„New Work ist eine spannende Anpassungsreise“

Wo bitte geht’s denn hier nach oben? Lisa Schmütz scheint die Antwort auf diese Frage zu kennen. Gleich nach der Schule hat sie sich bewusst für intensives Weiterlernen entschieden: „Die Schönklinik Neustadt bot damals eine tolle kaufmännische Ausbildung an. Da konnte ich sehr viele Abteilungen kennenlernen, vom Empfang über die Materialversorgung bis hin zur Eins-zu-eins-Betreuung als Direktions- Assistenz. Die Ausbildung hat mir einen tiefen Einblick in den Beruf vermittelt.“

Nach der knapp dreijährigen Zeit als Azubi blieb sie zwei weitere Jahre als Kauffrau für Gesundheitswesen an der Klinik und wechselte mit gerade mal 22 Jahren als Chefarztsekretärin an das Universitätsklinikum Hamburg Eppendorf. Wenig später zog es sie beruflich nach Lübeck, in ihre Geburtsstadt, als Chefarztsekretärin an das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein. Von dort ging es im Januar 2020 noch einmal einen deutlichen Karriereschritt nach vorn: Lisa Schmütz war jetzt 28 und kehrte zu ihrem vorherigen Arbeitgeber, dem Universitätsklinikum Hamburg Eppendorf, als Assistentin des Klinikdirektors zurück.

„Ich habe einfach ein großes Interesse daran, mich ständig weiterzuentwickeln, sagt die heute 32-Jährige. „Ich möchte meine Kompetenzen erweitern und meine Potenziale voll einbringen können. Deshalb schaue ich immer nach sinnvollen Weiterbildungen und beruflichen Herausforderungen.“ Geboren im Jahr 1991, nutzt sie als „Millennial“ für ihre berufliche und private Weiterentwicklung selbstverständlich vernetzte Strukturen und ist engagierte Networkerin.

Seit 2019 macht sie bei IMA – International Management Assistants – mit, seit Herbst 2020 auch bei ANiD, dem Assistenznetzwerk in Deutschland, das auf der Plattform LinkedIn agiert und virtuelle und Präsenz-Treffen in vielen Städten organisiert: „Für mich ergänzen sich die Netzwerke IMA und ANiD perfekt.“

Die Weiterqualifikation „geprüfte Management-Assistentin“ hatte sie bereits absolviert und kannte also klassisches Projektmanagement. Jetzt wollte sie das Ganze auch in einem New-Work-Umfeld umsetzen können, als Scrum Master. „Mir gefällt an der Scrum-Methode, dass die Projektarbeit dank agiler Arbeitsweise ständig sehr schnell den aktuellen Rahmenbedingungen angepasst werden kann“, sagt sie, „und in beiden Netzwerken gab es Kolleginnen und Kollegen, die sich auch entsprechend fortgebildet hatten. Da konnte ich mich gut austauschen.“

Bei dem Frankfurter IT-Beratungs- und Schulungsunternehmen Maxpert fand sie ein für sie passendes berufsbegleitendes Trainingskonzept. „Es war sehr umfangreich, ein großes Lernpensum und alles nur auf Englisch“ – im Oktober 2023 erhielt sie ihr Zertifikat. Mit der neuen Qualifikation ging für die Assistentin auch ein Branchenwechsel einher. Denn in den Kliniken ist Projektmanagement in der Regel ein eigener Funktionsbereich, „da ist es eher nicht üblich, dass beispielsweise Assistenzen solche Aufgaben übernehmen“. Deshalb beschloss Lisa Schmütz nach 15 Jahren, das Gesundheitswesen zu verlassen und in die freie Wirtschaft zu wechseln.

Im Oktober 2023 begann sie bei der BDJ Versicherungsmakler GmbH, ein traditionsreiches Unternehmen an der Hamburger Binnenalster mit dem Schwerpunkt Industrie-Versicherungen. Sie ergänzt dort das Team der Teamassistenz auf Geschäftsleitungsebene und ist zugleich stellvertretende Leiterin der Teamassistenz: „Wir sind hier fünf Assistenzen und decken auch den Empfang mit ab. Wir arbeiten alle gemeinsam für die Geschäftsführung, die Abteilungsleiter, Fach- und Kundenbetreuer.“

Rund 75 Mitarbeitende arbeiten insgesamt im Hamburger Office. Lisa Schmütz unterstützt schwerpunktmäßig den Bereich Vertrieb und sorgt dafür, dass die Kundenbetreuer auf dem Laufenden sind. Das bedeutet zum Beispiel, Zahlen und Daten für die jährlichen Kundengespräche aus den jeweiligen Fachabteilungen abzurufen, Auswertungen aus dem Vorjahr vorzubereiten, die Policen bereitzuhalten. Darüber hinaus wirkt sie an verschiedenen Projekten mit, eines davon hat die Fusion mit drei anderen Maklerhäusern zum Ziel. „Das ist ein ziemlich großes Vorhaben, das auf vielen Ebenen Anpassungen und Neuerungen erfordert. Ich wirke hauptsächlich in dem Bereich Marketing und Kommunikation mit, das finde ich spannend.“

