Wer ein Event organisiert oder ein Meeting plant, muss an viele Dinge gleichzeitig denken: Deadlines, Budget und Teilnehmermanagement stellen Assistenzkräfte manchmal vor Herausforderungen. Und auch die Kommunikation im Event-Team sollte effizient ablaufen, damit jeder weiß, was er wann zu tun hat. Hierfür gibt es neue Methoden und Arbeitstechniken, die die Eventorganisation vereinfachen. Das Schlüsselwort lautet agiles Arbeiten. Hier erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen.
Agiles Arbeiten in der Veranstaltungsorganisation
Veranstaltungen unterliegen immer wieder neuen Event-Trends, die ein Eventmanager im Auge haben sollte. Zu den größten Trends dieses Jahres zählen zum Beispiel Nachhaltigkeit, Individualisierung und hybride Events.
Doch auch die Organisation von Veranstaltungen entwickelt sich stetig weiter und wird digitaler: Events können dadurch schneller geplant und das Budget besonders sinnvoll eingesetzt werden. Vor allem die Methode des agilen Arbeitens rückt immer mehr in den Vordergrund.
Die agile Arbeitstechnik ist besonders flexibel, produktiv und dynamisch. Außerdem fördert sie die Kommunikation unter den Beteiligten und ermöglicht es, schnelle Entscheidungen bei der Projektarbeit zu treffen. Denn die Mitarbeiter sind untereinander vernetzt und können sich jederzeit abstimmen.
Prinzipien des agilen Arbeitens
Um die Vorteile der agilen Methode im Eventmanagement auch nutzen zu können, ist es grundlegend, die Prinzipien dieser Arbeitsweise zu verstehen. Alleine dadurch kann eine Effizienzsteigerung bei der Planung erzielt werden. Das sind die grundsätzlichen Inhalte des agilen Arbeitens:
- Keine unnötigen Arbeitsschritte: Vermeiden Sie alles, was unnötig ist. Halten Sie sich nur an die Arbeitsschritte, die auch wirklich notwendig sind, um ein erfolgreiches Event zu planen.
- Teilerfolge statt Endlos-Projekt: Das Planungsprojekt wird in mehrere Teilschritte aufgeteilt. Dadurch ist es einfacher nachzuvollziehen, an welchem Punkt es noch hakt und wo bereits alle Aufgaben erledigt wurden.
- Expect the unexpected: Bei der Organisation kann immer etwas schieflaufen. Rechnen Sie von vornherein mit unvorhergesehenen Veränderungen, anstatt sich davon aus der Bahn werfen zu lassen.
- Selbstständiges Team: Jedes Teammitglied übernimmt Verantwortung und untereinander bleiben alle miteinander stetig in Kontakt. Das sorgt für regen Austausch, konstruktives Feedback und effizienteres Arbeiten.
- Feedback gehört dazu: Alle Team-Mitglieder geben Feedback zu den erreichten Teilzielen. Dadurch wird schnell klar, was beim nächsten Mal verbessert werden könnte. So wird die Eventplanung immer effizienter und eingespielter.
Innerhalb dieser Grundprinzipien gibt es mehrere verschiedene Methoden des agilen Arbeitens. Die wichtigsten vier stellen wir Ihnen nun vor.
1. Scrum: Mit Sprints bis ans Ziel
Die Scrum-Methode ist die bekannteste Arbeitstechnik im agilen Projektmanagement. Sie kann auch auf das Eventmanagement übertragen werden. Die (Eventmanagement-) Methode zeichnet sich durch ihre Effizienz aus, die vor allem durch die Selbstständigkeit des Teams erreicht wird.
Scrum im Eventmanagement? Das sind die Rollen
Dabei gibt es festgelegte Rollen im Team:
- Product Owner: Diese Person behält das ganze Projekt im Blick. Sie listet auf, welche Aufgaben anstehen und priorisiert sie: Was ist besonders dringend, was muss als Erstes erledigt werden? Außerdem kommuniziert sie mit der Führungsebene und gibt Fragen des Teams gebündelt weiter.
