Sekretärinnen und Sekretäre übernehmen häufig auch Sachbearbeitungsaufgaben oder assistieren bei Projekten, Präsentationen und sonstigen anfallenden Aufgaben.
Das erfordert nicht nur planerisches Geschick, sondern auch fachliche Kompetenzen – was sich ebenfalls in Stellenbeschreibungen widerspiegelt.
Doch wie sieht eine gute Stellenbeschreibung in einer Jobbörse für eine Sekretärin aus? Welche Inhalte gehören in eine Tätigkeitsbeschreibung? Und wieso ist es sinnvoll, dass Mitarbeiter im Sekretariat selbst an einer Stellenbeschreibung mitwirken? Diese Fragen klärt der folgende Artikel.
Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung: Was ist der Unterschied?
Möchte ein Arbeitgeber einen neuen Mitarbeiter einstellen, muss er erst einmal eine Ausschreibung für die Jobbörse konzipieren. Konkret ist dafür zumeist das Personalbüro verantwortlich. In der Praxis übernimmt diese Aufgabe häufig auch die führende Sekretärin – insbesondere in kleineren Unternehmen.
Die Stellenausschreibung wird auch Stellenangebot genannt. Diese Ausschreibung richtet sich an Externe und hat das Ziel, die Bewerber über die Besonderheiten der ausgeschriebenen Stelle zu informieren.
Stellenangebote sind sich häufig sehr ähnlich. Denn sie bestehen so gut wie immer aus den gleichen Modulen. Das sind:
- Beschreibung des Unternehmens, das einen neuen Mitarbeiter sucht
- Die Stellenbezeichnung mit der Angabe, ob es sich um Vollzeit- oder Teilzeitstelle handelt sowie das frühestmögliche Eintrittsdatum
- Die Aufgabenbeschreibung der Stelle und deren Ziele = Stellenbeschreibung oder Tätigkeitsbeschreibung
- Die Anforderungen und Voraussetzungen für den Job und die dafür vorzuweisenden Qualifikationen, Kompetenzen und Fähigkeiten des Bewerbers
- Besondere Vorzüge des Unternehmens oder der Stelle
Diese Module können in ihrer Anordnung variieren. Jedoch gibt es kaum Stellenausschreibungen, bei denen eine der Angaben fehlt. Eine besondere Bedeutung kommt der Stellenbeschreibung zu. Denn hier entscheidet sich, ob der potenzielle Kandidat sich auch wirklich bewirbt oder nicht.
Der Unterschied zwischen Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung lässt sich also wie folgt erklären: Während die Stellenausschreibung alle Rahmenbedingungen aufzählt, die für eine Position notwendig sind, fokussiert die Stellenbeschreibung das Arbeitsgebiet an sich. Die Stellenbeschreibung klärt also folgende Frage: Welche Aufgaben zeichnen die zu besetzende Position aus?Oder: Welches Handlungsgebiet kommt auf die Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber zu?
Aktuelle Stellenanzeigen als Beispiele
Wichtige Kriterien: Anforderungsprofil und Stellenbeschreibung einer Sekretärin
Die Aufgabengebiete einer Office-Fachkraft können sehr unterschiedlich ausfallen. Einige Sekretärinnen und Sekretäre arbeiten sehr eng mit ihren Vorgesetzten zusammen, während andere vor allem für das allgemeine Büromanagement zuständig sind. Wiederum andere können auch für konkrete Projekte verantwortlich sein, bei denen sie weniger als Assistenzkräfte, denn als führende Sachbearbeitende eingesetzt werden.
Aus diesem Grund fallen auch die Tätigkeitsbeschreibungen bei Office-Mitarbeitern sehr unterschiedlich aus. Es ist daher äußerst wichtig, eine Stellenbeschreibung immer konkret an die zu besetzende Stelle anzupassen. Es gibt fast nie eine Vorlage, die für unterschiedliche Positionen eins zu eins übernommen werden kann. Vielmehr sollte eine Arbeitsplatzbeschreibung immer wieder neu ausgearbeitet und geschrieben werden.
Doch welche Aspekte sind bei der Konzipierung einer Tätigkeitsbeschreibung wichtig? Generell ist es ratsam, dass immer alle relevanten Aufgaben aufgelistet sind. Auch sollte die Stellenbeschreibung für die Jobbörse aussagekräftig sein. Es gilt daher, Floskeln zu vermeiden und konkrete Aufgaben aus dem jeweiligen Arbeitsgebiet zu fokussieren. Nur wenn der Bewerber ein klares Bild von der Stelle hat, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Tätigkeit auch seinen Vorstellungen entspricht. Das wirkt vorzeitigen Kündigungen in der Probezeit und Fluktuation entgegen.
Welche Inhalte sollte eine gute Stellenbeschreibung enthalten?