In einem anderen Projekt geht es um die Einführung eines neuen Tools im Bereich der Kundenbetreuung, „das bearbeite ich wie ein Scrum-Projekt, mit agilen Methoden. In den täglichen 15-Minuten-Meetings tauschen wir uns über den Fortschritt aus und können immer wieder justieren und neue Ideen einbringen. Denn vieles merkt man doch erst beim Doing.“

Hoch interessant findet sie die Umsetzung von New-Work- Arbeitsweisen in einem über 175 Jahre alten hanseatischen Unternehmen. „Das Wichtige ist, nicht alles einfach über den Haufen zu werfen, nur weil es vielleicht schon jahrelang auf eine bestimmte Weise gemacht wird. Ich finde, für so eine Anpassungsreise muss ein gutes Mittelmaß gefunden werden zwischen Alt und Neu.“

Dass Fortschrittlichkeit dabei nur bei jüngeren oder gar ganz jungen Mitarbeitenden anzutreffen sei, erlebt sie in ihrem Umfeld anders: „Ich glaube, es ist ganz stark Einstellungssache. In meinem Team bin ich mit Abstand die Jüngste, die Altersverteilung reicht bis 50 und sogar 60 Plus. Und alle Kolleginnen und Kollegen sind sehr, sehr offen für neue Prozesse. Vielleicht heißt es da manchmal, wir brauchen etwas mehr Zeit, aber alle beschäftigen sich gern mit neuen Tools, zum Beispiel mit der KI.“

Sie selbst würde gern noch stärker auf Innovationen wie KI setzen, doch sie weiß auch, dass es dabei einiges zu bedenken gibt. „Ich würde gern mehr Abläufe automatisieren. Aber wir müssen natürlich darauf achten, dass der Einsatz transparent und sicher ist. Allein im Bereich Datenschutz ist das eine ziemliche Herausforderung.“

Lisa Schmütz darf bei ihrem Arbeitgeber BDJ Versicherungsmakler in einem Lernwerk für High Potentials mitwirken, „da beschäftigen wir uns in einer Projektgruppe zum Beispiel mit dem Thema ‚zukünftiges Arbeiten‘.“ Dass sie nach noch nicht einmal einem Jahr Firmenzugehörigkeit dabei sein darf, empfindet sie als einen großen Vertrauensbeweis: „Ich weiß das sehr zu schätzen, dass ich hier so gefördert und gefordert werde.“

Sie sei nicht fixiert auf „den einen Karriereplan“, sagt sie, „ich bin offen für viele weitere Wege“. Und es gibt Aufgaben, die sie gern vertiefen möchte, „ich habe zum Beispiel große Freude daran, Teams bei der Umstellung zu New Work zu begleiten.“

Bei Transformationsprozessen, wie sie viele Unternehmen derzeit zu bewältigen zu haben, sieht sie für den Assistenzberuf zahlreiche Einsatzmöglichkeiten. „Ich gehe davon aus, dass es auch in unserem Beruf immer mehr Spezialistentum geben wird. Scrum, HR, Marketing, KI, da braucht es Expertise.“ Die Global Skills Matrix der World Administration Alliance betrachtet sie als einen guten Wegweiser in die Zukunft.

Achtsamkeit gehört für Lisa Schmütz übrigens auch zum beruflichen Selbstverständnis: „Ich mache viel Sport, das ist mir sehr wichtig.“ Sie fährt täglich mit dem Fahrrad zur Arbeit, läuft gern und ist zertifizierte Pilates-Trainerin. „Das Pilates-Training sorgt zum Beispiel dafür, dass ich mit Stress- Situationen ganz gut umgehen kann, und die gibt es in jedem Job. Kurz innehalten, einatmen, ausatmen, und schon bin ich wieder entspannter und kann mit klarem Kopf entscheiden.“

Dass die Teamassistenz bei ihnen in der Firma als eigene Abteilung organisiert ist, gefällt ihr gut, da habe jede eine spezielle Rolle, weiß in bestimmten Bereichen mehr als die anderen. „Als Abteilung organisiert, können wir dieses Wissen viel besser nutzen, weil wir jederzeit auf die Expertise einer Kollegin zugreifen können.“ Das sorge für eine ziemlich interessante Aufgabenvielfalt, „wir betreuen beispielsweise auch die Social-Media-Kanäle LinkedIn und Instagram.“ Seit sie den Instagram-Account auch für das Netzwerk IMA Germany übernommen hat, sei der Kanal deutlich lebendiger geworden, freut sich Nicole Stigler, Chairman bei IMA Germany. Sie schätzt Lisa Schmütz zudem als engagierte Ideengeberin. „Ich bin sehr gespannt, wohin sie es eines Tages noch bringen wird. Hoch hinaus, ist mein Tipp.“