Die Aufgaben einer Executive Assistant

Ein Executive Assistant arbeitet eng mit Führungskräften, Managern oder leitenden Angestellten zusammen. Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten ein Executive Assistant dabei genau übernimmt, hängt von der Branche, dem jeweiligen Unternehmen sowie der individuellen Arbeitsvereinbarung ab. Es gibt jedoch einige Aufgaben, die typisch für die Position eines Executive Assistant sind und die sich auch von den Aufgaben in ähnlichen Berufen unterscheiden. 

Executive Assistants sind dafür verantwortlich, dass die unterstützte Führungskraft im Rahmen eines reibungslosen Büroalltags effizient und produktiv arbeiten kann. Zu den typischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Executive Assistant zählen:

• Kommunikation, Korrespondenz und Kontaktpflege: Ein Executive Assistant kümmert sich um die Korrespondenz, schreibt E-Mails im Namen der Geschäftsleitung, wickelt Telefongespräche ab, kümmert sich um die Kontaktpflege, leitet Informationen weiter und priorisiert diese im Sinne der Effizienz. 
• Terminplanung und Zeitmanagement übernehmen: Executive Assistants übernehmen die Terminverwaltung für ihre Führungskraft, vereinbaren Termine und kümmern sich um die Koordination, sie pflegen den Kalender, organisieren Meetings und Konferenzen und sorgen dafür, dass zeitlich alles passt.
• Die Organisation von Reisen erledigt ein Executive Assistant ebenfalls – Flüge, Hotels und Mietwagen buchen sowie weitere Reisevorbereitungen treffen, sind typische Aufgaben. 
• Das Verwalten von Dokumenten sowie ihre Aufbereitung gehört ebenfalls zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Executive Assistant. Er erstellt, formatiert und bearbeitet Präsentationen, Dokumente und Berichte. 

Weitere Aufgaben, die den Anforderungen einer Executive Assistant entsprechen, sind:

• Meetings und Besprechungen koordinieren: Auch die Koordination von Meetings und Besprechungen ist fester Bestandteil des Arbeitsalltags eines Executive Assistants. Sie nicht nur zu organisieren, sondern sie auch vorzubereiten, eine Agenda aufzusetzen, Protokolle zu erstellen und festgehaltene To Dos nachzuverfolgen, sind relevante Aufgaben eines Executive Assistant.
• Projektunterstützung bieten: Führungskräfte bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Projekten zu unterstützen, Meilensteine festzuhalten und die Umsetzung von Aufgaben zu begleiten, sind weitere Aufgaben eines Executive Assistant.
• Recherche: Zu verschiedenen Themen zu recherchieren und Informationen bereitzustellen, die die Entscheidungsfindung für bestimmte Projekte erleichtert, ist ebenfalls häufig nötig. 
• Berichterstattung: Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung zu erstellen, ist ein weiterer Teil des Tagesgeschäfts. Auch die Konzeption und Aufbereitung sowie die Nachbereitung von Meetings und Konferenzen gehört dazu.
• Abstimmung mit anderen Abteilungen: Nicht nur die direkte Arbeit mit der eigenen Führungskraft, sondern auch die Abstimmung mit anderen Abteilungen gehört zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Executive Assistant.

Ja, definitiv. Ein Executive Assistant wird eingestellt, um einer Führungskraft den Rücken freizuhalten. Ein Executive Assistant unterstützt die Geschäftsleitung bei ihren alltäglichen Anforderungen und Bedürfnissen, um einen möglichst effizienten Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten. 

Executive Assistants arbeiten ihren Führungskräften zu und entlasten sie im Arbeitsalltag, indem sie wichtige To Dos für sie übernehmen. Ob Schreibtischtätigkeiten oder konkrete Hilfestellungen bei der Findung von Entscheidungen – die Aufgabenbereiche als Executive Assistant sind vielfältig und der Verantwortungsbereich ist groß. 

Es gibt ähnliche Berufe wie den des Personal Assistant, des Office Managers, des Operation Managers, des Administrative Assistant, des Sekretärs und den des Vorstandsassistenten. Einige der Aufgaben und Verantwortlichkeiten überschneiden sich, es gibt jedoch auch deutliche Unterschiede: 

