Präsentieren für Fortgeschrittene mit PowerPoint: 7 Profi-Tipps

Das sind typische Alltags-„Problemchen“ im Umgang mit PowerPoint: Schriften und Platzhalter sind unpassend, die Grafik-Größe oder -Farbe harmoniert nicht mit der Folie, die Präsentationsdatei ist riesig oder die Platzierung der Grafiken will nicht exakt gelingen.

Vieles lässt sich mit einigen gezielten Klicks beheben. (Die Beispiele und Bilder stammen aus PowerPoint 2013, in älteren Versionen können Sie vieles dennoch nachvollziehen.)

Wer schon einmal versucht hat, eine fremde Präsentation an das eigene Layout anzupassen, kennt das: Formate, Schriften, Abstände, Platzhalter, kaum etwas passt. Wo soll man da nur anfangen? Am besten, Sie machen erst einmal „klar Schiff “. Markieren Sie alle Folien und wählen Sie auf dem Register START, FOLIEN den Befehl ZURÜCKSETZEN.

Überschriebene Textformate oder Größenänderungen an den Platzhaltern gehören damit der Vergangenheit an. Sind lediglich Zeichenformate überschrieben, verwenden Sie alternativ das Tastenkürzel STRG+LEERTASTE. Es setzt die Zeichenformatierung auf den Standard Ihrer Folien zurück.

Programm-Einstellungen können das folgende Phänomen verursachen: Wenn der eingegebene Text nicht mehr in den Platzhalter passt, wird der Schriftgrad kleiner. Das hat zur Folge, dass die Präsentation nicht mehr harmonisch gestaltet ist, zum Beispiel haben Folien-Titel verschiedene Größen. Diese automatische Anpassung lässt sich verhindern:

• Gehen Sie ZU DATEI, OPTIONEN, DOKUMENTPRÜFUNG, AUTOKORREKTUR-OPTIONEN (rechts).
• Holen Sie im Dialog AUTOKORREKTUR die Registerkarte AUTO-FORMAT WÄHREND DER EINGABE nach vorn.
• Im Bereich unten WÄHREND DER EINGABE ÜBERNEHMEN deaktivieren Sie die beiden unteren Kontrollkästchen zum Anpassen des Textes an die Platzhalter.

Ähnliches erlebt man auch mit einem Textfeld, das zu viel Text „schlucken“ muss. Der Text wird dann automatisch in eine kleinere Schriftgröße gesetzt. So ändern Sie es:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld und wählen Sie FORM FORMATIEREN.
• Ein Aufgabenbereich erscheint am rechten Rand. Wählen Sie hier das letzte Symbol GRÖSSE UND EIGENSCHAFTEN.
• Klicken Sie dann auf TEXTFELD und entscheiden Sie sich für eine andere Option als die voreingestellte TEXT BEI ÜBERLAUF VERKLEINERN.

PowerPoint kennt praktische Tabellenformate. Eine Tabelle übernehmen Sie per EINFÜGEN, TABELLE. Standardmäßig erhält sie eine Gestaltung, die zum gewählten Design passt. Das ist praktisch, aber nicht immer gewünscht. Über TABELLENTOOLS, ENTWURF, TABELLENFORMATVORLAGEN wählen Sie bequem eine andere Darstellung aus. Neben den Tabellenformatvorlagen finden Sie weitere Gestaltungsmöglichkeiten für Füllungen oder Rahmen. Daneben werden Effekte wie Abschrägungen, Schatten oder Spiegelungen angeboten.

In der Gruppe OPTIONEN FÜR TABELLENFORMAT legen Sie beispielsweise fest, ob die Tabelle eine hervorgehobene Überschriftenzeile hat oder ob die erste Spalte anders gestaltet wird. Viel Potenzial steckt auf dem Register TABELLENTOOLS, LAYOUT: Etwa die Zellbegrenzungen und die Form der Textrichtung innerhalb der Zellen, um Ihren Tabellen eine besondere Form zu geben. 

Wenn Ihnen Bilder zu bunt sind, können Sie sie anders färben. Die Befehle dazu liegen auf dem Register BILDTOOLS, ANPASSEN, FARBE. Wählen Sie zum Beispiel GRAUSTUFE aus, wird aus einem Farbbild ein schwarz-weißes Bild. Antik wirkt die Aufnahme, wenn Sie sich für die Variante Sepia entscheiden. Der Befehl WEITERE VARIANTEN unten im Dialogfeld bietet Ihnen noch mehr Farben zur Auswahl. Individuell lässt sich eine Grafik so verändern:

• Markieren Sie das Bild und kopieren es in die Zwischenablage.
• Ziehen Sie nun eine passende Autoform auf und entfernen Sie deren Kontur.
• Klicken Sie auf dem Register ZEICHENTOOLS, FORMAT, FORMENARTEN auf den Programmstarter-Pfeil in der unteren rechten Ecke. Der Aufgabenbereich GRAFIK FORMATIEREN erscheint rechts am Rand.
• Klicken Sie auf das erste Symbol, den Farbeimer.
• Wählen Sie unter FÜLLUNG den Punkt BILD- ODER TEXTURFÜLLUNG.
• Fügen Sie das Bild aus der Zwischenablage ein, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken.
• Anschließend verändern Sie die Transparenz, bis das Bild zu Ihrer Gestaltungsidee passt.

