Wegen zahlreicher gesetzlicher Regelungen ist es in Deutschland besonders wichtig, die Vorgaben der E-Mail-Archivierung zu kennen und einzuhalten. Mit einer gekonnten Archivierungslösung und rechtssicheren Kenntnissen gelingt Ihnen die Mail-Aufbewahrung ohne Probleme.
Warum sind aufbewahrte Mails wichtig für Unternehmen?
Für Unternehmen in Deutschland ist es Pflicht, E-Mails je nach Inhalt mindestens sechs Jahre lang zu archivieren. Diese Archivierungspflicht ist jedoch nicht der einzige Grund, warum die Aufbewahrung der Mail-Kommunikation sinnvoll ist. Ein gut strukturiertes Archivsystem erleichtert das schnelle Auffinden und den Zugriff auf ältere E-Mails. Doch Sie haben neben dem Datenzugriff noch weitere Vorteile durch die E-Mail-Archivierung:
- Entlasten Sie Ihre Mail-Server: Eine sinnvoll strukturierte E-Mail-Archivierung legt nicht mehr aktiv benötigte Mails direkt im Mail-Archiv ab. So sparen Sie effektiv Speicherplatz und Daten auf dem E-Mail-Server ein.
- Garantieren Sie optimierte Arbeitsabläufe: Ein Archivsystem für Mails erleichtert beispielsweise bei einem Mitarbeiterwechsel die Übergabe sowie die Einarbeitung. Zudem muss sich die Verwaltung zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses nicht um den Mail-Verkehr der Kollegen kümmern, da das E-Mail-Postfach bereits im Hintergrund archiviert wurde.
- Verhindern Sie Manipulationen: Eines der Grundprinzipien der E-Mail-Archivierung lautet Revisionssicherheit. Revisionssicher archiviert sind Mails dann, wenn sie nicht mehr verändert werden können und mitsamt aller Anhänge im Originalzustand im Archiv zu finden sind. Von diesem Schutz vor Manipulation profitieren sowohl Sie und Ihr Unternehmen als auch Ihre Kunden.
Bei der E-Mail-Archivierung bestehen dabei jedoch bestimmte Anforderungen und Vorgaben, die Sie im Unternehmen beachten sollten. Rechtlich festgelegt sind die Grundsätze der E-Mail-Aufbewahrungspflicht unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB), in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sowie in der Abgabenordnung (AO).
Gut zu wissen: Viele Unternehmen setzen auf die Nutzung spezieller Software-Lösungen verschiedener Anbieter, um E-Mails von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern zu archivieren und ein firmeneigenes Mail-Archiv aufzubauen. Anbieter für GoBD-konforme Anwendungen zur E-Mail-Archivierung sind unter anderem Reddoxx, MailStore Server oder Securepoint Unified Mail Archive (UMA).
Archivierungspflichtig oder nicht: Was gilt für die E-Mail-Aufbewahrung?
Bei der E-Mail-Archivierung für Unternehmen gelten vor allem zwei Grundsätze: Zum einen müssen die aufbewahrten Dokumente und Daten revisionssicher und zum andern rechtssicher archiviert werden. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, die E-Mails in unveränderlicher Form abzuspeichern. Außerdem muss das E-Mail-Archiv den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Die Abgabenordnung (AO) regelt dabei im § 147, wie lange die einzelnen Daten und Unterlagen auch in Form von E-Mails aufzubewahren sind:
| Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre |
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| Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre |
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Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei mit Ende des Jahres, in dem die entsprechenden Dokumente erstellt wurden. Nicht berücksichtigen müssen bzw. dürfen Sie in Ihrer Archivierungslösung für geschäftliche E-Mails dagegen die folgenden Unterlagen:
- Private Mails von Mitarbeitern
- Geschäftliche E-Mails, die ein Geschäft besprechen, das nicht abgeschlossen wurde
- Mails, deren Archivierung Mitarbeiter nicht zugestimmt haben
- Bewerber-Mails bzw. Mails, die sich auf Bewerbungen beziehen
- Spam- bzw. Werbe-Mails
Tipp: Wegen der Archivierungspflicht und der leichteren Durchführbarkeit der Archivierung können Sie Mitarbeitern die private Kommunikation über die geschäftliche E-Mail-Adresse untersagen. So kommt es bei der Archivierung nicht Irrtümern oder anderen Problemen mit der Archivierungslösung.
Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung mit Outlook?
Eine E-Mail-Lösung, die in vielen Unternehmen Einsatz findet, ist Outlook von Microsoft. Auch der Mail-Dienst Outlook bietet E-Mail-Archivierung an – dabei gibt es jedoch zwei separate Optionen.
Eigenes Postfach: E-Mail-Archivierung in Outlook per Archivordner
Die erste Möglichkeit, Mails in Outlook zu archivieren, ist, sie in einen speziellen „Archiv“-Ordner zu verschieben. Diese Methode eignet sich jedoch vor allem für Privatpersonen oder private Kommunikation. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie in Ihrem Postfach im „Posteingang“ alle E-Mails aus, die Sie archivieren möchten.
- Klicken Sie in der oberen Leiste auf den Button „Archivieren“.
- Weisen Sie die ausgewählten E-Mails nun entweder einem bereits bestehenden Archiv-Ordner zu oder legen Sie ein neues E-Mail-Archiv an, z. B. für ein spezielles Projekt.
Achtung: Wählen Sie diese Methode, um Ihre E-Mails zu archivieren, werden diese weiterhin in Ihrem Mail-Postfach aufbewahrt. Sie wandern dabei nur aus dem Ordner „Eingang“ oder „Ungelesen“ in den Ordner „Archiv“. Deshalb sparen Sie mit dieser Option keinen Speicherplatz auf Ihrem Server.
E-Mail-Archivierung per PST-Datei: So klappt’s in Outlook
Um Mails aus dem Postfach auszulagern und sie zu archivieren, bietet Microsoft Outlook eine zweite Methode zur E-Mail-Archivierung an. Dabei werden die Unterlagen als externe PST-Datei abgespeichert – den Speicherort, beispielsweise eine externe Festplatte, wählen Sie dabei manuell aus. Um E-Mails in Outlook auf diese Weise zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf „Datei“ und anschließend auf „Öffnen und Exportieren“.
- Wählen Sie dann „In Datei exportieren“ und gehen Sie auf „Weiter“.
- Nun suchen Sie im Posteingang oder in einem Ordner die E-Mails aus, die Sie archivieren möchten. Um die Mails leichter zu finden, können Sie die Daten nach Absender oder Stichworten filtern.
- Klicken Sie nun auf „Weiter“ und geben Sie einen Namen für die Datei ein, in der die E-Mails gespeichert werden.
- Unter „Durchsuchen“ wählen Sie den Speicherort aus, an dem Sie die Mails ablegen möchten.
- Beenden Sie die E-Mail-Speicherung durch einen Klick auf „Fertigstellen“.
Wichtig: Ob die E-Mail-Archivierung über Outlook GoBD-konform ist, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Fazit zur E-Mail-Archivierung
Die E-Mail-Archivierungspflicht stellt Unternehmen in Deutschland immer wieder vor eine Herausforderung. Damit eine rechtssichere und revisionssichere Aufbewahrung der Dokumente gelingt, sind einige wichtige Grundsätze zu beachten.
Auch sollten Firmen und ihre Mitarbeiter wissen, was sie archivieren müssen und welche Mails es nicht zu speichern gilt. Ein gelungenes Archivsystem erfüllt dabei die Anforderungen der entsprechenden Gesetze (HGB, GoBD und AO) – aber auch die der Mitarbeiter.
