Eventmanagement: Mit diesen 15 Punkten gelingt Ihnen die Planung einer Veranstaltung

Die Planung einer Veranstaltung ist ein vielschichtiges und verantwortungsvolles Projekt, trotzdem läuft die Eventorganisation bei den meisten „nebenher“. Wer das erste Mal eine Veranstaltung plant, weiß daher oft gar nicht, wo er zuerst beginnen soll.

Wir haben deshalb für Sie die wichtigsten 15 Punkte für ein gelungenes Eventmanagement zusammengefasst, die Sie der Reihe nach abarbeiten können – inklusive Checklisten und Beispielschreiben.

Um eine Veranstaltung professionell vorzubereiten, müssen Sie zuerst wissen, worum es sich genau handelt – denn nicht jede Veranstaltung ist auch ein Event. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

• Event: Bei einem Event handelt es sich um eine Veranstaltung mit echtem Erlebnischarakter. Die Emotionen der Teilnehmer sollen geweckt werden. 
• Incentive: Ein Incentive ist eine Maßnahme, die zur Belohnung eingesetzt wird. Sie sollen die Verbundenheit zu einem Unternehmen stärken und motivieren.
• Meeting: Bei einem Meeting trifft sich eine Gruppe von Personen, einmalig oder auf regelmäßiger Basis, überwiegend im Businesskontext.
• Kongress: Bei Kongressen stehen Wissensvermittlung und Networking im Vordergrund – doch das Programm muss nicht nur aus langweiligen Vorträgen und Workshops bestehen.

Bevor Sie als Eventmanager in die Planung und Organisation einsteigen, ist es notwendig, ein Ziel festzulegen. Es muss konkret, messbar und realistisch sein.

Für ein Vertriebsmeeting könnte beispielsweise das Ziel lauten, dass den Teilnehmern die Agenda für das kommende Jahr vorgestellt wird und sie Motivation erhalten, die Ziele zu erreichen.

Fragen Sie sich deshalb: Was möchten Sie bei den Teilnehmern auslösen? Vielleicht sind Sie es aber auch gar nicht selbst, der das Ziel vorgibt. Dann sollten Sie bei der verantwortlichen Stelle genau nachfragen, wie die Zielsetzung aussieht.

Das Ziel der Veranstaltung sollte für das gesamte Projektteam klar und transparent sein. Sonst laufen Sie Gefahr, in der Eventplanung nicht an einem Strang zu ziehen. Klären Sie im Kickoff-Meeting mit allen Projektbeteiligten die genauen Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Eventmanagement.

Das Veranstaltungsziel sollten Sie nicht nur zu Beginn festlegen. Führen Sie es sich in jeder Planungsphase vor Augen. So prüfen Sie immer wieder, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

Definieren Sie die Zielgruppe für Ihre Veranstaltung. Wissen Sie, wer Ihre Gäste sind, was sie bewegt und was sie fühlen? Falls nicht, beschäftigen Sie sich damit und stellen Sie sich die Frage, wer ihre Veranstaltung besuchen wird beziehungsweise wen Sie mit dem Event ansprechen wollen.

Die folgenden Punkte können Ihnen dabei helfen:

Aus diesen Merkmalen lassen sich unzählige wichtige Informationen für das Eventmanagement Ihrer Firmenfeier oder Ihres Meetings ableiten.

Ein paar Beispiele:

• Sollen Mütter oder Väter zu Ihrem Event kommen? Dann bietet es sich an, das Event nicht auf ein Wochenende zu legen, an dem Familien Zeit miteinander verbringen.
• Gehören Ihre Teilnehmer einer bestimmten Kultur an? Achten Sie bei Catering und Rahmenprogramm darauf, ob hier Besonderheiten oder Fettnäpfchen lauern.
• Handelt es sich um eine bestimmte Berufsgruppe? Richten Sie das Rahmenprogramm nach Vorlieben dieser Berufsgruppe aus.

Versetzen Sie sich in Ihre Gäste hinein: Was ist ihnen eine Freude? Was erwarten sie von der Veranstaltung? Mit diesem Wissen werden Sie Ihre Teilnehmer nachhaltig begeistern.

Die Wahl des Termins stellt in der operativen Eventplanung neben der Auswahl der Location eine der größten Hürden dar. Achten Sie bei der Wahl des Zeitpunktes und der Dauer aber nicht nur auf die Bedürfnisse und Verfügbarkeiten Ihrer Gäste: Recherchieren Sie regionale oder nationale Großveranstaltungen, die für belegte Hotels und überfüllte Transportmittel sorgen. Achten Sie außerdem auf Feiertage oder Ferienzeiten.

