Aufgaben als Chief of Staff

Die Position Chief of Staff gibt es zum Beispiel in Unternehmen in der Politik oder im öffentlichen Dienst. Ein Chief of Staff (CoS) stellt dabei den verlängerten Arm der Geschäftsleitung beziehungsweise einer Führungspersönlichkeit dar. 

Der Chief of Staff berät und unterstützt diese bei der Planung und Umsetzung von Zielen. Der CoS ist engster Vertrauter, Sparringspartner, strategischer Berater, Kommunikator und Krisen-Manager in einem – im politischen Sinne ist die Position auch als Stabschef geläufig.

Das genaue Aufgabenfeld der Karriere eines Chief of Staff kann je nach Betrieb und Unternehmensgröße abweichen. Grundsätzlich lassen sich aber folgende Tätigkeiten definieren:

• Strategische Unterstützung des Vorgesetzten: Der Chief of Staff ist der verlängerte Arm der Geschäftsführung (etwa des CEO) und arbeitet eng mit dieser zusammen. Sowohl die Planung von Unternehmenszielen als auch dafür zu sorgen, dass diese erreicht werden, zählen zu den Aufgaben. Der CoS unterstützt dabei den CEO als Kommunikator, Krisen-Manager sowie als Schnittstelle zwischen der Belegschaft sowie der Führungsebene. 
• Optimierung von Geschäftsprozessen: Der Chief of Staff kennt die Prozesse des Unternehmens und ist angehalten, diese stets zu verbessern. Er setzt Ressourcen effektiv ein, kennt die Schwachstellen, optimiert Arbeitsabläufe und sorgt so dafür, dass die Produktivität des Unternehmens gesteigert werden. 
• Kommunikation: Der Chief of Staff ist ein wichtiger Kommunikator innerhalb des Betriebs. Auf der einen Seite spricht er viel mit dem CEO, auf der anderen Seite steht er mit der Belegschaft in engem Austausch, sodass er beide Seiten im Blick hat und zwischen ihnen gut vermitteln kann. Er stellt sicher, dass der CEO über die wichtigsten Entwicklungen und Vorgänge im Unternehmen informiert ist und trägt außerdem dazu bei, dass Entscheidungen und Informationen der Geschäftsleitung in die Teams weitergegeben werden. 
• Beziehungspflege zu Stakeholdern: Als Chief of Staff gehört das Stakeholder-Management zu den weiteren Aufgaben. Ob Lieferanten, Geschäftspartner, Kunden, Behörden oder Presse – Beziehungen zu pflegen ist für jedes Unternehmen bzw. jede Organisation relevant und der CoS ist dafür verantwortlich, die unterschiedlichen Interessen zu kennen und mit den eigenen Unternehmenszielen zu verflechten.  
• Projektmanagement: Die Betreuung wichtiger Projekte zählt ebenfalls zum Tätigkeitsprofil eines Chief of Staff. Er überwacht Initiativen, koordiniert Prioritäten und sorgt dafür, dass fristgerecht sowie ressourceneffizient gearbeitet wird. Er bringt außerdem verschiedene Mitarbeiter und Teams zusammen, sodass sich ein perfektes Zusammenspiel zum Zwecke der Erreichung der Unternehmensziele ergibt.

Weitere mögliche Aufgaben sind die Koordination von Terminen, Sitzungen und Meetings, die Beratung von Abteilungsleitern, die Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und außerdem das Identifizieren von Leistungsindikatoren, um gesetzte Ziele messbar zu machen.

Die Aufgaben eines Chief of Staff variieren und insbesondere in Deutschland sind die Grenzen der Tätigkeit zum Teil noch nicht so klar gezogen, wie zum Beispiel in den USA, wo sich diese Position bereits etabliert hat. Dennoch gehören die folgenden Aufgaben eher nicht zum Tätigkeitsprofil des Chief of Staff:

