Kaum ist das eine vorbei, steht schon das nächste an: Meetings sind eine der am meisten genutzten Kommunikationsformen in Unternehmen und gehören zur Tagesordnung von Führungs- und Office-Fachkräften. Trotzdem finden viele Mitarbeiter Besprechungen ineffizient, strukturlos und ohne nachhaltige Ergebnisse – das muss aber in keinem Fall so sein!
Im folgenden Artikel lesen Sie, wie Sie ein Meeting oder eine Besprechung organisieren und planen, die Termine koordinieren, Ergebnisse festhalten, und die richtige Reihenfolge bei einem Meeting wählen.
Mit diesen wichtigen Tipps und einer praktischen Checkliste für die Vorbereitung sowie die Durchführung eines Meetings wird Ihre nächste Besprechung oder Konferenz zum vollen Erfolg.
Das Meeting: Warum Besprechungen essenziell sind
Viele Mitarbeiter empfinden Meetings als lästiges Übel des Arbeitsalltags: Besprechungen rauben Zeit und werden häufig als nicht gewinnbringend wahrgenommen. Weitere (negative) Zahlen sprechen für sich: In den USA werden jeden Tag über 11 Millionen Meetings abgehalten. Jedes Dritte davon startet allerdings mit Verspätung. Dies ist ein echtes Problem, was die Beliebtheit von Besprechungen nicht gerade nach oben schnellen lässt.
Trotz allem sind Meetings für einen erfolgreichen Arbeitsalltag essenziell. Zwar werden viele Informationen mittlerweile per Textnachricht, E-Mail oder in Telefonaten vermittelt, dennoch können diese Alternativen wichtige Aspekte eines persönlichen Gesprächs nicht ersetzen. Vieles geht in der digitalen Kommunikation verloren. Direkte Reaktionen fallen meistens sogar ganz weg, ebenso menschliche Mimik und Gestik.
Die Face-to-Face-Kommunikation ist unmittelbarer, effizienter und meistens gewinnbringender. Ein Grund, weshalb Meetings so relevant für den Arbeitsalltag eines Unternehmens sind.
Wofür sind Besprechungen wichtig?
Meetings sind Arbeitstreffen, bei denen bestimmte Ziele erreicht werden sollen – in möglichst kurzer Zeit. Sie bieten einen Rahmen, um:
- sich auszutauschen,
- Inhalte beizusteuern
- und im Dialog Lösungen zu finden
Wunsch eines jeden Unternehmens ist es, dass die Mitarbeiter eng zusammenarbeiten. Das erfordert einen größeren Abstimmungsbedarf. Zudem ist ein schneller Wandel des Unternehmensumfelds ein Grund dafür, dass sich Fach- und Führungskräfte zusammensetzen müssen, um Veränderungen anzustoßen, Probleme zu lösen und Projekte voranzutreiben.
Meetings sind demnach fester Bestandteil eines Unternehmens und für dessen positive Entwicklung von Relevanz. Umso negativer werden Besprechungen wahrgenommen, die die Arbeitseffizienz nicht steigern, sondern ziel- und strukturlos verlaufen.
Welche Probleme treten bei Meetings auf?
Bei Meetings kann es aufgrund einer schlechten Vorbereitung oder Zeitdruck passieren, dass die Sitzung von den Anwesenden als überflüssig und ineffektiv empfunden wird. Dies resultiert des Öfteren auch daraus, dass die Struktur der Besprechung zu austauschbar ist. Die Sitzung wird als langweilig empfunden. Lange Vorträge und Präsentationen sowie unstrukturierte Diskussionen ziehen das Meeting außerdem unnötig in die Länge.
Des Weiteren können viele Meetings auch zu desorganisiert und zu locker angesetzt sein. Offene Diskussionen und Brainstormings lassen keinen klaren roten Faden erkennen. Die Besprechung verläuft ziellos im Sand. Die Teilnehmer haben den Eindruck, dass sie ihre Arbeitszeit unnötig verbracht haben. Am Ende müssen sie vielleicht sogar Überstunden machen, weil der Workload überhandnimmt. Manchmal haben Meetings auch den Beigeschmack eines „Kaffeeklatsches“. Besprechungen werden zu privaten Gesprächen umfunktioniert. Das eigentliche Ziel der Unterredung gerät dabei aus den Augen.
