Karriereweg Executive Assistant: Stationen und Möglichkeiten

Um zur Führungskraft aufzusteigen, sind jedoch einige Schritte nötig und häufig führen die Karrierewege über eine Position als Executive Assistant. Auf dem Weg nach oben ist diese Stelle für viele heute ein wichtiger Pfeiler.

Ein Executive Assistant ist jemand, der einer Führungsperson oder mehreren Führungspersonen zuarbeitet und ihr zahlreiche Aufgaben abnimmt, sodass die Person mehr Zeit für strategische Arbeit und Entscheidungen hat. Zu den klassischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Executive Assistant zählen:

• Terminverwaltung
• Korrespondenz und Kommunikation
• Reiseplanung
• Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen
• Bereitstellen, Verwalten und Erstellen von Dokumenten
• Ggf. Übernahme konkreter Projekte 

Das Berufsbild des Executive Assistant beinhaltet mehr als reine Sekretariatsarbeiten – vielmehr geht es darum, den Überblick zu behalten und der Führungskraft den Rücken freizuhalten. Das kann auch inhaltliche Unterstützung bedeuten, indem zum Beispiel Präsentationen vorbereitet oder Meetings im Nachgang aufbereitet werden.  

Eine Karriere als Executive Assistant sieht üblicherweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium vor. Viele Executive Assistants beginnen ihre Karriere zunächst in einer administrativen Position, zum Beispiel als:

• Sekretär
• Assistent
• Büroleiter

In diesen Positionen erlernen sie wichtige Fähigkeiten in den relevanten Bereichen, wie Zeitmanagement, Organisation und Korrespondenz. Ebenfalls relevant sind:

• Fachkenntnisse: Je nach Branche hilft es, über entsprechende Fachkenntnisse zu verfügen, zum Beispiel im Bereich der Rechtswissenschaften oder im Gesundheitswesen. Sich auf bestimmte Tätigkeiten und Fähigkeiten zu spezialisieren, kann auf dem Karriereweg zur Executive Assistant helfen. 
• Weiterbildungen: Um weiterzukommen, sind außerdem Fort- und Weiterbildungen unerlässlich. Sie helfen dabei, Qualifikationen und Fähigkeiten zu verbessern und auszubauen. Viele Unternehmen und Vorgesetzte unterstützen gute Mitarbeiter gerne dabei, Weiterbildungen zu machen. So können sie an guten Leuten festhalten, diese entwickeln und riskieren weniger Fluktuation.
• Berufserfahrung und gute Leistungen: Häufig führt der Weg zu einer Position als Executive Assistant auch darüber, dass jemand über Jahre seinen Job außergewöhnlich gut macht und sich im Unternehmen bewiesen hat. Jahrelange Erfahrung und überzeugende Leistungen als Assistent oder Sekretär rechtfertigen dann eine Bewerbung auf eine Stelle als Executive Assistant. 

Der Aufstieg zur Executive Assistant als Sekretär oder Sekretärin gelingt mit einer zuverlässigen und überdurchschnittlichen Arbeitsleistung, Fachkenntnissen, dem Wahrnehmen von Fort- und Weiterbildungsangeboten sowie durch eine mehrjährige Berufserfahrung. Drei bis fünf Jahre sind ein grober Richtwert. Nach dieser Anzahl an Jahren im Job erfolgen häufig Bewerbungen von Sekretärinnen, Sekretären und Assistenten auf eine Stelle als Executive Assistant.

Für viele soll eine Stelle als Executive Assistant noch nicht das Ende der Karriere sein – sie wünschen sich, eines Tages selbst Führungsaufgaben zu übernehme und in eine Rolle als Führungskraft aufzusteigen. Auch das ist bei guten Leistungen, entsprechender Weiterbildung sowie der Erweiterung von Fachkenntnissen möglich. 

Weiterbildungen als Executive Assistant sind zum Beispiel in diesen Bereichen möglich:

• Personalmanagement
• Controlling
• Öffentlichkeitsarbeit
• Führung
• Kommunikation
• Recht

Eine Stelle als Chief of Staff kann beispielsweise der nächste Schritt nach der Position als Executive Assistant sein. Dabei ist die Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten noch enger, da dieser seinen Chief of Staff auch in strategische Entscheidungen mit einbezieht. 

Wichtige Fähigkeiten und Qualifikationen, die ein Executive Assistant mitbringen sollte, sind unter anderem diese:

• Organisationstalent
• Kommunikationstalent 
• Freude an der Kontaktpflege
• Flexibilität 
• fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse 
• Spezifisches Fachwissen 
• Computer- und Medienkenntnisse. 

Das Einstiegsgehalt als Executive Assistant beginnt laut dem Karriereportal Stepstone bei 41.300 Euro. Im Schnitt verdienen Executive Assistants 48.000 Euro brutto pro Jahr – möglich sind bis zu 58.600 Euro Jahresgehalt, je nach Arbeitsmodell.

Ähnliche Berufe gibt es allerhand. Auch sie können auf dem Karriereweg zum Executive Assistant liegen und eine relevante Station darstellen. 

• So arbeiten Personal Assistants ähnlich wie Executive Assistants stark administrativ. Sie verwalten die Kommunikation, Reisen sowie die Termine einer Person. Allerdings sind Personal Assistants eher Einzelpersonen wie Künstlern oder Politikern zugeteilt und weniger an die Führungsebene eines Unternehmens angegliedert. 
• Als Office Manager ist der Weg in eine Stelle als Executive Assistant ebenfalls denkbar. Allerdings arbeiten Office Manager sehr administrativ, koordinieren Arbeitsabläufe, verwalten Budgets und verwalten den täglichen Bürobetrieb. Eine direkte Unterstützung der Geschäftsleitung sieht diese Position nicht vor. 
• Die Aufgaben eines Operation Managers sind weniger administrativ, sondern vielmehr übernimmt er die Optimierung von Prozessen innerhalb eines Betriebs. Auch die Leitung von Geschäftsabläufen kann in seinen Verantwortungsbereich fallen.

Auch wenn sich einige Aufgaben bei diesen Positionen decken, so sind die Verantwortungsbereiche häufig unterschiedlich. Sie sind aber alle in einem ähnlichen Berufsfeld angesiedelt, weshalb es durchaus möglich ist, als Office Manager zum Executive Manager aufzusteigen oder nach einer Position als Executive Manager als Operation Manager zu arbeiten.