PowerPoint beherrscht das Zuschneiden von Bildern ebenso wie das Lösen des Hauptmotivs von einem Hintergrund, das Freistellen. Die Befehle liegen auf dem Register BILDTOOLS, GRÖSSE, ZUSCHNEIDEN beziehungsweise ANPASSEN, FREISTELLEN. In jedem Fall merkt sich PowerPoint dabei die Bearbeitungsstellen und kann die Grafik so wieder in den Ursprungszustand versetzen.

Das allerdings kostet Speicherplatz und vergrößert die Datei. Möchten Sie diese verkleinern, aktivieren Sie unter DATEI, OPTIONEN, ERWEITERT, im Abschnitt BILDGRÖSSE UND -QUALITÄT das Kontrollkästchen BILDBEARBEITUNGSDATEN VERWERFEN. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie sich zuvor eine extra Bearbeitungskopie abspeichern.

PowerPoint unterstützt Sie beim Platzieren von Bildern oder Autoformen. Neben dem vollautomatischen Ausrichten über BILDTOOLS, FORMAT, ANORDNEN UND AUSRICHTEN gibt es weitere Hilfen. Praktisch sind die intelligenten Ausrichtungslinien, die erscheinen, wenn Sie eine Grafik verschieben. Sie erscheinen in Form von gestrichelten Linien, sobald Bilder oder Formen zum Beispiel genau auf einer Linie liegen. Falls diese Linien nicht erscheinen, überprüfen Sie die Einstellung unter DATEI, OPTIONEN, ERWEITERT. Im Abschnitt AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN UND EINFÜGEN muss das erste Kontrollkästchen aktiviert sein.

Wenn Sie gern mit fixen Linien arbeiten, blenden Sie diese über ANSICHT, ANZEIGEN GITTERNETZLINIEN ein. Sie bilden ein Raster auf der Folie, an dem sich bequem Elemente platzieren lassen.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Folie klicken, sehen Sie im Kontextmenü den Befehl RASTER- UND FÜHRUNGSLINIEN. Zeigen Sie auf den Pfeil dahinter, blenden Sie beispielsweise Führungslinien ein. Eine Art Fadenkreuz wird auf Ihrer Folie sichtbar. Erweitern Sie es um eigene vertikale oder horizontale Linien. Ziehen Sie diese mit der Maus an die gewünschte Stelle. Alternativ markieren Sie eine Führungslinie und duplizieren diese, indem Sie die STRG-Taste halten und mit der linken Maustaste die Linie an den neuen Ort ziehen. In PowerPoint 2007 konnte man neun Führungslinien einfügen, nun sind es beliebig viele.

Möchten Sie zwischen zwei Objekten die Abstände messen, halten Sie die Umschalttaste fest und verschieben die Führungslinie zum nächsten Objekt. Zentimeterangaben erscheinen in einem Infokästchen.

Autoformen gehören zu PowerPoints Standard-Repertoire, zahlreiche Formen bringt das Programm bereits mit. Daraus lassen sich wiederum individuelle Formen erzeugen. Die Funktion liegt neuerdings auf dem Register BILDTOOLS, FORMAT, FORMEN EINFÜGEN, FORMEN ZUSAMMENFÜHREN. Sobald mehrere Formen markiert sind, ist sie einsatzbereit. Zum Beispiel lassen sich durch das Vereinigen mehrerer, übereinandergelegter Formen wie Rechteck, Trapez und Pfeile Figuren bilden, die anschließend beliebig dupliziert, gefärbt und skaliert werden können. Subtrahieren, Kombinieren, Einzel- oder Schnittmengenbildung der Formen stehen zur Wahl.

Das Ergebnis hängt teils davon ab, welche Form zuerst markiert wurde. Setzen Sie probehalber auf einer Folie einen Kreis und ein Dreieck übereinander. Markieren Sie erst den Kreis, dann das Dreieck und wählen Sie den Befehl SUBTRAHIEREN. Das Ergebnis: ein Kreis, aus dem die Spitze des Dreiecks herausgeschnitten ist. Versuchen Sie es nun andersherum: Sie erhalten ein Dreieck, das statt der Spitze oben eine Mulde aufweist.