Betreffzeile, Versendungsvermerke oder Abkürzungen. Die DIN 5008 hält zahlreiche Regeln und Normen im Geschäftsalltag bereit. Wir zeigen Ihnen die 20 wichtigsten Regeln auf einen Blick. Damit gelingt die geschäftliche Korrespondenz ganz leicht!
Wenn Sie sich bei der Textverarbeitung oder Gestaltung von Briefen unsicher sind, können Sie sich an die 20 wichtigsten Regeln halten, damit Ihre geschäftliche Korrespondenz professionell und rechtssicher das Unternehmen verlässt.
Was ist die DIN 5008 Norm?
Die DIN 5008 Norm findet vor allem im Büro- und Verwaltungsbereich Anwendung und legt Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung von Geschäftsbriefen, DIN-geregelten Protokollen oder E-Mails fest. Erarbeitet wird die DIN 5008 Norm vom Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen, welcher zum Deutschen Institut für Normung e.V. (oder auch kurz: DIN) gehört.
Für folgende Bereiche empfiehlt die DIN 5008 Norm Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung sowie korrekte Schreibweisen:
- Satzzeichen, Rechenzeichen, Schriftzeichen,
- Abkürzungen und Einheiten,
- Anschriftfelder und Straßennamen,
- Schreibweise von Daten, Uhrzeiten und Telefonnummern,
- Gestaltung von Tabellen,
- Gestaltung von Briefen und E-Mails,
- Gliederung von Texten.
Die Formatierung nach der DIN 5008 Norm ist allerdings nur eine Empfehlung und nicht verpflichtend.
Die 20 wichtigsten DIN 5008 Regeln auf einen Blick
Hier erfahren Sie die 20 wichtigsten DIN 5008 Gestaltungsregeln, die sowohl für Geschäftsbriefe als auch für E-Mails anwendbar sind.
Briefkopf & Anschrift
1. Sendungsvermerke korrekt schreiben
Versendungsvermerke wie „Persönlich“ werden im Adressfeld nach DIN 5008 optisch nicht hervorgehoben und stehen ohne Leerzeile zur Anschrift.
2. Anschrift: Ist er Herr oder Herrn?
Es ist ein typischer Fehler, der sich immer wieder in Briefen einschleicht. Korrekt schreibt man die Anrede in Briefen: „An Herrn“ und nicht „An Herr“.
3. Korrekte Schreibung von Firmennamen und Titeln
Achten Sie darauf, den Firmennamen und Titel von Ansprechpartnern korrekt und vollständig zu schreiben. Das gilt insbesondere bei Titeln wie „Dr.“, „Prof.“ oder „Dipl.-Ing.“, die korrekt vor dem Namen stehen müssen. Eine falsche oder unvollständige Angabe erweckt schnell den Eindruck, dass es an Sorgfalt fehlt.
4. Adressierung von Empfängern mit mehreren Personen
Wenn ein Brief an mehrere Personen gerichtet ist, ist es wichtig, dass die Anrede korrekt angepasst wird. Beispielsweise wird bei einer Personengruppe „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwendet. Falls es sich um eine spezifische Gruppe handelt, wie etwa „Sehr geehrter Herr Müller und sehr geehrte Frau Schmidt“, sollten Sie jeden Empfänger individuell ansprechen.
Schreibweise & Layout
5. Schreiben Sie den Begriff E-Mail mit Bindestrich
Ein Wort, das viele Assistenten und Office Professionals mehrmals am Tag schreiben. Und doch muss man immer wieder überlegen: Heißt es
- die E-Mail?
- die Email?
- das E-Mail?
- das e-Mail?
Korrekt ist in der deutschen Rechtschreibung E-Mail, wobei man auch das E-Mail schreiben kann. Email und e-Mail ist jedoch falsch!
6. Denken Sie daran, in Geschäftsbriefen das Datum korrekt zu schreiben
Verwenden Sie im Fließtext die alphanumerische Schreibweise für das Datum nach DIN 5008: 5. August 2016. Es steht keine Null vor der 5.
