Executive Assistant: Wichtige Fähigkeiten und Qualifikationen

Ein Executive Assistant unterstützt Führungskräfte und Manager in ihrem Arbeitsalltag. Kommunikation, Terminorgansiation oder das Vor- und Nachbereiten von Meetings sind typische Aufgaben eines Executive Assistant. Doch welche Fähigkeiten und Qualifikation sollte jemand mitbringen, um Executive Assistant zu werden?

Executive Assistants sollten neben Berufserfahrung verschiedene Fähigkeiten und Qualifikationen mitbringen, um den Anforderungen des Jobs gerecht werden zu können. In den Stellenbeschreibungen, die auf den gängigen Stellenbörsen kursieren, stehen häufig ähnliche Anforderungen. 

Zu den Grundvoraussetzungen gehört mindestens eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Immer mehr Unternehmen suchen Executive Assistants, die studiert haben – besonders gefragt sind betriebswirtschaftliche Studiengänge mit Schwerpunkt Personal oder Führung. 

Ein Executive Assistant sollte außerdem in der Regel:

• Über gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen
• Sicher im Umgang mit MS-Office- sowie Cloud-Anwendungen sein
• Über Medienkenntnisse verfügen, gerne auch im Bereich der sozialen Medien
• Über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse verfügen.

Während das nur die „harten Fakten“ sind, die ein Executive Assistant mitbringen sollte, gibt es noch die „weichen Faktoren“, die häufig unabhängig von Wissen oder einer Ausbildung vorhanden sein sollten. Sie kommen häufig durch Berufserfahrung, die auf verschiedenen Wegen erlangt werden kann. Auch Quereinsteiger sind in diesem Job willkommen, wenn ihr Skill-Set passt. 

Neben den bereits genannten Fähigkeiten und Qualifikationen sollte ein Executive Assistant noch weitere Voraussetzungen mitbringen, ohne die der Job nicht zu machen ist:

1. Kommunikationsfähigkeit: Kommunikation ist einer der wichtigsten Bestandteile des Jobs. E-Mails schreiben, telefonieren, Dokumente erstellen, Berichte anfertigen und Meetings zusammenfassen sind zentrale Aufgaben eines Executive Assistant, weshalb eine gute Ausdrucksweise und die Fähigkeit klar zu kommunizieren wichtige Voraussetzungen sind. Auch mündliche Kommunikationsstärke sollte für die Interaktion mit Vorgesetzten, Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden bei einem Executive Assistant gegeben sein. Schließlich ist Kontaktpflege eine zentrale Aufgabe der Tätigkeit als Executive Assistant.
2. Organisationsfähigkeit: Den Überblick behalten und komplexe Zeitpläne zu koordinieren, muss ein Executive Assistent können, weshalb strategisches Denken und Organisationstalent relevant sind. Um Aufgaben, Termine und Prioritäten verwalten zu können, gehört die Fähigkeit zu organisieren und zu planen unbedingt zur Tätigkeit dazu. 
3. Multitaskingfähigkeit: Die Position eines Executive Assistant erfordert viel Flexibilität und Belastbarkeit. Auf unvorhergesehene Dinge zu reagieren, alles im Blick haben und an mehreren Themen parallel arbeiten, macht den Job aus und will gekonnt sein. 
4. Diskretion: Als Executive Assistant arbeitet man oft mit sensiblen Daten und vertraulichen Informationen. Mit diesen diskret umzugehen und verschwiegen zu sein, ist wichtiger Teil des Jobs. 
5. Konfliktfähigkeit: Es kann vorkommen, dass Ärger gegen den Vorgesetzten am Executive Assistant ausgelassen wird. Somit ist es wichtig, dahingehend robust zu sein, sicher aufzutreten und mit Konflikten umgehen zu können.

Executive Assistants müssen stark eigenverantwortlich arbeiten und häufig proaktiv sein. Sorgfältigkeit ist ebenfalls wichtig für ihre Arbeit. Freundlichkeit ist eine weitere relevante Eigenschaft, die jemand für diese Position mitbringen sollte. 