Ein weiterer Grund, weshalb Meetings häufig nicht als positiv wahrgenommen werden, ist der starr-hierarchische Charakter von Besprechungen. Oftmals haben Mitarbeiter gar nicht die Möglichkeit, sich kreativ an der Gestaltung eines Meetings zu beteiligen, das Unternehmen voranzubringen und eigene Gesprächspunkte anzubringen. Das führt zu einem Gefühl der Ausgeschlossenheit sowie zu Frustration unter den Beteiligten. Folglich verschlechtert sich auch das Arbeitsklima. Ein Aspekt, den es zu vermeiden gilt!
Regel für Termine bei Outlook anlegen
Wussten Sie, dass man Regeln für Zu- und Absagen von Meeting-Terminen bei Outlook einstellen kann?
Lesen Sie dazu den Artikel → Regel bei Outlook erstellen, dass Zusagen und Absagen verschoben werden
Digitale Meetings: Die grenzenlose Kommunikation
Ohne Frage: Die Digitalisierung wirkt sich auch auf die Office- und Besprechungskultur aus. Es bietet sich an, Gespräche auf mediale Geräte zu verlagern. Digitale Meetings haben den Vorteil, dass auch Mitarbeiter daran teilnehmen können, die im Ausland oder von zu Hause aus arbeiten.
Dies spart nicht nur Reisekosten und Zeit. Es ist auch der nachhaltigste Weg, eine gute Zusammenarbeit und schnelle Absprachen innerhalb des Unternehmens zu garantieren. Jede nicht angetretene Geschäftsreise verringert den weltweiten CO2-Ausstoß.
Virtuelle Meetings können aber nicht alle Unternehmensgespräche ersetzen. Es gilt daher, noch weitere Aspekte und Tipps zu beachten, um eine effiziente und zielbringende Besprechung zu organisieren.
Wussten Sie schon? Auch Digitale Events bieten die Möglichkeit, alle Mitarbeiter an einer Veranstaltung teilhaben zu lassen – insbesondere in Zeiten, in denen persönliche Treffen nicht möglich sind. Auch die Planung solcher Veranstaltungen obliegt meistens dem Sekretariat, die sich aber bei der Organisation des Events Unterstützung von einem Eventmanagement einholen können. Diese kümmern sich um die Erstellung eines Rahmenprogramms und die Locations. Die Planung von Meetings bleibt jedoch in der Regel ganz in den Händen des Sekretariats.
5 Hinweise für die richtige Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung auf ein Meeting ist schon die halbe Miete. Deshalb ist es wichtig, die Funktion der technischen Geräte im Meetingraum im Vorhinein zu überprüfen. So kommt es beim Vortrag zu keinen bösen Überraschungen. Zudem ist es ratsam, eine Sitzverteilung zu planen und sich zu vergewissern, dass alle Anwesenden den Sprecher bzw. den Hauptbildschirm uneingeschränkt und bequem sehen können.
Die nachfolgenden fünf Tipps sind für die Vorbereitung auf ein Meeting zusätzlich von Relevanz.
1. Die Agenda lesen – selbst wenn es keine gibt
Zu jedem Meeting sollte es eine Agenda geben. Inhaltlich kann diese von ein paar Stichpunkten bis hin zu einem Dossier samt einer Kurzbiografie jedes Teilnehmers reichen. Sie dient als roter Faden und informiert die Gesprächspartner bereits im Voraus über Zweck und Hintergründe des persönlichen oder virtuellen Treffens. So müssen diese Punkte nicht erst noch zu Beginn des Meetings geklärt werden, wodurch sich kostbare Zeit sparen lässt.
Eine kurze, oberflächliche Agenda ist daher besser als gar keine. Fragen Sie, falls es keine gibt, am besten beim Organisieren des Meetings nochmals nach dem Grund und den Diskussionspunkten der Besprechung. Schon einige wenige Bullet Points können hier aufschlussreich sein.
