Arbeiten im Assistenzpool

Steht das Wort „Büropool“ im Raum, sind viele Assistenten und Assistentinnen erst einmal verunsichert. Dabei bringt es nicht nur der Geschäftsführung Vorteile, wenn mehrere Assistenzen zusammen in einem Pool schwimmen. Denn mit dem richtigen Plan und ein wenig Gespür kann die Büroorganisation sogar um einiges leichter sein! 

Im Gegensatz zur klassischen Einzelbetreuung wird im Assistenzpool – auch Büropool genannt – die Büroorganisation von einem Team aus Sekretärinnen oder Assistenzen erledigt. Dadurch entstehen der Geschäftsführung einerseits weniger Personalkosten, andererseits können zum Beispiel Sekretariatsaufgaben besser gebündelt und damit strukturierter abgearbeitet werden. 

Ziel eines Assistenzpools ist es vor allem, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zugleich ein besseres Zeitmanagement zu erreichen. Damit lassen sich die einzelnen Assistenzleistungen effizienter verteilen und unnötiger Mehraufwand vermeiden. Im Idealfall also ein Gewinn für beide Seiten. 

Für die Geschäftsführung steht häufig zunächst die Einsparung von Kosten im Vordergrund: In Zeiten moderner Technik und Software können viele Tätigkeiten, die früher Aufgabe der Sekretärin waren, von der Führungskraft selbst erledigt werden. Ein einzelner Assistent für jeden Vorgesetzten ist aus diesem Grund oft nicht mehr zu rechtfertigen – betreut die Fachkraft aber mehrere Chefs oder Vorgesetzte auf einmal, kommt es besonders in Stoßzeiten schnell zu Überlastung. 

Daneben streben viele Unternehmen danach, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren – und das nicht nur in Bezug auf Produktion und Logistik. Im Büropool lassen sich verschiedene Assistenzleistungen effizient bündeln und damit schneller bearbeiten. Das spart nicht nur Zeit und Kosten; es macht die Büroorganisation auch insgesamt produktiver.

Aber auch als Assistentin oder Office Professional ist die Organisation im Team oft vorteilhaft. Denn das Stichwort lautet hier: Synergien. Die Vorgehensweise im Team eignet sich dabei besonders für klassische Sekretariatsaufgaben. Einzelne Arbeitsprozesse, wie Korrespondenz oder Büroablage, lassen sich zusammengefasst in Blöcken meist schneller und einfacher erledigen. 

Anstatt sich also allein durch ständig wechselnde Aufgaben zu kämpfen, kann sich jeder Mitarbeiter auf klar umrissene Tätigkeiten konzentrieren – im Einklang mit individuellen Fähigkeiten und Kompetenzen. Diese Arbeitsweise schafft nicht nur mehr Struktur in den Büroabläufen, sondern entlastet auch jede einzelne Assistentin.

Darüber hinaus profitiert jede Assistenz von der Weiterbildung im gemeinsamen Büropool. Durch stetigen Austausch und gemeinsame Organisationseinheiten sieht man vieles auch einmal aus einem anderen Blickwinkel. Nicht selten finden sich so einfache Lösungen für Probleme, mit denen man sich als Einzelkämpferin unnötig plagt. Eine wichtige Rolle spielt dabei auch der Zusammenhalt, der im Assistenzpool entstehen kann: Die Erfahrungen des Arbeitsalltags – ob Freud oder Leid – lassen sich besser bewältigen, wenn man sie mit Kollegen teilt. Denn auch im Büro ist man gemeinsam stärker! 

Damit so ein Büropool reibungslos funktioniert, müssen vor allem verbindliche Regeln für die Arbeitsweise aufgestellt werden. Schließlich ist nicht mehr jeder Assistent für sich allein verantwortlich. Eine Sekretärin mit viel Berufserfahrung muss sich an diese Veränderungen im Büroablauf und Zeitmanagement wahrscheinlich erst einmal gewöhnen. Das lohnt aber durchaus! Denn im Assistenzpool ist sie nicht mehr isolierte Einzelkämpferin, sondern kann als Teamplayerin auch von den gemeinsamen Arbeitsprozessen profitieren. 

Zu Beginn sollten – im Idealfall gemeinsam im Team – die wichtigsten Grundfragen beantwortet werden: 

• Kümmert sich eine Teamleiterin bzw. ein Koordinator um die Verteilung der Aufgaben? 
• Oder wäre eine dynamische Büroorganisation besser? 
• Sollen alte Zuständigkeiten beibehalten, oder lieber ganz neu verteilt werden? 
• Und wer ist in diesem Pool überhaupt wofür zuständig? 

Hier gibt es keine pauschalen Antworten, denn jedes Unternehmen hat andere Ansprüche. 

Um ein funktionierendes Konzept für die Arbeitsabläufe zu erstellen, muss zunächst jedes Aufgabengebiet möglichst klar abgesteckt werden. Dazu hat es sich bewährt, gemeinsam ein verbindliches „Handbuch“ anzulegen, in dem alle anfallenden Tätigkeiten in einer Art Protokoll beschrieben sind. 

Im Idealfall ist damit jede Assistentin in der Lage, jede Art Job zu übernehmen – und das bei gleichbleibender Qualität und ähnlicher Arbeitsweise. So können die verschiedenen Tätigkeiten, ganz egal für welchen Vorgesetzen, den einzelnen Assistenzen auch nach persönlichen Vorlieben zugeteilt und zum Beispiel in Blöcken zügiger abgearbeitet werden.

