Chief of Staff

Bei der Position Chief of Staff handelt es sich um ein relativ neues Karrierefeld, das sich in Deutschland nach und nach etabliert. In den USA ist die Bezeichnung bereits deutlich geläufiger - etwa auch als Stabschef. Ein Chief of Staff ist häufig die Schnittstelle zwischen dem CEO eines Unternehmens und des Personals.

Dabei arbeitet der Chief of Staff eng mit der Unternehmensleitung zusammen und unterstützt den CEO bei der Verwaltung und Durchführung von Aufgaben. Der Chief of Staff ist ein Sparringspartner für die Unternehmensführung und der Job hält zahlreiche Besonderheiten bereit, für die es bestimmte Stärken und Qualifikationen braucht.

Der Chief of Staff (CoS) ist eine Bezeichnung, die sich aus der Position des Stabschefs in politischen oder militärischen Organisationen weiterentwickelt hat. Der Chief of Staff hat eine leitende Rolle innerhalb eines Unternehmens und unterstützt den CEO bei verschiedenen Aufgaben. Welche das genau sind, hängt vom jeweiligen Kontext ab. Üblicherweise zählen dazu aber die Beratung des Vorgesetzten, Koordination und Kommunikation, Krisenmanagement sowie Projektmanagement.

CEOs haben mit einem Chief of Staff einen Sparringspartner, mit dem sie Ideen besprechen können und der häufig nah an den Sorgen, Nöten und Themen der Belegschaft dran ist.

Das Ziel einer solchen Stelle in einem Unternehmen ist in der Regel: Die zeitlichen Abläufe, die Findung von Entscheidungen sowie der Informationsfluss sollen durch das Einstellen eines Chief of Staff effektiver gestaltet werden. Der CEO wird dadurch entlastet und die gesamte Organisation effizienter.

Die Aufgaben eines Chief of Staff variieren je nach Anforderungen und Themen, die im Unternehmen aufkommen. Üblicherweise zählen diese sechs Aufgaben zu den typischen Tätigkeiten eines Chief of Staff:

1. Beratung und Unterstützung: Der Chief of Staff ist eine Art Sparringspartner und wichtiger Gesprächspartner für den Vorgesetzten. Dieser teilt strategische Überlegungen mit ihm, fragt um Rat bei der Entscheidungsfindung und fragt nach Meinung sowie Kritik. Auch das Priorisieren von Aufgaben für den Vorgesetzten kann zur Tätigkeit eines Chief of Staff gehören.
2. Projekte leiten: Projektmanagement gehört ebenfalls zu den typischen Chief of Staff-Aufgaben. Selbst operativ aktiv zu werden, ist Teil der Aufgabe, schließlich hat der CoS einen weiten Blick und weiß aus den regelmäßigen Gesprächen mit dem CEO, worauf es ankommt.
3. Verwaltung von Ressourcen: Wenn es darum geht, Ressourcen wie Personal oder Budgets zu verwalten, dann kann ein Chief of Staff hilfreich sein und dem CEO eine gute Unterstützung sein.
4. Kommunizieren und Koordinieren: Ein Chief of Staff kanalisiert den Informationsfluss im Unternehmen und steht als guter Kommunikator in engem Austausch mit den Teamleitern und Personalverantwortlichen aller Abteilungen, sodass er die Fortschritte und Probleme in den einzelnen Projekten kennt.
5. Krisen managen: In schwierigen Zeiten, sei es global oder unternehmensintern, unterstützt ein Chief of Staff den Vorgesetzen bei deren Bewältigung. Als Schnittstelle zwischen CEO und Belegschaft kennt er die Sorgen und Nöte der Mitarbeiter und kann ihre Reaktionen sowie mögliche Handlungen koordinieren.
6. Interne Prozessoptimierung: Bei der Gestaltung interner Prozesse und der Prozessoptimierung spielt der Chief of Staff ebenfalls eine wichtige Rolle. Er kann als Kommunikator die Abläufe zwischen den Abteilungen verbessern und identifiziert Wege, wie die Effizienz im Unternehmen gesteigert werden kann.

