Digitale Meetings organisieren

Für die Organisation einer Webkonferenz ist meist die Büro-Assistenz zuständig. Da ist es gut zu wissen, an was gedacht werden sollte und auch, welche Programme oder Tools sich für die geplante Onlinebesprechung am besten eignen. In Sachen Hardware sollte außerdem das Nötigste parat sein: Hat jeder ein Headset oder Mikrofon zur Hand? Ist die Internetverbindung stabil? Und was ist in Bezug auf den Datenschutz zu beachten?

Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie ein digitales Meeting sinnvoll organisieren und strukturieren. Unsere Liste mit Praxis-Tipps hilft Ihnen, ein gewinnbringendes digitales Meeting für alle Teilnehmer auf die Beine zu stellen.

Ein digitales Meeting bezeichnet ein virtuelles Treffen, um sich mit Kollegen zu besprechen und auszutauschen. Die Teilnehmer treffen sich über ein Videocall-Programm wie Skype, Microsoft Teams oder Jitsi, und halten Besprechungen meist in kleinerer Runde ab. Doch auch größere Videokonferenzen, mit dem Ziel der Organisation und dem Informationsaustausch im Unternehmen, zählen zu digitalen Meetings. Im Grunde geht es um die gleichen Themen wie beim Präsenzmeeting – nur, dass die Besprechung in den digitalen Raum verlegt ist.

Davon abzugrenzen sind digitale Events. Dabei handelt es sich um eine interaktive Veranstaltung im virtuellen Raum, in der Regel aufgrund eines besonderen Anlasses. Besonders im Rahmen der Corona-Krise wurden Lösungen gesucht und gefunden, um Präsenzveranstaltungen mit großer Teilnehmeranzahl digital zu ersetzen. Bei einem digitalen Event werden zum Beispiel Gesprächsrunden mit Experten per Livestream übertragen.

Für digitale Meetings gibt es verschiedene Anlässe. Im Gegensatz zu Digitalen Events, wo die Location trotz des virtuellen Charakters eine Rolle spielt, sind Meetings im digitalen Raum im Grunde ortsunabhängig. Auch die Teilnehmerzahl lässt sich nicht generell abgrenzen: Es gibt genauso digitale Meetings zu zweit, wie es projektübergreifende Webkonferenzen geben kann, zu denen sich viele Mitarbeiter zuschalten.

Besprechung im Projektteam

Meistens geht es bei der Besprechung im Projektteam mit kleiner Teilnehmerzahl darum, sich über laufende Aufgaben auszutauschen oder einen gemeinsamen Blick auf Dokumente zu werfen, die für mehrere Personen von Relevanz sind. Die Onlinebesprechung ersetzt – wenn persönliche Treffen nicht möglich sind – das klassische Meeting. So lassen sich schnell und gezielt Projekte besprechen und Rückfragen klären.

Unabhängig von Kontaktbeschränkungen ist auch der Videochat zu zweit eine tolle Möglichkeit, sich über aktuelle Projekte auf dem Laufenden zu halten. Zum Beispiel, wenn sich ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise befindet. Insbesondere für Führungskräfte ist dies eine gute Möglichkeit, den Kontakt zu remote arbeitenden Angestellten zu halten. Durch den Videocall entsteht eine persönlichere Komponente, als bei einer Telefonkonferenz – das fördert eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation.

Das hilft auch, die Professionalität aufrechtzuerhalten und Störquellen einzudämmen. Denn gerade in Corona-Zeiten hat sich eine gewisse Meeting-Müdigkeit eingeschlichen. Findet ein Teil des Meetings in Präsenz statt, fördert das die Aufmerksamkeit der ganzen Gruppe. Wenn die sogenannte „Zoom Fatigue“ – also die Besprechungsmüdigkeit – überhandnimmt, helfen auch kurze Unterbrechungen durch Motivationsspiele. Möglichst einfache Spielregeln sind dabei Voraussetzung für den positiven Effekt.

Regen Sie Ihre Vorgesetzten dazu an, witzige Animationen einzubauen, wenn einzelne Redebeiträge sich in die Länge ziehen. Über Tools wie Mmhmm lassen sich Effekte, Hintergründe und Animationen einbauen, durch die sich die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter ganz einfach auf das Wesentliche lenken lässt.

