Location für Firmenevents buchen: Die wichtigsten Schritte

Nach der Konzeption ist im Rahmen des Eventmanagements die nächste wichtige Aufgabe die Auswahl der richtigen Location. Sie orientiert sich immer am Ziel der Veranstaltung und natürlich am zur Verfügung stehenden Budget. Neben diesen Fakten braucht es dabei auch ein bisschen Bauchgefühl, ein gutes Gespür dafür, welcher Rahmen eine gelungene Durchführung zielgerichtet unterstützt.

Die folgenden Hinweise dienen als Leitfaden für Sekretärinnen, Assistenten oder Office-Professionals, um in einer Fülle von möglichen Eventlocations das Passende zu finden.

Für kleinere Meetings und Team-Besprechungen reichen gewöhnlich die Büroräume eines Unternehmens aus. Sie sind schnell und einfach zu arrangieren, kostengünstig und in der Regel ist alle erforderliche Ausstattung vorhanden. Hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte, können Sie auch mal eigene Räume außerhalb nutzen. Denkbar ist das, wenn ein Standort z. B. neue Maschinen oder Lagersysteme angeschafft hat oder sich dort Arbeits- und Herstellungsprozesse live und direkter erfahrbar machen lassen.

Sorgen Sie, wenn Sie es nicht selbst sind, für Ansprechpartner vor Ort, die Ihnen bei Planung und Organisation helfen und die Gegebenheiten kennen. Kommen dann auch Teilnehmer aus unterschiedlichen Standorten zusammen, müssen Sie sich zudem um Reisedauer oder -kosten kümmern.

Geht es um schwierige oder geheime Themen, braucht es Raum für mehr Kreativität oder sollen konkrete Impulse, z. B. für das Marketing, gesetzt werden, bietet es sich an, die Veranstaltung in der Nähe des Unternehmens aber extern abzuhalten. Bei immer noch überschaubarer Teilnehmerzahl eignen sich Tagungsräume in Hotels oder auch Restaurants. Die Auswahlmöglichkeiten werden hier maßgeblich von der Höhe des Budgets bestimmt. Sie sollten als Organisator die Räumlichkeiten entweder bereits kennen oder vorher besichtigen, um z. B. die richtige Raumgröße auswählen zu können.

Größere Veranstaltungen, wie z. B. ein Sales-Meeting oder Verkaufstagungen, sind vielleicht über mehrere Tage angelegt und sollen repräsentativer ausfallen. Sie richten sich oft an große Abteilungen, Kunden und Lieferanten oder dienen den Mitarbeitern als Incentive. Eine gute Möglichkeit als Eventlocation wäre ein Hotel-Resort an einem Urlaubsort, das auch noch Annehmlichkeiten wie Wellness, Golf oder Sportmöglichkeiten bietet.

Ab einer solchen Dimension kann es hilfreich sein, sich von einer erfahrenen Eventagentur unterstützen zu lassen. Eine solche Agentur hilft nicht nur bei der Auswahl der Location. Eventmanager unterstützen auch bei Planung, Konzeption und Durchführung komplexer Events.

Für eine klassisch stilvolle Firmen-Weihnachtsfeier eignet sich gut der Ballsaal eines renommierten Hotels. Üblicherweise wird dabei vom Hotel schon das Personal für die Bewirtung oder das Catering geleistet. Ausstattungen wie Bühne inkl. Technik und Dekorationen allgemeiner Art sind häufig auch vorhanden und als Gesamtkonzeption buchbar.

Verschaffen Sie sich vor Ort einen Überblick über die Bedingungen. Dies gilt genauso für formelle Eventformate gleich welcher Art, die erfahrungsgemäß gut in Sälen und Tagungsräumen von Hotels aufgehoben sind. Für Vortrags-Redner oder Präsentationen ist hier meist die komplette Technik vorhanden und es gibt Übernachtungsmöglichkeiten für angereiste Teilnehmer und Gäste. Meist steht Ihnen auch hier ein erfahrener Hotel- oder Eventmanager unterstützend zur Seite.