Nicht immer hat ein Chief of Staff alle diese Aufgaben. Je nach Organisationsstruktur können diese auch abweichen.

Die Position des Chief of Staff verändert das Gefüge in einem Unternehmen und das hat zahlreiche Effekte:

• Der Chief of Staff gibt Sicherheit und sorgt für mehr Klarheit im Hinblick auf Entscheidungen.
• Er trägt dazu bei, dass über Grenzen hinausgegangen wird.
• Er ist ein wichtiger Gesprächspartner für den Entscheidungsträger und kann für mehr Weitsicht beim CEO sorgen.
• Er verbindet den CEO dank seiner Kommunikationsfähigkeiten mit der Belegschaft.

Dadurch, dass er nicht nur aus seinem Bereich an den CEO berichtet, sondern das gesamte Unternehmen im Auge hat, können Entscheidungen mit mehr Weitblick getroffen werden.

Die größte Herausforderung als Chief of Staff ist vermutlich, dass das Verhältnis zum Vorgesetzten sehr wichtig ist. Da die Zusammenarbeit so eng ist, funktioniert diese nur, wenn beide Personen sich möglichst auch auf persönlicher Ebene verstehen, auf einer Wellenlänge liegen und einander vertrauen.

Auch sollte der Chief of Staff trotz Führungsfähigkeit keine eigene politische Agenda innerhalb des Unternehmens verfolgen. Er ist als Entlastung des Vorgesetzten da, trifft Entscheidungen mit ihm zusammen und steht dabei aber meist im Hintergrund und tritt in beratender Funktion auf. Wer selbst in vorderster Reihe stehen möchte, ist mit der Rolle als Unterstützer möglicherweise nicht zufrieden. Demut ist daher eine Fähigkeit, die für die Position mitgebracht werden sollte und an der auch manche scheitern.

Eine weitere Herausforderung ist die klare Aufgabendefinition. Nicht immer kommt den Chief of Staff die vielleicht gewünschte strategische Verantwortung zu. Auch ist es herausfordernd, das Feld an Verantwortlichkeiten klar abzustecken, sodass sich CEO und CoS ergänzen, aber nicht konkurrieren. Da sich die Position in Deutschland erst nach und nach etabliert, kann es in einigen Unternehmen noch zu Unklarheiten hinsichtlich der genauen Ausgestaltung der Rolle kommen.

Selbst, wenn die nötigen Voraussetzungen wie Erfahrung in der Unternehmensführung und Mitarbeiterführung bereits vorhanden sind, ist die Position als Chief of Staff nicht für jeden geeignet. Schließlich ist diese mit viel Stress und Verantwortung verbunden. Auf folgende Personen passt die Stelle möglicherweise nicht:

• Personen, denen es schwerfällt, den Überblick zu behalten: Als CoS gehört Organisationstalent zu den wichtigsten Fähigkeiten. Wer nicht gut im Priorisieren ist und schnell den Überblick verliert, für den ist die Position möglicherweise nichts.
• Personen, die unter Druck nicht gut arbeiten können: Der Job ist oft mit viel Stress verbunden, da Aufgaben parallel bewältigt werden müssen und diese zum Teil mit Zeit-, Projekt- oder Budgetdruck verbunden sind. Wer damit nicht umgehen kann und Probleme bei der Bewältigung von Stress hat, der ist als Chief of Staff möglicherweise nicht geeignet.
• Personen, die Schwierigkeiten mit effektiver Kommunikation haben: Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Personen, Interessengruppen und Stakeholdern gehört zur Arbeit eines Chief of Staff. Wer sich damit nicht wohlfühlt und eigene Interessen nicht ausreichend vertreten kann, der ist an anderer Stelle besser aufgehoben.
• Personen, die feste Routinen brauchen und mit Flexibilität Probleme haben: Einen festen Arbeitsablauf mit den immer wiederkehrenden, selben Tätigkeiten, gibt es als Chief of Staff nicht. Der Job birgt täglich neue Herausforderungen, immer wieder wechselnde Anforderungen sowie sich ständig wechselnde Anforderungen. Sich schnell anpassen und das eigene Handeln auf die neue Situation anpassen zu können, sollte ein Chief of Staff können.
• Personen, die nicht strategisch denken: Wem der Blick für das große Ganze fehlt und wer Schwierigkeiten hat, langfristig, nüchtern und aus strategischer Sicht zu denken, der ist als Chief of Staff fehl am Platz.