• Buchhalterische Tätigkeiten und Finanzplanung: Mit der Buchhaltung und der Budgetplanung eines Unternehmens beschäftigt sich ein Chief of Staff in der Regel nicht. Dafür gibt es die Position Chief Financial Officer (CFO), der mit der Verwaltung sowie dem optimalen Einsatz von Budgets betraut ist. 
• HR-Tätigkeiten:Personalrecruiting, Einstellungen, Entlassungen sowie Personalverwaltung gehören ebenfalls nicht zu den Tätigkeiten. Dafür ist die HR-Abteilung zuständig, mit dem Head of HR an der Spitze.
• IT-Tätigkeiten: Der Chief of Staff ist nicht für die IT-Systeme oder die Verwaltung der technischen Infrastruktur zuständig – dafür gibt es den Chief Information Officer (CIO). 
• Operative Tätigkeiten: Im Tagesgeschäft operative Tätigkeiten zu übernehmen, gehört ebenfalls nicht zu den Aufgaben des CoS – er unterstützt die Geschäftsleitung vorwiegend strategisch. Der Chief Operating Officer (COO) ist für das operative Geschäft verantwortlich und kann zum Beispiel eng mit dem Chief of Staff zusammenarbeiten – ihre Tätigkeiten überschneiden sich dabei aber nicht. 
• Die Gesamtverantwortung tragen: Der Chief of Staff hat eine verantwortungsvolle Position, allerdings steht er dabei im Hintergrund des Chief Executive Officer (CEO), der die Gesamtverantwortung trägt. Er ist die leitende Kraft des Unternehmens und verantwortet sowohl den operativen als auch den strategischen Bereich.

Ein Chief of Staff sollte für die Bewerbung verschiedene Eigenschaften, Qualifikationen und auch persönliche Stärken mitbringen, um die Rolle als rechte Hand des CEOs ausfüllen zu können. Dazu zählen:

• Strategisches und analytisches Denken: Ein Chief of Staff sollte in die Zukunft denken können, das große Ganze im Blick haben und alle Interessen, Gegebenheiten und Herausforderungen bei der Entscheidungsfindung berücksichtigen. 
• Kommunikationsfähigkeit: Reden, verhandeln, vermitteln, informieren, präsentieren – kommunizieren zu können und stets den richtigen Ton zu treffen, ist eine wichtige Fähigkeit, die ein Chief of Staff haben sollte. 
• Organisationsgeschick: Viele Fäden in der Hand zu halten und den Überblick nicht zu verlieren, ist herausfordernd und eine Stärke, die ein CoS mitbringen sollte.
• Bescheidenheit: Die Zurückhaltung, sich nicht in den Vordergrund zu drängen und die erste Reihe dem CEO zu überlassen, ist essenziell als Chief of Staff. 
• Krisenfestigkeit und Problemlösungsgeschick: Herausforderungen treten immer wieder auf und als CoS gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren und stets lösungsorientiert zu denken. 
• Beziehungsmanagement: Die Pflege von Beziehungen – sowohl intern als auch extern – will gekonnt sein.
• Diskretion: Vertraulichkeit ist essenziell, schließlich teilt der CEO viele sensible Überlegungen mit dem Chief of Staff, die nicht nach Außen gelangen sollen.
• Flexibilität und Multitasking-Fähigkeiten: Auf einen CoS prasseln viele verschiedene Aufgaben ein und um dem CEO den Rücken freizuhalten, ist Anpassungsfähigkeit gefragt.

Aufgrund der vielfältigen Aufgaben sowie der komplexen Anforderungen und Tätigkeiten ist eine strukturierte Arbeitsweise als Chief of Staff essenziell. Selbstorganisation, den Überblick behalten und priorisieren können, sind wichtige Fähigkeiten. 

Die Position eines Chief of Staff steht und fällt mit der Beziehung zum Vorgesetzten. Aufgrund der engen Zusammenarbeit ist es wichtig, dass sich beide gut verstehen. Klappt die Kommunikation nicht, ist das Vertrauensverhältnis gestört, die Arbeitsweise grundlegend verschieden oder einfach die Wellenlänge eine andere, ist die Zusammenarbeit schwierig. 

Der Chief of Staff ist der Sparringspartner des CEOs – er teilt mit ihm strategische Überlegungen, überträgt ihm Aufgaben und holt sich seine Meinung sowie seinen Rat ein. Damit diese enge Zusammenarbeit gelingt, sind Transparenz und Ehrlichkeit außerdem wichtig. Kommunikationsfähigkeit sollte daher nicht nur in Bezug auf die Belegschaft sowie den Umgang mit Stakeholdern gegeben sein, sondern insbesondere auch auf die Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten.