Soll es eher zwanglos und entspannt zugehen oder vielleicht ein Konzert gegeben werden, bieten sich auch Events im Freien an. Ein Park, das Strandbad oder ein Amphitheater, selbst der unternehmenseigene Innenhof, Parkplatz etc. lässt sich hervorragend nutzen und umgestalten, um Grillpartys, Picknicks oder Familienfeste auszurichten. Solch ein Event ist nicht nur wetterabhängig und sollte daher eher in den Sommermonaten durchgeführt werden, es ist zudem auch recht detailreich und komplex zu organisieren.

Das Gros nicht nur der Organisation sondern auch der Durchführung liegt in Ihren Händen. Daher ist je nach Umfang hier die Unterstützung durch eine professionelle Eventagentur erforderlich, die sich vom Caterer bis zum Rahmenprogramm, Technik und Equipment um alles kümmert. So können Sie vom Büro aus in Ruhe die Fäden ziehen.

Auch so manche Team-Building-Maßnahme kann mit Outdoor-Aktivitäten gestaltet werden. Den schier unerschöpflichen Möglichkeiten setzt nur Ihre Kreativität Grenzen. Die Ideen, wie Sie verbindende Erlebnisse schaffen, reichen vom Ausflug in den Hochseilgarten über ein Kochevent bis hin zum Fahrsicherheitstraining auf der Rennstrecke für den Außendienst.

Viel Platz für Meetings und ebenso reichlich Raum für Ausstellungen wie z. B. die eigene Hausmesse bieten Konferenzzentren. Sie sind auf große Gruppen oder zahlreiche Besucher spezialisiert, befinden sich meist in der Nähe von Flughäfen oder zentral in den Innenstädten und sind damit gut erreichbar. Nachteil ist, dass für Übernachtungs-Gäste ein Hotel in der Gegend gefunden werden muss. Messen und Kongresszentren hingegen verfügen über Übernachtungsmöglichkeiten und sind speziell für Meetings und Events mit topmoderner Einrichtung und Technik ausgestattet.

Je nach Ziel und Budget ihres Events können Sie auch über ganz ungewöhnliche Locations nachdenken. Beachten Sie aber, dass Orte wie Museen, Schlösser, Sportstätten oder Theater nicht zwangsläufig über passende Räume oder Materialien für ein Meeting oder eine Versammlung verfügen und entsprechend aufwändig zu organisieren sind. Nichts desto trotz können sie besonderen Anlässen einen unvergesslichen Glanz verleihen.

Für alle Veranstaltungsorte gilt, besuchen Sie sie vor der Buchung. Verschaffen Sie sich vor Ort einen weitreichenden Überblick, um auch wirklich beurteilen zu können, ob diese Location dem Ziel und dem Budget Ihres Events entspricht.

Für Ihre ersten, groben Recherchen vom Büro aus dient Ihnen in erster Linie natürlich das Internet. Denken Sie aber auch an mögliche Erfahrungen von Kollegen, die ein vergleichbares Event vielleicht schon in den letzten Jahren durchgeführt haben. Bei anspruchsvolleren und insbesondere großen Events lassen Sie sich zumindest einmal vorab von einer Eventagentur über deren Möglichkeiten und Management beraten.

Bedenken Sie, dass es je nach Anspruch und Größe Ihrer Veranstaltung unterschiedlich lange Vorlauf- und Buchungszeiten gibt. Für eine Messe braucht es beispielsweise ca. 12-18 Monate. Fangen Sie also frühzeitig mit der Planung an.

Finden Sie eine Auswahl in Frage kommender Veranstaltungsorte und dann klären Sie am besten zunächst in einem telefonischen Vorabgespräch die Eckdaten Ihrer Ansprüche und Bedürfnisse. So bereiten Sie Ihre konkrete schriftliche Anfrage sinnvoll vor, können ggf. schon selektieren, was wider Erwarten gar nicht passt, ob überhaupt Kapazitäten bestehen oder wie die Optionszeiträume aussehen.

Erst wenn in dieser Vorabsondierung alles aus Ihrer Sicht gut aussieht, formulieren Sie schriftlich Ihre Anfrage und integrieren dort auch bereits wichtige Informationen über Ihre Veranstaltung, die der Location-Inhaber benötigt.