Es gibt Positionen, die der des Chief of Staff ähneln. Dazu zählen unter anderem:

• Chief Strategy Officer (CSO)
• Director of Operations
• Senior Advisor

Der Chief Strategy Officer(CSO) ist dafür verantwortlich, die Unternehmensstrategie zu entwickeln und umzusetzen und arbeitet dabei eng mit der Geschäftsführung zusammen, was eine Gemeinsamkeit mit der Position des Chief of Staff ist.

Auch ein Director of Operations agiert ähnlich wie ein CoS und steht in engem Austausch mit dem Vorgesetzten sowie anderen Führungskräften innerhalb des Unternehmens und unterstützt bei der Umsetzung von Unternehmenszielen.

Einem Senior Advisor kommt ebenfalls eine ähnliche Rolle zu, die Beratung im Zentrum stehen hat. Projektmanagement, Strategieberatung sowie die Kommunikation mit verschiedenen Bereichen und Instanzen ist die Hauptaufgabe von Senior Advisoren.

im DACH-Raum wird die Stelle als Chief of Staff immer beliebter, da viele CEOs die Sinnhaftigkeit einer solchen Position erkennen. Häufig wird sie jedoch noch mit anderen Positionen verwechselt wie:

• Chief Operating Officer
• Executive Assistant
• Chief Financial Officer

Diese haben jedoch andere Aufgaben und unterschiedliche Verantwortungsbereiche:

Chief of Staff vs. Chief Operating Officer

Ein Chief Operating Officer (COO) ist für die operative Führung eines Unternehmens verantwortlich, während der Chief of Staff vorwiegend für die Unterstützung des CEOs da ist. Während ein Chief of Staff eine wichtige beratende Funktion hat, hat der COO in erster Linie die Aufgabe, Prozesse zu überwachen und zu optimieren, das Personal zu führen sowie die Unternehmensstrategie in die Abteilungen zu transportieren und bei der Umsetzung zu unterstützen.

Für den Chief of Staff steht die Entlastung des Vorgesetzten im Fokus, während der COO auf die operativen Aspekte innerhalb der Organisation konzentriert ist. Die Tätigkeiten eines Chief of Staff sind deutlich breiter gefächert als die eines COO, denn dieser ist für das operative Geschäft verantwortlich. Der Chief of Staff hat das gesamte Unternehmen im Blick und seine konkreten Aufgaben hängen stark vom Bedarf und den Anforderungen des CEOs ab.

Chief of Staff vs. Executive Assistant

Ein Executive Assistant arbeitet zwar ebenfalls eng mit dem Vorgesetzten zusammen, allerdings sind seine Aufgaben weniger strategisch, sondern verstärkt organisatorisch. Zwar können auch strategische Themen Teil der Aufgabe sein, aber Executive Assistants übernehmen in der Regel vorwiegend administrative und koordinierende Tätigkeiten, pflegen Kontakte, bereiten Protokolle und Reportings vor, kümmern sich um die Organisation des Vorstandsbüros, um Eventmanagement und liefern Informationen, auf Basis derer CEOs Entscheidungen fällen.