Dabei geht es nicht nur um Innovation – auch bereits erprobte Berufserfahrung ist wertvoll: Sollen beispielsweise bisher allein arbeitende Sekretärinnen in einen gemeinsamen Büropool umziehen, hat es sich bewährt, diese auch weiterhin als Ansprechpartnerin für „ihren“ Manager beizubehalten – schließlich haben beide bereits zusammengearbeitet und kennen die Eigenheiten des anderen. Hier ist die Erfahrung Gold wert.

Trotzdem darf dann aber der Wissenstransfer nicht zu kurz kommen. Was Ihnen vielleicht selbstverständlich erscheint, ist für eine andere Assistentin wichtiges Fachwissen! In diesem Fall ist es hilfreich, die Eigenheiten jedes Vorgesetzten für andere verständlich zu Protokoll zu bringen. Auf diesem Wege bleibt die angestrebte Chefentlastung auf demselben Niveau, auch wenn die entsprechende Assistentin gerade mit anderen Aufgaben beschäftigt ist.

In kleineren Unternehmen reicht es oft aus, die Arbeitsabläufe unter Mitarbeitern auf Augenhöhe festzulegen. Regelmäßige Meetings gewährleisten dabei auch im Alltag einen gleichmäßigen Informationsfluss – und bieten jeder Assistentin die Möglichkeit, Arbeitsprozesse aktiv mitzugestalten. 

Besonders in größeren Pools mit komplexen Arbeitsabläufen bietet es sich aber an, die Organisation der Rahmenbedingungen, wie Zeitmanagement und Ferienplanung, mithilfe einer Teamleitung zusammenzuführen. Damit behält eine Assistenzperson auch in stressigen Phasen leichter den Überblick. Bestehen dann doch einmal Unklarheiten, kann diese auch schnell und unkompliziert helfen – oder regulierend eingreifen, wenn es im Ablauf mal „holpert“.

Wenn im Büropool alles zusammenkommt, kann es schon einmal unübersichtlich werden. Treffen zum Beispiel alle E-Mails in einem Posteingang ein, ist es unerlässlich, diese nach einem übersichtlichen System zu ordnen. Zum Glück bietet die moderne Technik hier viele kleine Hilfsmittel, mit denen sich die Flut an Nachrichten bändigen lässt: Ob Farbmarkierung, Ordnerstruktur oder Fähnchen-System – moderne E-Mail-Programme bieten zahlreiche Strukturierungsmöglichkeiten. 

Daneben erspart man sich mit Mustervorlagen und Schnellbausteinen, zum Beispiel bei der Editierung, eine Menge unnötiger Arbeit – und sorgt ganz nebenbei für einen einheitlichen Kommunikationsstil. Und auch die Büroablage, die heute wahrscheinlich kaum noch ohne Computer funktioniert, lässt sich mit einem übergreifenden System für alle zugänglicher machen.

Damit sich alle zurechtfinden, braucht jeder Assistent das entsprechende Know-how: Bedarfsgerechte Software-Schulungen und Leitfäden zum Nachschlagen sorgen dafür, dass alle Office-Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand sind. Und taucht doch noch die eine oder andere Wissenslücke auf, gibt es im Pool sicher eine Kollegin, die ihre Berufserfahrung gerne teilt. 

Feste Strukturen und klar definierte Arbeitsprozesse sind im Büropool also sehr wichtig – aber eigentlich nur die halbe Miete. Denn das beste System funktioniert nicht, wenn weiterhin jeder allein „durch den Pool schwimmt“. Aus diesem Grund ist es im Assistenzpool besonders wichtig, den Zusammenhalt im Team zu stärken und auch kleinere Unstimmigkeiten ernst zu nehmen. 

Fest eingeplante Team-Meetings sind deshalb ein wichtiger Bestandteil der Arbeit im Büropool. Hier können die verbindlichen Regeln und Büroabläufe durch ehrliches Feedback regelmäßig geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden – denn nichts ist von Anfang an perfekt. Im Gegenteil: Fundierte Kritik am Protokoll ist notwendig, um die Arbeitsprozesse effektiv zu halten und auch auf Veränderungen von außen schnell reagieren zu können.

Im Büroalltag kann außerdem eine gemeinsame Arbeitsumgebung, beispielsweise in einem großen Pool-Büro, den Austausch zwischen einzelnen Bereichen erleichtern. Wer sich öfter persönlich sieht, kann den anderen auch besser einschätzen – und entdeckt dabei vielleicht mehr Gemeinsamkeiten als gedacht. Wenn es dann doch einmal zu laut wird und die Konzentration leidet, helfen beispielsweise Ruhezonen als Rückzugsmöglichkeit, um Projekte ungestört zu bearbeiten.

Darüber hinaus kann ein gemeinsames Team-Event wahre Wunder wirken. Dabei muss es nicht immer gleich eine aufwendige Aktivität sein. Ein gemeinsames Mittagessen oder ein digitaler Kaffeeklatsch entspannen die Büroabläufe oft schon merklich. Hier darf es dann auch ruhig einmal nicht um Sekretariatsaufgaben und Büroablage gehen: Ein privater Plausch versöhnt so manche Unstimmigkeit – und fördert den Spaß an der Arbeit.

Mit der richtigen Perspektive und ein wenig Fingerspitzengefühl ist der Assistenzpool mehr als eine reine Sparmaßnahme: Sind die Arbeitsprozesse klar definiert und die Regeln verbindlich, geht die Arbeit deutlich leichter von der Hand. Denn gemeinsam lassen sich auch Stoßzeiten und intensive Sonderprojekte besser abfangen. Wer nicht mehr allein kämpft, kann sich außerdem mit andern austauschen und ganz nebenbei stetig weiterbilden. 

Als Sekretärin oder Office Manager sitzt man heute also besser nicht mehr allein auf weiter Flur – lieber schwimmt man gemeinsam im Pool.