Zu guter Letzt eignen sich Digitale Meetings auch fürs Teambuilding. Es gibt Anbieter, die sich auf Remote Teambuilding spezialisiert haben – zum Beispiel Spiele, bei denen die Mitarbeiter in Gruppen gegeneinander auf dem Bildschirm antreten, oder eine digitale Malstunde.

Ein solches Event lässt sich auch mit einem Kick-Off – also einem digitalen Projektstartschuss – verbinden: Haben sich die Projektteilnehmer erst einmal kennen gelernt, folgt ein Spiel und anschließend ein Webinar zum Thema. Oder man startet mit dem Webinar zum neuen Projekt, gefolgt von einer Möglichkeit für Privatgespräche, woran sich eine Teambuilding-Challenge anschließt.

Die Organisation ist dabei nicht zu unterschätzen: Abgesehen von Location und Catering ist der Aufwand fast so umfangreich, wie bei der Organisation von Präsenzveranstaltungen. Denn für Gespräche, Seminar und Spiele müssen in der Regel unterschiedliche Plattformen herangezogen werden. Ein gut durchdachtes Rahmenprogramm hilft, die Teilnehmer sinnvoll durch das Kick-Off zu führen.

Damit sich die Mitarbeiter in festen Teams untereinander besser kennenlernen, können auch virtuelle Kaffeekränzchen zu festen Zeiten in den Arbeitsalltag integriert werden. Das schafft eine Atmosphäre von Wertschätzung seitens der Führungskräfte und der entspannte Austausch unter Kollegen gibt jedem ein Gefühl von Zusammenhalt.

Das Management von Events aller Art ist meistens Aufgabe von Assistenzkräften – so auch beim digitalen Meeting. Doch für bestimmte Fachbereiche ist es einfach besser, sich Hilfe von den entsprechenden Experten aus dem eigenen Unternehmen einzuholen. Genauso wichtig wie die Vorbereitung ist die Nachbereitung von Meetings, das gilt ebenfalls auf virtueller Ebene. Halten Sie sich an unsere Liste, um an alle wichtigen Punkte zu denken:

• Holen Sie für Fragen der Technik die IT-Abteilung mit ins Boot. Welche Programme, welche Mikrofone und sonstige Hardware sind geeignet? Achtung: Führungskräfte haben oft ihre eigenen Vorstellungen. Denn auch Preise und der Umfang an Funktionen beeinflusst die Entscheidung in technischen Fragen.
• Haben Sie selbst noch wenig Erfahrung mit Datenschutz? Dann erkundigen Sie sich im Firmenleitfaden nach der DSGVO. Oder fragen Sie nach, ob sich jemand im Unternehmen besonders gut auskennt – vielleicht lässt sich diese Person als Datenschutzbeauftragter in Ihre Planung einbeziehen.
• Achten Sie darauf, dass alle relevanten Personen von dem Meeting-Termin wissen. Dafür eignet sich zum Beispiel ein allgemeiner Kalender, über den jeder Mitarbeiter informiert wird.
• Erstellen Sie eine Dokumentation zur Installation und Bedienung des Programms. Schicken Sie diese im Vorfeld an alle Teilnehmer – so sind alle Mitarbeiter pünktlich am Bildschirm.
• Um Meeting-Müdigkeit vorzubeugen, sollten besonders bei umfangreichen Webkonferenzen Maßnahmen getroffen werden. Ein straffes Programm hilft gegen „Zoom Fatigue“ – engagieren Sie einen Mitarbeiter als Moderator. Animationen bei Bildschirmpräsentationen und Motivationsspiele helfen zusätzlich.
• War das Meeting ein Erfolg? Binden Sie eine Möglichkeit zur Rückmeldung am Ende einer Konferenz ein – natürlich DSGVO-konform in anonymer Form. So erfahren Sie schnell und unkompliziert, was beim nächsten Mal verbessert werden sollte.

Durch die Corona-Krise gepusht, aber auch sonst im Kommen sind Hybrid-Events. Im Bereich von digitalen Meetings ist das zum Beispiel eine Online-Konferenz, bei der ein Teil des Teams im Büro anwesend ist, während weitere Mitarbeiter über das Internet zugeschaltet sind. Im Grunde kennt man das aus dem Büroalltag schon lange in Form von Telefonkonferenzen. Nur, dass die Funktion mit Video eine persönlichere Komponente hineinbringt. Genauso verbreitet sich die Form der Hybridmesse. Welche weiteren Trends im Bereich von Digitalen Events es gibt, lesen Sie in diesem Artikel.