Eine professionelle Stellenbeschreibung führt also exakt auf, welche Aufgaben und welche Verantwortung auf die Stelleninhaberin oder den Stelleninhaber zukommen. Dabei sollten vor allem die Details der Stellenbeschreibung stimmen. Wenn Sie als Assistentin damit beauftragt werden, eine Beschreibung zu konzipieren ist es sinnvoll, vier zentrale Bausteine zu fokussieren.
Selbiges gilt auch, wenn das HR-Büro eine Beschreibung Ihrer Tätigkeitsgebiete benötigt. Bei einer solchen Anfrage gilt es, nicht in Panik auszubrechen. In zahlreichen Unternehmen hat sich mittlerweile die Praxis etabliert, dass Vorgesetzte oder Personalverantwortliche bei den Stelleninhabern nachfragen, welche Aufgaben in das jeweilige Arbeitsgebiet fallen. Denn schließlich kennt jeder einzelne Mitarbeiter seine Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten am besten.
Das hat nicht den Sinn und Zweck, die Assistentin oder den Assistenten zu kontrollieren. Vielmehr geht es darum, eine Übersicht aller Tätigkeiten in der Abteilung anzufertigen, sodass für jede Position im Unternehmen eine ausführliche Stellenbeschreibung vorliegt. Das erleichtert einerseits den Recruiting-Prozess und hat andererseits arbeitsrechtliche Gründe. Doch welche vier Bausteine machen nun eine gute Stellenbeschreibung für eine Sekretärin aus?
1. Die Bezeichnung der Stelle
Hier klären Sie die Frage, wie genau eine Stelle bezeichnet wird. Das heißt: Welche Position soll der zukünftige Mitarbeiter bekleiden? Mögliche Varianten im Büromanagement sind:
- Sekretär
- Assistenz der Geschäftsführung
- Office-Manager
- Assistent für die Bearbeitung von Reisekosten
Wird die Stellenbeschreibung schließlich in eine Stellenbeschreibung umgewandelt, ist es essenziell, nicht nur die maskuline Stellenbezeichnung anzugeben. Nach Grundsätzen des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes dürfen keine potenziellen Bewerber aufgrund ihres Geschlechts ausgeschlossen werden. Das heißt: Das Unternehmen muss sowohl die männliche als auch die weibliche Jobbezeichnung angeben. Seit Neuesten gibt es auch eine dritte Variante – die Bezeichnung „divers“ für Geschlechtslose.
Um alle Kandidaten anzusprechen, ist es wichtig, hinter die männliche Jobbezeichnung ein (m/w/d) zu setzen. Dieser Zusatz inkludiert männlich, weiblich und divers. Beispielsweise: Sekretär (m/w/d). Möglich wäre auch, beide Varianten zu nennen: Sekretär/in gesucht.
In der Praxis sind die Übergänge der einzelnen Jobbezeichnungen sehr fließend. Eine exakte Abgrenzung zwischen den Berufen gibt es zumeist nicht. Denn: Eine qualifizierte Sekretärin wird ebenso Assistenzaufgaben wahrnehmen können, wie auch ein Assistent alle Funktionen des Sekretariats beherrschen muss. In Stellenangeboten wird daher heute vielfach eine Sekretärin/Assistentin gesucht. Daraus ist zu erkennen, dass der Beruf viele Funktionsprofile beinhaltet. Umso wichtiger ist daher die eigentliche Tätigkeitsbeschreibung.
2. Die Aufgabengebiete
Bei der Darlegung der Aufgabengebiete wird es sehr individuell. Je nach Stelle können sich – wie schon erwähnt – auch die Aufgaben deutlich unterscheiden. Versuchen Sie daher, die Tätigkeitsbeschreibung so individuell und exakt wie möglich zu formulieren. Das Berufsbild einer Sekretärin kann beispielsweise folgende Tätigkeitsgebiete enthalten:
- Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
- Verwaltung der elektronischen oder postalischen Korrespondenz
- Telefondienst und Terminorganisation
- Organisation von Reisen, Konferenzen oder Sitzungen
- Verwaltung von Büromaterialien
- Abschriften nach Diktat
- Datenbankpflege
- Erstellung von Präsentationen für die Geschäftsführung
Außerdem übernehmen Sekretärinnen und Sekretäre auch die Bürokommunikation und den Empfang von Gästen oder Besuchern. Sie führen außerdem Protokolle bei Sitzungen und schreiben wichtige Berichte oder Vermerke.
Insbesondere beim Beruf der Sekretärin ist eine Beschreibung der Tätigkeitsgebiete schwierig, da oftmals ein gewisses Maß an Flexibilität angenommen wird: Es fallen immer wieder unterschiedliche Aufgaben an, wodurch es nicht einfach ist, eine Stelle exakt zu beschreiben. Wenn Sie eine Aufzählung der Tätigkeiten vornehmen, führen Sie daher vor allem die wichtigsten Aufgabengebiete an. Priorisieren Sie Routineaufgaben und nennen Sie eher selten anfallende Arbeitsgebiete zum Schluss.
