20 Eigenschaften, die Chefs an ihren Assistentinnen stören

Einige Chefs mögen es nicht sonderlich, wenn man allzu oft ihrer Meinung ist und immer versucht, es ihnen recht zu machen. Hinzu kommt, dass Ihnen als Assistentin zu viel Angepasstheit nicht den gewünschten Respekt bringt.

Wenn Sie anerkannt und respektiert werden möchten, gehört es dazu, die eigene Meinung zu äußern – auch wenn Sie es mit einem, sagen wir, charismatischen oder einschüchternden Chef zu tun haben.

Die wirkliche tüchtige Assistentin versteht sich als Ratgeberin ihres Chefs und traut sich, ihren eigenen Standpunkt diplomatisch zur Sprache zu bringen – selbst, wenn er mit dem des Chefs nicht übereinstimmt. Oftmals legen weniger angepasste Menschen auch eine bessere Karriere hin.

Nicht alle Menschen überlegen sich jedes Wort ganz genau. Im Eifer des Gefechts werden schon mal Dinge gesagt, die man nicht so meint oder die Sie vielleicht einfach in den falschen Hals bekommen haben.

Zu viel Sensibilität tut nicht gut und führt zu Problemen, die eigentlich keine sind. Statt also die beleidigte Leberwurst zu spielen, nehmen Sie kleine Ausrutscher anderer gelassen hin.

Wenn jemand Sie wiederholt verletzt, nehmen Sie das aber nicht als notwendiges Übel hin. Sprechen Sie die Situation an.

Seien Sie nicht zu schnell eingeschnappt

Dünnhäutige Frauen tendieren dazu, schnell „eingeschnappt“ zu sein; sie reagieren auf nicht böse gemeinte Äußerungen des Chefs überempfindlich.

Versuchen Sie, auch in schwierigen Situationen die Nerven zu behalten. Halten Sie kurz inne, wenn Sie gerade beginnen, emotional zu werden. Holen Sie tief Luft und zählen Sie innerlich bis 10. Fragen Sie sich „bringt mich das wirklich weiter“? Statt sich in der Situation zu verlieren und sich hineinzusteigern, fragen Sie sich lieber „was kann ich tun, um die Situation zu lösen?“. Denken Sie daran, dass Chefs einem großen Druck ausgesetzt sind – nicht mehr und nicht weniger.

Präzises Arbeiten ist wichtig und als Assistenzkraft ein Muss. Aber wie weit darf die Genauigkeit gehen?

Übertreiben Sie es nicht mit Ihrem Perfektionismus, denn der kostet Zeit. Sie verzögern damit die Fertigstellung von Aufgaben und Projekten.

Schlimm genug, dass es so viele Chefs gibt, die perfektionistisch sind und auf Details „herumreiten“. Versuchen Sie, sich von Ihrer Detailversessenheit zu befreien. Das spart Zeit.

Denken Sie an jemanden, den Sie als „forsch“ bezeichnen würden. Was ist das für ein Mensch? Wahrscheinlich ein sehr selbstbewusster, der kein Blatt vor den Mund nimmt. Nicht schlecht. Nur: Im Sekretariat ist beim Umgang mit dem Personal häufig Diplomatie gefragt. Und die fehlt den forschen Frauen meist.

Sie selbst sind forsch und selbstbewusst? Dann bleiben Sie so! Denken Sie lediglich hin und wieder daran, dass Ihnen ein wenig mehr Diplomatie zu noch mehr Erfolg verhelfen würde.

Es gibt viel zu tun. Deshalb „legen Sie einen Zahn zu“. Man sieht Sie auf dem Flur entlanglaufen, hin zum Kopierer, zurück ins Büro. Sie ärgern sich, dass Inlineskates im Büro verboten sind, denn damit wären Sie noch schneller. Es ist gerade etwas hektisch.

Nur: In hektischen Zeiten sollte sich der Chef auf Sie verlassen können. Sie sollten nicht diejenige sein, die Hektik verbreitet. Ganz im Gegenteil: Sie sorgen für Ruhe, wenn´s heiß hergeht. Strahlen Sie Ruhe und Besonnenheit aus, dann weiß Ihr Chef, dass er sich auf Sie verlassen kann, weil Sie die Situation im Griff haben.