Fragen, die sich für die Vorbereitung Ihrer Besprechungs-Agenda anbieten
- Welche Ziele hat das Unternehmen?
- Was sind die wichtigsten Themen der Besprechung?
- Welches Vorgehen ist sinnvoll?
Diese Struktur verhindert, dass sich die Teilnehmer zu Beginn des Meetings direkt auf ein Thema stürzen und sich anschließend in diesem verlieren. Mit einer Agenda bzw. einem groben Themenplan gehen Sie sicher, dass alle wichtigen Punkte angesprochen werden.
2. Ist die Teilnahme überhaupt sinnvoll?
Die Agenda hilft auch dabei zu erkennen, aus welchem Grund man an einem Meeting teilnehmen soll bzw. ob und warum dies überhaupt sinnvoll ist.
Ein denkbares Szenario: So erhalten beispielsweise Mitglieder aus dem Sales-Team eine Einladung für ein Marketing-Meeting. Auf den ersten Blick scheint vielleicht unklar, warum diese Zusammenkunft anberaumt wurde oder warum Personen aus anderen Geschäftsbereichen eingeladen wurden. Die Agenda informiert jedoch darüber, dass das Marketing-Team eine Meinung der Sales-Abteilung zu Inhalten benötigt, die auf der Website veröffentlicht werden sollen.
Mit einem ausgeprägten Vorwissen können die Teilnehmer dann einen individuellen und nützlichen Beitrag zum Meeting beisteuern. Das verzögert diesen Schritt nicht um ein weiteres Treffen. Es gilt daher die Devise: Informieren Sie alle Teilnehmer vorab über ihre jeweilige Rolle. Nur so können sich die Gesprächspartner auch adäquat vorbereiten.
3. Die eigene Rolle im Meeting erkennen
Niemand ist ohne Grund in einem Meeting – oder sollte es sein. Dem Buch „Let's Stop Meeting Like This“ von Dick und Emily Axelrod zufolge fällt jeder Teilnehmer eines solchen Treffens in eine von drei Kategorien: Leiter, Mitwirkender oder Vermittler.
Der Leiter
Dieser hat die formale Autorität oder ist zumindest die Person, die das Meeting einberufen hat. Er hat die Verantwortung, dem Treffen einen Sinn zu geben. Als Vorbereitung kann sich der Leiter die Frage stellen: Welche Entscheidungen sollen als Ergebnis dieses Meetings getroffen werden?
Die Aufgabe des Besprechungsleiters ist es, einen roten Faden für das Meeting festzulegen. Zudem ist er die Person, die entscheidet, wer genau aus dem Unternehmen am Gespräch teilnehmen sollte und somit eingeladen werden muss.
Die Mitwirkenden
Generell gilt: An einem Meeting nimmt man nicht nur teil, um dabei gewesen zu sein. Jeder sollte fokussiert daran arbeiten, die vom Leiter gesetzten Entscheidungen zu treffen. Hierfür ist es wichtig, vorbereitet zu sein. Nur so kann man Ideen in die Diskussion einbringen und aktiv an der Besprechung teilnehmen.
Demnach sind die Mitwirkenden dazu da, benötigte Informationen darzulegen. So werden beispielsweise die Verkaufszahlen des vierten Quartals diskutiert. Ein Mitwirkender hat dabei die Aufgabe, die Verkaufszahlen seines Bereichs vorzulegen. Dies verhilft den Kollegen, einen besseren Überblick zu bekommen, da die Informationen direkt von der zuständigen Abteilung gegeben werden. Für Nachfragen sind sogar die Experten anwesend.
Die Vermittler
Die Vermittler haben die Aufgabe, der Gruppe dabei zu helfen, ihren Zweck zu erfüllen. Sie treiben die gesamte Diskussion voran und haben demnach eine untergeordnete Führungsposition innerhalb des Meetings. Zudem achten sie auf die Zeit oder erklären Fachfremden fachspezifische Begriffe und Problematiken. Ein Vermittler stellt außerdem sicher, dass jeder die Chance hat, zu Wort zu kommen, oder sorgt dafür, dass die Diskussion nicht entgleist.
