Executive Assistant: Qualifikationen und Karrierewege

Ein Executive Assistant wird auch als Vorstandssekretär bezeichnet und hat viele verschiedene Aufgaben, zum Beispiel: 

• Terminkoordination für die Führungskräfte bzw. Führungsebene
• Reiseorganisation wie Flug- und Hotelbuchungen, Erstellen von Reiseplänen und Organisation von Visa
• Kommunikation und Kontaktpflege, darunter das Übernehmen der Telefon- und E-Mail-Kommunikation sowie das Teilen von Informationen mit internen und externen Ansprechpartnern, Stakeholdern, Kollegen, Kunden und Vorgesetzten
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Typische Sekretariatsarbeiten wozu auch das Bestellen von Büromaterialien, das Verwalten von Budgets oder das Erstellen von Reisekostenabrechnungen gehören kann
• Bereitstellen von Unterlagen und Präsentationen sowie Erstellen von Dokumenten und Berichten 
• Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten – die genaue Ausgestaltung ist je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich 

Für den Aufstieg zum Executive Assistant sollte man einige grundsätzliche Qualifikationen sowie bestimmte Fähigkeiten mitbringen. Zu den Qualifikationen gehören in der Regel:

• Mindestens eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Noch besser ist ein abgeschlossenes Studium (Bachelor) im betriebswirtschaftlichen Bereich

Eine dieser beiden Varianten ebnet den Weg für eine Karriere als Executive Assistant. Weitere Qualifikationen, die jemand für eine Karriere in dem Bereich mitbringen sollte, sind:

• Gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen
• Medienkenntnisse
• Fließendes Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse

Je mehr Qualifikationen und spezifische Fachkenntnisse jemand darüber hinaus mitbringt, desto besser gelingt der Aufstieg zur Executive Assistant.

Ein Executive Assistant sollte über verschiedene Eigenschaften verfügen, etwa:

• Organisationstalent – Terminverwaltung sowie Veranstaltungen und Reisen zu organisieren und dabei nicht den Überblick zu verlieren, will gelernt sein und erfordert eine strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsfähigkeiten – schließlich ist die Übernahme der gesamten Korrespondenz ein wichtiger Teil des Jobs.
• Flexibilität, um auf den immer anderen Arbeitsalltag reagieren zu können und mit den unterschiedlichen Herausforderungen gut umgehen zu können.
• Belastbarkeit: Der Job kann stressig sein und es kann vorkommen, dass unter Druck stehende Führungskräfte diesen Druck weitergeben. Wer belastbar und resilient ist und sich diesen Druck nicht so zu Herzen nimmt, kann im Job als Executive Assistant gut bestehen.
• Multitasking-Fähigkeiten: Als Executive Assistant jongliert man im Tagesgeschäft häufig viele Aufgaben parallel. Den Überblick behalten zu können und dabei die Professionalität nicht zu verlieren ist dabei essenziell.
• Freundlichkeit ist ebenfalls wichtig im Job als Executive Assistant, schließlich ist ein gutes Verhältnis zum Vorgesetzten, mit dem in der Regel eng zusammengearbeitet wird, eine relevante Grundlage.

Den einen Karriereweg als Executive Assistant gibt es nicht und jede Biografie ist unterschiedlich. Es gibt jedoch einige typische Schritte für den Karriereweg zur Executive Assistant:

