Sekretärin: Gehalt, Lohn, Verdienst – wie viel verdienen Office Professionals?

Die Frage, wie viel ein Office-Manager verdient, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es gibt jedoch zahlreiche aktuelle Gehaltsstudien von renommierten Personalberatungen und Marktforschern, die diese Frage ausdifferenzieren.

Ein Beispiel ist der Gehaltsatlas 2019 von Page Personel, einem Personalberatungs- und Personalvermittlungsunternehmen. Aus dieser aktuellen Studie lassen sich aufschlussreiche Erkenntnisse ziehen.

Auch ergibt es Sinn, zu überprüfen, wie viele Stellen in Teilzeit ins Verhältnis zu Vollzeitstellen gesetzt werden. Da das Büromanagement eine vornehmlich frauendominierte Branche ist, ist der Teilzeit-Anteil deutlich höher. Frauen arbeiten durchschnittlich weniger Stunden pro Woche als Männer. Dieser Aspekt kann das gesamte Lohnniveau nach unten regulieren, wenn der Faktor nicht explizit in der Berechnung berücksichtigt wird.

Im Gehaltsreport von Stepstone finden Sie weitere Branchen und Durchschnittsgehälter.

Auch abseits der Voll- und Teilzeitverteilung sind die Gründe für die Gehaltsunterschiede vielfältig. Nicht nur die gestiegenen Anforderungen an Assistenzkräfte sind dabei zu nennen, auch andere Faktoren beeinflussen das Gehalt einer Sekretärin. Was sind also die wichtigsten Einflussgrößen, die sich bei Office-Fachkräften auf die Vergütung auswirken?

Je größer die Berufserfahrung, desto höher das Gehalt im Monat. Bei Sekretärinnen und Sekretären wird dieser Aspekt Personalexperten zufolge immer wichtiger. Schlicht und ergreifend, weil auch die Aufgaben anspruchsvoller werden. So gilt es nicht mehr nur, der Führungskraft zuzuarbeiten: Eine Sekretärin oder ein Sekretär sollten am besten mehrere Sprachen sprechen und noch eigene Projekte übernehmen. Der Übergang von der Sekretärin zur Europasekretärin bis hin zur persönlichen Assistentin ist häufig fließend. Und wirkt sich auch auf das Gehalt aus.

Auf der Einkommensskala des aktuellen Gehaltsatlas 2019 wird nach Erfahrungen im Job gelistet. Hier geht es für Berufsneulinge mit einem Einstiegsgehalt von 24.000 Euro nach einer abgeschlossenen Ausbildung los. Den größten Gehaltssprung machen Assistenzkräfte, wenn sie zwischen einem und zwei Jahren Berufserfahrung haben: Bei ihnen steigert sich der Verdienst vom Einstiegsgehalt auf durchschnittlich 34.000 Euro bis 39.000 Euro.

Ein Assistent mit drei bis fünf Jahren Berufserfahrung kann heute mit einem Jahresbruttogehalt zwischen 40.000 und 46.000 Euro rechnen. Wer sechs bis neun Jahre dabei ist, kann sich auf bis zu 46.000 und 55.000 Euro freuen. Am Ende der Auflistung stehen diejenigen, die über zehn Jahre Erfahrungen im Beruf haben. Diese kommen auf eine Vergütung zwischen 55.000 und 65.000 Euro.

Aktuell steigt das Gehaltsniveau generell stärker. So haben die Gehälter von Sekretariatskräften von 2017 auf 2018 laut einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum um 2,7 Prozent zugelegt. Zum Vergleich: Spezialisten haben 3,0 und Führungskräfte 3,2 Prozent mehr bekommen. Das sind zwar nur einige wenige Prozentpunkte hinter dem Komma mehr. Jedoch ist dies trotzdem ein Hinweis darauf, dass der Arbeitsmarkt Mitarbeiter im Sekretariat als Fachkräfte einstuft.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist naturgemäß die Art der Stelle, die eine Sekretärin innehat. Wer der Geschäftsführung oder dem Vorstand zuarbeitet, bekommt laut der Page Personnel Studie im Jahr 2019 mit rund 45.000 bis 75.000 Euro überdurchschnittlich viel bezahlt. Noch höher geht es für persönliche Assistenten, die im Schnitt zwischen 55.000 und 90.000 Euro verdienen. Ihr durchschnittliches Fixgehalt liegt bei einem Jahresbrutto von 70.000 Euro.

Am unteren Ende der Liste stehen Rezeptionisten und Rezeptionistinnen und Office Team Assistants (Kaufmann und Kauffrau für Büromanagement), die jährlich durchschnittlich zwischen 24.000 und 37.000 Euro verdienen. Im mittleren Gehaltssegment liegen HR-Assistants und Legal Assistants. Sie verdienen im Schnitt zwischen 37.000 Euro und 60.000 Euro im Jahr. Ihr durchschnittliches Bruttogehalt liegt bei durchschnittlich 48.000 Euro.

Kurzum: Im Gehaltsvergleich bzw. der Gehaltsübersicht schneiden all diejenigen besser ab, die aufwendigere oder mehr Aufgaben übernehmen. Eine Sekretärin, die vornehmlich verwaltende Arbeiten ausführt, verdient in aller Regel weniger als eine Assistentin, die ein eigenes Projekt übernimmt.

Auch die Unternehmensgröße spielt eine große Rolle. Faustregel: Je größer das Unternehmen, desto höher der Verdienst. In Betrieben mit bis zu 249 Beschäftigten wartet auf Sekretariatskräfte ein Jahresgehalt von 45.000 Euro. Bei Mittelständlern mit 250 bis 500 Mitarbeitern sind es 50.000 Euro und bei über 1.000 Beschäftigten 55.000 Euro.