4. Besprechung organisieren: Auf die richtige Vorbereitung pochen
Man hat die Agenda gelesen, weiß worum es geht und welche Rolle man im Meeting spielt. Nun ist es an der Zeit, sich inhaltliche Gedanken zu machen und dabei die wichtigsten Punkte festzuhalten. Dafür sollten keine seitenlangen Notizen angefertigt werden. Optimal ist ein Notizzettel mit einigen wenigen Stichpunkten, die dabei helfen, den roten Faden nicht zu verlieren.
Es ist wichtig, gut vorbereitet zu sein. Während des Meetings bleibt selten Zeit, sich erst dann Gedanken zu machen. Zwar entstehen viele Ideen und Lösungen in Zusammenarbeit mit der Gruppe. Doch muss auch dafür das Thema zuvor gut durchdacht worden sein. Sind Sie der Organisator eines Meetings, sollten Sie darauf pochen, dass sich alle Teilnehmer entsprechend vorbereiten.
5. Beiträge anschaulich präsentieren
Ebenso essenziell für eine gute Vorbereitung ist es, sämtliche relevanten Materialien zum Meeting mitzunehmen. Hierzu sollte man planen, inwiefern man diese an welchem Punkt des Meetings einfließen lassen möchte. Je mehr Teilnehmer, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass man nicht alles sagen kann, was man sagen möchte. Je prägnanter die einzelnen Beiträge zusammengefasst sind, desto mehr Zeit bleibt am Ende, um zusätzliche Details zu besprechen.
Wesentlich interaktiver und interessanter werden Meetings, wenn Inhalte nicht nur verbal vorgetragen, sondern mit griffigem Material unterlegt werden. Wenn die Teilnehmer visuelle Eindrücke zur Unterstützung des Gesagten erhalten, können sie diese leichter verstehen und im Gedächtnis behalten.
Dank moderner Präsentationssysteme ist es heute möglich, ohne Aufwand schnell Inhalte von mitgebrachten Smartphones, Tablets oder Laptops einzuspielen. Ein Bild oder eine technische Zeichnung vom aktuellen Projekt, dem Messestand oder einer technischen Neuheit, eine Grafik zu Statistiken oder ein kurzes Video sparen Zeit. Sie beschreiben den Sachverhalt meist besser als eine lange Erklärung.
Der Ablauf des Meetings - 4 Profi-Tipps
Falls Sie im Vorfeld einen Themenplan bzw. ein Rahmenprogramm erstellt haben, ist es sinnvoll, die Agenda zu Beginn der Sitzung noch einmal durchzugehen. Wenn keine vorliegt, ist der Start eines Meetings der Zeitpunkt, um sich auf die Programmpunkte zu einigen und einen Zeitplan zu erstellen. Hierfür ist es wichtig, dass sich die Anwesenden über die Tagesordnungspunkte einig sind.
Nicht nur eine gute Vorbereitung ist für ein gelungenes und gewinnbringendes Meeting wichtig. Auch der Strukturierung und Gestaltung des Vortrags kommt Relevanz zu. Die nachfolgenden Tipps helfen dabei, die Organisation von Besprechungen noch effizienter zu handhaben.
Tipp 1: Die Reihenfolge der Themen klären
Da die Programmthemen bei einem Meeting oft zusammenhängen, ist es ratsam, die Reihenfolge zu klären. Wann spricht wer worüber? So erübrigt es sich zum Beispiel, über Investitionen zu debattieren, wenn der Finanzbericht zeigt: Unsere Kasse ist leer.
Aber auch, wenn die Themen nicht zusammenhängen, sollten Sie mit den Teilnehmern klären: In welcher Reihenfolge besprechen wir welche Themen? Denn aufgrund ihrer Position im Unternehmen messen die Anwesenden ihnen eine unterschiedliche Bedeutung bei.
Deshalb besteht, wenn Sie nicht abstimmen, was als Erstes und was später behandelt wird, die Gefahr: Einige Teilnehmer sind verstimmt, weil „ihre“ Themen am Schluss erörtert werden. Und restlos verärgert sind sie, wenn „ihre“ Themen, weil die Zeit knapp wird, am Ende nur noch im Schnelldurchgang behandelt oder gar vertagt werden. Entsprechend gering ist nach dem Meeting die Motivation, Beschlüsse umzusetzen.
