Zwischenbescheid bei Bewerbung: Muster-Formulierungen für das Bewerbungsverfahren

Ein Zwischenbescheid ist ein Ausdruck des Respekts gegenüber einem Bewerber. Der Kandidat zeigt Interesse an der Stelle, hat sich die Mühe gemacht, sich über Ihr Unternehmen zu informieren und Bewerbungsunterlagen zu erstellen. Wenn das Unternehmen diese Unterlagen kommentarlos entgegennimmt, dann ist dies nicht nur unfair gegenüber dem Interessenten, sondern bringt auch dem Unternehmen selbst Nachteile.

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtiger denn je, eine Arbeitgebermarke und ein positives Image aufzubauen. Schließlich bedeutet jede Bewebung auch, dass jemand seine Karriere bei Ihnen plant. Tauchen nun aber in Foren oder sozialen Netzwerken negative Berichte über Sie als Arbeitgeber auf, kann dies neue Bewerber verschrecken. Ihr Image kann durch Ihr Schweigen und das Versäumnis, Zwischenbescheide zu versenden, durchaus Schaden nehmen.

Bewerber bringen häufig sehr viel Geduld auf, bis sie eine Rückmeldung erhalten. Wenn sie aber über Wochen keine Rückmeldung erhalten, rechnen sie nicht mehr mit einer positiven Entscheidung.

Sie als Arbeitgeber verlieren einen potenziell geeigneten Kandidaten oder müssen im schlimmsten Fall den Auswahlprozess von vorne beginnen, weil kein Bewerber mehr die nötige Geduld aufbringen konnte, auf eine Einladung zum Gespräch zu warten.

Mit einem Zwischenbescheid sparen Sie viel Zeit im Bewerbungsprozess

Auf den ersten Blick schrecken Personaler beziehungsweise Sekretärinnen und Assistentzkräfte vielleicht davor zurück, jedem der 100 Bewerber zu schreiben und sie auf dem Laufenden zu halten. Diese Mühe zahlt sich am Ende aber doppelt wieder aus, denn Sie ersparen sich telefonische und schriftliche Nachfragen.

Die Eingangsbestätigung brauchen Sie nur einmal als Muster zu erstellen und können diese Vorlage dann an alle Empfänger versenden. Wenn 100 Kandidaten persönlich bei Ihnen nachfragen, ob ihre Bewerbung angekommen ist, dann kostet dies ein Vielfaches an Zeit.

Stellen Sie mit einem Zwischenbescheid eine persönliche Beziehung zum Bewerber her

Eine Bewerbung ist im ersten Schritt ein anonymer Brief, der an eine „Personalabteilung“ adressiert ist. Wenn dann eine Antwort von Agnes Schmidt, Leiterin der Personalabteilung zurückkommt, stellen Sie damit gleich einen persönlichen Kontakt zum Kandidaten her. Außerdem hat dieser dann gleich einen Ansprechpartner, wenn er weitere Rückfragen zu seiner Bewerbung hat.

Während in kleinen Firmen die Entscheidungswege kürzer sind und vielleicht schon innerhalb weniger Tage Entscheidungen getroffen werden können, dauert der Auswahlprozess in großen Unternehmen entsprechend länger.

Meist vergehen Wochen oder gar Monate bis die Bewerbungsfrist abgelaufen ist – dafür sollten Sie in jedem Fall um Verständnis bitten. Auch im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses macht es Sinn, dem Bewerber oder der Bewerberin regelmäßig einen Zwischenbescheid zu versenden.

Auch im Privaten erreichen viele Bewerber heute eine Vielzahl an E-Mails. Damit Ihre Antwort gleich richtig zugeordnet werden kann, antworten Sie auf die E-Mail und stellen Sie dem ursprünglichen Betreff ein „Zwischenbescheid“ voran. Das erhöht die Eindeutigkeit Ihrer Nachricht und sorgt dafür, dass sie auch gelesen wird.

Viele Unternehmen bieten Interessenten heute die Möglichkeit, sich online über die Firmen-Homepage oder eine angegebene E-Mail-Adresse zu bewerben. Der Zwischenbescheid darf nicht so klingen, als hätte ihn ein Computer im Alleingang erstellt. Selbst für programmierte Standardantworten sollten Sie sorgsam formulierte Texte mit konkreten Informationen und einer persönlichen Note wählen.

Der große Vorteil eines Zwischenbescheides ist es, dass Sie ihn nur einmal formulieren müssen. Haben Sie einmal einen Musterbrief bzw. -E-Mail erstellt, können Sie dieses für alle Kandidaten verwenden. Nutzen Sie für Daten wie den Tag des Eingangs Platzhalter.