- Scrum Master: Diese Person kennt sich mit der agilen Methode aus und unterstützt die Teammitglieder bei der Kommunikation untereinander. Der Scrum-Master wird auch beim Bewältigen von möglichen Konflikten gebraucht und hält durch geschickte Kommunikation und vermittelnde Worte das Stress-Level niedrig.
- Entwickler – das Team: Das Team bekommt vom Product Owner die einzelnen Aufgaben präsentiert und sieht auch, welche Priorität diese haben. Die Teammitglieder picken sich dementsprechend selbstständig ihre Aufgaben heraus.
Im Sprint zum Event
Die Vorgehensweise bei der Scrum-Methode erfolgt in sogenannten Sprints. Diese dauern immer gleich lang, jedoch maximal vier Wochen. Während dieser Sprints wird an der Umsetzung der Aufgaben gearbeitet. Dabei gibt es eine festgelegte Struktur, wie ein Sprint abläuft:
- Planning: Zu Beginn des Sprints legen Product Owner, Scrum Master und das Team fest, was in diesem Sprint, also in dieser Teilaufgabe, erreicht werden soll.
- Daily: Täglich findet außerdem eine Abstimmung über die ausstehenden Aufgaben statt, diese dauert aber höchstens 15 Minuten.
- Review: Am Ende des Sprints präsentiert das Team seine Ergebnisse.
- Retrospektive: Der Sprint endet mit einem gemeinsamen Rückblick. Was lief gut, was nicht?
- Refinement: Etwa zwei bis vier Stunden pro Woche sprechen Product Owner und Team gemeinsam über anstehende Aufgaben und Anforderungen. Somit ist das Team immer in aktuelle Entwicklungen und künftige Aufgaben eingebunden und kann sich darauf einstellen.
Von Sprint zu Sprint arbeiten sich die Verantwortlichen schließlich vom Eventkonzept bis zum fertigen Projekt vor. Voraussetzung für ein gutes Gelingen ist jedoch ein motiviertes, offenes Team.
2. Kanban: Organisiert mit Karten
Kanban wurde ursprünglich dafür entwickelt, den Materialfluss bei Produktionsfirmen zu steuern. Die Methode wurde jedoch immer weiterentwickelt und ist heute auch aus dem Projektmanagement kaum mehr wegzudenken. Mithilfe der Kanban-Methode lässt sich die Zusammenarbeit im Team nämlich besonders effizient koordinieren. Diese Stärke können Sie auch für die Planung eines Ereignisses nutzen.
Alle „to do’s“, also alle anstehenden Aufgaben, werden dabei in einem Kanban Board eingetragen und verwaltet: Einladungen verschicken, Rahmenprogramm planen, Location finden, technische Ausstattung für das digitale Event oder das digitale Meeting mieten, Marketing betreiben – jede einzelne Aufgabe kommt auf eine Karte. Das Team behält somit immer den Überblick und sieht die Fortschritte. Sie können die Karten außerdem mit Hinweisen versehen.
Und so funktioniert Kanban:
- Kärtchen: Alle zu erledigenden Aufgaben werden auf Kärtchen geschrieben und im Kanban Board gesammelt. Jedes Teammitglied kann sich aus dieser Sammlung selbst eine Aufgabe ziehen, die er erledigt.
- Struktur: Die Kärtchen werden je nach Bearbeitungsstatus in unterschiedliche Kategorien auf dem Board verschoben. Dadurch kann jeder im Team sehen, an welchen Aufgaben gerade gearbeitet wird (Kategorie „in progress“), welche noch anstehen („to do“) und welche Aufgaben abgeschlossen sind („done“). Dadurch durchläuft jede anstehende Aufgabe den gleichen Weg auf dem Board – und es ist für alle sofort ersichtlich, an welcher Stelle noch Aufgaben ausstehen.
