Wer schon einmal mit langen Tabellen in Word oder Excel gearbeitet hat, kennt das Problem: Möchte man die Tabelle ausdrucken oder die Tabelle mithilfe der Seitenlayoutansicht im Ganzen anschauen, verliert man schnell den Überblick, welche Bedeutung welche Spalte hat.
Denn in der normalen Tabelleneinstellung erscheint ab der zweiten Seite die Überschriftenzeile nicht automatisch. Die Folge: Es wird sehr schnell unübersichtlich.
Doch Microsoft Word und Excel bieten hier eine schnelle und einfache Lösung an: Wie Sie im Handumdrehen einen Tabellenkopf inklusive Überschriften auf jeder Seite einer Tabelle einbauen, verrät Ihnen dieser Artikel.
Tabellenüberschriften wiederholen: Wann ist das überhaupt sinnvoll?
Egal, ob es sich um eine lange Inventarliste oder eine Terminliste handelt: Wenn eine Tabelle zu lange ist, wird sie schnell unübersichtlich – vor allem, wenn man sie ausgedruckt vor sich liegen hat. Der Grund: Die erste Tabellenzeile wird bei der Standardeinstellung nicht wiederholt. Dann müssen Sie bereits ab der zweiten ausgedruckten Seite immer wieder zurückblättern, um die Überschriften der Spalten herauszufinden. Auf Dauer kann das sehr störend sein und vor allem wertvolle Zeit rauben.
In einem solchen Fall ist es sinnvoll, die erste Zeile der ersten Seite für jede weitere Seite der Tabelle zu wiederholen. Während das bei zwei oder drei Seiten auch noch manuell per Copy & Paste funktionieren kann, wird es bei mehreren Seiten schnell umständlich.
Außerdem: Sobald man in einer Tabelle nachträglich eine Zeile einfügt, verschieben sich alle folgenden Zeilen weiter nach unten – mitsamt der manuell eingefügten Überschriftenzeile. Schon muss man diese Überschriftenzeilen wieder um eine Position nach oben verschieben: Auf Dauer viel zu zeitaufwendig.
Das Office-Paket von Microsoft sorgt hier für Abhilfe. Mittels gekonnter Kniffe können Sie die Überschriften in Tabellen automatisch wiederholen. Wir verraten Ihnen, wie das geht!
Kopfzeile wiederholen: So geht es bei Word
Word bietet Ihnen zwei einfache Lösungen, wie Sie Wiederholungszeilen schnell und unkompliziert einbauen können. Das Beste: Es ist nicht notwendig, sich durch das gesamte Menü zu klicken.
Die erste Möglichkeit funktioniert auf diese Weise:
- Platzieren Sie den Cursor in einer Tabelle. Das Register Tabellentools erscheint.
- Klicken Sie auf den Reiter Layout.
- In der Gruppe Tabelle wählen Sie den Befehl Tabelleneigenschaften.
- Im folgenden Dialog holen Sie die Registerkarte Zeile nach vorn.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen" und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Bei der zweiten Option gehen Sie so vor:
- Markieren Sie die Zeile oder die Zeilen, die Sie gerne auf den nächsten Seiten wiederholen lassen möchten. Beachten Sie bei der Auswahl, dass Sie die erste Tabellenzeile aufnehmen und entsprechend markieren müssen.
- Klicken Sie dann unter Tabellentools auf das Register Layout. Unter der Gruppe Inhalt wählen Sie nun „Kopfzeilen wiederholen“.
Welche Variante Sie wählen, hängt von Ihren persönlichen Präferenzen ab. Fakt ist: Wiederholungszeilen sorgen für eine echte Arbeitserleichterung!
Tabellenkopf wiederholen bei Word: Das müssen Sie beachten
Wenn Sie die automatische Option von Word anwenden möchten, müssen Sie jedoch beachten, dass die wiederholten Tabellenüberschriften nur in derSeitenlayoutansicht angezeigt werden. Außerdem fügt das Textverarbeitungsprogramm die erste Zeile auch beim Drucken automatisch ein. Jedoch wird bei der normalen Standardbildeinstellung kein Tabellenkopf eingefügt.
Außerdem bedeutet das Festlegen einer Tabellenüberschrift auch, dass Sie die erste Zeile nur am Anfang des Dokuments bearbeiten können und nicht auf den darauffolgenden Seiten. Verändern Sie die erste Zeile zudem, werden die Änderungen auch für die Überschriften der folgenden Seiten übernommen. Abhilfe lässt sich hier nur durch das Einfügen von Abschnitten schaffen.
Zudem gilt es zu beachten, dass Word nur Tabellenüberschriften wiederholt, die aus einem automatischen Textumbruch resultieren. Wenn Sie einen manuellen Textumbruch in der Tabelle einbauen, wird die Kopfzeile auf den folgenden Seiten nicht wiederholt.
Tabellenkopf bei Excel: So gehen Sie vor
Auch beim Tabellenkalkulationsprogramm Excel können Sie einen Tabellenkopf definieren. Dann müssen Sie auch hier nicht immer wieder zurückscrollen, um die Bedeutung der Spalten herauszufinden. Außerdem werden die Tabellenüberschriften auch beim Ausdrucken auf jeder Seite automatisch angezeigt – ohne, dass Sie die Zeilen manuell einfügen müssen.
Um einen Tabellenkopf zu aktivieren, befolgen Sie diese Schritte:
- Klicken Sie im Menü auf die Registerkarte Seitenlayout. Gehen Sie dann unter der Gruppe Seite einrichten auf „Drucktitel“.
- Geben Sie dann bei „Wiederholenzeilen oben“ die Zeilen ein, die Sie gerne wiederholen lassen möchten. Wenn das beispielsweise die erste Zeile ist, dann geben Sie $1: $1 ein. Alternativ können Sie auch mithilfe des Cursors die entsprechenden Zeilen markieren und auswählen.
Diese Einstellungen funktionieren auch für Spalten, die Sie wiederholen möchten. Beachten Sie dabei, dass Sie die Wiederholungszeile nicht bei mehreren ausgewählten Arbeitsblättern einstellen können. Dann müssen Sie die Markierung rückgängig machen, um so für jeweils alle Arbeitsblätter einzeln eine Kopfzeile zu aktivieren.
Fazit: Überschriften nie wieder manuell einfügen
Durch das geschickte Kopieren von Tabelleneigenschaften bzw. Kopfzeilen wird es ein Leichtes, Überschriften auf jeder Seite anzeigen zu lassen. Wer sich diese Kniffe aneignet, profitiert von einer erheblichen Zeitersparnis.
Denn: Zurückblättern oder gar manuelles Einfügen ist dank der vielfältigen Optionen von MS Word und Excel sowie den Wiederholungszeilen nicht mehr notwendig.
