Unternehmen werden immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Private Treffen, Konferenzen und Workshops müssen organisiert werden, häufig unter speziellen Voraussetzungen. Verschiedenste Videokonferenz-Anbieter haben deswegen Lösungen für Meetings geschaffen, mit denen die Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice mit Kollegen in Kontakt treten können.
Doch wie sieht es eigentlich mit Workshops, Betriebsfeiern und Vorträgen aus? Große Veranstaltungen spielen sowohl eine wichtige Rolle für Teambuilding und Weiterbildung als auch für die Kundenakquise. Hierbei kommen Digitale Events ins Spiel. Die erlebnisorientierten Ereignisse finden virtuell statt – und bieten dabei zahlreiche Chancen für die Zukunft.
6 Tipps für Ihr digitales Event
Damit auch Sie ein erfolgreiches und interaktives Digitales Event auf die Beine stellen, ist eine eigene Agenda und durchdachte Konzeption erforderlich. Dabei geht es nicht darum, ein bestehendes Live-Event in eine digitale Veranstaltung umzubauen. Es ist eine spezielle Dramaturgie und Kommunikation nötig, damit die Teams auch virtuell einen Nutzen aus dem Event ziehen können. Die Digitalisierung bringt eine Vielzahl neuer Möglichkeiten mit sich, aus denen Sie bei der Durchführung eines Digitalen Events schöpfen können!
| 1. Teilnehmer einladen | Damit sich die ganze Planung und Arbeit auszahlt, ist es wichtig, dass möglichst viele Menschen an dem digitalen Event teilnehmen – egal, um welches Format es sich hierbei handelt. Marketing, Werbung und Terminorganisation sind hierbei der Schlüssel zum Erfolg. Ob per E-Mail, LinkedIn oder auf einer anderen digitalen Plattform: Entscheidend ist, dass Sie viele und die richtigen Leute einladen. Im Zuge dessen haben Sie die Möglichkeit, den Teilnehmern alle wichtigen Details zu der digitalen Veranstaltung, dem Ablauf, der Location sowie relevante Informationen zu den Rednern zu nennen. Denken Sie hierbei auch an eine Registrierungsmöglichkeit. |
| 2. Funktionierende Technik | Damit das Digitale Event auch bei den Teilnehmern gut ankommt, ist eine funktionierende Technik essenziell. Nur durch die richtigen Veranstaltungstools lassen sich die Inhalte auch gut vermitteln. Dabei benötigen die Referenten neben einer exzellenten Internetverbindung auch eine hervorragende Bild- und Tonqualität. Daher sind eine bildstarke Kamera und ein Mikrofon oder USB-Headset unerlässlich. Wenn Sie das nötige Budget aufbringen möchten, können Sie auch einen Dienstleister aus der Branche engagieren, wie zum Beispiel eine Digitalagentur. Das professionelle Team unterstützt Sie bei der Konzeption und Umsetzung des Events. |
| 3. Teilnehmern einen Mehrwert bieten | Der genaue Mehrwert, den die Teilnehmer aus einer Veranstaltung ziehen sollen, richtet sich nach dem Format des Events. Generell geht es aber darum, dass diese nicht nur gelangweilt vor ihrem Monitor sitzen, weil sich die Referenten in Monologen verlieren. Dies kann schnell dazu führen, dass sich die Teilnehmer ausklinken – virtuell noch viel einfacher als im Reallife. Dabei sind die Interaktionsmöglichkeiten durchaus vielfältig: Chats, Whiteboards, Umfragen, Motivationsspiele. Beziehen die Referenten alle Teilnehmer mit ein, fördert der gemeinsame Austausch das Zusammengehörigkeitsgefühl – selbst über weite Distanzen hinweg. Demnach sind digitale Events nicht nur die geeignete Lösung bei Kontaktbeschränkungen und Homeoffice, sondern auch ein Vorteil der Digitalisierung, um Mitarbeiter miteinzubeziehen, die beispielsweise auf anderen Kontinenten leben und bei Veranstaltungen dieser Art nie live dabei sein konnten. |
| 4. Inhalte richtig präsentieren | Ebenso wichtig wie die passenden Tools zur interaktiven Einbindung der Gäste ist die Kommunikation. Dabei sollte nicht nur der Content, also der Inhalt, auf die Zielgruppe zugeschnitten sein, sondern auch vom Referenten richtig vermittelt werden. Ein digitales Event ähnelt hierbei mehr einer TV-Live-Show – es kommt aufs Entertainment an, damit die Veranstaltung zu einem echten Erlebnis wird. |
| 5. Die richtige Nachbearbeitung | Nach der Veranstaltung ist es wichtig, die Teilnehmer um Feedback zu bitten. Das kann natürlich bereits ein Teil des Events sein. Alternativ können Sie auch eine E-Mail verfassen, in der Sie nach dem Rahmenprogramm die Besucher der Veranstaltung bitten, eine Rückmeldung zu geben. Nur durch eine Evaluation können Sie Schwächen in der Veranstaltung erkennen und es bei zukünftigen Events besser machen. Sie können die Teilnehmer auch nach Themenvorschlägen fragen oder eine Umfrage senden, welchen Event-Trend sie sich im Unternehmen vorstellen können. |
| 6. Hybrid-Events | Digitale Meetings und Events etablieren sich immer mehr in die Unternehmensstruktur, sodass sich langfristig sogenannte Hybrid-Events daraus entwickeln werden. Das bedeutet, dass es sowohl Teilnehmer geben wird, die vor Ort dabei sein werden, als auch Mitarbeiter, die sich online dazuschalten. Diese Hybrid-Events ermöglichen es, dass alle Mitarbeiter live zusammenkommen können, auch wenn sie auf unterschiedlichen Kontinenten leben. Es wird allerdings schwierig sein, beide Formate immer gleichzeitig ablaufen zu lassen, da dies mit einem hohen Aufwand und Kosten verbunden ist. |
Was ist ein Digitales Event?
