Doch worauf kommt es bei diesen Online-Veranstaltungen an? Mit unseren fünf Tipps organisieren und gestalten Sie Ihr Webinar spielend leicht.
Was ist der Unterschied zwischen Webinar, Online-Seminar und Online-Workshop?
Die aktuellen Event-Trends zeigen, dass sich unsere Arbeitswelt immer mehr auf die virtuelle Ebene verlagert. Neben Teambuilding oder Meetings, finden auch Seminare und Präsentationen heute häufiger im Internet statt. Eine Sonderform ist dabei das Webinar. Dabei handelt es sich um Live-Seminare, die im Web abgehalten werden und den Fokus auf die Interaktion mit den Teilnehmern legen.
Dabei lässt sich der Begriff Webinar von anderen Bezeichnungen wie „Online-Seminar“ oder „Workshop“ durch folgende Merkmale abgrenzen:
- Webinare bieten im Vergleich zu Online-Seminaren noch mehr Möglichkeiten zur Interaktion mit den Teilnehmern.
- Das Webinar findet ausnahmslos in Echtzeit statt.
- Ein Online-Workshop hingegen zeichnet sich durch seinen vertieften Anwendungsfokus aus. Im Gegensatz zum Webinar werden hier noch einmal enger umgrenzte, praktische Fragestellungen bearbeitet.
Die Grenzen zwischen den Konzepten sind allerdings fließend und die Gemeinsamkeiten groß. Sie stellen die Organisatoren allesamt vor eine spezielle Herausforderung – denn diese müssen ohne herkömmliche Motivationsspiele oder gar ein anregendes Rahmenproramm auskommen. Damit sie dennoch ansprechend bleiben, sind bei der Gestaltung also Ideen gefragt.
Webinare – die Lehrform der Zukunft
Für ein Webinar braucht es nicht viel. Theoretisch kommt es bereits mit drei Komponenten aus:
- ein Referent
- einige Teilnehmenden
- ein virtueller Webinarraum (auch: Webinar-Plattform)
Der Referent präsentiert in seiner Präsentation kurze Wissenseinheiten mithilfe von Folien oder Bildern und stellt Aufgaben oder Fragen live an die Zuhörenden. Im Anschluss bearbeiten die Teilnehmer diese (oftmals in Kleingruppen) oder besprechen sie im Plenum.
In der Praxis wird der Vortrag meist von einem Moderator begleitet. Dieser ist für eine Vielzahl verschiedener Aufgaben verantwortlich: Wie der Name schon sagt, ist er während des Vortrags moderierend tätig. Das bedeutet, er nimmt Fragen entgegen, koordiniert Redebeiträge und beantwortet einzelne Anliegen selbstständig (z. B. im Chat). Doch die Tätigkeit des Moderators beginnt nicht erst mit der Präsentation, sondern lange davor. Denn oftmals ist er auch für die Vor- und Nachbereitung des Webinars verantwortlich.
Auch in Ihrem Alltag als Assistenzkraft können Sie mit der Organisation einer solchen virtuellen Live-Veranstaltungen betraut sein. Im Folgenden finden Sie daher wichtige Tipps für die Vorbereitung, Begleitung und auch die Nachbereitung von Webinaren.
5 Tipps für die Organisation und Gestaltung eines gelungenen Webinars
Sowohl bei der Vorbereitung als auch bei der Durchführung und Nachbereitung einer Online-Veranstaltung kann so einiges misslingen. Selbst die routiniertesten Referenten sind daher auf eine kompetente Assistenz angewiesen. Diese hält, z. B. als Moderator, dem Referenten in jeder einzelnen Phase den Rücken frei. Folgende Tipps helfen bei der Organisation und Gestaltung eines gelungenen Webinars.
1. Lernen Sie Ihre Zielgruppe vor dem Vortrag kennen
Viele Vorträge und Seminare scheitern bereits, bevor sie überhaupt beginnen: Das liegt vor allem daran, dass die Inhalte und Ausgestaltung nicht an das Publikum angepasst sind, sondern stattdessen derselbe Aufbau immer und immer wieder zum Einsatz kommt – und das merken auch die Teilnehmenden. Um einen effektiven Wissenstransfer zu gewährleisten und eine ansprechende Präsentation zu gestalten, sollten sich Referenten deshalb vorab genau mit Ihrer Zielgruppe auseinandersetzen.