Reiseorganisation, die Planung von Terminen, die Abwicklung der Kommunikation sowie die persönliche Unterstützung des Vorgesetzten sind die Aufgaben eines EA, während der Chief of Staff einen breiten Verantwortungsbereich hat, mit anderen Führungskräften zusammenarbeitet und stets den Fokus hat, die Ziele des CEOs voranzubringen.

Chief of Staff vs. Chief Financial Officer

Auch von anderen Positionen wie der des Chief Financial Officer (CFO) unterscheidet sich der Job als Chief of Staff. Ein CFO ist für die Finanzstrategie, Budgets, Finanz- und Projektcontrolling sowie die Investitionsentscheidungen eines Unternehmens zuständig und somit auf einen Bereich fokussiert. Der Chief of Staff ist deutlich breiter aufgestellt.

Als Chief of Staff kann man in verschiedenen Institutionen arbeiten, darunter:

• Unternehmen – hier findet die Zusammenarbeit mit dem CEO bzw. der Unternehmensleitung statt
• NGOs – hier arbeitet der Chief of Staff mit dem Vorstand zusammen
• Im öffentlichen Sektor – hier sind CoS die Unterstützer von Führungskräften, zum Beispiel in Behörden
• In der Politik – hier unterstützen sie zum Beispiel Minister oder andere politische Entscheidungsträger
• In Bildungseinrichtungen – hier unterstützen sie den Dekan an Hochschulen, den Rektor einer Schule oder andere Führungspersonen in Bildungseinrichtungen

Der Bedarf an einem Chief of Staff ist häufig in größeren Unternehmen gegeben. In kleinen Betrieben wird eine solche Position in der Regel mit anderen Aufgaben zusammengelegt, weshalb es entscheidend ist, bei Stellenbeschreibungen genau hinzusehen. Grundsätzlich gilt: je mehr Personal ein Unternehmen hat und je schwieriger es für einen Geschäftsführer ist, den Überblick über alle Bereiche zu behalten, desto größer ist der Bedarf für eine solche Position.

Wer auf der Suche nach Jobs als Chief of Staff ist, kann auf einschlägigen Karriereportalen nach der Jobbezeichnung suchen. Üblicherweise führt der Weg zu einer solchen Position wie auch bei anderen Jobs über eine Bewerbung, ein Bewerbungsgespräch mit Personen aus der HR-Abteilung und gegebenenfalls auch direkt dem künftigen Vorgesetzten sowie eventuell ein Auswahlverfahren. 

Stellen als Chief of Staff sind beliebt, weshalb sich Hartnäckigkeit und das Versenden vieler Bewerbungen auszahlen kann, zumindest wenn die eigenen Vorstellungen und Qualifikationen zur Stellenbeschreibung passen. Wichtig ist daher, die Beschreibung der Position und auch des Unternehmens gründlich zu lesen.

Der Bildungshintergrund, den ein Chief of Staff haben sollte, ist nicht festgelegt. Eine Grundvoraussetzung ist jedoch in der Regel das Abitur, jedoch können auch Personen mit Fachabitur und einer Ausbildung sich mit der nötigen Berufserfahrung auf eine Position als Chief of Staff bewerben. Dabei muss die Ausbildung nicht zwingend spezifisch sein und zur Branche passen, in der ein Unternehmen tätig ist. Besonders hilfreich sind Kenntnisse in den Bereichen BWL, Wirtschaft oder Kommunikation. Mit einem absolvierten Studium steigen die Chancen auf eine Stelle als Chief of Staff – gern gesehene Fächer sind zum Beispiel Politikwissenschaften, Volkswirtschaftslehre, Betriebswirtschaftslehre oder Rechtswissenschaften.

Doch auch mit anderen Hintergründen als einem Jura- oder BWL-Studium, ist es möglich, eine Position als Chief of Staff zu erlangen. Insbesondere die bisherige Berufs- und Managementerfahrung ist entscheidend und gibt in der Regel den Ausschlag dafür, ob jemand für eine solche Stelle geeignet ist oder nicht.

