Mit Sicherheit ein gutes Job-Gefühl

Erste Prio: familienfreundlich. Zweite Prio: etwas Sinnvolles. Diese beiden Anliegen hatte Ellen Gucker im Kopf, als sie vor gut zehn Jahren nach der zweiten Elternzeit auf Jobsuche war. „Ich habe nach einem Arbeitsplatz gesucht, der möglichst genau zu meiner Persönlichkeit und zu meiner persönlichen Situation passen sollte.“ Wie ernst es ihr damit war, zeigte sich schon gleich während des Bewerbungsgesprächs: Ihr Töchterchen war dabei, gerade mal neun Monate alt und durchaus nicht gewillt, nur stille Beobachterin zu sein. „Mittendrin wachte sie auf und meldete sich lautstark. Eine Kollegin nahm sie auf den Arm und ich konnte das Gespräch mit meinem zukünftigen Chef führen.“

Für Thorsten Finke, bis Ende 2024 HR Director für den Bereich Mobility bei TÜV Süd, war die Sache schnell klar. Ellen Gucker passte ins Team, ihre Berufserfahrung zu den Anforderungen der Position – und ihre Wunschvorstellung vom Job zur Unternehmensphilosophie, die explizit den Punkt „Work-Life-Harmony“ aufzählt. Und so startete die gelernte Rechtsanwaltsfachangestellte mit 20 Stunden, verteilt auf vier Tage, zunächst als Team-Assistentin für den Bereich HR des TÜV Süd, im Laufe der Jahre übernahm sie die Assistenz für HR-Chef Thorsten Finke.

Seitdem fährt sie montags, dienstags, donnerstags und freitags – „Mittwoch ist mein freier Tag“ – jeden Morgen in den Münchner Stadtteil Westend. Wer in München ein Auto, einen Hänger, ein Wohnmobil oder Ähnliches besitzt, war mit großer Wahrscheinlichkeit schon einmal bei TÜV Süd, um eine Kfz-Angelegenheit zu regeln – von der Führerscheinprüfung über Schadengutachten bis hin zur klassischen Hauptuntersuchung des Kfz.

Ab sieben Uhr morgens herrscht hier ein reges Treiben, an das sich Ellen Gucker längst gewöhnt hat. Gegen 7.30 Uhr schiebt sie ihr Fahrrad in den dafür vorgesehenen Unterstand und geht rauf in den vierten Stock. Die beiden Kinder, mittlerweile dreizehn und zehneinhalb, organisiert morgens der Papa, die Eltern teilen sich die Familienarbeit. „Weil ich so früh anfange, kann ich meist zwischen 13 Uhr und 14.30 Uhr gehen. Das war vor allem sehr vorteilhaft für uns, als die Kinder noch kleiner waren.“

Wie viele ihrer Berufskolleginnen schätzt Ellen Gucker die gute halbe Stunde Ruhe am Morgen, bevor der Chef kommt und die Büros um sie herum allmählich voller werden. Rund 40 Kolleginnen und Kollegen arbeiten auf ihrem Stockwerk in den Bereichen Personalmanagement und -entwicklung und im Vertragsmanagement. Nicht alle sind immer zur gleichen Zeit im Büro, gearbeitet wird auch von zu Hause, das Desk Sharing funktioniere gut, sagt Ellen Gucker.

Bei einer Tasse Kaffee verschafft sie sich einen ersten Überblick über anstehende Termine, Mails und Aufgaben auf der To-do-Liste, und dann ist sie eigentlich auch schon mittendrin. Die Aufgaben sind komplexer geworden im Laufe der Jahre, Ellen Gucker freut das. „Ich erledige viel Gremienarbeit, bereite beispielsweise Präsentationen vor, die bei Geschäftsführung, Betriebsrat und Aufsichtsrat gehalten werden und halte die Unterlagen auf dem Laufenden. Diese inhaltliche Mitarbeit gefällt mir.“ Sie habe aber auch kein Problem mit dem Begriff ‚Zuarbeit‘, „das klassische Back Office gehört zu meinem Job ganz einfach dazu.“ Das bedeutet vor allem viel Terminmanagement, der Konzern ist riesig. Allein in Deutschland sind es rund 14.000 Mitarbeitende, weltweit mehr als 28.000 an 1.000 Standorten.

Zu Ellen Guckers Aufgaben gehört außerdem das Kostenstellenmanagement, auch für den Bereich Personalentwicklung, und sie hat Aufgaben im strategischen Bereich HR-Controlling – „das bearbeite ich aber zum Glück nicht allein, darauf habe ich von Anfang an Wert gelegt.“

Ihren breit gefächerten Verantwortungsbereich bewältigt die 49-Jährige mittlerweile in 24 Wochenstunden. „Eine Frage der Organisation“, sagt sie. „Jeden Montag setzen wir uns mit dem Chef zum Jour Fixe zusammen, bei ihm im Büro, dann gehen wir die Termine akribisch durch.“ Natürlich spielt auch die Berufserfahrung eine Rolle, und die solide Ausbildung. Nach dem Abitur und einer Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten hat Ellen Gucker nebenberuflich ein betriebswirtschaftliches Studium draufgesetzt, zur Diplom-Kauffrau an der Hamburger Fern-Hochschule, mit den Schwerpunkten Finanzen und Controlling. Anschließend war sie in namhaften Rechtsanwalts- und Wirtschaftskanzleien in verschiedenen Aufgabenbereichen beschäftigt, als Management Assistant, Business Manager und im Bereich Rechnungsstellung und (HR-)Controlling.

