Florian, auch 2024 steht wieder im Zeichen der Digitalisierung und Technologie. Welche Trends siehst du auf uns zukommen?
2024 wird ganz im Zeichen der Möglichkeiten und Veränderungen durch Künstliche Intelligenz stehen. Hier kommt eine disruptive Technologie auf uns zu, die uns alle betrifft und viele bisherige Arbeitsweisen verändern wird. Ich denke, vielen ist noch gar nicht klar, wie groß der Einfluss von KI auf die Menschheit sein wird. Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag vieler Office-Professionals: Bereits jetzt schreibt eine KI durchschnittlich gute Texte, die eine Hälfte von uns schreibt besser als die KI, die andere Hälfte aber schlechter. Von dieser Hälfte werden wir uns über kurz oder lang verabschieden müssen. Denn wenn anspruchsvolle Arbeiten durch KI schneller, effizienter und ggf. besser umgesetzt werden können als von Menschen, wird es unter Umständen ein Downgrade für den Wert von Arbeitskraft geben.
Dabei werden anspruchsvolle Berufe mit akademischen Hintergründen als erste dieses Downgrade erfahren, da eine KI z. B. Analysetätigkeiten übernehmen kann. Arbeitskraft wird also für die Dinge gebraucht werden, die sich nicht mit KI steuern lassen.
Stichwort KI im Office: Welche Produkte empfiehlst du hier konkret für die Assistenz?
Generell empfehle ich allen Assistenzen, sich kontinuierlich einen guten Überblick zu verschaffen. Als Quelle eignet sich besonders TikTok, da sich hier neue Trends und Tools sehr früh abzeichnen. Hat der Algorithmus erst einmal die eigenen Interessen verstanden, wird es ein Selbstläufer. Besonders spannende Themen kann ich dann tiefergehender auf anderen Medien recherchieren oder mir über Kurse aneignen. Konkret würde ich den Office-Professionals raten, sich in Microsoft Copilot einzuarbeiten und diesen einzusetzen. Aus meiner Sicht ist Copilot DAS Tool der Office-Welt und jede Assistenz sollte sich seine Vorteile zunutze machen.
Wo kann die KI tatsächlich Assistenzen schneller machen in den Büroabläufen?
Hier gibt es unendlich viele Anwendungsmöglichkeiten, aber die größte Unterstützung kann KI derzeit in zwei Bereichen bieten: Zum einen beim Generieren von Text- und Bildmaterial – hier sind Ergebnisse oft schneller generiert als formuliert oder recherchiert und entsprechen zudem genau den eigenen Vorgaben. Insbesondere überwindet die KI die berüchtigte Blockade vor dem weißen Blatt, indem sie einen ersten Entwurf liefert, mit dem sich gut weiterarbeiten lässt. Zum anderen beim Zusammenfassen von Dokumenten, Chatverläufen, Auswertungen von Meetings u. Ä. Auch hier sorgt KI für sehr viel mehr Tempo bei der Bearbeitung von Aufgaben. Mich persönlich beeindrucken momentan das Zusammenfassen von Videokonferenzen in Teams und die Möglichkeit, gezielte Fragen zum Inhalt von Meetings zu stellen.
MS Copilot – viel wurde darüber geschrieben, nun ist er da. Welche Einschätzung hast du zu diesem Produkt?
Derzeit beherrscht Copilot die angekündigten Funktionen nur in Grundzügen. Dokumente in Word und Präsentation in PowerPoint können generiert werden, man kann sich Zusammenfassungen von Chats und Informationen über firmeninterne Themen erstellen lassen. Aber das Programm stößt sehr schnell an Grenzen. So ist etwa in Word noch keine Überprüfung von Grammatik und Orthographie durch Copilot selber möglich, es gibt nur Verweise auf andere schon bekannte Korrekturfunktionen. Auch kann der Copilot noch nicht frei über die ganze 365-Umgebung hinweg arbeiten, sondern nur in einzelnen Anwendungen an ganz bestimmten Stellen genau festgelegte Aufgaben erfüllen.
Ich bin mir aber sicher, dass wir hier vor einer exponentiellen Entwicklung stehen, bei der die aktuell noch nicht vorhandenen Möglichkeiten sehr bald in das Programm integriert sein werden.
Zusammenspiel Führungskraft und Assistenz: Du hast vor einer Weile mit einer neuen Assistenz angefangen zu arbeiten. Mit welchen Tools seid ihr unterwegs und wie helfen sie euch im Alltag?
Meine Assistenz und ich arbeiten remote, daher sind digitale Tools für unseren täglichen Austausch und unsere Zusammenarbeit extrem wichtig. Wir nutzen natürlich die komplette Microsoft 365-Welt, vor allem Teams – insbesondere Telefonie und Chat. Für die Verwaltung gemeinsamer Aufgaben ist die To-do-App sehr gut geeignet. Und wenn mehr Platz für Inhalte erforderlich ist, arbeiten wir mit OneNote. Alles Wichtige zu diesem Programm erkläre ich übrigens in meinem Kurs „OneNote 5-in-1“.
Warum ist es aus deiner Sicht als Führungskraft wichtig, dass deine Assistenz digital affin ist?
Ich bin überzeugt, dass diejenigen, die sich den Veränderungen der digitalen Evolution nicht anpassen, scheitern und sozusagen in der Nahrungskette nach unten durchgereicht werden und langfristig keinen Erfolg haben. Wenn dies auf der Führungsebene passiert, auf der Assistenzen nun mal unterwegs sind, kann es unter Umständen nicht nur die einzelne Person sein, die unterliegt, sondern die ganze Firma kann Schaden erleiden. Um dies zu verhindern, sollte man sich informieren und bewusste Entscheidungen treffen können. Selbst wenn diese von Fall zu Fall den erweiterten Einsatz von Technik ausschließen, sollte dies sehr überlegt entschieden werden können. Ich sehe meine Assistenz als Sparringspartnerin und möchte solche Beschlüsse mit ihr gemeinsam fällen können.
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