Wie hoch das Gehalt als Chief of Staff ist, hängt vom Unternehmen, von der individuellen Berufserfahrung sowie vom eigenen Verhandlungsgeschick ab. Auch die Branche, die genauen Verantwortlichkeiten sowie die Region, in der das Unternehmen seinen Sitz hat, wirkt sich auf die Gehaltshöhe auf.

Je nach Berufserfahrung liegt ein jährliches Gehalt durchaus eher im sechsstelligen Bereich liegen. Grundsätzlich liegt das Gehalt eines CoS in der Regel deutlich über dem deutschen Durchschnittsgehalt. Es handelt sich bei einer Stelle als Chief of Staff um eine eher hochbezahlte Position, was auf die anspruchsvolle Aufgabe, den vielfältigen Tätigkeitsbereich sowie die damit einhergehende Verantwortung zurückzuführen ist. Bei der Verhandlung um ein Gehalt mit dem zukünftigen Arbeitgeber sollten diese Aspekte berücksichtigt werden.

Im DACH-Raum ist die Position des Chief of Staff noch deutlich weniger etabliert als in den USA. Das führt dazu, dass die Position in vielen Unternehmen noch weniger standardisiert und strukturiert ist und die Anforderungen je nach Organisation oder Betrieb zum Teil stark voneinander abweichen. Das Ansehen für diese Position wächst aber zunehmend und insbesondere große Organisationen und Unternehmen erkennen immer mehr, wie wichtig diese Position sein kann.

In den USA wird in der Gestaltung von Führungspositionen seit jeher mehr Wert auf die Zusammenarbeit sowie eine vertrauensvolle Beziehung zwischen CEO und Chief of Staff auf Augenhöhe gelegt, während in Deutschland noch deutlich hierarchischer geführt wird. Mit der immer komplexer werdenden Geschäftswelt sowie der zunehmenden Globalisierung erkennen aber auch in Deutschland immer mehr Chefs, welchen Mehrwert eine Position als Chief of Staff haben kann, um die Führung des Unternehmens für alle Beteiligten zu optimieren.

Ein Chief of Staff ist der verlängerte Arm eines CEOs, eines Vorstandes oder ähnlich und steht mit ihm in einem engen Vertrauensverhältnis. Er unterstützt ihn bei Entscheidungen, hat die Strategie im Blick, steht mit anderen Führungskräften und Stakeholdern im Austausch und ist ein wichtiger Sparringspartner zum Austausch von Meinungen und Kritik. Die Aufgabe ist anspruchsvoll und erfordert neben der Fähigkeit, strategisch zu denken, außerdem Kommunikationsfähigkeit, Diskretion, Organisationsfähigkeit, Gespür, Multitasking-Fähigkeit sowie einschlägige Berufserfahrung.

Chief of Staff zu werden, ist mit jahrelanger Erfahrung in den Bereichen Mitarbeiterführung oder Unternehmensführung möglich – falls der Weg nicht intern über Beförderungen geht, ist das Bewerben auf eine solche Stelle der gängige Weg. Das durchschnittliche Jahresgehalt liegt dabei weit über dem bundesdeutschen Durchschnittsgehalt.

Während die Position im DACH-Raum noch relativ neu ist und ihre Sinnhaftigkeit erst nach und nach erkannt wird, hat sich diese Tätigkeit in den USA schon deutlich länger etabliert, wodurch die Positionen dort auch in der Regel strukturierter organisiert sind. Die genauen Tätigkeiten, das Verantwortungsfeld sowie die tatsächliche Entscheidungsgewalt hängen vom Vorgesetzten, vom Unternehmen, von der Unternehmensgröße, der Branche sowie den Anforderungen ab, weshalb sich nicht pauschal sagen lässt, welche Aufgaben genau zu denen eines Chief of Staff gehören. Die eigentliche Stelle und der akute Bedarf innerhalb der Organisation definieren, was die tägliche Arbeit dann letztlich ausmachen wird.