Mein Tipp: Bevor Sie sich eilig auf den Aufgabenberg stürzen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und sortieren die Aufgaben. Prüfen Sie, was zuerst gemacht werden muss was Sie delegieren können, wofür Sie auf Informationen warten müssen. Erstellen Sie eine Liste nach Prioritäten und halten Sie sich konsequent daran. Bei zusätzlichen an Sie delegierten Aufgaben wägen Sie sorgfältig ab, ob sie ebenfalls Priorität haben und mit auf die Liste gesetzt werden müssen. Wenn nicht, sagen Sie vorerst nein,

Ein schwieriges Thema. Denn die indirekte Kommunikation ist typisch für die weibliche Kommunikation.

Nein, all dies hat Ihr Chef nicht bemerkt. Er war zu sehr mit seiner eigenen Arbeit beschäftigt. Und als Sie Ihn fragten, ob er noch etwas für sie habe, kam ihm die Frage sehr gelegen.

Die Indirektheit in diesem Beispiel besteht darin, dass Sie etwas gesagt haben, was Sie ganz anders meinten. Hätten Sie direkt und unmissverständlich kommuniziert, hätten Sie gesagt „Ich bin jetzt weg. Bis morgen.“

Hätten Sie eine Chefin, wäre die möglicherweise etwas empfänglicher für Ihre Indirektheit, da sie als Frau hin und wieder auch so kommuniziert. Möchten Sie sicherstellen, dass die Dinge so ankommen wie Sie meinen, werden Sie direkter, also eindeutiger, weniger missverständlich.

Viele Menschen sind nicht sonderlich kritikfähig. Und viele Assistentinnen eben auch nicht. Die mangelnde Kritikfähigkeit liegt nicht nur darin begründet, dass man mit negativem Feedback konfrontiert wird, sondern auch darin, dass die Kritik häufig sehr unsachlich und emotional geäußert wird. Deshalb ist es kein Wunder, dass die meisten Menschen als nicht kritikfähig gelten.

Für die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef muss gelten, dass Dinge, die nicht optimal gelaufen sind, angesprochen werden dürfen. Auch Kritik, die Ihre Person betrifft, zum Beispiel Ihr Verhalten in bestimmten Situationen, muss angesprochen, sprich kritisiert werden können. Das ist nicht einfach, aber es muss sein.

Wenn Ihr Chef zu den Menschen gehört, die ihre Kritik nicht konstruktiv, sondern eher verletzend rüberbringen, dann machen Sie sich eines klar - Kritik kann Ihnen helfen, sich zu verbessern. Wird die Kritik nicht geäußert, wird Ihr Chef sich vielleicht immer und immer wieder über Sie ärgern. Das führt zwangsläufig zu einer Trübung der Beziehung und beeinträchtigt die Zusammenarbeit.

Deshalb: So hart die Kritik auch rüberkommen mag, schlucken Sie zuerst einmal die möglicherweise negativen Emotionen. Denken Sie in Ruhe über das Gesagte nach. Vielleicht können Sie von der Kritik profitieren und Ihre Arbeit verbessern.

Wissenschaftliche Studien belegen, dass Frauen potenziell mehr sprechen als Männer. Etwa doppelt so viel Worte geben die Damen im Laufe eines Tages von sich. Hinzu kommt, dass Frauen nicht gern mit der Tür ins Haus fallen. Also reden die schon mal „um den heißen Brei herum“.

Doch Langatmigkeit strapaziert die Nerven Ihres Vorgesetzten. Und häufig ist nicht die Zeit, sich die ganze Geschichte, die Sie zu erzählen haben, zu Ende anzuhören.

Diese langatmige, etwas konfuse Antwort bringt Ihren Chef nicht weiter.

Deshalb:

Überlegen Sie zuerst, was Sie sagen möchten. Was ist Ihr Ziel?
Dann sagen Sie es.
Begründen Sie es kurz, falls erforderlich.
Wenn es gesagt ist, ist es gesagt. Sie müssen keine weiteren Erklärungen anhängen.

Assistentinnen müssen immer freundlich sein. Das haben Sie bestimmt auch schon gehört. Was sich banal anhört, hat aber einen wahren Kern.

Im Job ist professionelle Arbeit Trumpf. Und zur Professionalität gehört, dass Sie gleichbleibend professionell arbeiten. Launen gehören nicht an den Arbeitsplatz - so schwer das manchmal auch sein mag.

Ja, Sie können schon mal „schlecht drauf sein“. Nur: Ihr Kunde möchte von all dem nichts wissen. Er verdient eine immer gleichbleibend professionelle und freundliche Behandlung.

Gegenüber Chefs und Kollegen sollten Launen auch nicht zur Tagesordnung gehören. Wenn es Ihnen nicht gut geht, sagen Sie es. Jeder wird Verständnis haben, wenn Sie einmal einen schlechten Tag haben.