Damit Sie verschiedene Angebote später besser vergleichen können, bitten Sie um detaillierte Aufstellungen aller Kosten und Eckpunkte immer in schriftlicher Form. Berücksichtigen Sie bei Bedarf auch Übernachtungsmöglichkeiten und -kosten und achten Sie auf den Ausweis der Steuern bei den Preisen. Sie müssen immer genau wissen, ob es sich bei den vorliegenden Angeboten um Brutto- oder Netto-Preise handelt.

Es mag Fotos, ausführliche Beschreibungen oder sogar virtuelle Rundgänge zu Ihrer favorisierten Location geben. Nichts davon kann einen persönlichen Besuch vor Ort ersetzen. Denn genau hier kommt es, neben den rationalen Fakten, auch entscheidend auf Ihr Bauchgefühl an, darauf, dass nur Sie die Ziele und Anforderungen Ihres Events kennen und beurteilen können, ob die besuchte Location dafür angemessen ist und Ihr geplantes Vorhaben sich dort umsetzen lässt.

Zur Vorbereitung auf den Besuch einer Location machen Sie sich nochmals ganz klar, welches Ziel Ihre Veranstaltung verfolgt und wie sich der Ablauf gestalten soll. Fixieren Sie bevorzugte Termine und Uhrzeiten und schätzen Sie die erwartete Personenzahl sowie Erwartungen bzw. besondere Anforderungen Ihrer Teilnehmer und Gäste realistisch ein.

Verschaffen Sie sich vor Ort einen Überblick über die Größe der benötigten Räumlichkeiten, deren Lage und Zugangsmöglichkeiten. Es ist nicht nur wichtig, wo die Toiletten sind oder wie es zur Küche geht, sondern z. B. auch, ob es Lagerbereiche für mitgebrachtes Material, Dekorationen etc. gibt, oder wo es insbesondere bei Messen einen Lasten- oder Personenaufzug gibt. Bestehen Vorschriften für Auf- und Abbau?

Darüber hinaus ist auch interessant, ob und welche Feierlichkeiten gleichzeitig in der Location stattfinden, die ggf. Ihre Abläufe stören oder einfach unpassend von Ihren Zielen ablenken – wie z. B. eine kunterbunte Hochzeitsfeier neben einer Tagung, bei der sich die Teilnehmer konzentriert auf die Beiträge der Redner fokussieren sollten.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über sämtliche Dienstleistungen, die von der Einrichtung erbracht werden und wie diese konkret aussehen, wie viele Angestellte zur Verfügung stehen oder welche Lieferanten z. B. für das Catering eingesetzt werden.

Dem Catering sollte Ihrerseits eine besondere Aufmerksamkeit gelten. Auch die Bewirtung ist ein entscheidender Faktor. Während Sie in Hotels, Restaurants, Kongress- oder Konferenzzentren meist auf vorhandene Gastronomie zurückgreifen können, wird es in ausgefalleneren Locations wie Kunstgalerien, Parks oder vielleicht auf einer Jacht eine deutlich größere Herausforderung sein, das Catering zu gewährleisten.

Relevant sind auch die Parkmöglichkeiten vor Ort und fragen Sie ggf. nach barrierefreien Zugängen für den Transport oder nach evtl. geplanten Renovierungsarbeiten und deren Abschlusszeitpunkt.

Versuchen Sie nicht, sich alles nur zu merken oder aufzuschreiben. Machen Sie Fotos oder Videos von Ihrer besuchten Location. Damit helfen Sie Ihrem Gedächtnis beim späteren Vergleich im Büro entscheidend auf die Sprünge. Ebenfalls hilfreich wären Auskünfte über die Erfahrungen von anderen Eventveranstaltern mit dieser Location.

Wenn es aber nun doch, z. B. aus Budgetgründen, absolut nicht möglich ist, eine Location zu besuchen, dann führen Sie zumindest ausführliche und wenn nötig auch mehrere Telefonate mit den Ansprechpartnern vor Ort und klären Sie alle relevanten Eckpunkte bis ins Detail hinein ab.

