Die Erstellung von hochklassigen PowerPoint-Präsentation gehört in den meisten Sekretariaten zum Standardrepertoire.
Vorgesetzte benötigen fortlaufend professionell erstellte Bildschirmpräsentationen, um sich und das Unternehmen kompetent zu präsentieren.
Der Präsentator hat in diesem Fall die Verantwortung, durch einen kurzweiligen, nutzenorientierten und kommunikativen Vortrag zu überzeugen und das Publikum zu begeistern.
Die wichtigsten Teile einer Präsentation
Um dies zu erreichen, benötigt eine Präsentation zwei entscheidende Zutaten.
In erster Linie sind der Inhalt der Präsentation und die Fakten und Informationen entscheidend. Sie spornen Teilnehmern zum Nachdenken oder zur Handlung an oder vermitteln wichtiges Hintergrundwissen.
Gleichzeitig überzeugen nachhaltige Präsentation durch ein eingängiges Layout und faszinierende Visualisierungen. Durch das Zusammenspiel von Inhalt und Gestaltung wirkt eine Präsentation für die Zuhörerinnen und Zuhörer zielorientiert, interessant und beachtenswert.
Nach der Präsentation erhalten die Zuhörer in vielen Fällen ein Handout der Präsentation. Durch das Drucken der Folien können die Teilnehmer die Inhalte und Ziele der Präsentation später erneut repetieren.
Wie das Handout unterstützt
Wichtige Grafiken oder Visualisierungen unterstützen diese gleichzeitig, die Essenz der gezeigten Folien lange nach der Veranstaltung nachzuvollziehen.
Vor allem bei Präsentationen, die detaillierte Fotos, Illustrationen oder umfangreiche technische Zeichnungen enthalten, ist es sinnvoll, diese großformatig auszudrucken.
Moderne Office-Drucker drucken in A3-Format
Bei der Mehrzahl der modernen Office-Drucker im Sekretariat ist es möglich, einen Ausdruck, statt in der Papiergröße A4, im A3-Format vorzunehmen.
Ein A3-Druck hat in diesem Fall eine Größe von 29.7 x 42 cm. Veränderungen in den Druckereinstellungen oder bei den Einstellungen von Microsoft PowerPoint vorzunehmen ist nicht in jedem Fall unkompliziert.
Sekretärinnen stellen sich aus diesem Grund in Bezug auf den Ausdruck von PowerPoint-Folien im Format A3 viele Fragen.
Welche Einstellungen bei der Erstellung der Präsentation vorgenommen werden müssen, wenn Handouts im Papierformat A3 gedruckt werden sollen?
Ein entscheidendes Kriterium für ein professionell wirkendes Handout im Papierformat A3 stellt die Foliengröße der Präsentation dar. In Microsoft PowerPoint können unterschiedliche Foliengrößen voreingestellt werden.
Die wesentlichsten Formate für eine Bildschirmpräsentation sind:
Seitenverhältnis 4:3 | Standardformat bis zur PowerPoint-Version 2010. Basiert auf der bis dahin üblichen Bildschirmgröße 4:3, die von älteren Fernsehgeräten (Röhrengeräte) bekannt ist. |
Seitenverhältnis 16:9 | Standardformat für Präsentationen (Breitbild) ab der Version 2010. Gängiges Format für Kinofilme und Fernsehsendungen und für die Betrachtung einer Präsentation über einen Beamer oder Flachbildfernseher. |
Seitenverhältnis 16:10 | Wird vor allem für Computerbildschirme verwendet. Aus diesem Grund eignet sich dieses Format vor allem bei einer Präsentation über einen stationären PC. Beim Streaming einer Präsentation ins Internet kann dieses Seitenverhältnis ebenfalls gewählt werden. Diese Foliengröße soll sich dem menschlichen Sichtfeld besser anpassen und bietet generell mehr Platz für die Präsentation. |
Darüber hinaus können in Microsoft PowerPoint weitere, benutzerdefinierte Foliengrößen eingestellt werden.
Bei der Konzeption sollte darauf geachtet werden, dass das verwendete Seitenverhältnis zum Ausgabegerät passt. Ist dies nicht der Fall, könnten Teile der Präsentation für die Zuschauer abgeschnitten sein oder außerhalb des Sichtfeldes liegen.
In diesem Fall wird die Bildschirmpräsentation nachhaltig gestört.
Einstellung in Breitbild-Format
Wer Handouts im Papierformat A3 drucken möchte, sollte seine Präsentation im Breitbild-Standardformat 16:9 erstellen.
Nutzt ein Unternehmen standardmäßig die neueste Version von Microsoft PowerPoint, ist das Seitenverhältnis 16:9 voreingestellt. Bei älteren Versionen wird das Standard-Folienformat 4:3 benutzt.