Warum das so ist, erklärt Philip Bierbach, Geschäftsführer von Gehalt.de:

Ob Brandenburg oder Baden-Württemberg, Kiel oder Karlsruhe: Je nach Unternehmensstandort kann sich der Lohn von Office-Kräften unterscheiden. Hierbei gilt generell: Betriebe im Osten Deutschlands zahlen weniger als im Westen. Außerdem gibt es auch ein Nord-Süd-Gefälle im Vergleich der Bundesländer. So sind die Gehälter im Süden höher als im Norden.

Laut Zahlen von Gehalt.de sind die Einkommen in den Städten Frankfurt am Main und München am höchsten. Im Vergleich der Landeshauptstädte führt München gefolgt von Stuttgart. An dritter Stelle steht knapp dahinter Wiesbaden. An letzter Stelle stehen Erfurt, Magdeburg und Schwerin.

Denkt man über einen Standortwechsel nach, sollte man dabei jedoch eine Sache beachten: Die Lebenshaltungskosten und Mieten sind in diesen Städten nicht so hoch sind wie im Süden. Das gleicht den geringeren Verdienst unter Umständen wieder aus.

Je nachdem, in welchem Bereich der Arbeitgeber tätig ist, können sich die Gehälter von Assistenzkräften unterscheiden. Das zeigt auch die Studie von Page Personel. Diese enthält eine Auflistung der Branchen, in denen Office-Mitarbeiter am meisten verdienen. Auch hier gibt es große Unterschiede, die beispielsweise bei Gehaltsverhandlungen von großer Relevanz sein können.

Diese Bruttojahresgehälter basieren auf einer Analyse der Gehälter der Arbeitnehmer im Bereich Assistenz und Sekretariat, die Page Personel vermittelt hat. Selbstverständlich können sie im individuellen Vergleich abweichen.

Einen wesentlichen Einfluss auf den Verdienst einer Sekretärin oder eines Sekretärs hat auch der fachliche Hintergrund. Handelt es sich bei der Arbeitskraft um eine ungelernte oder um eine Fachkraft? Hat die Person vielleicht sogar einen höheren Schulabschluss und/oder studiert? Doch die Ausbildung ist nicht der einzige fachliche Aspekt, der Relevanz fürs Gehalt hat.

Stichwort: Lebenslanges Lernen. Wer regelmäßig Weiterbildungen besucht, sich in puncto Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Co. fit hält, bewegt sich am Puls der Zeit. Durch Weiterbildungen und Schulungen werden Office Professionals zu geschätzten Spezialisten. Umso mehr gilt dies für Schulungen in bestimmten, firmeneigenen Computerprogrammen. Das schlägt sich auch im Gehalt nieder.

Bieten Vorgesetzte nicht von sich aus eine Lohnerhöhung an, ist es spätestens nach Ende der Weiterbildungsmaßnahme an der Zeit, eine Gehaltssteigerung einzufordern. Vergessen Sie nicht: Wer mehr weiß, arbeitet effizienter. Das nützt auch dem Unternehmen und sollte sich in jedem Fall im Gehalt niederschlagen. Hier gilt es, keine falsche Bescheidenheit an den Tag zu legen.

Ein zielgerichtetes und offenes Schreiben mit der Bitte um eine Gehaltserhöhung wird Führungskräfte oder Personalverantwortliche nachdrücklich beindrucken. Entscheidend ist, die eigene Qualifikation, Motivation und Leistungsbereitschaft herauszustellen. Beim direkten Vorgesetzten wird mit dieser Vorgehensweise der Wert des Mitarbeiters für das Unternehmen in den Sinn gerufen. Gleichzeitig erhält er wertvolle Argumente, falls er nicht selbst über die Gehaltsanpassung entscheiden kann. Durch den aktuellen Fachkräftemangel werden weiterhin neue Gehaltsmodelle unter dem Titel "New Pay" erarbeitet, mit dem Sie bei einer Gehaltsverhandlung neue Möglichkeiten haben.

Ein Antrag auf Gehaltserhöhung gewinnt an Wert, wenn dieser authentisch, empathisch und zielorientiert aufgebaut wird. Durch die Integration der eigenen Erfolge soll der Vorgesetzte zum Nachdenken gebracht werden. Durch eine umfassende Vorbereitung steigen die Chancen, im folgenden persönlichen Gespräch erfolgreich verhandeln zu können. Dies schließt ein, eine Mindestsumme zu definieren, um die das Gehalt erhöht werden soll oder Möglichkeiten zu kennen, mit denen das Nettogehalt ohne Lohnnebenkosten aufgebessert werden kann.

Fazit: Diese Faktoren entscheiden, wie viel Sie verdienen

Die Frage: „Wie viel verdiene ich als Sekretärin?“ lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Höhe des Verdienstes hängt von unterschiedlichen Dingen ab:

• Unternehmen
• Standort
• Branche
• Fachliche Kenntnis

Je nachdem, wie lange und in welcher Position Sie wo arbeiten, kann sich Ihr Gehalt als Sekretärin oder Sekretär sowie Chefsekretärin also erheblich unterscheiden. Es ergibt daher Sinn, bei Gehaltsforderungen die genannten Einflussfaktoren im Blick zu behalten.

Es ist außerdem ratsam, Gehaltsvorstellungen in einem Online-Tool zu vergleichen und gegebenenfalls anzupassen. Auch wenn Sie in eine Gehaltsverhandlung gehen, hilft Ihnen der Gehaltsvergleich, Ihre Argumentationsposition besser zu untermauern. Versuchen Sie, sich realistisch einzuschätzen, und vertreten Sie Ihre Position selbstbewusst.