Ebenfalls wichtige Detailarbeit kommt auf Sie zu, wenn Sie sich einen lückenlosen Überblick über sämtliche Kosten, Zahlungsbedingungen, Stornomöglichkeiten oder Kautionen und Versicherungen verschaffen. Erkundigen Sie sich auch nach Beschränkungen bei Uhrzeiten, Dekorationen oder der Gestaltung Ihres Rahmenprogrammes.

Unter Umständen ist es dabei die Aufgabe der Assistentinnen und Assistenten sich darum kümmern, den passenden Veranstaltungsort zu finden und zu buchen. Und ebenso häufig kommt es vor, dass Sie einen Besichtigungstermin absagen müssen. In welcher Form das geschehen sollte, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Wenn Sie den Termin relativ kurzfristig absagen müssen, kann es sinnvoll sein, dies telefonisch zu machen. So kann sich der Vermieter darauf einstellen, dass Sie nicht erscheinen werden. Am besten, Sie schicken trotzdem noch einmal eine E-Mail hinterher, damit er oder sie die Absage noch einmal Schwarz auf Weiß hat.

Wenn Sie dagegen noch ein paar Tage Vorlauf haben, aber bereits wissen, dass Sie den Besichtigungstermin nicht wahrnehmen werden, können Sie diesen auch ausschließlich in schriftlicher Form absagen.

In geschäftlichen Zusammenhängen ist die Absage eines Besichtigungstermins in schriftlicher Form in der Regel die bessere Alternative. Wenn es sehr kurzfristig ist, tut es auch ein kurzes Telefonat. Allerdings sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie zusätzlich eine E-Mail schreiben, um einen schriftlichen Beweis für den Fall der Fälle zu haben.

Machen Sie sich mit den Gegebenheiten der Anreise zu Ihrem gewünschten Veranstaltungsort vertraut. Prüfen Sie, ob Ihre Gäste/Teilnehmer ihn problemlos erreichen können und auch, ob Parkmöglichkeiten vor Ort ausreichend zur Verfügung stehen. Ggf. fallen hier zusätzliche Kosten an. Prüfen Sie dies im Rahmen der Ihnen vorliegenden Angebote.

Es ist wichtig zu wissen, welche Entfernung die Teilnehmer erwartet und wie viel Fahrzeit nötig ist, um alles reibungslos organisieren zu können. Berücksichtigen Sie dabei auch Hauptverkehrszeiten oder sonstige Engpässe wie Baustellen auf der Strecke. Je nach Beginn der Veranstaltung sind vielleicht auch Anreisen am Vorabend sinnvoll.

Erfolgt die Anreise mit Bahn oder Flugzeug, sind ggf. Taxikosten bis zum Endziel einzurechnen oder ein Transport per Shuttle zu organisieren. Dies gilt z. B auch für Technik, Material und Auf-/Abbau-Personal, das zum Veranstaltungsort gebracht werden muss.

An repräsentativen Orten eine Auszeit vom Alltag schaffen, an die man sich auch noch nach Jahren gerne erinnert. In inspirierender Umgebung und mit ideenreich geplanten Meetings den Menschen im Arbeitsalltag eine Oase der Kreativität schaffen.

Die Location beschreibt nicht nur den Rahmen Ihrer Veranstaltung. Sie setzt auch wichtige Impulse und kann, neben den Inhalten, für ein nachhaltiges Erlebnis und bleibende Erinnerungen an ein gelungenes Event sorgen. Deswegen verwenden Sie viel Sorgfalt auf die Auswahl der passenden Location.

Planen Sie als Office-Professional frühzeitig und holen Sie sich je nach Anspruch professionelle Unterstützung bei Eventagenturen. Versuchen Sie sich nach Möglichkeit bei einem Besuch vorab einen ausreichend tiefen Eindruck zu verschaffen, damit Sie mit einem guten Gefühl für die Örtlichkeit, das Personal und die Abwicklung vor Ort an Ihr Eventmanagement gehen können.