Um bei der Eventplanung nicht in Zeitverzug zu geraten und bei der Terminorganisation immer obenauf zu sein, sollten Sie sich Gedanken dazu machen, wann Sie welche Aufgaben abgeschlossen haben sollten. Hierzu können Sie einen Projektplan erstellen, zum Beispiel mithilfe einer Projektmanagement-Software. In dem Plan legen Sie unter anderem fest:

• wann die Location feststehen muss
• bis wann das Catering gebucht sein sollte
• wann Sie mit dem Marketing beginnen
• wann die Einladungen verschickt werden

Anhand dieser Meilensteine (sogenannter Milestones) können Sie Ihre regelmäßigen Teambesprechungen festlegen, in denen die nächsten Schritte und Aufgaben des Eventmanagements abgestimmt werden.

Der Erfolg der Veranstaltung hängt stark von der Auswahl des Veranstaltungsortes ab. Sie sollten sich deshalb folgende Fragen zur Location stellen:

• Wie gut ist sie erreichbar?
• Für wie viele Personen ist sie geeignet?
• Können Abstände und Hygienekonzepte problemlos eingehalten werden?
• Ist sie barrierefrei?
• Welches Image hat die Location?
• Müssen die Gäste lange Wege innerhalb der Location zurücklegen?
• Welche Bestuhlungsvarianten sind vor Ort geeignet?

Wenn Sie sich für eine Location entschieden haben, sollten Sie sich außerdem Gedanken über eine geeignete Beschilderung machen, damit die Besucher alle wichtigen Räumlichkeiten und die Ausgänge schnell finden – hier spielt auch die Sicherheit eine wichtige Rolle.

Veranstaltungen sind heute ein beliebtes Marketinginstrument. Wer aus der Masse herausragen will, muss sich etwas Besonderes einfallen lassen. Bestimmte Eventmanagement Methoden, wie Meeting Design, Agilität und Nachhaltigkeit liegen im Trend.

Gäste bei Laune halten

Um auch Ihr Event zu einem besonderen Ereignis zu machen, sollten Sie Emotionen bei den Gästen wecken. Das gelingt Ihnen mit diesen 4 Punkten:

1. Achten Sie auf ein gutes Storytelling! Bauen Sie einen Spannungsbogen auf – mit einer mitreißenden Begrüßung am Anfang, guten Rednern in der Mitte, die die Spannung langsam steigern, und einem Knaller am Ende. Das kann zum Beispiel eine Award-Verleihung, ein Überraschungsgast oder ein besonderes Abschlussereignis wie ein Feuerwerk oder ein exklusives Dinner sein.
2. Überlegen Sie sich angenehme Überraschungen während der Veranstaltung.
3. Achten Sie darauf, dass Ihr Team im Hintergrund gute Laune versprüht. Das überträgt sich auf die Gäste.
4. Schaffen Sie eine Möglichkeit zum individuellen Austausch, zum Beispiel indem Sie soziale Netzwerke einbeziehen. Dort können die Gäste eigene Eindrücke teilen und das Event diskutieren.

Schwung in die Veranstaltung bringen

Interaktive Formate werden immer beliebter – zurecht! Denn so wird jeder Teilnehmer einbezogen. Hier sind einige Beispiele für Formate beziehungsweise Motivationsspiele, die die Teilnehmer zum Austausch anregen:

• Das Barcamp ist ein Format, bei dem es keine Tagesordnung gibt, auch keine festgelegten Vorträge oder eine Agenda. In der Regel stehen vorab das Thema des Events und die Pausen fest, alles andere wird von den Teilnehmern selbst bestimmt. Damit trägt nicht nur jeder Teilnehmer mit Ideen, Inhalten und Teamwork zum Erfolg des Events bei, sondern partizipiert auch vom versammelten Wissen.
• Beim World Café wiederum diskutieren Gruppen (rund fünf bis acht Personen) innerhalb einer festgelegten Zeit über ein Thema, während sie gemeinsam an einem Tisch sitzen. Es soll bewusst eine Café-Atmosphäre aufkommen. Die Gruppen halten ihre Gedanken oder Skizzen auf Flipchart-Papier oder Papiertischdecken fest. Nach Ablauf der Zeit mischen sich die Gruppen neu – somit diskutieren die Gäste immer wieder dasselbe Thema mit unterschiedlichen Gesprächsteilnehmern. Zum Schluss werden an jedem Tisch die Ergebnisse ausgewertet.
• Das Format Fish Bowl wiederum wird gern für Diskussionen in größeren Gruppen genutzt. Es heißt so, weil Stühle im Kreis stehen. Von denjenigen, die im Stuhlkreis sitzen, wird ein bestimmtes Thema diskutiert, der Rest der Teilnehmer sitzt drumherum. Wer von außen in den inneren Kreis wechseln will, um mitzudiskutieren, kann das machen. Hierfür gibt ein Teilnehmer des inneren Kreises seinen Platz frei.
• Speed Geeking wiederum ist ein wenig wie Speed Daten, allerdings nicht mit zwei Personen, sondern mit kleineren Gruppen. Jede Gruppe hat vier oder fünf Minuten Zeit für Kurzvorträge, eine Minute für Verständnisfragen.