Sollten Ihre schlechten Tage sich häufen, ist Handeln angesagt. Finden Sie heraus, ob der Grund dafür im Büro (Ärger mit Kollegen, Überlastung) oder bei Ihnen (emotionale Grundstimmung, private Sorgen) liegt. Versuchen Sie dann, an der Situation zu arbeiten. Sich ständig fröhlich zu geben, obwohl man es nicht ist, kostet Kraft.

In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, sich zu duzen. Einige Assistentinnen sind auch mit ihren Chefs per Du. In Unternehmen, in denen das Du nicht der Unternehmenskultur entspricht, wird es von vielen Chefs auch nicht gern gehört.

Die Vorgesetzten befürchten, dass wenn sich die Assistentin mit anderen Mitarbeitern duzt, die Vertraulichkeit zu groß wird und sie möglicherweise Dinge ausplaudert, die sie nicht weitergeben darf. Eine andere Annahme: Ihnen wird nicht ausreichend Respekt gezollt.

Diese Befürchtungen führen manchmal dazu, dass Assistentinnen Duz-Kollegen in Gegenwart ihrer Chefs siezen.

Meine Meinung: Nur weil Sie jemanden duzen, plaudern Sie keine Geheimnisse aus. Die Sache mit dem mangelnden Respekt ist nicht so weit hergeholt. Es gibt Menschen in Ihrem Umfeld, die mit dem Du nicht professionell umgehen, die dazu übergehen, Sie kumpelhaft statt respektvoll zu behandeln. Das erschwert Ihnen natürlich Ihre Position.

Überlegen Sie deshalb gut, wem Sie das Du anbieten und nehmen Sie für sich in Anspruch, ein Du-Angebot gegebenenfalls abzulehnen.

Nörgeln wird auch meckern genannt. Nörgeln hat etwas Destruktives an sich.

Das Schlimmste am Nörgeln ist wohl, dass es ständig passiert und dass keine Lösungen gefunden werden. Nörglerinnen haben an allem und jedem etwas auszusetzen. Statt zu überlegen, wie könnte man was verbessern, überlegen sie, was ist schlecht, was passt nicht?

Doch das ist nicht der richtige Weg. Konstruktiv wäre es, einen Fehler oder einen falschen Ablauf zu erkennen und Lösungen zu finden. Denn mit dem Herumnörgeln bewegt man sich keinen Schritt nach vorn.

Auch wenn Sie keine typische Nörglerin sind, beobachten Sie sich und Ihre Kommunikation: Tendieren Sie dazu, Probleme lang und breit zu diskutieren und immer noch mehr Probleme aufzuwerfen? Oder gehen Sie konstruktiv mit Herausforderungen um und versuchen, Lösungen zu finden? Letzteres ist sicher das Bessere für Sie und Ihren Chef.

Kann man Pessimisten mit Skeptikern vergleichen? Ein wenig. Pessimisten sind allerdings in ihrer Art noch wesentlich destruktiver als Skeptiker. Ein Skeptiker kann einen durchaus interessanten Gedanken ansprechen und damit ein Problem aufdecken. Ein Pessimist vermutet hinter allem Schlechtes und Übles. Er glaubt, die Bedrohung lauere überall.

Die Schwierigkeit, falls Sie eine Pessimistin sind, ist, dass Sie sich selbst im Wege stehen. Sie behindern Ihr eigenes Fortkommen, ihre eigene Entwicklung. Hinzu kommt, dass Sie Ihrem Umfeld Ideen madig machen und damit auch hier Fortkommen behindern können.

Mein Tipp: Hören Sie auf, alles immer gleich so schwarz zu sehen. Denn da kommt wenig Freude auf – weder bei Ihrem Chef noch bei Ihren Kollegen. Statt ständig zuerst mit dem Schlimmsten zu rechnen, überlegen Sie stattdessen, was Sie tun könnten, damit eine Sache funktioniert. Hören Sie auf, Ideen zu boykottieren. Unterstützen Sie lieber und begegnen Sie Neuem lediglich mit einer gesunden Skepsis.

„Das haben Sie mir so nicht gesagt“. Das mag ja sein, dass Ihr Chef Ihnen das so nicht gesagt hat, aber vielleicht haben Sie es nur anders verstanden. Die Kommunikation ist hin und wieder schwierig. Und wenn Sie darauf bestehen, dass der andere Ihnen etwas anderes gesagt hat, dann besteht Ihr Gegenüber ebenso auf seiner Meinung. Die Folge: Die Wogen schaukeln sich hoch.

