Abwesenheitsnotizen in der Urlaubszeit: Vorlagen für Outlook und Co.

Informieren Sie Ihre E-Mail-Partner während Ihres Urlaubs in einer freundlichen und persönlichen Weise über Ihre Abwesenheit. Formulieren Sie eine Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails immer positiv. Schreiben Sie, über welchen Zeitraum Sie nicht im Büro sind, wann Sie mit einer Rückkehr rechnen und welche Kollegen in der Firma in der Zwischenzeit die Vertretung übernehmen oder ob die E-Mail weitergeleitet wird. In den Text gehören außerdem eine freundliche Anrede, ein Abschiedsgruß und auch ein Dank für die Nachricht.

Folgende Elemente sollten in einer Abwesenheitsnotiz vorhanden sein:

• Titel bzw. Betreff,
• Anrede,
• Zeitraum der Abwesenheit bzw. Datum der Rückkehr,
• Weiterleitung oder keine Weiterleitung,
• Verweis auf Vertretung durch Kollegen,
• Grußformel.

Eine Abwesenheitsnotiz sollte sachlich und kurz formuliert sein.

Titel bzw. Betreff der Abwesenheitsnotiz

Im Betreff sollte sofort klar werden, dass es sich um eine Abwesenheitsnachricht handelt. Meist reicht ein einfaches „Abwesenheitsnotiz“ im Titel. Weitere Beispiele:

„Leider bin ich derzeit nicht erreichbar.“

In Englisch: „Out of Office Message”

Die Anrede

Die Anrede lässt sich wunderbar mit einem Dank für die Nachricht verbinden. Das kann zum Beispiel so aussehen:

„Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht.“

„Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre Mail.“

Zeitraum der Abwesenheit bzw. Datum der Rückkehr

Das ist die wichtigste Information in Ihrer Abwesenheitsnotiz. Geben Sie entweder den genauen Zeitraum Ihrer Abwesenheit an oder nennen Sie das genaue Datum Ihrer Rückkehr. Natürlich können Sie den Grund Ihrer Abwesenheit nennen, dazu sind Sie jedoch nicht verpflichtet. Im Fall einer Urlaubsreise kann dies auch unprofessionell wirken, ersparen Sie Ihren Kunden und Kundinnen Details.

Sind Sie allerdings für einen längeren Zeitraum nicht im Büro anzutreffen, zum Beispiel aufgrund einer Elternzeit oder eines Sabbaticals, könnte diese Information für Ihren Geschäftspartner oder –kunden von Bedeutung sein. Scheiden Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen aus dem Unternehmen aus, ist diese Information in der Abwesenheitsnotiz ebenfalls essentiell.

„Ich bin derzeit im Urlaub. Sie können mich ab Montag, 30.07.2021, wieder erreichen.“

„Im Zeitraum vom 5. Juli bis zum 10. Juli habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails und kann deshalb leider nicht auf Ihr Anliegen reagieren.“

„Ich befinde mich derzeit außer Haus, bin aber ab 30.07.2021 wieder für Sie erreichbar.“

Weiterleitung oder keine Weiterleitung

Nun müssen Sie Ihre Geschäftspartner wissen lassen, ob deren Nachricht automatisch an die Kollegen weitergeleitet oder ob Sie sich selbst an einen anderen Kollegen wenden müssen. Hier sind einige Vorlagen:

„Ihre E-Mail wird automatisch an meinen Kollegen Max Mustermann weitergeleitet.“

„Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet werden kann.“

„Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet und kann deshalb erst ab dem 01.08.2021 beantwortet werden.“

Verweis auf Vertretung durch Kollegen

Wird die Nachricht in Ihrer Abwesenheit nicht automatisch an einen Kollegen weitergeleitet, sollte Ihre Abwesenheitsnotiz auf Ihre Vertretung inklusive Kontaktdaten hinweisen. Dies kann so geschehen:

„In meiner Abwesenheit werde ich von meiner Kollegin Sandra Friedrichs vertreten, die Sie unter der Telefonnummer 01234/56789 und per Mail an s.friedrichs@wagner.de erreichen.“

„Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an Sandra Friedrichs, die unter der folgenden E-Mailadresse erreichbar ist: s.friedrichs@wagner.de.“

Die Grußformel

Zum Schluss bleibt nur noch der Abschiedsgruß, welcher aber in einer neutralen Formulierung belassen werden sollte. Möglich sind „Beste Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“.

Denken Sie an die vollständigen Angaben in der Signatur

Keine E-Mail ohne Signatur – das gilt auch für Ihre Abwesenheitsnotiz. Sie wissen selbst, dass eine Signatur zu einer E-Mail gehört. Das ist wie der Absender auf dem Briefpapier.

Würden Sie einen Brief ohne vollständige Adressangaben auf dem Papier verschicken? Würden Sie einfach ein weißes Blatt Papier verwenden? Eher nicht.