Eingangsbestätigung an die Bewerber versenden

Die Eingangsbestätigung sollten Sie unmittelbar nach dem Eingang der E-Mail oder des Briefes mit den Bewerbungsunterlagen verschicken. Idealerweise erhält der Kandidat innerhalb eines Tages eine Rückmeldung. Längere Wartezeiten wirken so, als seien Sie nicht gut organisiert.

Achten Sie bei der Formulierung der Texte darauf, dass sie möglichst konkret sind und viele Informationen enthalten. Unser Musterbrief beantwortet alle offenen Fragen des Bewerbers und gibt ihm einen Ausblick, wann er mit einer Entscheidung rechnen kann. Je konkreter die Eingangsbestätigung formuliert ist, desto weniger Nachfragen müssen Sie im Verlauf des Bewerbungsprozesses beantworten.

Verzögerung der Auswahl rechtzeitig kommunizieren

Manchmal kommen mehr Bewerbungen an, als geplant. In diesem Fall verzögert sich die Auswahl und der Kandidat hat einen Anspruch darauf, über diese Verzögerung in Kenntnis gesetzt zu werden. Lassen Sie Ihre Bewerber nicht im Unklaren darüber, ob sie noch im Rennen sind. Viele Kandidaten setzen große Hoffnungen in eine Bewerbung und es ist ein Gebot der Fairness, damit respektvoll umzugehen.

Wenn sich die Auswahl verzögert, dann nennen Sie unbedingt auch einen Grund dafür. Andernfalls könnte der Eindruck entstehen, Sie arbeiten zu langsam oder die Urlaubsplanung in der Personalabteilung wurde ungeschickt gelöst. Mit der Begründung, es seien zahlreiche Bewerbungen eingegangen, erhöhen Sie gleichzeitig den Wert der Stelle und zeigen: Wir sind als Arbeitgeber auf dem Markt begehrt.

Andere Abteilung hat ein Interesse an dem Kandidaten

Sie haben sich gegen den Bewerber entschieden aber festgestellt, dass sein Profil perfekt in eine andere Abteilung des Unternehmens passt? Dann gebietet es die Etikette, den Bewerber zunächst zu fragen, ob seine Bewerbung weitergegeben werden darf. Vielleicht hat er ja gar kein Interesse daran, eine andere Position einzunehmen.

Planen Sie täglich eine halbe Stunde für die Bewerberkorrespondenz ein und verschicken Sie Zwischenbescheide immer zeitnah. In den ersten Tagen der Ausschreibung wird das mehr Zeit in Anspruch nehmen als eine Woche später.

Um Zeit zu sparen, legen Sie sich einen oder mehrere passende Schnellbausteine in Outlook an. Ist dies einmal geschafft, geht es für alle anderen Mustervorlagen sehr schnell und einfach. Das Versenden von Zwischenbescheiden nach einer Bewerbung dauert dann nur wenige Sekunden.

So funktioniert das Anlegen von Schnellbausteinen im Outlook

Geben Sie den Text, den Sie ausgesucht haben, in eine neue E-Mail ein. Markieren Sie den Text und klicken Sie auf „Einfügen Schnellbausteine“. Ganz unten öffnet sich jetzt ein Fenster. Klicken Sie auf „Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern“. Jetzt vergeben Sie nur noch einen passenden Namen, damit Sie den Textbaustein immer schnell wiederfinden.

Jede Personalabteilung geht bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen anders vor. In der Regel werden aber zuerst die Kandidaten aussortiert, die nicht infrage kommen. Diesen Kandidaten sollten Sie in jedem Falle so schnell wie möglich eine Absage erteilen und nach Möglichkeit auch den Grund für Ihre Entscheidung nennen. Auch dafür können Sie in Ihrem E-Mail-Programm Mustervorlagen erstellen.

Wichtig ist, dass die Absage mit den Gesetzen des Arbeitsgesetzes im Einklang ist. Sie dürfen in Ihrem Bescheid niemals schreiben, dass Sie für die Stelle eine Frau bevorzugen oder ein jüngerer Kandidat besser ins Team passt.

Zwischenbescheide während des Bewerbungsverfahrens zu versenden, ist ein wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation. Sie stärken damit Ihre Arbeitgebermarke, halten geeignete Bewerber am Ball und ersparen sich zudem telefonische oder schriftliche Nachfragen. Schlussendlich liegt es in Ihrem Interesse, von Anfang an einen guten Kontakt zu Ihren potenziellen Mitarbeitern aufzubauen. Genau dafür ist es unverzichtbar, Ihre Bewerber regelmäßig über den aktuellen Sachstand zu informieren und Zwischenbescheide zu versenden.