Warum verleitet es zu Konflikten?
Das Einräumen der Töpfe, Teller und Gläser in der Küche kann viel Zeit kosten. Aus diesem Grund bietet diese im Büroalltag auf den ersten Blick unbedeutende Aufgabe großes Konfliktpotenzial.
Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Kolleginnen und Kollegen benutztes Geschirr, Gläser, Töpfe oder die Reste des Caterings achtlos im Office abstellen.
Sie drücken mit ihrer wenig charmanten Handlungsweise aus, dass sie erwarten, dass sich andere um ihr Besteck, ihre Gläser oder um Essensreste kümmern sollten. Nach kurzer Zeit kann aus wenigen Tassen oder Tellern im Büro ein großer Geschirrberg erwachsen.
Wenn zusätzlich Töpfe, benutztes Besteck oder großflächige Verschmutzungen in der Teeküche zurückbleiben, muss gehandelt werden, da man sich in so einem Büro nicht mehr wohl fühlen kann.
Welche Möglichkeiten hat eine Sekretärin bezogen auf....
In diesem Fall hat die Sekretärin zwei Möglichkeiten.
Sie kann:
- Ungehalten auf die Verursacher zugehen. Einfordern, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Geschirr in die Geschirrspülmaschine einräumt und die Büroküche nach Gebrauch aufräumt.
- Mit einem humorvollen und süffisanten Spruch oder einem schriftlichen Aushang punkten. Klar aufzeigen, dass Chaos in der Küche oder im Büro selbstständig entfernt werden müssen.
Wer den Zusammenhalt im Büro fördern und gleichzeitig für Sauberkeit und Ordnung einsteht, muss sich positionieren. Die meisten Assistentinnen entscheiden sich bei Problemen und Differenzen, die die Sauberkeit in der Büroküche betreffen für die oben genannten Variante 2. Eine Prise Humor unterstützt das Ziel, zu jeder Zeit Sauberkeit im Büro sicherzustellen. Markante, respektvolle Sprüche setzen gleichzeitig ein kalres Zeichen. Sie zeigen unmißverständlich auf, dass Regeln im Office, die die Ordnung betreffen, von allen Kollegen eingehalten werden müssen.
Rhetorische Mittel zur Motivation finden
Verantwortliche Sekretärinnen könnten sich in diesem Zusammenhang fragen:
- Welche Sprüche oder Visualisierungen eignen sich, um Kollegen zum Einräumen der Spülmaschine zu motivieren?
- Wie können Putzpläne oder eindeutige Regeln helfen, Chaos im Büro zu minimieren?
Vorlage: Putzplan für den Küchendienst im Büro
| Tag | Geschirrspüler ausräumen und einräumen | Arbeitsflächen abwischen | Kaffeemaschine reinigen und entkalken | Monatliche Aufgabe |
| Montag | Kühlschrank auswischen und überprüfen, ob abgelaufene Lebensmittel entsorgt werden müssen | |||
| Dienstag | ||||
| Mittwoch | ||||
| Donnerstag | ||||
| Freitag |
Spülmaschine einräumen im Büro: Praxiserprobte motivierende Sprüche
In Foren für Sekretärinnen und im Teamverbund wird kontrovers diskutiert, wie Kollegen angesprochen werden sollten, die das Einräumen der Spülmaschine im Büro fortlaufend negieren. Eine vielversprechende und praxiserprobte Möglichkeit besteht darin, das Problem freundlich zu visualisieren.
Hierfür eignet sich ein Smiley und ein Foto der betreffenden Büroküche, die im Chaos versinkt. Verkrustete Töpfe, eine Spüle, die lange kein Wasser gesehen hat oder eine überfüllte Maschine sind selbsterklärend. Unter dem Bild kann ein passender Spruch platziert werden, der die Aufmerksamkeit auf die Verschmutzungen und den Geschirrspüler lenkt.