Tipp 2: Medien nutzen und Zwischenergebnisse fixieren
Bei vielen Meetings kommen Hilfsmittel nur zum Einsatz, um vorbereitete Inhalte zu präsentieren. Zu den gängigen Präsentationsmedien zählen:
- Flipcharts
- (Moderations-) Tafeln
- Beamer
Es ist sinnvoll, diese Hilfsmittel auch während des Meetings zu verwenden. Werden die Vorschläge ausgearbeitet und ihre Vor- und Nachteile erörtert, lässt sich das wunderbar skizzieren. So vermeiden Sie endlose Debatten, bei denen immer wieder dieselben Argumente vorgetragen werden. Sei es, weil die Zwischenergebnisse nicht festgehalten wurden oder die Teilnehmer die Zusammenhänge nicht „vor Augen“ haben.
Deshalb gilt: Verwenden Sie ruhig Präsentationsmedien, um Zwischenergebnisse festzuhalten, Argumente zu untermauern und Verknüpfungen zu ziehen. So machen Sie es sich selbst und auch Ihren Kollegen einfacher.
Zudem ist es ratsam, ein Protokoll anzufertigen. Dies kann jemand aus dem Besprechungskreis übernehmen, es kann aber auch eine weitere Person mit dieser Aufgabe betraut werden, wie zum Beispiel die Assistenz der Geschäftsleitung.
Tipp 3: Festhalten, wer was bis wann tut
Wer bereits Meetings organisieren durfte oder musste, weiß: Oft wird in der Besprechung irgendwann die Zeit knapp. Die Teilnehmer blicken immer häufiger auf die Uhr. Entsprechend hastig erfolgt die Maßnahmenplanung, weil jeder denkt: Den anderen wird schon klar sein, was es zu tun gilt.
Die Folge: Vieles, von dem alle denken, es sei beim nächsten Meeting erledigt, ist nicht erledigt. Auch weil ohne Maßnahmenplan zwischenzeitlich kein Check möglich war, ob die nötigen Initiativen ergriffen wurden. Entsprechend schlecht ist die Stimmung bei der nächsten Besprechung. Denn jeder denkt, dass beim nächsten Mal erneut darüber debattiert werden muss.
Deshalb ist es umso wichtiger, gegen Ende des Meetings die Aufgaben zu verteilen und festzulegen, bis wann der jeweilige Mitarbeiter diese zu erledigen hat. So lässt sich ein gutes Zusammenspiel garantieren.
Tipp 4: Feedback geben und einholen
Weil bei vielen Meetings die Zeit aus dem Ruder läuft, eilen die Teilnehmer nach dem Ende der Besprechung auseinander. Es erfolgt deshalb weder eine Zusammenfassung dessen, was geleistet und erreicht wurde, noch eine „Manöverkritik“. Die Folge: Jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurück und hat in der Hektik des Arbeitsalltags schnell das Besprochene vergessen. Dies gilt es zu umgehen.
Mit einer Feedbackschleife am Ende einer Besprechung erhält nicht nur der Leiter des Meetings eine Rückmeldung und kann daraus Schlüsse auf seine Leistung ziehen. Auch das Team bekommt ein Resümee, das dabei hilft, die besprochenen Themen im Fokus zu behalten.
Checkliste: Die wichtigsten Tipps für ein gelungenes Meeting
Für ein effektives Meeting muss sowohl die Vorbereitung als auch die Durchführung der Besprechung gut konzipiert und durchdacht sein. Schon kleine Dinge tragen dazu bei, die Atmosphäre zu verbessern sowie eine Grundlage für ein gutes Gespräch zu schaffen. So ist es zum Beispiel wichtig, dass es einen geeigneten Moderator gibt, der durch das Meeting hindurch navigiert und Diskussionen leitet.
Ebenso wichtig ist ein Protokoll, welches das gesamte Meeting in seinen wichtigsten Punkten zusammenfasst. So erhalten auch diejenigen einen Überblick, die an dem Treffen nicht teilnehmen konnten.
