Die Adressen der Kanzleistandorte in Deutschland sprechen für sich. In Hamburg findet man Linklaters am historischen Alten Wall, in Düsseldorf auf der prächtigen Königsallee, in Frankfurt an der grünen Taunusanlage, in München am noblen Prinzregentenplatz und in Berlin am Potsdamer Platz – Zeuge schicksalhafter deutscher Geschichte und seit der Wiedervereinigung ein Ort der Superlative mit Signalwirkung weit über Deutschland hinaus.
Hier geht Diana Alizo seit acht Jahren ein und aus. Im Jahr 2008 bezog die global tätige Kanzlei ihre Büros im 18-stöckigen Delbrück-Hochhaus auf dem sogenannten Lenné-Dreieck. In ihrem Büro im 6. Stock arbeitet die Legal Secretary gemeinsam mit zwei Assistenz-Kolleginnen für das 12-köpfige Anwaltsteam in Berlin. Diana Alizo arbeitet Thomas Schulz zu, der Rechtsanwalt ist Partner der Kanzlei und spezialisiert auf die Beratung von Unternehmen bei M&A-Transaktionen, Joint Ventures und Projektentwicklungen sowie Energierecht.
Regelmäßiger Austausch wird sehr gepflegt
Als Legal Secretary erledigt sie das klassische Backoffice und unterstützt in den für die Wirtschaftskanzlei typischen Tätigkeitsfeldern. Montags beginnt die Woche gegen 9:30 Uhr mit einer gemeinsamen Team-Runde. Alle Anwälte, drei Assistentinnen und ein Auszubildender kommen bei Kaffee und Tee zusammen und tauschen sich über die laufende Arbeit an den Mandaten aus. Eine halbe Stunde bis Stunde dauert die Besprechung in der Regel, dann gehen alle mit ihren To-dos an ihre Schreibtische. Mit den beiden Büro-Kolleginnen gibt es um 11 Uhr noch mal einen täglichen Austausch, der Azubi ist auch dabei, wenn keine Schule ist, „so zehn Minuten stehen wir dann zusammen, was sind dringende Aufgaben, wer macht was, wer benötigt Unterstützung, wie geht es uns“ – und weiter läuft das Tagesgeschäft.
„Ich brauche Menschen um mich herum“
„Wir halten viele Bälle in der Luft“, sagt Diana Alizo. Ein Schwerpunkt ist das Mandatsmanagement. Neu angenommene Mandate müssen zunächst einen Konflikt-Check durchlaufen, dafür gibt es eine extra Abteilung. Wenn von dort grünes Licht kommt, werden die Daten rund um das Mandat im System angelegt. Seit der elektronischen Verarbeitung geht das deutlich schneller als früher. „Wir arbeiten sehr viel in Datenräumen, drucken die wichtigsten Dokumente, wenn möglich, damit diese dann von den Anwälten geprüft werden, bereiten Vorlagen für Due Diligence-Reports vor, bereiten Verträge vor, planen Reisen, bereiten Besprechungen vor, kümmern uns um die Abrechnung, bereiten Präsentationen vor und so weiter.“
Seit gut zweieinhalb Jahren hat sie zu ihren regulären Assistenzaufgaben außerdem die Rolle des Secretarial Services Coordinator übernommen. An jedem der fünf Standorte in Deutschland gibt es diese Funktion mittlerweile, organisiert werden sie vom Secretarial Services Manager Jochen Körling, bei ihm in Frankfurt laufen alle Fäden zusammen. Als „Schnittstelle zwischen Assistenz und Management“ ist sie als Secretarial Services Coordinator in erster Linie Ansprechpartnerin nach allen Seiten, „für angenehme Dinge, aber natürlich auch, wenn mal irgendwo der Schuh drückt.“
Ihrem Wunsch nach „vielen Menschen um mich herum“ kommt die Aufgabe sehr entgegen. „Alle zwei Wochen gibt es einen virtuellen Jour Fixe aller deutschen Koordinatoren, einmal im Jahr treffen wir uns real an einem der Standorte.“ Da geht es dann ums Zusammensein, aber eben nicht nur: „In diesem Jahr haben wir uns anderthalb Tage lang damit beschäftigt, wohin es mit der KI-Technologie gehen kann, welche Möglichkeiten sich für unsere Arbeit daraus ergeben, worauf wir besonders achten müssen.“ Ein Referent steuerte Hintergrundwissen bei, die Koordinatoren berichteten von eigenen Erfahrungen, Wünschen und Ideen.
