„Eine Plattform für Wissenstransfer, Vernetzung und Sichtbarkeit“

Jochen: Wir hatten von Anfang an geplant, dass unser Projekt, ein Assistenz-Netzwerk zu gründen, rasch Fahrt aufnehmen solle. Damit wollten wir sicherstellen, dass Interessierte sofort beitreten können. Dieses Ziel haben wir erreicht.

Jochen: Astrid, Diana und ich hatten ein einziges (!) Abstimmungsmeeting. Darin haben Diana und ich unserer COO das Konzept vorgestellt. Sie war sofort einverstanden und hat uns grünes Licht für die Umsetzung gegeben. Wir drei wollten eine Plattform für Wissenstransfer, Networking und vermehrte Sichtbarkeit schaffen. Dieser Treiber war stark und überzeugend genug, um sogleich mit der Arbeit zu starten.

Diana: Tatsächlich fing das mit dem Future Assistant Podcast an. Veranstaltungen zur Future Work Assistenz folgten. Ich habe gelernt, wie schön und wichtig das Netzwerken ist. Das Thema „Future Assistant“ und die Verbindung von KI mit dem Assistenzberuf haben mich sofort begeistert. Wir haben das Thema Netzwerk intern besprochen und ich bin quasi „offene Türen eingerannt“. Bei der Titelgebung für unser Netzwerk war es uns besonders wichtig, dass sich die Assistenzen mit dem Namen identifizieren können. Aus diesem Grund haben wir die Initiative ergriffen und unser Assistenzteam gebeten, eigene Vorschläge einzubringen. Am Ende ging der kreative Vorschlag „Linklaters Future A(I)ssistant Network” als Gewinner hervor. Die Urheberin dieser inspirierenden Idee wurde mit einem Exemplar des Buches „Chefsache Assistenz“ ausgezeichnet.

Jochen: Wir haben bereits vor vier Jahren unsere Ideenwerkstatt „IES - Innovation Efficiency Secretaries“ mit fünf Arbeitsgruppen gegründet. Beim Thema Best Practice Sharing haben wir angesetzt, Wissenstransfer zu betreiben. Schon vor der Gründung unseres Netzwerks und vor der Implementierung von „IES“ gab es Austausch zwischen den Sekretariaten unserer Praxisgruppen – auch bereits standortübergreifend. Wir haben tatsächlich niemals in Silos gelebt, sondern waren schon immer auf wechselseitige Unterstützung ausgerichtet. Für mich war bei der Gründung des Netzwerks von zentraler Bedeutung, die beschriebenen Mechanismen zu institutionalisieren. Nun möchten wir mit unserem Netzwerk von Assistenzen für Assistenzen auch nach draußen gehen, so unsere Aktivitäten mit externen Interessierten teilen und vice versa deren Input abholen und verarbeiten.

Diana: Unser Netzwerk hat bereits eine Vielzahl von Veranstaltungen organisiert. Unsere Auftaktveranstaltung im Mai widmete sich der Zukunft der Assistenz und der Zusammenarbeit mit Künstlicher Intelligenz. Ein Highlight war der inspirierende Vortrag von Judith Ahrholdt über „Job Crafting“. Zudem haben wir interne Veranstaltungen zum Thema Prompting durchgeführt. Besonders hervorzuheben ist die Zusammenarbeit mit Alexander Pinker. Unser Ziel ist es, monatlich ein Event zu veranstalten, das in der Regel online stattfindet. Dabei achten wir aber auch darauf, nicht zu viele Veranstaltungen anzubieten, um sicherzustellen, dass die Teilnehmenden mit Freude und Interesse dabei sind.

Jochen: Wir laden zu allen Netzwerkaktivitäten immer alle Assistenzen aus unseren fünf Büros in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg und München ein. Unsere Meetings finden virtuell via MS Teams statt. Unser über 80-köpfiges Team bringt ganz unterschiedliche Ausbildungen mit: Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte und Rechtsfachwirtinnen sind ebenso vertreten wie Kaufleute für Büromanagement – zu beiden Abschlüssen bilden wir übrigens seit Langem erfolgreich aus -, Fremdsprachen- und Europasekretärinnen, Hotelfachleute, Reiseverkehrsfachleute, Außenhandelskaufleute usw. Diese bunte Personen-Mischung fügen wir auf der Grundlage unserer sehr detaillierten Job Specification zu einem einheitlich arbeitenden Team zusammen. Mit unseren Spezialisierungen zu Ausbildenden, zur Standortkoordinatorin, zum Local IT-Trainer und vielen mehr reichern wir das Tätigkeitsprofil an und schaffen so zusätzlich Motivation.

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