7. DIN 5008: Die richtige Schreibweise der Telefonnummer
Telefonnummer nach DIN-Norm: Die Schreibweise für Telefonnummern ist verbindlich und vorgegeben.
So ist es richtig:
- Die inländische Schreibweise lautet 0511 123456
- Die Telefonnummer mit Durchwahl lautet 030 12345678-123
- Die internationale Schreibweise lautet: +49 461 3612- 378.
- Die Schreibweise +49 (0) 461 3612-378 ist falsch und irritiert den Empfänger.
8. Gestaltungsregeln für Uhrzeiten in Briefen und E-Mails
Uhrzeiten schreiben Sie in Geschäftsbriefen oder E-Mails korrekterweise so:
- 9 Uhr
- 09:00 Uhr
- 12 Uhr.
9. Betreffzeile in Geschäftsbriefen nach DIN 5008 Norm
Der Betreff wird grundsätzlich fett geschrieben.
10. Wo steht in Geschäftsbriefen die Anrede?
In einem Brief folgen zwei Leerzeilen vom Betreff bis zur Anrede – nicht mehr!
11. Wie viele Zeilen Abstand nach der Anrede?
Wenn Sie den Betreff und die Anrede geschrieben haben, setzen Sie bitte nur eine Leerzeile bis zum Haupttext Ihres Briefes.
12. Leerzeilen bei der Gliederung
Die Verwendung von Leerzeilen zur besseren Gliederung ist eine wichtige Regel. Zwischen Absätzen und Abschnitten sollten immer mindestens eine Leerzeile eingehalten werden. Dadurch wird der Text übersichtlicher und die Lesbarkeit deutlich verbessert, was gerade in längeren Geschäftsbriefen oder E-Mails wichtig ist.
13. Verwendung von Anrede- und Schlussformeln
Die Anrede und die Schlussformel gehören zu den grundlegenden Elementen eines Geschäftsbriefs. In der Regel beginnt die Anrede mit „Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]“ und endet mit „Mit freundlichen Grüßen“. Wichtig ist, dass Sie diese Formulierungen stets korrekt und respektvoll verwenden. Verwenden keine Abkürzungen wie „MfG“, da dies unprofessionell wirkt.
14. Schreibweise nach DIN 5008 Norm: PS richtig schreiben
Hätten Sie es gewusst? „PS“ ist die einzig richtige Schreibweise. P.S. ist falsch. Auch das wissen viele nicht.
Unterschrift & Anlagen
15. Abstand bei Unterschriften nach DIN 5008 Norm
Für die Unterschrift haben Sie so viele Leerzeilen zur Verfügung, wie Sie mögen.
Aber bitte nicht zu viel!
Wählen Sie höchstens fünf Leerzeilen – das sollte reichen.
16. Reicht die Unterschrift?
Wiederholen Sie nach der Unterschrift Ihren vollständigen Namen. Der Vorname gehört dazu, deshalb: Keine Abkürzungen!
17. Anlage im Brief angeben
Ob bei Geschäftsbriefen oder Bewerbungen: Muss man „Anlage“ schreiben oder "In der Anlage erhalten Sie", wenn man eine mitsendet?
Grundsätzlich gilt: Sie können die Anlage im Brief schreiben, Sie müssen aber nicht.
Positionierung von „Anlage“ in Geschäftsbriefen laut DIN 5008 Norm
Schalten Sie nach der PC-wiederholten Unterschrift zwei Mal und schreiben Sie dann linksbündig:
- Anlage Brief: Wenn Sie nur ein Papier, einen Prospekt oder Ähnliches beifügen.
- Anlagen: Wenn Sie mehrere Unterlagen mitschicken.
Es ist nicht erforderlich, die verschiedenen Anlagen einzeln aufzuführen. Sie können es aber, wenn es Ihnen sinnvoll oder in einem bestimmten Fall wichtig erscheint.