Wertschätzung für außerordentliches Engagement
Das Netzwerken hat für Diana Alizo in ihrem Berufsleben mittlerweile einen hohen Wert. „Es tut sich so viel im Assistenzbereich. Da suchte ich nach einem Weg, das auch mit Hilfe eines Netzwerks für unsere Kanzlei nutzbar zu machen.“ Sie besprach den Gedanken mit der COO Astrid Altmann Forbes und Secretarial Services Manager Jochen Körling, die ein offenes Ohr dafür hatten. Und so entstand vor rund sechs Monaten das Linklaters Future A(I)ssistant Network – der Hinweis auf AI weist darauf hin, dass man weit in die Zukunft hineindenkt. Die Recherche zu einem eigenen Netzwerk brachte sie in Berührung mit anderen Berufsnetzwerken für die Assistenz, mit dem ANiD beispielsweise, und auch mit der Podcast-Serie von Assistenz-Expertin Diana Brandl – „das war für mich ein regelrechtes Aha-Erlebnis. Denn da wurde mir erst so richtig klar, dass wir Assistenzen häufig sehr ähnliche Fragestellungen haben.“
Das Rad nicht immer neu erfinden zu müssen und zugleich für spezielle Herausforderungen gemeinsam Lösungen zu erarbeiten, das gelinge sehr gut im kanzleieigenen Netzwerk. Wichtig für diesen Erfolg sei maßgeblich auch das Management, betont sie. „Ich habe die Möglichkeit, auf Seminare, Netzwerkveranstaltungen oder zum Beispiel auf die Assistants‘ World zu gehen. Mein Chef Thomas Schulz muss also öfter mal verzichten auf meine Anwesenheit. Sein Verständnis dafür finde ich großartig und empfinde es als Wertschätzung meiner und unserer Arbeit.“
Gute Erfahrungen und gute Kontakte
Diana Alizos Karriere bei Linklaters lässt sich in zwei Etappen aufteilen. Erstmals begann sie dort mit Anfang Zwanzig, im Jahr 1995: „Ich hatte damals an Gericht einige Jahre im Protokoll gearbeitet, das gefiel mir zwar grundsätzlich. Aber insgesamt hatte ich das Gefühl, dass der Öffentliche Dienst nicht das Richtige für mich ist.“ Ein Richter, dem die junge Justizfachangestellte von ihrem Wunsch zu wechseln erzählte, empfahl sie an die Vorgängerkanzlei von Linklaters: „Wenn Sie schon gehen, dann möchte ich, dass Sie in einer vernünftigen Kanzlei landen.“ Diese Empfehlung hat ihren Berufsweg geprägt. Sie blieb zwölf Jahre, „erlebnis- und erfahrungsreiche, gute Jahre“, erzählt sie. Sie wurde zweimal Mutter und fand nach der Elternzeit Möglichkeiten, ihre Arbeitszeiten entsprechend zu gestalten. Sie arbeitete im Medienrecht, Immobilienrecht, wurde Software-Trainerin und schulte die Kanzlei-Mitarbeitenden.
„Ich bin da“ signalisieren
Als das Anwalts-Team, das sie damals unterstützte, von Berlin nach München wechselte, nahm sie das zum Anlass, sich nach etwas Neuem umzuschauen: „Ich wollte wissen, was der Arbeitsmarkt für mich noch so zu bieten hat. Ich bin mit besten Gefühlen gegangen.“ Tatsächlich führten genau diese guten Gefühle sie knapp zehn Jahre später zurück zu Linklaters, nach durchaus angenehmen und lehrreichen Stationen in anderen Kanzleien. „Aber“, sagt sie, „es war eben nie Linklaters“. Als sie eine neue berufliche Herausforderung suchte, rief Diana Alizo die damalige Personalleiterin bei Linklaters in Berlin an, „2016 war das. Ich hatte Glück, es war eine Stelle frei. Und ich war wieder dort, wo ich meine Kanzleikarriere begonnen habe.“
Bald neun Jahre ist das her, wieder eine sehr aufregende Zeit, sagt sie, „es hat sich so unglaublich viel verändert seit meinem Anfang vor rund 30 Jahren, und es geht immer schneller.“ Sie spürt den Veränderungsdruck, nimmt ihn aber sportlich: „Ich probiere total gern neue Dinge aus. Ich will aus eigener Erfahrung wissen, was passt für mich, für mein Team, für meinen Vorgesetzten und was eher nicht. Als Wirtschaftskanzlei haben wir noch einmal ganz besondere Kriterien zu erfüllen.“
Das kostet Zeit und Energie, sie investiert beides gern: „Ich signalisiere an meinem Arbeitsplatz und in unserem Netzwerk ‚ich bin da‘, das ist mir wichtig.“ Dass sie sich beruflich ständig weiterentwickeln kann bei ihrem Arbeitgeber, nutzt sie intensiv. Wenn es bald richtig rund läuft mit dem Assistenz-Netzwerk, dann will sie ihre Zeit auch privat wieder etwas mehr für sich nutzen: „Ich habe afghanische und italienische Wurzeln, Farsi spreche ich tatsächlich. Und Italienisch, die Sprache meiner Mutter, die möchte ich auch noch lernen.“ Die Projekte gehen ihr also ganz bestimmt nicht aus.