Die nachfolgenden Punkte fassen noch einmal stichhaltig zusammen, welche Aspekte beim Meeting Organisieren besonders wichtig sind:
Besprechung organisieren - das sind die wichtigsten Aspekte
- Gute Vorbereitung
- Teilnehmerkreis reduzieren
- Meeting an einem Vormittag halten
- Gut gelüfteter Raum
- Ab einer Dauer von 90 Minuten eine Pause einplanen
- Multimediale Inhalte schaffen Aufmerksamkeit
- Wichtige Tagesordnungspunkte an erster Stelle in der Agenda
- Zuspätkommende in einem privaten Gespräch ermahnen
- Tür geschlossen halten
- Pünktlicher Beginn des Meetings
- Ablenkungen vermeiden, Smartphone ausschalten
- Festlegung eines Moderators
- Zwischenergebnisse notieren
- Verteilung der Aufgaben an die Anwesenden
- Jeder sollte etwas zur Besprechung beitragen
- Ergebnisse zusammenfassen und Feedback geben
Nicht jeder Tipp ist für jedes Unternehmen anwendbar oder überhaupt nötig. Doch zeigt die vorliegende Übersicht eine wesentliche Sache: Schon mit einfachen Veränderungen lassen sich bei einer Besprechung große Veränderungen erzielen.
Wenn die Stimmung einmal auf dem Tiefpunkt ist und keiner motiviert mitarbeitet, lassen sich auch verschiedene Motivationsspiele miteinbringen. Diese sollten nur kurz andauern und den Anwesenden neue Energie verleihen – immerhin sollen bei einem Meeting auch Ergebnisse ausgearbeitet und Probleme besprochen werden. Zu viel Spiel und Spaß wäre auch unangebracht.
Meetings organisieren: To Dos für Assistenzkräfte
Nicht selten jagt ein Meeting das nächste. Wer im Sekretariat oder in der Assistenz arbeitet, erlebt meist am eigenen Leib, wie die Führungskraft von einem Termin zum nächsten hetzt. Und das meistens schon mit Verspätung. Die nachfolgenden Tipps richten sich gezielt an Assistenzkräfte, die damit betraut sind, Meetings zu organisieren. Lesen Sie hier, wie Sie den Besprechungs-Marathon des bzw. der Vorgesetzten effizienter gestalten und selbst davon profitieren können.
Reduzieren Sie die Häufigkeit der Meetings
Oftmals ist der Terminkalender einer Führungskraft prall gefüllt. Eine erfahrene Assistenz erkennt schnell, dass viele Besprechungen nicht unbedingt notwendig sind oder wahrscheinlich kurzfristig abgesagt werden müssen. Doch wie kann man seinen Chef oder seine Chefin darauf ansprechen?
In jedem Fall ist es ratsam, auftretende Bedenken zu teilen. Der richtige Weg erfordert jedoch rhetorisches Geschick. Auch ist es sinnvoll, den Terminkalender nur zu thematisieren, wenn die Führungskraft offen für Optimierungspotenzial ist.
Mögliche Formulierungen sind beispielsweise:
- „Mein Eindruck ist, dass Sie solche Termine hin und wieder kurzfristig absagen. Damit Ihnen mehr Luft im Kalender bleibt, würde ich den Termin nicht annehmen.“
- „Meine Idee ist, den Termin durch ein Telefonat/eine Telefonkonferenz/ein Videotelefonat zu ersetzen. Dann sparen Sie sich die Reisezeit.“
- „Was halten Sie davon, wenn Sie X fragen, ob er diesen Termin für Sie wahrnimmt? Sie haben in der Woche schon sehr viel zu tun.“
Auf diesem Weg können Sie Ihren Vorgesetzten geschickt entlasten.
Organisieren Sie Termine für Meetings nur noch elektronisch
Bei der Terminorganisation einer Besprechung sollten Sie auf Programme wie Outlook oder Lotus Notes zurückgreifen. So müssen Sie nicht mehr bei den Kolleginnen und Kollegen aus anderen Sekretariaten nachfragen. Stattdessen haben Sie einen direkten Zugriff auf die anderen Kalender und können sehen, welcher Teilnehmer wann verfügbar ist. Sie versenden ganz einfach eine elektronische Meetinganfrage – ein unkomplizierter Weg. Doch nicht immer lässt sich beim ersten Versuch ein Besprechungstermin festlegen.