Bei einem Digitalen Event handelt es sich um eine interaktive Veranstaltung, die im digitalen Raum stattfindet – die Teilnehmer treffen sich also virtuell. Ein Digitales Event ist aber nicht das Gleiche wie ein Digitales Meeting. Hierbei tauschen sich die Mitarbeiter über Plattformen wie Skype oder Microsoft Teams in einer kleinen Runde aus. Für die tägliche und regelmäßige Kommunikation im Unternehmen ideal – allerdings nicht das Richtige für ein Digitales Event.
Bei einer virtuellen Veranstaltung geht es stattdessen um ein besonderes Ereignis. Beim digitalen Event werden die Gesprächsrunden samt Bühne per Livestream übertragen und die Teilnehmer können ganz bequem von zu Hause, dem Arbeitsplatz aber auch von unterwegs aus mitmachen.
Welche Veranstaltungsformate sind mit einem Digitalen Event möglich?
Wie ein Event organisiert und gestaltet wird, hängt davon ab, was das Veranstaltungsziel ist und wie hoch das Budget und die Teilnehmeranzahl sind. Hierbei ist es von Nutzen, wenn Sie schon Erfahrung in der Eventbranche oder dem Eventmanagement haben, da Ihnen die Planung und Konzeption leichter fallen wird.
Während sich Onlinemeetings und Verkaufsgespräche ganz einfach durch Videopräsentationen in den virtuellen Raum verlegen lassen, ist die Planung für größere Events meist umfangreicher. Dabei gibt es zahlreiche Veranstaltungen, die sich als Digitales Event virtuell umsetzen lassen, wie zum Beispiel:
- Haupt-, Vertreter- oder Mitgliederversammlungen
- Vorträge oder Podiumsdiskussionen
- digitale Alternativen für analoge Seminare (Webinare)
- Online-Messen & virtuelle Konferenzen
Seit Beginn der Kontaktbeschränkungen stieg vor allem das Interesse an Webinaren. Diese bestehen in der Regel aus einem oder mehreren Vorträgen und beinhalten zusätzlich verschiedene Live-Interaktionen wie Feedbackrunden oder Umfragen. So haben die Mitarbeiter weiterhin die Möglichkeit, sich weiterzubilden und zu verschiedenen Themen auszutauschen. Je nach verwendetem Tool kann das Webinar sogar aufgezeichnet werden, damit sich zum Beispiel auch Personen das Seminar ansehen können, die nicht live dabei sein konnten.
Das Gute an den genannten Veranstaltungen: Sie lassen sich oftmals sehr unkompliziert digital abbilden. Voraussetzung hierfür ist natürlich nicht nur das passende Equipment, sondern auch Redner oder eine Gesprächsrunde, die die übrigen Teilnehmer wirklich unterhalten können.
Sie sehen: Sekretariat und Assistenz haben mit der Planung von Digitalen Events eine große Verantwortung – und werden dabei mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Doch was macht ein gutes digitales Event aus?
Vor- und Nachteile von digitalen Events im Überblick
Ein Digitales Event ist ein echtes Erlebnis – wenn die Durchführung klappt und das Publikum mit dem Content und der Umsetzung zufrieden ist. Generell hat die virtuelle Veranstaltung aber verschiedene Vor- und Nachteile, die Sie bei der Planung bedenken sollten. Fragen Sie sich, ob ein Digitales Event zu dem Unternehmen passt, für das Sie arbeiten und halten Sie, wenn nötig, Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten.
| Vorteile | Nachteile |
| Hohe Reichweite und unbegrenzte Kapazität | Hohe Technikvoraussetzung, Störanfälligkeit |
| Neues Format weckt Interesse, Kreativität | Schwieriges Networking |
| Geringe Hemmschwelle zum Mitmachen | Kein persönlicher Kontakt, weniger Emotionen und Gemeinschaftsgefühl |
| Vernetzen aller Mitarbeiter | Aufmerksamkeit geht schneller verloren |
| Weniger Kosten/Ausfallzeiten durch An- und Abreise der Gäste | "Showtalent" der Redner ist essenziell |
| Bessere Evaluationsmöglichkeiten | Weniger Spontanität |
Es gibt verschiedene Methoden für das Eventmanagement, welche Sie nutzen können, um bei der Planung der Veranstaltung immer den Überblick zu behalten. Diese können Sie sowohl für die Präsenzveranstaltungen als auch die digitalen Events und Hybrid-Events nutzen.
Tipp: Stellen Sie sich ein Team aus verschiedenen Mitarbeitern zusammen, die Ihnen bei gewissen Themen unter die Arme greifen können.
