Gelb ist ihre Lieblingsfarbe

Sie ist gern perfekt vorbereitet. Und so trägt Sina Schulze zum Interviewtermin ein Outfit, das zur Corporate Identity ihres Arbeitgebers passt. Das ist Ausdruck ihres beruflichen Selbstverständnisses bei der Firma Kärcher: „Wir sind hier alle gemeinsam für den Erfolg des Unternehmens verantwortlich.“

Beispielsweise dürfen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Feedback zu den Reinigungsgeräten geben, die vom Produktmanagement regelmäßig zum Testen zur Verfügung gestellt werden. Dass Teamwork hier kein Lippenbekenntnis ist, sieht man auch an einem Zitat des Firmengründers Alfred Kärcher, das dem Besucher im Experience Center ins Auge fällt: „Es sind die Menschen unserer Firma, die einen Erfolg erst möglich machen.“

Seit nunmehr zwölf Jahren arbeitet der Office-Star Sina Schulze bei dem weltweit tätigen Anbieter für Reinigungstechnik. Ihr Chef Christian May, heute Mitglied des Vorstands in der Firmenzentrale, blickt auf noch mehr Jahre Betriebszugehörigkeit bei dem Familienunternehmen zurück. Der Diplom-Betriebswirt begann seine Laufbahn 1992, später wirkte er als Assistenz des Geschäftsführers für Vertrieb und Marketing und war danach Leiter des Direktexportes, bevor er 2005 in die Geschäftsführung der deutschen Kärcher-Vertriebsgesellschaft wechselte.

Seit 2012 war Christian May dort alleiniger Geschäftsführer der Vertriebsgesellschaft, bevor er 2015 in den Vorstand berufen wurde. Er schätzt die Zusammenarbeit mit Sina Schulze sehr: „Wir sind über die Jahre ein eingespieltes Team geworden und haben uns immer weiterentwickelt.“ Im Sekretariat für Christian May spielt sich Sina Schulze mit zwei weiteren Kolleginnen die Bälle zu.

„Bei uns gibt es drei Wochenmodelle“, erklärt Sina Schulze. Eine hat sogenannten Frühdienst, eine Spätdienst und die dritte Kollegin kümmert sich um eigene Projekte. Bei einem Vorgesetzten, der zwei Drittel seiner Arbeitszeit im Ausland verbringt, spielt die Verfügbarkeit des Backoffice eine große Rolle. „Ich lege mir meine Arbeitszeit auch mal entsprechend der Zeitzone, in der sich Herr May gerade befindet“, sagt Sina Schulze.

Dieses Arbeitsmodell funktioniert bei den drei Kolleginnen im Sekretariat sehr gut, eine Abstimmung ist kaum mehr nötig – und jede hat die Zeit, sich ungestört um eigene Projekte zu kümmern. Bei Sina Schulze ist das neben dem Backoffice für Christian May die Vor- und Nachbereitung der regelmäßig stattfindenden Board Meetings sowie der Aufsichtsratssitzungen. Zudem ist Sina Schulze Ansprechpartnerin im Sekretariat, wenn es um die Aktivitäten des Reinigungstechnikunternehmens in China geht. Zu ihren Aufgaben gehört auch das Vorbereiten von Präsentationen oder von Reden für den Vorgesetzten.

Eine besondere Herausforderung für das Sekretariat ist die Terminplanung für den Vorgesetzten, der oftmals auf Reisen ist. „Bei der Jahresplanung werfe ich einen Blick auf die Weltkarte und versuche Termine sinnvoll zusammenzulegen“, erklärt die Sekretärin. Gleichzeitig recherchiert sie für ihren Chef, welches Treffen mit Key Accounts sinnvoll sein könnte, oder welche wichtigen Messen vor Ort für ihren Vorgesetzten von Bedeutung sind.

„Das ist für mich eine zentrale Fähigkeit von Assistenz: Nicht auf Zuruf zu arbeiten, sondern immer schon zwei Schritte voraus zu sein.“ Andere Aufgaben im Backoffice, beispielsweise das Transkribieren von Protokollen oder Korrespondenz aus wav-Dateien, die der Vorgesetzte per Voice-Memo schickt, teilen sich die drei Kolleginnen im Sekretariat. Nicht nur dieser Prozess läuft mittlerweile vollständig digital. Bei Kärcher selbst kümmert sich gerade eine Task Force darum, wie alle Prozesse, bei denen Papier eine Rolle spielt, digitalisiert werden können.

Auch Sina Schulze ist begeistert von den Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet: „Ich versuche an vielen Stellen, analoge Prozesse abzulösen.“ Die Lust daran weckte bei Sina Schulze ein Inhouse-Seminar zum Thema Office 4.0. „Dort lernte ich zum Beispiel das digitale Notizbuch OneNote im Detail kennen“, berichtet die 34-Jährige. Sie war sofort begeistert und wollte das Tool unbedingt in die Arbeit mit ihrem Vorgesetzten einführen.

„Wir begannen mit den Wiedervorlagen und Rücksprachen seiner Direct Reports“, sagt Sina Schulze. Als ich Herrn May erklärte, wie ich den Prozess umstellen möchte, war dieser sofort aufgeschlossen: „Das machen wir einfach“, sagte er – und es wurde belohnt: Heute läuft ein Großteil der Vorgänge über das digitale Notizbuch. Die Vorteile liegen auf der Hand: „Selbst wenn Herr May schon im Flieger auf dem Weg zum Termin sitzt, kann ich ihm die aktuellsten Informationen noch entsprechend ablegen und austauschen.“

Auf ein anderes Projekt ist Sina Schulze besonders stolz: Im Jahr 2013 trafen sich die größten Händler Deutschlands zu einem Meeting in Italien, die komplette Organisation inklusive Rahmenprogramm für insgesamt 50 Personen durfte Sina Schulze vorbereiten. Ihre private Italien-Leidenschaft und ihre Sprachkenntnisse zahlten sich dabei in doppelter Hinsicht aus, denn sie durfte das einwöchige Meeting sogar vor Ort begleiten und betreuen. „Das war für mich eine besondere Ehre, auch weil es nicht selbstverständlich ist, dass Assistenzkräfte solche Reisen persönlich begleiten können.“

Nicht nur mit ihren beiden Kolleginnen arbeitet Sina Schulze routiniert und eingespielt. Ein Sekretariats-Netzwerk sorgt dafür, dass übergreifende Prozesse einheitlich geregelt sind. Das sogenannte Retail-Office-Management-Meeting findet alle vier bis sechs Monate statt. Dann treffen sich rund zwölf Assistenzkräfte, um über aktuelle Prozesse zu beraten.

Gemeinsam haben die Kolleginnen schon viel erreicht, erst kürzlich wurde beispielsweise in Kooperation mit Human Resources eine Checkliste erarbeitet, die den Einführungsprozess für neue Mitarbeiter beschreibt. Der Zusammenhalt unter den Kolleginnen und Kollegen ist auch eine Sache, die für Sina Schulze „typisch Kärcher“ ist: „Hier stehen die Mitarbeiter im Zentrum.“ Wenn das mal kein Erfolg auf ganzer Linie ist.