Dieses sollte vor der Erstellung der Bildschirmpräsentation auf das Papierformat 16:9 umgestellt werden.
Achtung: Falsche Einstellung deformiert den Druck
Wird die Präsentation im herkömmlichen Format 4:3 erstellt, wirken die Handouts beim Drucken im A3-Format aufgrund umfangreicher Ränder unvorteilhaft und unprofessionell.
Die Ansicht ist vergleichbar mit einem aktuellen Kinofilm, der auf einem klassischen Röhrenfernseher betrachtet wird.
Wie wird die Foliengröße in Microsoft PowerPoint eingestellt?
Es ist ohne nennenswerten Aufwand möglich, in Microsoft PowerPoint die Foliengröße einzustellen und auf das gewünschte Format umzustellen. Das Menü für die Foliengröße muss in diesem Fall wie folgt angewählt werden (Office 2010/Office 365):
- Auswahlmenü Entwurf
- Untermenü Anpassen
- Foliengröße
Ist das Menü Foliengröße nicht auf Anhieb auffindbar, kann ebenso der folgende Weg gewählt werden:
- Feld suchen (Lupe)
- Foliengröße eingeben und auswählen
Im Auswahlmenü „Foliengröße“ kann die Assistenz im Folgenden Änderungen in Bezug auf die Foliengröße vornehmen:
- Seitenverhältnis 16:9 (Standard)
- Seitenverhältnis 4:3 (altes Format)
- Benutzerdefinierte Einstellungen
Weitere Einstellung durch benutzerdefinierte Einstellungen
Wird das benutzerdefinierte Menü angewählt, kann darüber hinaus gewählt werden, ob mit Microsoft PowerPoint Handzettel oder Folien erstellt werden sollen.
Auf der linken Seite erhält der Anwender weitere Auswahlmöglichkeiten zur Foliengröße. Auf der rechten Seite kann der User des Weiteren auswählen, ob die Seite im Hoch- oder Querformat ausgerichtet werden soll.
Das Auswahlmenü muss zwingend mit OK geschlossen werden. Microsoft PowerPoint übernimmt in diesem Fall die neuen Einstellungen zum Seitenverhältnis und zur Ausrichtung.
Wie wird ein Drucker eingestellt, um Folien im Format A3 als Handout zu drucken?
Wurde im Rahmen der Erstellung der Präsentation das Seitenverhältnis 16:9 gewählt, steht einem professionellen Druck des Handouts im Papierformat A3 nichts im Wege.
Die Ausgabe wird über den installierten Druckertreiber in PowerPoint angestoßen. Hierbei bieten die verschiedenen Endgeräte unterschiedliche Möglichkeiten der Einstellung.
Das Druckmenü erreichen Anwender über den Befehl:
- Datei + Drucken oder
- im Kurzbefehl mit den Tasten Strg + P (Print = Drucken)
Zusammenfassung: Was für einen Ausdruck auf A3-Papier entscheidend ist
Die bedeutendsten Schritte, um eine PowerPoint-Präsentation im Papierformat A3 als Handout zu drucken, sind:
- Einstellung der Foliengröße auf das Format 16:9 (Standard seit PowerPoint 2010)
- Menü Drucken mit dem Shortcut: Strg + P auswählen
- Auswahl der folgenden Parameter:
- Wie viele Exemplare sollen gedruckt werden?
- Welcher Drucker soll benutzt werden? Wichtig: Druckereigenschaften prüfen.
- Welche Folien sollen in welchem Format gedruckt werden?
- Sollen die Handouts einseitig bedruckt und sortiert werden?
- In welcher Farbe (Farbe, Graustufen, Schwarz-weiß) soll gedruckt werden?
Vermeiden Sie den häufigsten Fehler
Der häufigste Fehler beim Druck von Handouts einer PowerPoint-Präsentation entsteht, wenn im Sekretariat versäumt wird, die A3-Papierkassette in den individuellen Druckereigenschaften anzuwählen.
Das Häkchen für die Papiergröße sollte in jedem Fall kontrolliert werden. Ansonsten wird die Präsentation standardmäßig aus dem Papierfach A4 oder dem Papierfach mit Briefpapier gedruckt.
Um Fehldrucke und unprofessionelle Handouts auszuschließen, sollten sich Sekretärinnen und Assistenten vor dem endgültigen Druckauftrag ausreichend Zeit nehmen, um alle Einstellungen zu prüfen.
Ist dies der Fall, können Handouts und das Drucken von Präsentationsseiten dazu beitragen, eine professionell dargebotene Präsentation im Gedächtnis der Teilnehmer zu verankern und die Informationen und Fakten langfristig zu transportieren.
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