„Ich setze gern auf Sicherheit“, sagt sie, „hier gibt es klare Strukturen, und die Zusammenarbeit mit meinem Chef basiert auf Vertrauen und Offenheit.“ Thorsten Finke kommuniziere transparent und rechtzeitig, er vertraue seinem Team, sei ansprechbar. „Das macht die Zusammenarbeit mit ihm sehr angenehm und verlässlich.“ Und: „Ich brauche Sinnhaftigkeit bei dem, was ich tue.“ Mit der Aufgabe des Technischen Überwachungsvereins, nicht nur im Bereich Mobilität, sondern bei jeder Art von Maschinen, Anlagen, Infrastrukturen, Produkten vom Plüschtier bis zum Herzschrittmacher und vielem mehr oft lebenswichtige Sicherheitskriterien zu überprüfen und zu zertifizieren, kann sie sich voll und ganz identifizieren.

Und auch, dass das Thema Nachhaltigkeit bei TÜV Süd ein eigener, neuer Konzernbereich ist, freut sie: „Auch privat achten wir darauf, in allen Lebensbereichen schonend mit Ressourcen umzugehen.“

„Zahlen, das ist schon meins“, sagt sie, doch als reine Controllerin hat sie sich dann doch nicht wohlgefühlt. Die enge Zusammenarbeit im Team, das Zuarbeiten bei elementaren Entscheidungen gefallen ihr, der Beruf sei in jeder Hinsicht das Richtige für sie: „Ich mag die 1:1-Assistenz.“ Seit Corona ist noch ein Aspekt hinzugekommen, den sie früher nicht so sehr im Fokus hatte: das Netzwerken. „Ich habe damals den Podcast ‘The Future Assistant‘* von Diana Brandl gehört und mir daraufhin überlegt, warum gibt es eigentlich bei uns kein Netzwerk?“

Damit hatte sie im Frühjahr 2021 ein neues, selbstgewähltes Ziel, dem sie sich mit viel Engagement und Herzblut bis heute widmet. Anfangs gab es Treffen einmal im Monat, doch schnell wuchs das Interesse bei den Kolleginnen im Assistenzbereich. „Im März 2023 sind wir offiziell online gegangen, wir tauschen uns über Sharepoint aus.“ Das Kernteam des „assistanTS Network“ umfasst mittlerweile neun Assistentinnen, rund 220 Assistenzen stehen auf der Empfängerliste. Klassische Themen wie Travel- und Eventmanagement, neue Technologien und Office-Schulungen bestimmen die monatlichen Info-Sessions, aber auch die eigene persönliche und berufliche Entwicklung und Karrierefragen werden thematisiert – „zum Beispiel die Global Skills Matrix“.

In einem großen Konzern gute Kontakte über die eigene Abteilung hinaus pflegen zu können, sogar weltweit, sei für alle ein echter Mehrwert, sagt die Assistentin: „Im Tagesgeschäft ist es oft hilfreich zu wissen, wer wo an welcher Stelle arbeitet und welche Themen besetzt.“ Mittlerweile ist sie auch Mitglied bei IMA – International Management Assistants, und bei ANiD, Assistenz-Netzwerk in Deutschland. Gleich die erste IMA-Jahresversammlung in Stockholm war für die gebürtige Würzburgerin ein Volltreffer: „Ich liebe Schweden, seit ich als Mädchen Astrid Lindgren gelesen habe, und mein Mann ist Halbschwede. Wir haben familiäre Verbindungen dorthin und verbringen unseren Sommerurlaub oft in der Stockholmer Gegend.“

Die Kombination aus Beruflichem und Privatem ist generell ein schöner Aspekt der Netzwerkarbeit, findet sie, und vor „freiwilligen Ämtern“ habe sie noch nie eine Scheu gehabt, „ich kenne es von zu Hause gar nicht anders.“

Neben den regelmäßigen Online-Meetings gibt es alle zwei Monate ein gemeinsames Mittagessen der Assistentinnen der Münchner TÜV-Süd-Standorte. „Rund 15 Leute kommen da oft zusammen“, freut sich Ellen Gucker, die die Netzwerkarbeit als sehr bereichernd empfindet, „wir werden wahrgenommen im Konzern, wir bewegen etwas. Die Assistenzen in ihrer Schnittstellenfunktion erhalten so viel Einblick, das ist oft ein unschätzbarer Input für ein Unternehmen!“

* Den Podcast von Diana Brandl gibt es nach wie vor, er heißt mittlerweile „Executive Office Insights“.