1. Der Einstieg als Sekretär oder Assistent: Ein häufiger Einstieg in den Karriereweg als Executive Assistant startet mit einer Position als Sekretär oder als Assistent. Diese Positionen sehen die Übernahme von administrativen Tätigkeiten vor, was ebenfalls ein wichtiger Bestandteil einer Position als Executive Assistant ist. Um grundlegende Erfahrungen in der Büroverwaltung sowie im Umgang mit Organisation und Administration zu sammeln, ist ein solcher Job gut geeignet. 
2. Spezifische Weiterbildungen: Fort- und Weiterbildungen helfen dabei, den nächsten Schritt hin zu einer Position als Executive Assistant zu machen. Schulungen in den Bereichen Kommunikationsmanagement, Organisationsmanagement oder Büroverwaltung vertiefen und erweitern bestehende Fähigkeiten und professionalisieren das eigene Handeln noch stärker. 
3. Fachliche Spezialisierung: Je nachdem, in welchem Geschäftsbereich die angestrebte Funktion als Executive Assistant angesiedelt ist, kann es sinnvoll sein, sich auch fachlich weiterzubilden und zu spezialisieren. Wer nicht nur administrative Aufgaben übernehmen kann, sondern sich zum Beispiel in einer Rechtskanzlei mit rechtswissenschaftlichen Grundlagen auskennt oder in einem Automobilkonzern Wissen über die Branche hat, der bekommt mit höherer Wahrscheinlichkeit eine Zusage auf eine Stelle als Executive Assistant als ohne dieses Fachwissen. 

Nach etwa 3 bis 5 Jahren Berufserfahrung als Assistent oder Sekretär lohnt sich eine Bewerbung als Executive Assistant. Bei herausragenden Leistungen als Assistenz sowie absolvierten Weiterbildungen und spezifischem Fachwissen, kann eine Bewerbung auf eine solche Stelle auch schon früher erfolgen – eine pauschale Regelung gibt es nicht. 

Für die Unterstützung hochrangiger Führungspersonen als Executive Assistant kann auch mehr Berufserfahrung verlangt werden als drei bis fünf Jahre. So kann zum Beispiel als Voraussetzung die bereits erfolgte Zusammenarbeit mit Top-Managern verlangt werden, was häufig erst nach vielen Jahren auf diesem Karriereweg geschieht. 

Entscheidend ist, sich regelmäßig weiterzubilden, Schulungen wahrzunehmen und die eigene Arbeitsleistung sowie das Fachwissen stetig weiterzuentwickeln. 

Von einer Position als Executive Assistant kann der Weg auch noch weiter nach oben gehen. Wer seinen Job gut macht und sich über Jahre beweisen kann, hat zum Beispiel die Möglichkeit sich auf eine Stelle als Chief of Staff zu bewerben. Als Chief of Staff locken in der Regel mehr Gehalt und mehr Verantwortung durch vielfältige Aufgaben.

Auch die Übernahme von anderen leitenden und administrativen Rollen ist möglich. Ein eigenes Team zu führen, einen Fachbereich zu übernehmen oder eines Tages sogar selbst Manager zu sein, ist durchaus möglich. 

Als Executive Assistant sind die Verdienstmöglichkeiten verschieden und hängen von der jeweiligen Branche sowie der individuellen Berufserfahrung ab. Auch die Unternehmensgröße kann einen Einfluss auf das Einstiegsgehalt haben. Der durchschnittliche Lohn als Executive Assistant beträgt rund 48.000 Euro brutto pro Jahr. Nicht alle Stellenbeschreibungen nennen direkt ein Gehalt – ebenfalls üblich ist, dass eine eigene Vorstellung angegeben wird und über diese dann noch verhandelt wird. 

Die Spanne, in dem sich das Gehalt als Executive Assistant bewegt, liegt laut einer Erhebung des Karriereportals Stepstone zwischen 41.300 Euro und 58.600 Euro. 

Der Aufstieg zum Executive Assistant erfolgt häufig von einer Stelle als Assistenz oder Sekretär. Der typische Karriereweg sieht eine solche administrative Position vor, das Absolvieren zahlreicher Weiter- und Fortbildungen sowie das Erlangen spezifischer Fachkenntnisse. Nach etwa drei bis fünf Jahren im Beruf ist dann eine Stelle als Executive Assistant möglich – unter Umständen auch schon früher. 

Um für eine solche Position geeignet zu sein, sollten auch die Qualifikationen und Fähigkeiten passen wie eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium, gute Deutschkenntnisse, MS Office Kenntnisse sowie Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeiten. Auch Multitasking-Fähigkeiten sowie Flexibilität sind wichtige Fähigkeiten und Qualifikationen für einen Executive Assistant. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Executive Assistant sind nicht in jedem Betrieb gleich aber zumindest häufig ähnlich.