Berufe im Assistenzbereich gehören auf den ersten Blick nicht zu denen, die man mit besonders großen Gestaltungsspielräumen verbindet. Die Tätigkeiten werden traditionell eher als reaktiv verstanden: Es gibt eine oder mehrere Personen, die die „Aufträge erteilen“ und die Assistenz erledigt sie, findet Lösungen, organisiert und koordiniert. „Diejenigen, die uns am Gestalten hindern, sind oft wir selbst. Es fehlt uns entweder das Verständnis dafür, dass es überhaupt geht oder der Mut, es auszuprobieren“, weiß Judith Ahrholdt, Expertin für Job Crafting in der Assistenz.
- des eigenen Arbeitsplatzes
- der eigenen Stellenbeschreibung
- des eigenen Tätigkeitsgebietes und der eigenen Arbeitsabläufe
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Es muss nicht gleich ein Jobwechsel her
Judith Ahrholdt, die seit über 20 Jahren eine Abteilung mit Assistenzen leitet, ist überzeugt davon, dass jede*r das Recht auf einen Traumjob hat: „Wenn Sie das Gefühl haben, dass das, was Sie jeden Tag tun, nicht oder nicht mehr Ihr Traumjob ist, muss es nicht immer gleich der Jobwechsel sein. Job Crafting im aktuellen Job ist ein Karriere-Booster, der oft unterschätzt wird!“ „Sehr gute Assistenzen betreiben normalerweise sowieso ein gewisses Job Crafting – sonst wären sie nicht so gut“, erklärt Judith Ahrholdt. „Vielen ist allerdings nicht klar, wie sehr es sich lohnt, diesen Prozess überlegt und strukturiert anzugehen.“ Fast nebenbei werden beim Job Crafting Prozesse und Vorgehensweisen auf den Prüfstand gestellt.
In der Assistenz gibt es allerdings auch eine ganze Reihe von Stolperfallen, auf die es dabei zu achten gilt. „An einem Tag zur Arbeit zu kommen und zu verkünden, Aufgaben A, B und C zukünftig nicht mehr zu erledigen, sondern nur noch D und außerdem gleich noch E und F neu einzuführen, funktioniert so nicht“, betont Judith Ahrholdt. „Eine verantwortungsbewusste Assistenz geht wohlüberlegt vor und sorgt dafür, dass wichtige Aufgaben weiterhin erledigt werden und alle Bälle in der Luft bleiben. Eine ganze Reihe dieser Bälle werden nach dem erfolgreichen Job Crafting allerdings nicht mehr selbst jongliert, sondern sind anderweitig untergebracht.“
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Job Crafting nicht nur in der Anstellung
Eine weitere Möglichkeit seine eigene Arbeitswelt als Assistenz zu gestalten ist der Sprung in die Selbstständigkeit. „Für selbstständige Assistenzen eröffnet sich die Möglichkeit, für ihre Wunschkund*innen tätig zu werden und das eigene Portfolio selbst zu bestimmen”, weiß Saskia Hagendorf, Beraterin für effektive Zusammenarbeit zwischen Assistenzen und Führungskräften.
Sollten Assistenzen merken, dass sie mit den Möglichkeiten des Job Craftings im eigenen Unternehmen keinen Erfolg haben und sich somit an der Ausgangssituation vorerst nichts ändern lässt, ist die Gründung eines eigenen Unternehmens eine Möglichkeit. Hierbei ist es wichtig zu erkennen, welche Aufgaben es sind, die einem Freude bereiten und die auch auf dem Markt gebraucht werden.
sollten Sie sich beschäftigen, wenn
- Aufgaben, deren Erledigung Ihnen keine Freude macht, Überhand nehmen
- Sie kaum noch Zeit für Ihre eigene Entwicklung oder nächsten Karriereschritte haben
- strategische Themen in den Hintergrund rücken
- „Feuerlöschen“ gefühlt an der Tagesordnung ist
- Sie keine Zeit oder Lust für die Entwicklung oder Umsetzung von Ideen haben
- Sie sich häufig überfordert und gestresst oder unterfordert und gelangweilt fühlen
- Sie sich über neue Aufgaben nicht freuen, sondern sie als Belastung empfinden
Planetenfreundliche Werbemittel
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Welche Kompetenzen brauchen die Assistenzen heute?
„In der heutigen Arbeitswelt werden im Assistenzbereich ganz andere Kompetenzen gefordert als früher”, weiß Julia Lange. „Das gilt für alle Positionen – ob nun als virtuelle Assistenz oder angestellt.“ Für das Buch „Chefsache Assistenz“ hat sie eigens eine Umfrage unter Führungskräften erstellt, mit spannenden Ergebnissen. Führungskräften sind diese Kompetenzen bei Assistenzen am wichtigsten:
- Kommunikationsfähigkeit
- Organisationskompetenz
- Selbstständigkeit
- Verantwortungsbewusstsein
- Teamfähigkeit
- Flexibilität
- Emotionale Intelligenz
- Professioneller Umgang mit Stress
- Gutes Zeitmanagement
- Interesse, sich weiterzuentwickeln
- Kenntnisse in verschiedenen Tools für digitale Zusammenarbeit
- Gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch
Wie die Assistenzen das sehen und was in der heutigen Arbeitswelt neben den genannten Kompetenzen eine Rolle spielt im Assistenzberuf, erfahren Sie im Kapitel „Die Vielfalt des Assistenzberufs“.
Im neuen Fachbuch für Assistenzberufe erhalten Sie viele Impulse, mit welchen Aufgaben sich die Assistenz weiterentwickeln kann. Nutzen Sie die vielseitigen Inspirationen, um Ihre Kompetenzen als Assistenz sichtbar zu machen. Alle 13 Co-Autor*innen, darunter Judith Ahrholdt, Saskia Hagendorf und Julia Lange, sind oder waren, wie die Herausgeberin Dunja Schenk selbst, im Assistenzbereich tätig und verfügen über fundierte Praxiserfahrungen, die sie mit den Leser*innen teilen.
Das Buch erschien Mitte April 2024 im Springer Gabler Verlag.