Bei der Organisation einer Veranstaltung – sei sie auch noch so klein – greifen Sie mit höchster Wahrscheinlichkeit auf externe Dienstleister zurück. Das kann ein Cateringdienstleister sein, ein Künstler oder Referent, eine Personalagentur oder eine Spedition.

Eine gute Inspirationsquelle sind Branchenmessen: Hier präsentieren sich Anbieter, Hersteller und Dienstleister mit ihren neuesten Angeboten. Sie erfahren die aktuellsten Event Trends und können Kontakte knüpfen.

Wenn das Eventmanagement zu Ihren regelmäßigen Aufgaben gehört, lohnt sich beispielsweise der Besuch auf einer der folgenden Messen:

Schauen Sie sich vorab die Ausstellerliste an und vereinbaren Sie Termine mit den Anbietern, die für Ihre Planung relevant sind. Zusätzlich sollten Sie Zeit einplanen, die Sie mit dem Schlendern durch die Hallen verbringen. Holen Sie sich hier Inspiration für neue Ideen.

Die Gesamtkosten einer Veranstaltung setzen sich aus verschiedensten Kostenarten zusammen. Damit Sie nicht einzelne Kostenarten übersehen oder vergessen, lohnt es sich, eine detaillierte Aufstellung zu machen.

Folgende Checkliste hilft Ihnen dabei:

Auf welche Art und Weise Sie Eventmarketing für Ihre Veranstaltung betreiben, hängt in erster Linie von Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe ab. Wählen Sie einen auf diese Gruppe abgestimmten Marketingmix aus.

Beziehen Sie dabei unbedingt auch Social-Media-Plattformen mit ein. Diese Plattformen bieten tolle Möglichkeiten und das Event kann schnell von den Social-Media-Nutzern mit anderen geteilt werden. Dadurch erreichen Sie besonders viele Menschen.

Nach dem Event ist vor dem Event. Diese Aufgaben müssen jetzt noch erledigt werden:

• Location kontrollieren und ordnungsgemäß übergeben: Eventuell ist hinterbliebener Schaden zu dokumentieren.

• Danksagungen: Sprechen Sie im Anschluss einen Dank an das Team und Lieferanten vor Ort aus. Der Dank an Sponsoren sollte ebenfalls unmittelbar nach dem Event erfolgen.
• Feedback geben:  Das Team benötigt von Ihnen als Eventmanager ein qualifiziertes Feedback. Referenten und andere an der Organisation Beteiligte möchten ebenfalls zeitnah eine Rückmeldung erhalten, wie ihre Dienstleistung oder ihr Vortrag ankam.
• Feedback einholen: Fragen Sie Ihre Teilnehmer unbedingt nach Feedback und verlassen Sie sich nicht auf Ihren eigenen Eindruck. Das können Sie beispielsweise in Form eines Feedbackbogens oder einer Umfrage per Mail tun. Der Hinweis auf das Feedback an die Teilnehmer des Events lässt sich ideal verbinden mit einem Hinweis auf Ihre nächste Veranstaltung!
• Unterlagen verschicken: Im Anschluss versenden Sie angekündigte Unterlagen wie Handouts oder PowerPoint-Slides und aktualisieren Ihr CRM. 
• Veranstaltung auswerten: War das Event ein Erfolg? Schauen Sie sich das Feedback der Teilnehmer genau an und bewerten Sie die Veranstaltung. Was können Sie nächstes Mal noch besser machen?
• Danksagungen schreiben: Eine freundliche und ernst gemeinte Danksagung ist immer auch ein Zeichen der Wertschätzung – und damit auch wichtig für eine gut funktionierende (geschäftliche) Beziehung. Ihr Dankschreiben könnte zum Beispiel so aussehen:

Wenn Sie häufiger Events organisieren, sollten Sie auch bei den Event-Trends immer up-to-date bleiben. Und ein Trend zeichnet sich seit den vergangenen Jahren immer deutlicher ab: Der Fokus auf Nachhaltigkeit. Für Teilnehmerinnen und Teilnehmer spielt dieses Thema eine immer größer werdende Rolle. Der schonende Umgang mit Ressourcen werden Qualitätsmerkmal und Auswahlkriterium. Dabei kann die umweltfreundliche Beschaffung und auch eine entsprechend ausgerichtete Organisation sogar kostensparend wirken.

So führen zum Beispiel der Einsatz energiesparender Geräte zu geringeren Energiekosten. Folgende Handlungsfelder sind für Eventmanager bei der nachhaltigen Planung von Bedeutung:

• Mobilität
• Eventlocation
• Energie und Klima der Destination
• Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen
• Catering
• Abfallmanagement
• Umgang mit Wasser vor Ort
• Gastgeschenke
• Kommunikation
• soziale Aspekte

(Quelle: Bundesumweltministerium "Leitfaden nachhaltige Organisation von Veranstaltungen")