Häufig wird die Position als Chief of Staff mit der eines Executive Assistants oder eines Chief Operating Officers (COO) verwechselt. Auch wenn Überschneidungen in einzelnen Aspekten durchaus vorkommen können, so ist die Grundausrichtung der Aufgaben doch eine andere:

Executive Assistant: Zu seinen Aufgaben gehören in erster Linie die Organisation des Vorstandsbüros, wie die Koordination von Reisen und Terminen des Vorgesetzten, das Vorbereiten von Meetings, Erstellen von Präsentationen und Reportings sowie die E-Mail- und Telefonkommunikation. Auch Eventmanagement kann Teil der Aufgabe sein. Executive Assistants sind das Herz des Vorstandsbüros, liefern Informationen und pflegen Kontakte – eine strategische Beratung des Vorgesetzten übernehmen sie aber nicht. Auch die Zusammenarbeit mit anderen Führungskräften oder die Optimierung von Prozessen, um Unternehmensziele zu erreichen, gehört im Gegensatz zur Tätigkeit des CoF nicht zu ihren Aufgaben. 

Chief Operating Officer: Ein COO betreut die operative Führung eines Betriebs, überwacht und optimiert Prozesse und unterstützt die Abteilungen bei der Umsetzung von Projekten, um die Unternehmensziele zu erreichen. Der COO hat seinen Fokus auf den operativen Tätigkeiten, während der CoS einen breitgefächerten Überblick hat, vorwiegend strategisch agiert und dabei eng mit dem Vorgesetzten zusammenarbeitet. 

Auch zu den Tätigkeiten als CFO, CEO oder CSO gibt es eine klare Abgrenzung. Der CEO ist die leitende Führungsposition mit Gesamtverantwortung, mit dem der CoS eng zusammenarbeitet und der CFO ist vorwiegend mit den Finanzen eines Unternehmens betreut. Der CSO, also der Chief Strategy Officer arbeitet ebenfalls eng mit dem CEO zusammen, kümmert sich aber hauptsächlich um die Unternehmensstrategie.

Der Job als CoS kann stressig sein, da er viele verschiedene Aufgaben umfasst, die häufig mit Zeitdruck und Verantwortung verknüpft sind. Damit kann nicht jeder umgehen, weshalb der Job selbst bei entsprechender Qualifikation noch längst nicht für jeden geeignet ist. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem CEO und anderen Führungskräften liegt außerdem häufig ein hoher Erwartungsdruck auf dem CoS. Komplexe und anspruchsvolle Aufgaben, eng gesteckte Fristen, die Information aller sowie das Treffen von bedeutungsvollen Entscheidungen kann zu Stress führen. 

Wer jedoch Lust auf eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im oberen Management und gutem Gehalt hat, Erfahrung in der Führung von Unternehmen sammeln will und gerne strategisch mitentscheidet, der trifft mit einer Stelle als CoS eine gute Wahl, die außerdem attraktiv vergütet wird. Zudem kann sie der Sprung in noch höhere Positionen, in eine Unternehmensberatung oder sogar in die Selbstständigkeit mit einem eigenen Unternehmen sein.

Als Chief of Staff kommt keine Langeweile auf. Die strategische Unterstützung und Beratung des Vorgesetzten zählen zu den wichtigsten Funktionen eines CoS. Er kommuniziert nicht nur mit ihm, sondern auch mit internen Führungskräften sowie externen Stakeholdern. Er ist die Schnittstelle zwischen CEO und Belegschaft und muss neben Multitasking-Fähigkeiten, Problemlösungsgeschick, Fähigkeiten zum Beziehungsmanagement sowie Organisationsgeschick außerdem Diskretion und Verschwiegenheit mitbringen – schließlich sind viele der mit dem CEO geteilten Informationen vertraulich. 

Die Position sieht je nach Unternehmen, Branche und Unternehmensgröße unterschiedliche Aufgaben vor. Der Arbeitsalltag beinhaltet neben dem Erstellen von Präsentationen und Koordinieren von Meetings auch die Weitergabe von Informationen, das Teilnehmen an Sitzungen sowie die Markt- und Wettbewerberanalyse. Regelmäßige Abstimmung ist dabei essenziell – sowohl mit den anderen Bereichsleitern als auch mit dem CEO.