Viel gelassener wäre folgende Formulierung: „Ich hatte Sie so verstanden, dass ...“ Dann gibt´s keinen Ärger mit dem Chef und klein beigegeben haben Sie auch nicht.

Rechthaberisch = „ja, aber“
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Fehler gemacht und Ihr Chef weist Sie darauf hin. Sie reagieren mit „Ja, aber ich hatte extra ...“. Sie suchen nach einer Erklärung für den Fehler.

In der Regel ist das keine gute Idee. Denn viele Chefs reagieren auf ein „ja, aber“ empfindlich. Ist ja auch klar: Für nahezu jeden Fehler gibt es eine Erklärung. Nur, bringt diese Erklärung Sie und Ihren Chef weiter? Nein.

Statt nach Erklärungen zu suchen, gestehen Sie lieber ein, dass Sie „Mist gemacht haben“ und sehen Sie zu, dass Sie den gleichen Fehler nicht ein zweites Mal machen.

Beachten Sie: Menschen, die immer Erklärungen für ihre Fehler finden, geben sich nicht die Chance, sich zu verbessern. Denn die Fehler werden ja bei anderen oder den schwierigen Umständen gesucht – nicht aber bei sich selbst. Dass der gleiche Fehler dann wieder passiert, ist absehbar.

Ihr Smartphone hat auf Ihrem Schreibtisch nichts verloren. So einfach ist da. Denn wenn es dort liegt, suggerieren Sie, dass Sie bereit sind, sich von Ihrem Mobiltelefon von Ihrer Arbeit ablenken zu lassen. Und welcher Chef möchte diesen Eindruck schon gern gewinnen. Reduzieren Sie die Nutzung Ihres Smartphones auf Ihre Pausenzeiten.

Eine der Hauptbeschäftigungen von Assistentinnen: Telefonieren. Telefonieren mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, Kollegen und dem Chef. Alles ganz normal.

Nur eines sollten Sie vermeiden: Häufige private Telefonate.

Hier ein paar Regeln zum Umgang mit privaten Telefongesprächen vom Arbeitsplatz:

1. Erkundigen Sie sich, ob Sie überhaupt privat telefonieren dürfen.
2. Fragen Sie, ob und wie Privatgespräche abgerechnet werden.
3. Erreicht Sie ein privater Anruf, wenn Ihr Chef neben Ihnen sitzt, sagen Sie sofort, dass es ungünstig ist und Sie zum Beispiel abends telefonieren können.
4. Wenn Ihre Freundin Sie trotzdem sprechen möchte, sollten Sie Ihren Chef nicht warten lassen. Beenden Sie das Gespräch.

Mein Tipp: Chefs merken sofort, wenn ein Anruf privat ist. Ist ja auch nicht weiter schlimm. Tun Sie deshalb nicht so, als würden Sie einen geschäftlichen Anrufer in der Leitung haben und vermeiden Sie Sprüche wie „darf ich Sie später zurückrufen?“. Seien Sie lieber ehrlich und sagen „Sabine, es ist gerade ungünstig, mein Chef sitzt gerade neben mir, können wir heute Abend telefonieren?“

Manchmal hilft es: Man tut so, als könnte man etwas nicht und jemand kommt helfend herbeigeeilt. Doch wenn Sie sich von Ihrem Chef Respekt und Anerkennung wünschen, können Sie mit der „Ich-kann-das-nicht-Masche“ nicht punkten.

Auch gegenüber Mitarbeitern ist „blöd anstellen“ nicht die richtige Vorgehensweise, wenn Sie Hilfe benötigen. Mit zu viel vorgetäuschtem Ungeschick ruinieren Sie Ihr Image. Mit der Hilflosmasche erhalten Sie zwar schnell Hilfe, doch wenn Sie später Aufgaben an die gleichen Kollegen delegieren müssen, die Ihnen zuvor aus der Patsche geholfen haben, erinnern die sich an das hilflose Mäuschen. Die Gefahr: Man nimmt Sie beim Delegieren nicht ernst und Sie erhalten nicht das, was Sie möchten, geschweige denn pünktlich.

Sprüche wie „ein Genie beherrscht das Chaos“ sind jedem nur zu gut bekannt. Vor allen Dingen dann, wenn man selbst zu den nicht ganz Ordentlichen gehört.