Und auch als Assistenzkraft können Sie mehr tun, als die Teilnehmenden mit wichtigen Daten wie Anfangs-Zeit, Plattform, Thema und Ziel des Webinars zu versorgen. Auch das Einholen weiterer Informationen, zum Beispiel mit einer vorbereitenden Umfrage, gehört zu Ihren Aufgaben. Egal ob im Papierformat oder online – folgende Fragen bieten sich an, um die Zielgruppe vorab kennenzulernen und die Materialien individuell anzupassen:
- Welchen fachlichen Hintergrund bringen die Teilnehmenden mit?
- Wie sieht deren Tätigkeit aus (Beispiele aus der Praxis)?
- Welche Erwartungen stellen die Teilnehmenden an das Webinar?
- Welchen Nutzen möchten sie aus dem Webinar ziehen?
- Gehört der Umgang mit Online-Tools zu ihrer Arbeitsroutine?
Tätigkeitsbeschreibung und Beispiele aus dem Arbeitsalltag helfen dabei, Inhalt und Materialien der Präsentation für die jeweiligen Teilnehmenden zu individualisieren. Erwartungen zum Inhalt und Nutzen des Webinars lassen einerseits Rückschlüsse auf das Kenntnisniveau zu, auf dem das Webinar ansetzen sollte – andererseits rücken sie das Ziel des Webinars in den Fokus. Eine klassische Methode des Eventmanagements ist außerdem die nachträgliche Evaluierung des Webinars: So werden Erfolge greifbarer und ausbaufähige Punkte treten klar zutage.
2. In einem guten Webinar werden Materialien und Methoden gemixt
Ein weiterer Tipp für die Vorbereitung von Webinaren ist die Methodenvielfalt. Der Webinar-Begriff steht für eine interaktive Veranstaltung. Daher sollten alle Möglichkeiten der Webinar-Software ausgeschöpft werden, um den Austausch zwischen den Teilnehmenden zu fördern.
Klassischerweise bieten Webinar-Plattformen die Möglichkeit, Bild und Ton Live zu übertragen. Darüber hinaus lassen sich meist auch Reaktionen, wie Meldungen oder Likes, aktiv für den Aufbau und die Interaktion in der Präsentation nutzen. Außerdem gibt es in der Regel einen Chat und eine Funktion für die automatisierte Aufteilung des Publikums in Kleingruppen.
- Live-Abstimmung: Wem das nicht genug ist, der findet bei manchen Anbietern auch die Möglichkeit für Live-Abstimmungen im Chat (z. B. bei Microsoft Teams).
- Ja/Nein-Fragen: Bei dichotomen Fragen (ja/nein, richtig/falsch, gefällt mir/gefällt mir nicht) genügt allerdings auch oft der Live-Chat für eine Abstimmung. Und auch externe Tools wie Mentimeter helfen bei Live-Umfragen.
- Brainstorming: Mit digitalen White-Boards, beispielsweise einem Concept- oder Mural-Board, lassen sich sogar ganze Brainstorming-Sessions in die digitale Welt verlegen.
Achtung: Vielfalt und interaktive Beteiligung sind in jedem Webinar wichtig – jedoch gibt es auch hier ein zu viel des Guten. Denn vor allem, wenn zu viele Tools und technische Spielereien auftauchen, sind die Teilnehmenden schnell überfordert. Setzen Sie deshalb im Zweifel lieber auch einfache Interaktionsformen und konzentrieren Sie sich stattdessen auf deren sinnvollen Einsatz in Ihrem Webinar.
3. Big Data – nein Danke
Datenschutz und Datensicherheit sind wichtige Themen, wenn Sie ein digitales Event organisieren. Sie wollen schließlich nicht, dass Informationen aus dem Webinar von Dritten zweckentfremdet oder Persönlichkeitsrechte verletzt werden. Daher ist es wichtig, dass Sie eine sichere Webinar-Plattform wählen und die Veranstaltung mit einem Passwort schützen.
Praxistipp: Um zukünftige Vorträge zu verbessern und Inhalte dauerhaft verfügbar zu machen, kann sich eine Videoaufzeichnung des Webinars lohnen. Allerdings müssen alle Beteiligten der Aufzeichnung anfangs schriftlich zustimmen. Die Einverständniserklärung sollte dabei auch über den Zweck und die weitere Verwendung der Aufzeichnung informieren. Planen Sie eine Veröffentlichung des Videomaterials, sollten Sie außerdem sämtliche personenbezogenen Angaben aus dem Video schneiden, um die Anonymität der Teilnehmenden sicherzustellen.