Unsere Teeküche versinkt im Chaos. Bisher gibt es keine Geschirrspülmaschine, die es schafft, das Geschirr zu säubern, wenn es AUF oder NEBEN der Maschine steht! Wer sich derzeit noch nicht mit dem Geschirrspüler in der Teeküche auskennt, kann sich ab morgen für einen Anfängerkurs im Büro 31 anmelden. Alle anderen Kollegen werden höflich gebeten, ihr Geschirr selbstständig einzuräumen und grobe Verschmutzungen vorzuspülen. Dann können alle eine saubere und hygienische Büroküche genießen.
Kollegen, die das Plakat in der Nähe des Geschirrspülers in der Teeküche lesen, wissen sofort, was zu tun ist. Sie werden ihre Tassen und Teller mit hoher Wahrscheinlichkeit vorspülen, selbstständig einräumen und Essensreste im Abfalleimer entsorgen. Kein Kollege möchte riskieren, dass er im Kollegenkreis als die Person geoutet wird, die sich nicht an Regeln hält.
Was man tun könnte, wenn sich Kollegen nicht an Regeln halten
In der Praxis halten sich die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Anstand an die bürointernen Regeln. Für eine Minderheit gilt dies nicht. Sie fallen negativ auf, da sie weiterhin lax mit benutztem Geschirr umgehen und die Büroküche nicht aufräumen. Töpfe und Schüsseln werden benutzt und anschließend nicht vorgespült. Außerdem bleiben Besteck und Gläser ungewaschen in der Spüle liegen, statt hierfür den Besteckkorb zu nutzen. Nach mehrfacher Aufforderung können verantwortliche Sekretärinnen neben freundlicher persönlicher oder öffentlicher Erinnerung zu anderen Mitteln greifen.
Möglichkeiten faule Mitarbeiter anzuregen
Eine Möglichkeit besteht darin, verschmutztes Geschirr ab sofort nicht mehr für Kollegen wegzuräumen. Hiermit mag die Hoffnung verbunden sein, dass Verursacher persönlich Hand anlegen und die Büroküche aufräumen, wenn mehr Chaos herrscht.
In Foren für Sekretärinnen wird darüber hinaus berichtet, dass die Assistenz die dreckigen Tassen mitunter von der Maschine an den Arbeitsplatz zurückgestellt hat. Dieses Vorgehen soll dem Verursacher der Verschmutzungen aufzeigen, dass er sich nicht an innerbetriebliche Regeln und Putzpläne gehalten hat.
Ist diese Vorgehensweise sinnvoll?
Eine solche Vorgehensweise mag im ersten Moment effektiv erscheinen, muss aber aus guten Gründen und sorgfältig überlegt sein. Kollegen könnten ein derartiges Vorgehen als Angriffwerten. Ein tiefgehender Streit könnte die Folge sein.
Veränderungen im Büro - warum es klappt oder auch nicht
Wer versucht, Kollegen im Büro zu verändern oder zu erziehen, kann erfolgreich sein. Es mag Kollegen geben, die ihr Verhalten ändern. Andere werden sich in Teilen anpassen und versuchen, den Weg des geringsten Widerstandes zu gehen. Langfristig mögen im Büro marginale Verbesserungen eintreten. Manche Kollegen räumen ihr benutztes Geschirr allerdings bewusst nicht persönlich in die Maschine.
Spülmaschine einräumen: Wenn Hierarchie zu Faulheit wird
Ein Grund hierfür könnte die Einstellung des Mitarbeiters sein. Er mag auf dem Standpunkt stehen, dass er aufgrund seiner Stellung im Betrieb nicht für Ordnung sorgen muss. Als Führungskraft oder Angestellter mit langjähriger Firmenzugehörigkeit genießt er unter Umständen Vorrechte am Arbeitsplatz. Er ist es gewohnt, dass Kollegen ihn unterstützen und sieht keine Notwendigkeit, eigenhändig aufzuräumen. Eine solche persönliche Einstellung kann nicht verändert werden, ohne sachlich und nutzenorientiert zu kommunizieren. Ein Gespräch über das Problem im Betrieb sollte aus diesem Grund gut vorbereitet sein. Eine sachliche Grundstimmung sowie ein ruhiges Umfeld sind die Grundvoraussetzungen für ein Gelingen der Unterredung.