Ein Executive Assistant ist die rechte Hand von Führungskräften oder Managern und 

• kümmert sich um die Terminverwaltung, 
• plant Besprechungen und erstellt dafür Tagesordnungen, 
• übernimmt die E-Mail-Korrespondenz, 
• organisiert wichtige Geschäftsdokumente oder Berichte 
• und regelt die Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern. 

Außerdem plant er Reisen und organisiert Mobilitätsdienstleistungen wie die Transportkoordination, die Flughafenlogistik oder die Buchung von Zugtickets. Typische Sekretariatsarbeiten sind dabei ein fester Bestandteil des Jobs.

Die Tätigkeit ist abwechslungsreich und kann je nach Branche und Umfeld unterschiedliche Schwerpunkte haben. Die Position als Executive Assistant zielt darauf ab, Führungskräften administrative und organisatorische Aufgaben abzunehmen und ihre Belastung zu verringern, wodurch sie mehr Zeit für strategische Entscheidungen und Aufgaben haben. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Executive Assistant sind vielfältig und reichen in der Regel über rein organisatorische Tätigkeiten und Problemlösung hinaus. Personalverantwortung oder Budgetverwaltung gehören jedoch normalerweise nicht zu den typischen Aufgaben.

Einen guten Executive Assistant macht aus, dass er sich auf verschiedene Personen und ihre Anforderungen einstellen kann. Insbesondere, wenn eine Führungsebene aus mehreren Personen besteht, für die ein Executive Assistant arbeitet, kommen unterschiedliche Wünsche, Vorstellungen und Charaktere zusammen. Flexibilität, Verbindlichkeit und Freundlichkeit sind wichtige Attribute, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Wichtig ist außerdem, den eigenen Kompetenzbereich zu kennen und als Ansprechperson für den Vorgesetzten verfügbar zu sein. Zeitmanagementfähigkeiten, Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent hat ein guter Executive Assistant verinnerlicht.

Neben der administrativen und organisatorischen Arbeit können das Betreuen von Messe- und Eventorganisation, Marketingaktionen oder Social Media-Kanälen ebenfalls zur Tätigkeit gehören. Hierfür ist es hilfreich, so viel und so breite Erfahrung wie möglich bereits mitzubringen, um auch eigenverantwortlich kleine und größere Projekte umsetzen zu können. Eine selbstständige Arbeitsweise ist in allen Bereichen essenziell – schließlich ist der Executive Assistant die Person, die anderen die Arbeit abnimmt. Dafür helfen ein Rundum-Blick und eine Hands-on-Mentalität.

Da ein Executive Assistant in der Regel sehr eng mit einer Person, dem Vorgesetzten zusammenarbeitet, ist ein gutes Verhältnis unerlässlich. Stimmt die Chemie nicht, kann der Job zur Qual werden.

Darüber hinaus ist das Multitasking eine enorme Herausforderung – viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, den Überblick zu behalten und der Führungskraft immer den Rücken freizuhalten, ist nicht für jeden etwas. Belastbarkeit, Resilienz und Flexibilität müssen für diesen Job gegeben sein. 

Wichtige Fähigkeiten und Qualifikationen für einen Executive Assistant sind Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten. Eine selbstständige Arbeitsweise ist essenziell, um den Anforderungen der Position gerecht zu werden und für den Vorgesetzten tatsächlich zur Entlastung beizutragen. Das Verhältnis zum Vorgesetzten spielt dabei häufig eine entscheidende Rolle, wie positiv oder negativ der Job wahrgenommen wird – schließlich erfolgt eine enge Zusammenarbeit. 

In den Stellenbeschreibungen ähneln sich die Anforderungen häufig, unabhängig von der Branche. Da der Job weniger fachspezifisch ist, sondern mehr Fähigkeiten und Qualifikationen als explizites Wissen in einem Fachbereich voraussetzt, können Executive Assistants in fast jedem Bereich zum Einsatz kommen. Dabei sind sie üblicherweise im Unternehmensbereich der Führungsebene angegliedert und unterstützen das Management und leitende Angestellte.