Viele Abwesenheitsmeldungen werden ohne Signatur verschickt. Sollten Sie dies auch tun, ändern Sie das. Denn Sie ersparen Ihren Geschäftspartnern Ärger und Zeit, sich weitere Kontaktmöglichkeiten zusammensuchen zu müssen.

Bei Outlook können Sie ganz bequem Ihre Abwesenheitsmeldung einrichten und dabei genau festlegen, wer diese in welcher Form erhält.

So funktioniert’s!

1. Klicken Sie im Menü oben links auf „Datei“, woraufhin sich anschließend ein Menüfenster öffnet.
2. Dort können Sie die Schaltfläche „Automatische Antworten“ auswählen.
3. In dem neu geöffneten Fenster können Sie nun Ihre Abwesenheitsnotiz aktivieren, den Zeitraum Ihrer Abwesenheit auswählen und zwei Abwesenheitsnotizen erstellen (intern sowie extern).
4. In der Kategorie „Regeln für automatische Antworten“ können Sie zudem Sonderfälle festlegen, z.B. eine Weiterleitung der entsprechenden Nachricht an einen Kollegen.
5. Durch Klicken auf „Okay“ haben Sie nun die Abwesenheitsnotiz eingerichtet.

Natürlich bieten auch andere Mailanbieter bzw. –programme solch eine Autoreply-Funktion zur Verfügung.

Erfahrungsgemäß versenden die meisten Unternehmen – und damit auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – Standardtexte. Nehmen Sie unsere Vorlagen für Abwesenheitsnotizen für Outlook als Anregung, Ihre nächste Abwesenheitsnotiz so zu formulieren, dass sich Ihre Geschäftspartnerinnen und -partner auch während Ihrer Abwesenheit freundlich von Ihnen betreut fühlen. Wohlüberlegte, modern geschriebene Abwesenheitsnotizen unterstreichen Ihre Professionalität!

Ein Beispiel: Gabi organisiert für ihr Unternehmen ein Symposium mit 30 Teilnehmerinnen und Teilnehmern in einem Hotel. Ein paar Wochen vor der Veranstaltung möchte Gabi noch eine Woche Urlaub nehmen – sonst wird das gar nichts mehr mit der Erholung. Die Ansprechpartnerin im Hotel staunt nicht schlecht, als sie eine Abwesenheitsmeldung erhält, als sie noch ein paar Fragen an Gabi richtet.

Bei diesem Szenario stellt sich die Frage: Wie vermeiden Sie unangenehme Überraschungen durch frühzeitige Information?

Wenn Sie Ihre Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner nicht ähnlich überraschen möchten, ergänzen Sie doch einfach einige Wochen vor Ihrer Abwesenheit eine Information über Ihren Urlaub unter Ihren E-Mails.

Damit sind alle vorgewarnt, können sich darauf einstellen und noch Fragen stellen oder Sachverhalte klären.

So könnte der ergänzende Text lauten:

Übrigens: Vom 23. Mai 2021 bis einschließlich 11. Juni 2021 bin ich im Urlaub.

Oder so:

Bitte beachten Sie: Vom 23. Mai 2021 bis einschließlich 11. Juni 2021 bin ich im Sommerurlaub.

Mit einer solchen Information zeigen Sie nicht nur Verlässlichkeit, sondern reduzieren auch die Zahl der E-Mails, die Sie während Ihres Urlaubs erhalten.

Bei der Abwesenheitsmeldung kann eine Menge schief gehen. Rechtschreibfehler, zu lockere Formulierungen und große Mitteilsamkeit sind wohl die Fehler, die am häufigsten begangen werden. Besonders Letzteres geschieht oft, weil der Adressat der Abwesenheitsnotiz aus den Augen verloren wird. Wendet sich eine Nachricht an die Kollegen oder arbeiten Sie in einem jungen Unternehmen, ist es unter Umständen in Ordnung, die Abwesenheitsmeldung etwas salopper zu verfassen.

Doch folgende Formulierungen kommen mit Sicherheit nicht so gut bei Kollegen oder Geschäftspartnern an, da sie unhöflich sowie unseriös wirken:

• „Sorry, bin die nächsten zwei Wochen am Strand und trinke Bier. Sie erreichen mich erst wieder am 30.07.2021!“
• „Ich bin dann mal weg.“
• „Endlich bin ich in meinem hart erkämpften Urlaub!“
• „Ich bin bis zum 30.07.2021 nicht im Büro. Bitte schickt mir keine Mails.“

Vor allem Letzteres kann den Eindruck einer „Alles egal“-Einstellung hinterlassen, was sehr unprofessionell wirkt. Des Weiteren haben weder Emoticons, Fotos oder Zitate etwas in der Abwesenheitsnotiz zu suchen.

Sollten Sie während des Urlaubs wirklich nicht gestört werden wollen, geben Sie unter keinen Umständen Ihre Handynummer in der Abwesenheitsnotiz an. Das gilt ebenfalls für die Signatur, die Sie ebenfalls nicht vergessen sollten. Das gleiche gilt natürlich auch dafür, die Abwesenheitsmeldung überhaupt in Ihrem Mail-Programm zu aktivieren.