Mit der Digitalisierung und Globalisierung der Geschäftswelt steigen die Anforderungen an Assistenzkräfte. Die zunehmende Komplexität von Geschäftsprozessen und die Notwendigkeit, flexibel und effizient auf Veränderungen zu reagieren, verlangen nach einer Weiterentwicklung der Rolle. Assistenzkräfte haben schon lange begonnen, Verantwortung in Bereichen wie Projektmanagement, Kommunikation und strategische Planung zu übernehmen. Diese Erweiterung des Aufgabenbereichs führt zu einer neuen Wahrnehmung der Rolle: weg von der reinen Verwaltungsunterstützung hin zu einer Position mit strategischem Einfluss.
Diese Transformation des Assistenzberufs spiegelt sich in der steigenden Bedeutung und Anerkennung wider, die der Position heute zukommt. Ein bemerkenswertes Beispiel dieser Entwicklung ist der Weg von der klassischen zur ambitionierten Assistenz hin zur Chief of Staff (CoS).
Wie CoS und CEO zusammenarbeiten
Die Rolle der Chief of Staff ist eine Position, die traditionell im politischen Umfeld angesiedelt war, mittlerweile aber auch in der Unternehmenswelt Einzug gehalten hat. Die CoS fungiert als rechte Hand der CEOs oder anderer Führungskräfte und übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, die von strategischer Planung über Projektmanagement bis hin zur internen und externen Kommunikation reichen. Die Rolle erfordert ein tiefes Verständnis der Unternehmensstrategie, exzellente Führungsqualitäten und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu verstehen und Lösungen zu erarbeiten.
Olaf Arns, Geschäftsführer Profit Center der Sprint Sanierung GmbH, unterstreicht im Interview die Vorteile für eine CEO, wenn eine Chief of Staff als Hintergrund die Erfahrung einer Assistenzposition mitbringt: „Die operative Kompetenz aus der Assistenz ermöglicht der CoS eine bessere Übersicht und Planung in Prozessen und Ressourcen des Unternehmens. Durch den administrativen Hintergrund ist eine CoS bezüglich der Kommunikation mit der Belegschaft erfahrener und näher an den einzelnen Mitarbeitenden. Somit ist die CoS ein effizientes Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen, Mitarbeitenden sowie der CEO. Durch die vorgenannten Kenntnisse kann die CoS zudem für höhere Effizienz in Prozessen sorgen und somit signifikant die CEO entlasten. Durch das umfangreiche Netzwerk der CoS werden Entscheidungen durch kurze Wege beschleunigt – ein Gamechanger in der sich rasant entwickelnden Geschäftswelt.“
Der Hintergrund der Assistenz führe außerdem dazu, der CEO durch die Nähe zur Belegschaft die Sicht der Mitarbeitenden bei Entscheidungsfindungen mitzuteilen und als Sparringspartner für Projekte zur Verfügung zu stehen. Durch die Nähe kennt die CoS einen großen Teil der Blickwinkel der Mitarbeitenden. „Dies hilft der Führungsriege, Chancen und Risiken besser abzuschätzen, Maßnahmen erfolgreich umzusetzen und die (strategischen) Ziele zu erreichen“, so Arns.
Vom Entry Level Assistant zur CoS
Der Aufstieg vom ambitionierten Assistenzbereich zur Position der Chief of Staff ist ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess. Er beginnt mit der Beherrschung administrativer Aufgaben und führt über die Übernahme operativer und strategischer Verantwortung hin zu Führungs- und Managementaufgaben. Die CoS ist auf der Managementebene angesiedelt. Dieser Weg erfordert eine kontinuierliche Weiterbildung und die Entwicklung neuer Kompetenzen. Seminare, Workshops und Fortbildungen helfen, die notwendigen Fähigkeiten zu erwerben. Zudem ist das Netzwerken von großer Bedeutung. Der Austausch mit anderen Fachkräften ermöglicht es, von deren Erfahrungen zu profitieren und neue Perspektiven zu gewinnen.
Anm. d. Redaktion: Um den Lesefluss nicht zu stören, wurde von der Autorin die weibliche Form verwendet – angesprochen sind aber alle Geschlechter gleichermaßen.
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