Angebot ablehnen: Muster und Beispiele auf Deutsch & Englisch

In diesem Artikel werden die wichtigsten Fragen zur Angebotsablehnung behandelt. Dazu gehören:

• Angebot absagen — welche Gründe gibt es dafür?
• Was sind Strategien für eine professionelle Angebotsabsage?
• Musterbriefe: Welche Beispiele für Formulierungen im Absageschreiben gibt es?

Die professionelle Korrespondenz gehört zum täglichen Alltag einer Officekraft. Regelmäßig müssen Angebote eingeholt und geprüft werden. Nicht immer stimmen die Leistungen eines Auftragnehmers mit den Ansprüchen eines Auftraggebers überein. Oft wird dies nicht gleich zu Beginn erkannt und erst bei der Ausstellung des Angebots werden die Differenzen klar.

Diese können unterschiedlicher Natur sein. Natürlich spielt der Preis eine entscheidende Rolle dabei, ob eine Leistung in Auftrag gegeben wird. Daneben kann es aber noch weitere Gründe für eine Angebotsabsage geben:

• verwendete Materialien
• Vorstellungen bei der Umsetzung oder
• ein Zeitfaktor

Manchmal liegt die Begründung aber auch in der Art des Angebots. Teilweise sind Angebote explizit in Auftrag gegeben, in anderen Fällen werden Angebote aber auch ungefragt gestellt und dienen dem Zweck, einen potenziellen Auftraggeber von der Notwendigkeit der Leistung des Auftragnehmers zu überzeugen.

Insgesamt lassen sich also insbesondere 3 Arten von Angeboten unterscheiden, bei denen eine Ablehnung eintreten kann.

So üblich das Ablehnen von Angeboten ist, so unangenehm ist es für viele in der Praxis. Die Gegenseite hat sich Mühe gegeben und versucht, den Auftraggeber mit dem Angebot zu überzeugen.

Wie trifft man als Sekretärin oder Assistent im Geschäftsbrief oder E-Mail-Verkehr den richtigen Ton und stößt dem Gegenüber mit der Absage nicht vor den Kopf? Es gibt eine Reihe an Strategien, wie ein Absageschreiben optimal und ohne Missverständnisse gelingen kann, ohne zugleich die Höflichkeit und den professionellen Umgang zu verlieren.

Es lohnt sich für Sekretärinnen durchaus, für das Absageschreiben ein schnell anzupassendes Muster zu verwenden. Musterbriefe erleichtern die tägliche Geschäftskorrespondenz deutlich! So kann sichergestellt werden, dass in der optimalen Menge an Sätzen, prägnant und ohne Missverständnisse, alle wichtigen Informationen geteilt werden sowie auf beiden Seiten der Eindruck entsteht, dass die Zusammenarbeit (zumindest im Sinne einer Verhandlung) zu beiderlei Zufriedenheit und professionell abgelaufen ist.

Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass es trotz der Absage in Zukunft zu einer weiteren Zusammenarbeit kommen kann, ohne dass die aktuelle Absage darauf ein schlechtes Licht wirft.

In der Praxis von Office Professionals gibt es verschiedene Muster, die alle Informationen einer Angebotsabsage vollständig und unmissverständlich vermitteln. Achten Sie in englischsprachigen Geschäftsbriefen und Korrespondenz jedenfalls auf die besonderen Konventionen! Grundsätzliche Formulierungsregeln für das Ablehnen von Angeboten umfassen:

Möglicherweise soll das Angebot nicht vollständig abgelehnt werden und muss stattdessen nachgebessert werden. In einem solchen Fall muss das Ablehnungsschreiben der Assistenz diese Infos natürlich sehr gut erkennbar enthalten. Dabei besteht die Möglichkeit das Angebot unter Vorbehalt anzunehmen (bei Nachreichung entsprechender Überarbeitungen) oder es in dieser Form abzulehnen, aber klar zu machen, dass es mit Nachbesserungen erneut gestellt werden kann. Hier ist das kommunikative Geschick einer Sekretärin oder Officekraft gefragt. 

Je nach Angebotsteller kann die eine oder die andere Variante besser angenommen werden. Ausschlaggebend dafür sind insbesondere die Größe des Unternehmens und die Gefahr, dass eine Ablehnung unter Vorbehalt als eine Ablehnung missverstanden wird und dessen Firmenphilosophie in Hinblick auf die Bereitschaft, auf die individuelle Anpassung von Angeboten einzugehen.

Wie zuvor bereits erwähnt, basieren nicht alle Angebote der täglichen Geschäftskorrespondenz auf einem expliziten Auftrag. Häufig entscheiden sich Anbieter auch, ein Angebot unverlangt an verschiedene Unternehmen zu senden, um diese auf ihr Angebot aufmerksam zu machen. Als Grundlage dafür dienen Erwartungen des Angebotstellers bezüglich des Bedarfs der Unternehmen.

Erfolgt ein solches Angebot, ist die Ablehnung für Sekretärinnen deutlich einfacher und das Gegenüber ist wesentlich stärker auf eine Absage vorbereitet. Entsprechend muss weniger Fingerspitzengefühl bei der Ablehnung solcher Angebote gewahrt werden. Das bedeutet allerdings nicht, dass die Angebotsabsage nicht dennoch höflich erfolgen sollte.

Nicht selten sind unverlangte Angebote ein gutes Werkzeug, um Dienstleistungen zu entdecken, deren Bedarf man zuvor nicht erkannt hatte. Sollten externe Auftragnehmer erkennen, dass ein Unternehmen unverlangte Angebote unwirsch abweist, so machen sie sich in der Zukunft möglicherweise nicht mehr die Mühe dort Anfragen zu stellen.

Entsprechend ist Professionalität und Freundlichkeit von Seiten der Office Manager immer die Basis erfolgreicher Kommunikation. Gleichzeitig ist es auch sinnvoll, dem Gegenüber die Gründe für die Absage mitzuteilen, damit dieser seine Anfragen in Zukunft optimieren kann. Dies könnte entsprechend auch für das ablehnende Unternehmen von Vorteil sein, wenn in Zukunft bessere Angebote erfolgen

Fazit um ein Angebot abzulehnen: Freundlichkeit, Begründung und Effizienz

Abschließend lässt sich festhalten, dass es bei der Absage eines Angebots als Sekretärin besonders wichtig ist, die drei Aspekte Freundlichkeit, Begründung und Effizienz umzusetzen.

Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.