3. Ziele der Aufgabengebiete
Wozu muss eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter die Aufgaben überhaupt übernehmen? Anders gesagt: Wieso sind die ihm oder ihr übertragenen Tätigkeiten überhaupt wichtig? Auch diese Fragen sollten in einer Stellenausschreibung in Jobbörsen geklärt werden. Daher sind die Ziele der Aufgaben ein wichtiger Aspekt, dem bei der Stellenbeschreibung für eine Sekretärin große Relevanz zukommt.
Hier kann man zum Beispiel folgende Aspekte erwähnen:
- Unterstützung der Geschäftsführung oder Teams im Projektmanagement, Terminorganisation oder Betreuung der Kunden
- Strukturierte Abläufe des alltäglichen Büroalltags
- Mitarbeit bei der Beschaffung von Informationen für die Mitarbeiter
Diesen Baustein kann man entweder als einleitenden Satz anbringen oder in die Stellenbeschreibung selbst einbauen. Wichtig ist, dass die einzelnen Tätigkeiten, die der Stelleninhaberin zukommen, in ein großes Ganzes eingeordnet werden können. Sprich: Wie trägt die Sekretärin durch ihre Arbeit zum Erfolg der Abteilung und des gesamten Unternehmens bei?
4. Einsatzgebiete der Sekretärin
Dieser Baustein beantwortet die Frage, wo und mit wem die neue Office-Kraft zusammenarbeitet. Wer ist die Stellvertretung? Wer ist der Vorgesetzte? Wandelt sich die Tätigkeitsbeschreibung in eine Stellenbeschreibung, bedeutet das für den Bewerber, dass er besser einschätzen kann, welchem Team er zugeordnet ist.
Mögliche Beispiele für die Einsatzgebiete von Stelleninhaberin oder Stelleninhaber sind:
- Allgemeine Verwaltung im Office oder Sekretariat für das Unternehmen
- Persönliche Assistenz der Geschäftsführung
- Allgemeine Mitarbeit in unterschiedlichen Abteilungen oder Teams
- Kontaktperson für Geschäftspartner, Kunden oder Besucher
Diese Informationen lassen sich entweder als Satz vor der Aufzählung der Tätigkeitsgebiete ausformulieren oder in die Auflistung selbst mit aufnehmen.
Vorlage für eine Stellenbeschreibung der Sekretärin
Wenn Sie eine Stellenbeschreibung – oder sogar eine ganze Stellenanzeige – anfertigen müssen, können Sie sich an dieser Vorlage orientieren.
Vorlage Stellenbeschreibung
Zur Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft suchen wir ab dem 01. Dezember 20XX eine/n:
Sekretär/Sekretärin der Geschäftsführung
In Vollzeit
Ihre Aufgabengebiete:
- Organisation von Konferenzen
- Empfang von Kunden und Geschäftspartnern
- Terminplanung: Koordination aller Termine der Geschäftsführung
- Korrespondenz mit Kunden auf Deutsch und Englisch nach Diktat
- Reiseorganisation und -planung
Ihre Kompetenzen:
- Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann
- Fundierte Berufserfahrungen als Sekretärin/Sekretär der Geschäftsführung
- Fließende Englischkenntnisse
- Flexibilität, Organisationstalent und Eigeninitiative
Hintergrund und Erklärung
Die Vorlage für die Tätigkeitsbeschreibung orientiert sich bereits am Layout für eine Stellenanzeige. Wie beschrieben, fokussiert die Aufgabenbeschreibung die genauen Tätigkeiten, die auf die Stelleninhaberin zukommen. Anstatt der eher allgemeinen Formulierung „Sekretariatsaufgaben“ benennt die Beschreibung konkrete Tätigkeiten aus diesem Arbeitsfeld. So beispielsweise die Terminplanung, die Korrespondenz und das Veranstaltungsmanagement.
Gleichzeitig ist das große Ganze ersichtlich: Die Stelleninhaberin arbeitet der Geschäftsführung zu und sorgt dafür, dass alle alltäglichen Organisations- und Sekretariatsaufgaben erledigt werden. Direkt zu Beginn der Stellenbeschreibung wird auch deutlich, wer der Vorgesetzte ist und in welcher Abteilung die Tätigkeit anzusiedeln ist.
Somit erfüllt das Beispiel alle Kriterien für eine umfassende und professionelle Stellenbeschreibung. Soll das Ganze in eine Stellenanzeige umgewandelt werden, sind noch die Unternehmensvorstellung zu Beginn und die Aufzählungen der Unternehmensspezifika zum Schluss von Relevanz.