• Unterschied zum Personal Assistant: Im Vergleich zum Executive Assistant ist ein Personal Assistant in der Regel einer Einzelperson wie einem Politiker, Künstler oder einer hochrangigen Führungskraft zugeteilt. Zeitmanagement, Kommunikation und Korrespondenz oder Reiseorganisation sind Aufgaben, die sich mit denen eines Executive Assistant überschneiden, allerdings arbeitet ein Personal Assistant in der Regel weniger strategisch und ist nicht in Geschäftsentscheidungen mit eingebunden. Dafür bauen Personal Assistants häufiger engere Bindungen zu der Person auf, die sie unterstützen, da sie stark in ihr Leben involviert sind.
• Unterschied zum Office Manager: Auch Office Manager arbeiten in der Regel weniger strategisch als Executive Assistants. Sie kümmern sich um die Verwaltung des täglichen Bürobetriebs sowie die Budgetverwaltung, geben Bestellungen auf und koordinieren Arbeitsabläufe. Auch Personalaufgaben können dazu gehören. Eine direkte Unterstützung der Geschäftsleitung auf strategischer und projektbezogener Basis findet eher nicht statt.
• Unterschied zum Operation Manager: Im Unterschied zum Executive Assistant ist ein Operation Manager weniger in die direkte Unterstützung der Führungskraft in administrativen und strategischen Angelegenheiten eingebunden. Vielmehr ist er auf die Optimierung von Prozessen sowie die allgemeine Leitung von Geschäftsabläufen spezialisiert.
• Unterschied zum Administrative Assistent: Ähnlich wie ein Executive Assistant übernimmt auch ein Administrative Assistant viele administrative und organisatorische Aufgaben, ist dabei aber weniger in strategische Angelegenheiten eingebunden. Auch unterstützt er weniger hochrangige Führungskräfte, sondern häufig eher ganze Abteilungen oder Teams.
• Vorstandsassistent: Vorstandsassistenten sind stark in die strategischen Entscheidungen der Führungsebene eingebunden und übernehmen in der Regel weniger administrative und organisatorische Aufgaben als Executive Assistants. 
• Sekretär: Als Sekretär ist man vorwiegend für Sekretariatsaufgaben zuständig und weniger für das Strategische. Executive Assistants sind enge Vertraute der Führungsebene und werden in strategische Diskussionen und Entscheidungen involviert. Ihre Unterstützung ist stark spezialisiert, während ein Sekretär oder eine Sekretärin überwiegend die administrative Organisation und Unterstützung übernehmen.

Die Verantwortungsbereiche sind bei all diesen Positionen unterschiedlich, auch wenn sie auf den ersten Blick ähnlich klingen. Die einen arbeiten strategischer, andere administrativer. Auch wenn wichtige Fähigkeiten und Qualifikationen für eine Executive Assistant auch in anderen Bereichen nützlich sind, so hat dieser Job jedoch ein klares Anforderungsprofil. 

Als Executive Assistant kann man in einer Vielzahl von Branchen und Firmen arbeiten. In nahezu jedem größeren Geschäftsbetrieb können Executive Assistants zum Einsatz kommen, zum Beispiel:

• Unternehmensberatung
• Konzerne
• Medien
• NGOs
• Immobilienbranche
• Tech-Branche
• Finanzdienstleistungen
• Gesundheitswesen
• Rechtswesen
• Tourismus
• Transportwesen
• Bildung 

In jeder Branche und jedem Betrieb, in dem es Führungskräfte gibt, kann die Rolle als Executive Assistant relevant sein. Wer sich auf eine solche Stelle bewirbt, kann somit auch nach persönlichem Interessenbereich gehen. Schließlich bringt die Tourismusbranche als Executive Assistant andere Inhalte mit sich als die Immobilienbranche, auch wenn die Art der Arbeit ähnlich ist. Erfahrung im jeweiligen Fachbereich zu haben, schadet in jedem Fall nicht – ist aber keine zwingende Voraussetzung, um als Executive Assistant erfolgreich zu sein.

Die Position eines Executive Assistant ist mit viel Verantwortung verbunden. Die Führungskraft verlässt sich auf die Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten des Executive Assistant und bezieht außerdem viele relevante Informationen von ihm oder ihr, auf Basis derer wichtige, geschäftliche Entscheidungen getroffen werden. Die Karrierewege zur Executive Assistant wie von der Sekretärin zur Führungskraft aufzusteigen, ist dabei nicht unüblich, wenn die Person ihre Arbeit sehr gut macht. 

Das Gehalt als Executive Assistant variiert je nach Branche und Berufserfahrung. Es beträgt mindestens 41.300 Euro, laut dem Karriereportal Stepstone, und kann bis zu 58.600 Euro betragen. Im Durchschnitt verdienen Executive Assistants rund 48.000 Euro brutto pro Jahr.

Um den Aufgaben und Verantwortlichkeiten gerecht zu werden, sollte ein Executive Assistant zahlreiche Eigenschaften und Fähigkeiten mitbringen. Multitasking-Fähigkeiten, Organisationstalent sowie Kommunikationsfähigkeiten sind nur einige wenige. Die Fähigkeit zum Selbstmanagement ist ebenso relevant, wie das Setzen von Prioritäten. Nur wer seine Aufgabenbereiche im Griff hat und über alles den Überblick hat, kann als Executive Assistant erfolgreich sein. 

Als Executive Assistant ist man für administrative, organisatorische und strategische Aufgaben verantwortlich und arbeitet der Geschäftsleitung direkt zu. Das umfasst die Übernahme von Kommunikation und Korrespondenz, das Verwalten von Dokumenten, das Vorbereiten von Terminen, die Reiseorganisation sowie die Berichterstattung.

Die Aufgaben überschneiden sich zum Teil mit denen anderer Positionen, die auf den ersten Blick ähnlich klingen – es gibt jedoch zahlreiche Aufgaben für Executive Assistants, die zum Beispiel Administrative Assistants, Office Manager oder Vorstandsassistenten nicht übernehmen. Fachbereiche, in denen man als Executive Assistant arbeiten kann, gibt es viele – nahezu jeder größere Geschäftsbetrieb hat Bedarf für Mitarbeitende in dieser Position. Das Gehalt auf dieser Stelle beträgt im Schnitt rund 48.000 Euro – Berufserfahrung und Branche sind entscheidend für die letztliche Höhe.