Beispiel:
Anlagen
1 Prospekt
1 Foto
Sie können „Anlagen“ fett schreiben, müssen es aber nicht. Führen Sie mehrere Anlagen auf, empfiehlt es sich, das Wort „Anlagen“ fett zu schreiben – wie in unserem Beispiel, damit es sich von der Auflistung der einzelnen Anlagen abhebt und wie eine Überschrift wirkt.
18. Gestaltungsregeln nach DIN 5008: Anlage in Fettschrift?
Wenn Sie sich entschieden haben "Anlage" als Wort mit aufzunehmen, schreiben Sie das Wort „Anlage“ fett.
19. Verteiler aufnehmen
Fettschrift: Das Gleiche gilt für die Schreibweise des Verteilers. Er steht mit einer Leerzeile Abstand zur Anlage.
Digitale Korrespondenz
20. E-Mail-Korrespondenz nach DIN 5008
E-Mails haben in der Geschäftskommunikation eine zentrale Rolle übernommen. Die Gestaltung einer professionellen E-Mail sollte die gleichen Prinzipien wie ein Brief befolgen. Die Betreffzeile sollte klar und prägnant sein, und die Anrede sowie die Schlussformel dürfen nicht fehlen. Auch bei E-Mails ist die richtige Platzierung der Anhänge wichtig – sie sollten erst nach der Unterschrift und vor der ggf. angefügten Anlagenangabe eingefügt werden.
Fazit: Die 20 wichtigsten Regeln der DIN 5008 in der Korrespondenz
Die wichtigsten Regeln zur Geschäftskorrespondenz nach DIN 5008 sorgen für Klarheit und Professionalität in der schriftlichen Kommunikation. Sie helfen dabei, eine einheitliche und fehlerfreie Gestaltung von Briefen und E-Mails zu gewährleisten, was nicht nur den optischen Eindruck verbessert, sondern auch das Verständnis der Empfänger erleichtert. Von der richtigen Schreibweise von Telefonnummern und Datumsangaben bis hin zu den korrekten Anrede- und Abschlussformeln – jede Regel trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und eine respektvolle, präzise Kommunikation zu fördern. Wer diese Standards beachtet, kommuniziert effizient und hinterlässt einen positiven Eindruck bei Geschäftspartnern und Kollegen.
FAQ: Alles, was Sie rund um die Gestaltungsregeln der neuen DIN 5008 Norm wissen müssen
Was ist die DIN 5008 Norm?
Die DIN 5008 Norm legt die Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung von Geschäftsbriefen und E-Mails fest und kommt vor allem im Büro- und Verwaltungsbereich zur Anwendung.
Welche Textelemente können nach DIN 5008 Regeln gestaltet werden?
Das sind Satz-, Rechen- oder Schriftzeichen sowie Abkürzungen. Aber auch das Anschriftfeld oder die Anrede können nach DIN 5008 Norm formatiert werden. Allgemein betrachtet profitiert die gesamte Textgestaltung von E-Mails und Geschäftsbriefen von der Norm.
Welche Schreibart ist laut DIN 5008 für Geschäftsbriefe üblich?
Die DIN 5008 empfiehlt eine serifenlose Schriftart wie Arial oder Calibri für digitale Geschäftsdokumente. Sie gelten als modern, klar und gut lesbar – sowohl auf dem Bildschirm als auch im Ausdruck. Die gewählte Schreibart sollte konsistent im gesamten Schriftstück verwendet werden, um ein einheitliches Erscheinungsbild sicherzustellen.
Wie viele Leerzeichen folgen laut DIN 5008 nach Satzzeichen oder Abkürzungen?
Nach DIN 5008 folgt auf Satzzeichen wie Punkt, Komma, Semikolon oder Doppelpunkt immer genau ein Leerzeichen. Zwischen zwei Wörtern oder nach Abkürzungen wie „z. B.“ steht ebenfalls nur ein Leerzeichen. Mehrfache Leerzeichen gelten als typografischer Fehler und wirken unprofessionell in einem geschäftlichen Schriftstück.