Eine Frage: Angenommen Sie wären Chefin und hätten eine Mitarbeiterin, deren Tisch mit Unterlagen vollgelegt ist. Würden Sie guten Gewissens etwas auf diesen Arbeitsplatz legen? Wahrscheinlich nicht.

Unordnung wirkt unzuverlässig. Ihr Chef wird möglicherweise ein ungutes Gefühl haben, wenn er Aufgaben an Sie delegiert, da er immer Ihren vollen Schreibtisch vor sich sieht. Und vielleicht wissen Sie selbst aus Erfahrung, dass, wenn der Schreibtisch voll liegt, Sie immer mal wieder etwas suchen müssen. Das kostet Zeit und stärkt nicht gerade das Vertrauen in die eigene Zuverlässigkeit.

Deshalb: Wenn Sie zu den Unordentlichen gehören, schauen Sie sich am besten gleich auf Ihrem Schreibtisch um und packen als ersten Schritt die Unterlagen und Dinge weg, die Sie heute nicht benötigen.

Vergesslichkeit ist eine menschliche Eigenschaft, die man hat oder die man nicht hat. Und da Assistentinnen bekanntermaßen auch nur Menschen sind, gibt es auch vergessliche Assistentinnen. Und manchmal hängt die Gedächtnisleistung auch von der Tagesform ab.

Allerdings: Was für viele Zeitgenossen keine große Rolle spielt, ist für Sie als Assistentin extrem ungünstig. Oder würden Sie im Vorstellungsgespräch freiheraus sagen, dass Sie vergesslich sind? Kaum – denn kaum ein Chef stellt wissentlich eine vergessliche Assistentin ein.

Bei Vergesslichkeit hilft nur eins: Aufschreiben, aufschreiben und aufschreiben. Und am besten digital. Alles, was Ihr Chef Ihnen zuruft, jede Telefonnummer, jede noch so kleine Aufgabe, die Sie zu erledigen haben, tragen Sie sich am besten in die Aufgabenfunktion von Outlook. Dann kann Ihnen nichts mehr durch die Lappen gehen.

Wenn Sie nur phasenweise unter Vergesslichkeit leiden, kann es sein, dass Sie zurzeit überlastet sind. Menschen werden immer dann vergesslich, wenn sie zu viele andere Dinge im Kopf haben. Halten Sie daher kurz inne und überlegen Sie, ob Ihre Vergesslichkeit einen bestimmten Grund haben könnte. Denken Sie darüber nach, wie Sie sich Entlastung verschaffen (zum Beispiel durch Nein sagen, Delegieren, Strukturieren etc.) und den Kopf frei machen können (zum Beispiel durch inneren Monolog: „Stopp. Mit dem Thema beschäftige ich mich gedanklich heute Abend nach dem Abendessen“). 

„Nah am Wasser gebaut“ heißt es im Volksmund. „Empfindlich“ würde wahrscheinlich ein Vorgesetzter sagen.

Kommen Ihnen schnell die Tränen, wenn Sie beispielsweise kritisiert werden oder wenn Sie wütend sind? Geweint wird aus ganz unterschiedlichen Beweggründen – auch aus Freude. Ihr Chef allerdings sieht nur eine weinende Frau. Die meisten Männer verunsichert das sehr; deshalb möchten sie keine Assistentin haben, die weint. Und da die Herren mit einer solchen Situation nicht umgehen können, reagieren sie selten einfühlsam, sondern eher kaltschnäuzig.

Viele Männer betrachten Weinen als ein Zeichen von Schwäche – und hier kommt Ihr Job ins Spiel. Ein Chef möchte keine Assistentin, „die bei jeder Kleinigkeit anfängt zu weinen“. Das ist jetzt überspitzt ausgedrückt, aber so kommt ein gelegentlicher Gefühlsausbruch rüber.

Deshalb: Wenn die Tränen aufsteigen, schnell auf die Toilette oder nach draußen verdrücken.

Sie wünschen sich Anerkennung und Respekt, richtig? Dann überlegen Sie einmal, welchen Menschen Sie Respekt entgegenbringen? Meist sind dies selbstsichere Personen, die wissen, was sie wollen.

Für Sie als Assistentin gilt: Sie sollten wissen, was Sie wollen. Mit Zögerlichkeit kommen Sie nicht weit. Warten Sie nicht ab, bis andere die Entscheidung für Sie treffen, sondern zeigen Sie Entschlossenheit.

Dazu gehört auch, dass Sie, wenn Sie nach Ihrer Meinung gefragt werden, diese deutlich artikulieren, statt mit „ich weiß nicht“ oder ähnlich ausweichend zu antworten.