Was tun, wenn sich kein gemeinsamer Termin für das Meeting finden lässt?
Beim Meetings Organisieren läuft nicht immer alles rund. Bestes Beispiel: Egal, welche Termine Sie vorschlagen, Sie bringen die Teilnehmer nicht auf einen Nenner. Hier gilt es, Prioritäten zu setzen: Fragen Sie Ihre Führungskraft, auf wen sie bei der Besprechung verzichten kann. Oftmals wird der Teilnehmerkreis kleiner, was auch die Terminfindung erleichtert.
Andernfalls können Sie nach Rücksprache mit Ihrem Chef den verhinderten Teilnehmer nach einer Vertretung fragen. In vielen Fällen wirkt das meist schon Wunder, da der Teilnehmer entweder lieber selbst am Meeting teilnehmen oder einen Vertreter benennen wird.
Bedenken Sie jedoch, dass in jedem Fall ein Konferenzraum an dem Termin verfügbar sein muss. Falls es sich um einen kleinen Besprechungskreis handelt, können Sie eventuell auf ein Büro ausweichen. Andernfalls müssen Sich um einen alternativen Tagungsraum in einem Hotel oder einem anderen Gebäude kümmern.
Ihre Vorteile: So profitieren Sie von effektiven Besprechungen
Gut konzipierte Meetings bringen das Unternehmen weiter und schaffen eine bessere Mitarbeiterkommunikation. Effektive Besprechungen sind der schnellste Weg, Probleme zu lösen und neue Ziele zu formulieren, auf die eine Firma hinarbeiten möchte.
Jedoch kann auch jeder einzelne Mitarbeiter Vorteile aus einem erfolgreichen Meeting ziehen.
Die folgenden Punkte zeigen, wie Sie als Assistenzkraft von Besprechungen profitieren:
Besprechungen, die pünktlich beginnen und enden, bringen Ihr Termingerüst nicht ins Wanken. Das hat mehrere Vorteile:
- Sie sparen Zeit, weil das, was Sie organisiert haben, Bestand hat und Sie nicht laufend etwas ändern müssen
- Je weniger Zeit Ihr Chef in Besprechungen verbringt, desto größer ist Ihre Chance, regelmäßig mit ihm zu sprechen
- Je weniger Zeit Ihre Führungskraft in Besprechungen verbringt, desto eher kann sie am Schreibtisch ihre Arbeit erledigen
- Sie helfen, Ihrem Unternehmen Kosten zu sparen: Kürzere Besprechungen stehen für geringeren Effizienzverlust, was sich positiv auf die Kosten auswirkt
Assistenz- und Office-Fachkräften kommt eine wesentliche Rolle bei der Planung erfolgreicher Meetings zu. Sie sorgen für einen reibungslosen und geregelten Ablauf der Termine. Eine klare und zielgerichtete Kommunikation sowie eine gute Abstimmung tragen dazu bei, dass Besprechungen positiv verlaufen – und so ihren unliebsamen Charakter verlieren. Sorgen Sie für mehr Effizienz!
FAQ: Meetings organisieren
Was brauche ich für ein Meeting?
Zunächst sollten Sie einen Termin für die Besprechung festlegen und die Teilnehmer via E-Mail einladen. Kümmern Sie sich zudem um einen Raum, planen Sie eine Agenda und regeln Sie die Zuständigkeiten.
Wie gestalte ich Meetings effizient?
Die richtige Planung ist das A und O. Setzen Sie zudem klare Ziele und besprechen Sie nur ein Thema pro Meeting. Die Besprechung sollte von einer Person moderiert und von einem Protokollanten dokumentiert werden.
Digitales oder Onsite-Meeting?
Vieles lässt sich mittlerweile online klären. Onsite-Meetings sind jedoch für den persönlichen Kontakt wichtig. Von einer Einarbeitung, Kick-offs und Projekt-Nachbesprechungen bleibt in der Regel mehr hängen, wenn sich die Teilnehmer wirklich gegenübersitzen.