Die Kanban-Methode funktioniert sowohl mit Kärtchen aus Papier, die zum Beispiel auf einem Flipchart angebracht werden, als auch digital. Es gibt zahlreiche Tools, die auf der Kärtchen-Methode aufbauen oder diese nutzen, zum Beispiel:
Kanban kann übrigens auch gut als Ergänzung zur Scrum-Methode genutzt werden.
3. Design Thinking – für mehr Kreativität
Design Thinking ist ein Ansatz, der den Nutzer, oder im Fall des Veranstaltungsmanagement den Teilnehmer, in den Fokus stellt. Während des Prozesses bewegt sich das Team durch sechs unterschiedliche Phasen, die die Kreativität anregen und von der Ideenentwicklung bis zum fertigen Projekt reichen.
So funktioniert Design Thinking:
- Verstehen: Am Anfang definiert das Team die Aufgabe oder das Problem.
- Beobachten: Das Team versucht, sich in den Kunden, den Nutzer – oder beim Eventmanagement in die Teilnehmer – hineinzuversetzen. Was erwartet der Gast? Was ist ihm wichtig? Hinweise auf die Zielgruppe können Teilnehmerlisten oder eine von Ihnen erstellte Persona geben.
- Sichtweise definieren: Die Erkenntnisse und Ergebnisse aus den beiden vorherigen Phasen werden zusammengetragen und fixiert, also schriftlich oder bildlich festgehalten.
- Ideen finden: Jetzt geht es an den Prozess der Lösungsfindung. Wie können die definierten Standpunkte umgesetzt werden? Zu Beginn kann ein Brainstorming helfen, um Ideen zusammenzutragen.
- Prototypen entwickeln: Wenn das Team gute Ideen gefunden hat, kann ein Prototyp – also ein erstes (Lösungs-)Modell – entwickelt werden. Wie soll die Veranstaltung aussehen, wie soll sie ablaufen?
- Testen: Die entwickelte Idee wird anderen vorgestellt – zum Beispiel Kollegen oder Vorgesetzten. Wie kommt die Idee an? Wo erkennen Ihre Kollegen noch Schwächen? Was muss verbessert werden? Mit diesem Feedback kann die Idee noch weiterentwickelt werden.
Im Fokus dieser Methode steht die absolute Nutzerzentriertheit, oder im Fall von Events, die Teilnehmerzentriertheit. Alles ist darauf ausgerichtet, was sich die jeweilige Zielgruppe wünscht. Dies hilft Ihnen beispielsweise auch bei der Organisation eines Rahmenprogramms oder von Motivationsspielen.
Die Design Thinking-Methode lässt sich auch gut mit weiteren agilen Methoden kombinieren, zum Beispiel mit Kanban.
4. Timeboxing: Gut strukturiert von Anfang bis Ende
Mit der Timeboxing-Methode lassen sich Projekte und die Arbeitszeit, die dafür benötigt wird, effizient strukturieren. Jeder Aufgabe wird dabei eine bestimmte Zeit zugeteilt, innerhalb derer sie erledigt sein muss. Timeboxing eignet sich deshalb besonders gut, wenn Deadlines für eine Ereignis einzuhalten sind.
Das Konzept hinter Timeboxing
Und so funktioniert das Konzept von Timeboxing:
- Aufgaben auflisten: Am Anfang muss feststehen, was überhaupt zu tun ist. Das heißt, ein großes Projekt muss in die einzelnen Aufgaben unterteilt werden – zum Beispiel mithilfe einer To-Do-Liste.
- Prioritäten setzen: Sie sollten die unterschiedlichen Aufgaben auch priorisieren, das heißt: Besonders dringende Punkte werden zum Beispiel mit der Zahl eins markiert, weniger wichtige oder optionale Punkte mit der Zahl drei.
- Zeitaufwand abschätzen: Überlegen Sie sich, wie lange Sie oder das Eventmanagement-Team brauchen, um die einzelnen Aufgaben abzuarbeiten. Planen Sie aber genug Puffer ein, um nicht unnötig Stress zu erzeugen.