4. Moderation – wie in der Tagesschau, nur anders
Beim Stichwort „Moderator“ denken die meisten Leute an Nachrichtensprecher oder Gastgeber von Talkshows. Im Webinar übernimmt der Moderator dagegen die folgenden Aufgaben:
- Einen passenden Rahmen herstellen: Übernehmen Sie die Moderation, sollten Sie bereits im Vorfeld Ablenkungen im Hintergrund beseitigen (z. B. Baustellen-Lärm durch das Schließen von Fenstern) und vorab die Technik prüfen (Mikrofon, Video und Software-Funktionen).
- Zeitmanagement: Sie eröffnen den Webinarraum, kündigen den Start des Vortrags an. Außerdem managen Sie die Pausen und Bearbeitungszeiten von Gruppen- oder Einzelaufgaben (auf die Minute genau).
- Auf das Publikum achten: Sie behalten die verschiedenen Bildschirme im Blick und bemerken Meldungen rechtzeitig. So lassen sich Fragen aus dem Publikum besser organisieren und kleinere Anliegen nebenbei im Chat klären, ohne den Vortrag des Referenten zu stören.
- Zuarbeit für den Referenten: Während der Präsentation führen Sie parallel organisatorische Tätigkeiten aus, wie beispielsweise die Auswertung von einführenden Umfragen. Damit halten Sie dem Referenten den Rücken frei.
- Technik-Support: Sollten Teilnehmende Probleme mit der Verbindung oder dem Handling der verwendeten Software haben, greifen Sie unterstützend ein. Der Vortrag kann unterdessen ohne Unterbrechung weiterlaufen.
Der Moderator ist also dafür verantwortlich, für einen möglichst reibungslosen Ablauf zu sorgen. So können die Referenten mit ihrer gesamten Aufmerksamkeit bei den vorgetragenen Inhalten bleiben und nur die Fragen beantworten, die für alle Teilnehmenden von Interesse sind. Diese Aufgabenteilung vermeidet Überforderung und verbessert die Qualität des Webinars.
5. Fortlaufender Support bei Fragen – das wandelnde FAQ
Im Anschluss an ein Webinar kommen oftmals Rückfragen auf. Daher ist es wichtig, dass ein Ansprechpartner auch nach dem Ende der Präsentation telefonisch oder per E-Mail verfügbar bleibt. So hinterlassen Sie nicht nur einen guten, organisierten Eindruck, sondern sammeln auch für zukünftige Webinare wertvolle Informationen: Beispielsweise über Inhalte, die in Ihrem Vortrag zu kurz gekommen sind.
Praxistipp: Um den Support-Aufwand zu reduzieren, können Sie häufig gestellte Fragen in einem FAQ (engl. für: frequently asked questions) zusammenfassen. Erwähnen Sie dieses Dokument auch am Anfang und Ende Ihres Webinars, um die Teilnehmenden darauf hinzuweisen. So lassen sich wiederkehrende Probleme schnell und einfach lösen, ohne für Sie oder das Publikum zu viel Aufwand zu erzeugen.
Fazit: Webinar-Tipps für den beidseitigen Erfolg
Sowohl Sie als auch Ihre Webinar-Teilnehmenden profitieren maximal, wenn Sie ihre Präsentation individuell auf Ihr Publikum zuschneiden. Dazu gehört neben der zielgruppenspezifischen Gestaltung des Vortrags auch die permanente Betreuung vor, während und nach dem Webinar. Der Assistenz kommt dabei eine besondere Bedeutung zu. Sie kümmert sich nicht nur um Administratives, Technik (unbedingt auf eine stabile Internetverbindung achten) und Methoden, sondern auch um die Information und Kommunikation. Behalten Sie die Bedürfnisse der Beteiligten im Blick, steht einem erfolgreichen Webinar nichts im Wege.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Webinar
Warum ist die Assistenz bei der Organisation von Webinaren essenziell?
Die Informationen während eines Webinars sind oftmals zu komplex und die Aufgaben zu vielfältig, um von einer einzigen Person bewältigt zu werden. Referenten sind daher oftmals auf eine Assistenz angewiesen, die ihnen während der Live-Veranstaltung den Rücken freihält.
Was sollte man bei der Organisation von Webinaren berücksichtigen?
Ein zentraler Tipp für das Gelingen von Webinaren ist die Zielgruppenorientierung von Inhalten und Tools. Doch auch die Qualität der Kommunikation ist ein Erfolgsfaktor. Beides profitiert von einer engagierten Assistenz.
