Nach gut zwei Jahren Präsenzenthaltsamkeit finden Teamevents, Klausurtagungen, Workshops oder öffentlichkeitswirksame Fachpressetage vielerorts wieder in direktem Austausch statt. Gemeinsam haben so ziemlich alle Firmenevents jede Menge Detailfragen, Abstimmungsbedarf, Orga-Änderungen und Troubleshooter-Themen. Während vor der Pandemie die meisten Prozesse im Eventmanagement in vielen Unternehmen quasi wie geölt liefen, gibt es aktuell einen deutlich größeren Abstimmungsbedarf. Hinzu kommt, dass nach zwei Jahren Planungsspielen nur auf dem Papier nun so manche in- oder externe Schnittstelle ein wenig eingerostet sein dürfte.
Das federn immer häufiger Event-Profis der Hotelketten ab und ist naheliegend, weil Firmen für ihre Tagungen, Meetings, Seminare & Co. oft Veranstaltungsräume in Hotels buchen. Dort hat sich der Convention-Bereich teils zu einem sehr serviceorientierten Geschäftsmodell entwickelt.Oft gibt es von den Hotels einen regelrechten Wohlfühl-Support. Nicht nur in kleinen und mittständischen Unternehmen, in denen die Organisation von Veranstaltungen oft zusätzlich zu den eigentlichen Aufgaben übernommen wird, kann das Convention-Team eines Tagungshotels zur tatkräftigen Verstärkung werden.
HOTELPERSONAL ALS VERSTÄRKERTRUPPE
Das nestor Hotel Ludwigsburg aus der Ghotel Group bietet beispielsweise ganz konkret vorgefertigte Listen und Formulare für einfachere Absprachen zwischen Hotel und Kunde, Zimmerbuchungen laufen über das Convention Sales Team. Das bedeutet weniger Ansprechpartner und kürzere Wege für die Gäste und Kunden. Für die Budgetplanung gibt es beispielsweise spezielle Tabellen zur Kostenkalkulation. Vor Ort betreuen im nestor Konferenzservices, und Haustechniker und sind laut Alina Zimmerle, Director of Conventions Sales im nestor Hotel Ludwigsburg, auch durchgehend erreichbar. Neben einer Komplett-Beratung durch das Convention Sales Team umfassen die Services zum Beispiel auch Rahmenprogramm, Incentive-Planung und Rechnungsabwicklung. „Wir bieten das Komplett-Paket“, erklärt Alina Zimmerle. „Eine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit ist uns hier am wichtigsten, ganz nach unserem Motto, ‚Persönlichkeit ist unsere Stärke‘.“
Das Hotel Vier Jahreszeiten Kempinski in München verfügt über eine eigene Groups & Events-Abteilung. Jeder Kunde, der hier eine Veranstaltung plant, bekommt eine persönliche Ansprechpartnerin bzw. einen Ansprechpartner an die Hand. Immer vor Ort, begleitet diese Person das Firmenevent von Beginn an bis zum Schluss.
RUNDUM-SERVICE-ANBIETER
Auch die Scandic Hotels, die sich als die „wahrscheinlich nachhaltigste Hotelkette Europas“ positionieren, verstehen sich als Rundum-Service-Anbieter, und zwar von der Anfrage an. In Deutschland gibt es speziell für vier zentrale Destinations Ansprechpartner für Firmeneventplanerinnen und -planer, zudem betreut und berät auch das Sales-Team.
Wer sich die Hotellerie als Veranstaltungspartner ins Boot holt, profitiert oft vom direkten Draht und kurzen Abstimmungswegen. HRS empfiehlt generell, Rundum-Sorglos-Pakete in Betracht zu ziehen. Bei HRS gibt es eigenen Angaben zufolge 100.000 Hotels, die von Veranstaltungsräumen und -technik über das Catering bis zu den Übernachtungsmöglichkeiten alles anbieten, was für einen Event erforderlich sei. Das spare wertvolle Zeit, weil man sich diese Bausteine nicht bei verschiedenen Anbietern zusammensuchen und aufeinander abstimmen muss, heißt es auf dem Hotel-Buchungsportal.
Eine Zusammenarbeit auf Partnerniveau kann sich vor allem bei Hürden und Problemchen nützlich erweisen. Beispiel Teilnehmermanagement: Obwohl super geplant, kann es passieren, dass die Raumbuchung für 150 Personen viel zu großzügig ausgelegt ist, wenn letztlich nur 25 kommen. Vielleicht wurden Flüge gecancelt, oder es haben sich wegen aktueller Ereignisse andere Termine dazwischengeschoben. Pläne ändern sich. Gut, wenn da der Hotelpartner flexibel ist und aktualisiert.
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