Wie Sekretärinnen professionell vorgehen können
Sekretärinnen können freundlich und bestimmt darstellen, dass es ebenfalls nicht ihre Aufgabe im Unternehmen ist, für alle Kollegen für Ordnung und Sauberkeit zu sorgen. Mit Empathie, Klarheit und Offenheit können ein Assistent oder eine Assistentin ihren Standpunkt darstellen und die überhebliche Sichtweise eines Kollegen langsam aufweichen.
Hilfe aus der Chefetage
Hilft ein persönliches Gespräch nicht, sollte sich eine Assistentin nicht scheuen, den Vorgesetzten zu involvieren.
Wann man den Vorgesetzten hinzuziehen sollte
Ein offenes Gespräch mit dem Chef kann in diesem Fall dazu beitragen, dass bestehende Regeln im Büro umgesetzt werden. Die Sekretärin kann verdeutlichen, wie der Ist-Zustand ist. Sie kann Bilder der Spüle zeigen, die schon lange nicht mehr zum vorspülen mit Wasser genutzt wurde. Gleichzeitig sollte sie dem Vorgesetzten vermitteln, welche Schritte sie bisher unternommen hat, um die Probleme abzustellen. Sie kann freundlichen und sachlich verdeutlichen, dass es nicht ihre Aufgabe ist, für alle Kollegen das Geschirr zu verräumen. Ein Vorgesetzter kann einer solchen Argumentation folgen und nachvollziehen, dass Sauberkeit und Ordnung ein hohes Gut im Unternehmen darstellen.
Jeder muss mit anfassen
Alle Angestellten sind aufgefordert ihren Teil zu tun, um sicherzustellen, dass das Büro ein freundlicher Ort bleibt, an dem jeder gern arbeitet.
Argumentvorschläge zur Bekräftigung des Problems
Neben diesen grundsätzlichen Argumenten kann die Assistentin gleichzeitig darauf auf Ihre Tätigkeitsbeschreibung verweisen. Sie kann aufzeigen, welche priorisierten Tätigkeiten sie zu erledigten hat. Gleichzeitig kann sie beziffern, wieviel Zeit es kostet, wenn sie sich täglich um das Chaos in der Büroküche und im Office kümmert. Menschliche Vorgesetzte werden das Problem ernstnehmen und Lösungen vorschlagen. Ziel muss es sein, klare Verantwortlichkeiten zu benennen um jederzeit Hygiene, Sauberkeit und Ordnung zu gewährleisten.
Normen beim Spülmaschine einräumen im Büro
Neben dem Einräumen der Spülmaschine kann dies weitere Detailfragen betreffen, die im beruflichen Zusammenleben auftreten. Jeder Mitarbeiter muss unter anderem darauf achten:
- Regelmäßig mitgebrachte Lebensmittel im Kühlschrank auf Haltbarkeit zu überprüfen.
- Die Kaffeemaschine nach Benutzung zu reinigen.
- Kaffeepulver, Milch oder Getränke bei Bedarf nachzufüllen.
- Töpfe und Gläser sofort nach Benutzung in die Maschine stellen.
- Grobe Verunreinigungen auf Tellern oder Messern eigenständig vorzuspülen.
Welche Regelungen einem Vorgesetzten vorgeschlagen werden könnten
Eine effektive Möglichkeit, Missstände in der Büroküche abzustellen, ist das Übertragen von eindeutigen Verantwortungen. Eine Sekretärin ist oberflächlich betrachtet und aus der Sicht vieler Vorgesetzten für Hygiene und Sauberkeit im Büro zuständig. Herrscht Chaos, fällt dies zuerst auf die Assistentin zurück. Aus diesem Grund kann der Chef der Assistenz das Recht und die gleichzeitige Verantwortung einräumen, die Sauberkeit im Büro eigenverantwortlich zu organisieren. Wird die Assistenz im Rahmen einer Teambesprechung als verantwortliche Mitarbeiterin eingesetzt, kann sie eindeutige Regeln im Büro implementieren. Diese Regelungen tragen dazu bei, dass in einer Kaffeeküche Chaos und Verschmutzungen der Vergangenheit angehören.