- Aufgaben eintragen (Timeboxing): Tragen Sie nun die Aufgaben in einen Kalender ein. Zum Beispiel könnte dort von 8-10 Uhr „Kick-off Meeting“ stehen, von 10-10.30 Uhr „Telefonat mit Vorgesetztem“ und von 11-13 Uhr „Brainstorming mit dem Team“.
- Zeiten einhalten: Behalten Sie die Zeitabschnitte, die Sie sich pro Aufgabe gegeben haben, gut im Blick. Wie streng Sie mit dem vorgegebenen Zeitrahmen umgehen, bleibt Ihnen überlassen: Wenn Sie mit einer Aufgabe nicht fertig geworden sind, können Sie entweder den Zeitrahmen noch etwas ausdehnen, oder wie vorgesehen zur nächsten Aufgabe wechseln. Dann schieben Sie die noch zu erledigende Aufgabe einfach in den nächsten freien Zeitabschnitt. Im besten Fall sollten Sie die Zeitbegrenzungen aber auch einhalten, da sich sonst die restlichen Aufgaben nach hinten verschieben und die Planung hinfällig wird.
Einfach gut organisiert: Vorteile von Timeboxing
Timeboxing hat den Vorteil, dass keine Aufgabe unter den Tisch fällt – jeder Punkt der To-Do-Liste wird abgehakt. Es ist also eine ausgezeichnete Arbeitsmethode zur Terminorganisation. Außerdem lassen sich damit Deadlines gut bewältigen, da ein Blick in den Kalender reicht, um einen vollständigen Überblick über das gesamte Projekt – und die benötigte Arbeitszeit – zu erhalten.
Wichtig für das Gelingen ist jedoch, dass Sie den Zeitaufwand pro Aufgabe realistisch einschätzen!
Eventorganisation: Finden Sie die Arbeitsweise, die für Sie funktioniert
Diese vier vorgestellten Methoden sind praktisch, wenn es darum geht, eine Veranstaltung effizient und kreativ zu planen. Denken Sie aber daran: Diese Methoden sollen Sie beim Event-Management unterstützen, nicht zusätzlich stressen. Lassen Sie sich von Scrum, Kanban, Design Thinking und Timeboxing inspirieren – und ziehen Sie sich die Aspekte heraus, die Ihnen am Ende wirklich weiterhelfen und die auch die Eignung haben, in Ihrem Team zu funktionieren.
Wenn Sie bisher mit klassischem Projektmanagement gut zurechtgekommen sind, können Sie auch weiterführen, und zum Beispiel nur einige Punkte des agilen Arbeitens mit einfließen lassen. Das ist ideal, um die Kompetenzen und zeitlichen Ressourcen der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Sie können beispielsweise mit einem Projektstrukturplan arbeiten, aber die jeweiligen Aufgaben nach der Kanban-Methode mit Kärtchen strukturieren. Das hat sich bereits in vielen Unternehmen und in vielen verschiedenen Branchen bewährt. Auch für das Erstellen und Umsetzen von Eventkonzepten ist Kanban gut geeignet.
Von der Design Thinking-Methode können Sie sich beispielweise die Teilnehmerzentriertheit „abschauen“, also den absoluten Fokus auf die Zielgruppe. Indem Sie den Gast und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt rücken, generieren Sie automatisch Ideen, die für ein gelungenes Event wichtig sein können.
Und wenn Sie eher jemand sind, der alle Aufgaben immer im Blick haben will, ist Timeboxing vielleicht das Richtige für Sie. Diese Methode eignet sich besonders gut für die Selbstorganisation. Aber auch für die Arbeit im Team ist es sinnvoll, bestimmten Aufgaben einen festen zeitlichen Rahmen zu geben. So beugen Sie zeitlichen Ausreißern vor, die an anderer Stelle zu Stress führen.
Letztendlich müssen Sie je nach persönlicher Eignung entscheiden, welche agile Methode oder welcher Mix aus verschiedenen Konzepten des agilen Arbeitens Sie und das Event-Team weiterbringt.
