen. Sie können nämlich mit einer vorhandenen Excel-Tabelle als Vorlage beginnen oder eine bereits existierende Lists-Liste als Vorlage heranziehen und diese neu anpassen.

Mehr Infos finden Sie hier.

„Gibt es da wirklich keine App dafür?“ Wenn Sie wirklich nichts finden, dann programmieren Sie eben selbst. Power Automate (früher Power Apps) ist DAS Trend-Tool, um Funktionen in ein Miniprogramm zu bringen, ohne dass Sie programmieren müssen. Power Automate beruht auf einer Low-Code-Plattform, auf der Sie fertige Programmierelemente nutzen können. Das lässt sich ein bisschen vergleichen mit einem Contentmanagementsystem für die Website, wo Sie ja auch bereits fertigen HTML-Code nutzen. Die Bedienung erfolgt über Drag & Drop.

Mit Power Automate sorgen Sie dafür, dass Sie manuelle Geschäftsprozesse digital transformieren können – ohne die IT bemühen zu müssen. Die erstellten Apps (es gibt natürlich schon Vorlagen für verschiedene Szenarien) lassen sich mit anderen teilen und sowohl im Browser (Web) als auch mobil auf Smartphones und Tablets nutzen.

Typische Praxisbeispiele für Microsoft Power Apps sind zum Beispiel mobile Lösungen für Servicemitarbeiter und den Außendienst, digitale Antragsformulare, Spesenabrechnungen, Kosteneinschätzungen, die Budgetkontrolle, die Dokumentation von Standortbegehungen und Inspektionen, Objektkatalogisierungen, die Zeiterfassung der Mitarbeiter, rollenspezifische Szenarien etc.