Mögliche Konsequenzen bei Missachtung
An Regelungen und ein gemeinsames Sauberkeitsverständnis sind fortan alle Kollegen gebunden. Wer sich mehrmals über einfache Regeln hinwegsetzt, kann entsprechend vom Vorgesetzten sanktioniert werden.
Sekretärinnen-Tipp Konsequenzen ziehen
Denkbar wäre in diesem Fall neben einem eindringlichen Vier-Augen-Gespräch eine persönliche Grundreinigung der Kaffeeküche in der Freizeit.
Das Unternehmen könnte ebenso prüfen, ob dem Verursacher arbeitsrechtliche Konsequenzen vor Augen geführt werden könnten.
Wie Putzpläne oder klare Regeln helfen, Chaos im Büro zu minimieren
Ordnung und Sauberkeit im Büro sind Grundvoraussetzungen für eine erfolgsorientierte Zusammenarbeit aller Kollegen. Hierzu gehört neben den fachlichen Aspekten ebenso der Bereich der Soft Skills. Im Rahmen eines Bewerbungsgespräches achten Personaler und Vorgesetzte generell auf Eigenschaften wie Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Kollegialität und Hilfsbereitschaft. Diese Charaktereigenschaften wirken sich positiv auf den Zusammenhalt im Team aus. Unternehmen erwarten von jedem Mitarbeiter Einsatzbereitschaft. Dies bezieht sich neben der eigentlichen beruflichen Tätigkeit ebenso darauf, Verantwortung für Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz zu übernehmen. Um in diesem Bereich faire Voraussetzungen zu schaffen, können Putzpläne und ein effektives Regelwerk die gesamte Belegschaft unterstützen.
Putzplan für die Büroküche
Durch eine eindeutige Hygieneplanung für die Büroküche, den Geschirrspüler und den Kühlschrank wird sichergestellt, dass Chaos oder Verschmutzungen nicht auftreten können. Putzpläne können feste Zeiten beinhalten, in der eine Tee- oder Kaffeeküche mit Wasser und speziellen Putzmitteln grundgereinigt wird.
Sie können turnusmäßig einzelne Kollegen auserwählen, die sich um die Sauberkeit der Elektrogeräte und das Desinfizieren von Flächen kümmern. Falls keine Reinigungskraft im Betrieb beschäftigt ist, kann ein Putzplan ebenso bestimmen, welche Teammitglieder den Müll entsorgen oder vorspülen. Es kann darüber hinaus geregelt sein, wer autorisiert wird, im Auftrag des Unternehmens Kaffee, Tee oder Getränke zu bestellen.
Beispiel für einen Putzplan und einvernehmliche Regeln für die Büroküche
Wir, das Büroteam 3, möchten unseren schönen Pausenraum und die Büroküche zu jeder Zeit genießen. Um Verschmutzungen vorzubeugen und jederzeit eine hygienische und saubere Büroküche vorzufinden, wurde folgender Putzplan beschlossen:
Tätigkeit | Verantwortlichkeit |
Einräumen des Geschirrs in den Geschirrspüler | Jeder Mitarbeiter im Team |
Ausräumen der Geschirrspülmaschine | Wöchentlich im Bürowechsel |
Entsorgen von alten Speisen und Getränken | Jeder Mitarbeiter im Team |
|
|
Wöchentliche Aufgaben |
|
Grundreinigung der Kaffeemaschine | Wöchentlich im Bürowechsel |
Desinfizieren der Büroküche | Wöchentlich am Freitag, im Bürowechsel |
Gießen der Pflanzen in der Büroküche | Wöchentlich mittwochs, im Bürowechsel |
Nachbestellung von Kaffee und Getränken | Frau Müller (Sekretariat) |
|
|
Monatlich im Wechsel |
|
Entstauben der Fensterbänke und Heizkörper | Monatlich im Bürowechsel |
|
|
Vierteljährlich |
|
Küchenschränke von innen und außen reinigen | Frau Müller (Sekretariat) |
Kühlschrank und Gefrierschrank abtauen und reinigen | Frau Müller (Sekretariat) |
Besteckschubläden säubern | Vierteljährlich im Bürowechsel |
Putzpläne erstellen - was zu beachten ist
Ein Putzplan ist ausschließlich dann effektiv, wenn sich alle Mitarbeiter an den Inhalt gebunden fühlen. Aus diesem Grund ist es vorteilhaft, Regeln und Pläne gemeinsam in einer Teambesprechung zu beschließen. Um Effektivität sicherzustellen, sollten im Team gleichzeitig Sanktionen verabschiedet werden, die greifen, wenn Mitarbeiter die Maßgaben der Planung wissentlich missachten. Auf diese Weise ist garantiert, dass Geschirr regelmäßig und von jedem Kollegen persönlich in die Geschirrspülmaschine eingeräumt wird. Die Büroküche wird gleichzeitig in Bezug auf Sauberkeit und Hygiene mit hoher Priorität behandelt.
Wieso Sauberkeit und Ordnung den Zusammenhalt fördern
Eine Kaffeeküche oder ein Aufenthaltsraum erfüllen neben der Zubereitung von Mahlzeiten in vielen Unternehmen einen weiteren Zweck. In informellen Gesprächen am Mittagstisch werden Entscheidungen angebahnt oder Informationen ausgetauscht. Kleine Feiern und private Konversationen in Pausen können im persönlichen Rahmen der Teeküche durchgeführt werden. Dies ist ausschließlich möglich, wenn die Räumlichkeiten, das Inventar und die technischen Geräte zu jeder Zeit gepflegt werden.
Gehen Sie mit Büroinventar so um, dass es nicht zerstört wird
Maschinen, die zum Inventar des Arbeitgebers gehören, sollten mit hoher Sorgfalt von den Betriebsangehörigen behandelt werden.
Regelungen, die das Einräumen des Geschirrs betreffen oder Pläne, die die Sauberkeit sicherstellen, sollten zu jeder Zeit im Betrieb eine hohe Priorität haben. Ist dies der Fall, wird dieses Vorgehen das Zusammengehörigkeitsgefühl der Beschäftigten und die Freude am Arbeitsplatz nachhaltig berühren.
Zusammenfassung und Fazit zum Küchendienst
Im ersten Moment mögen Fragen wie die Sauberkeit der Büroküche oder das Einräumen der Geschirrspülmaschine unwichtig anmuten. In vielen Fällen beinhalten Fragen der Sauberkeit und Ordnung im Büro eine hohe Sprengkraft. Vor allem dann, wenn wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fortlaufend Regeln missachten und benutztes Geschirr achtlos im Büro oder im Meetingraum vergessen, sind Konflikte und Streit vorprogrammiert.
Es mag Mitarbeiter geben, die die Assistenz in der Verantwortung sehen, generell für Sauberkeit und Ordnung zu sorgen. In der Regel sind in modernen Unternehmen alle Beschäftigten angesprochen, ihren Arbeitsplatz sauber zu halten. Dies schließt die Büroküche oder eine Tee- und Kaffeeküche ein.
Es gibt einige Strategien, die die Assistenz anwenden kann:
- Freundliche persönliche oder schriftliche Aufforderungen können in vielen Fällen dazu beitragen, dass sich alle Teammitglieder an Absprachen und Regelungen halten.
- Ebenso können persönliche Gespräche persönliche Einstellungen aufweichen und Abhilfe schaffen.
- In letzter Instanz kann ebenfalls der Vorgesetzte involviert werden.
- Zielführender und professioneller ist es, Probleme im Kollegenkreis offen anzusprechen und einvernehmliche Lösungen zu finden.
- Ein Vorgesetzter kann zusätzlich Verantwortlichkeiten klar zu benennen und die Assistenz bitten, Putzpläne aufzustellen.
Gehen Unternehmen und die Assistenz in dieser Weise vor, wird das einräumen und ausräumen der Spülmaschine im Betrieb kein Problem darstellen. Gleichzeitig wird gewährleistet, dass der Sauberkeit, Hygienemaßnahmen und der allgemeinen Ordnung im Büro eine hohe Priorität eingeräumt werden.
Dies führt dazu, dass sich alle Beschäftigten wohlfühlen und ihre Pflichten in Bezug auf die Büroküche kennen. Eine Sekretärin kann sich in diesem Fall mit Engagement um wichtigere Aufgaben im Unternehmen kümmern.
