Arbeitsrecht im Sekretariat: Darauf sollten Sie im Büro achten

Ferner zählen die Befristung eines Arbeitsvertrages und mit ihr der Beginn und das Ende des Arbeitsverhältnisses zu diesem Rechtsgebiet dazu. Stichwort Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Bei der Kündigung muss in der Regel eine Frist eingehalten werden, die das Inkraftreten des Endes der Beschäftigung definiert. Hier kommt es in der Praxis häufig zu Fehlern, die nicht selten Grundlage für eine Klage vor dem Arbeitsgericht sind. Daher ist es ratsam, bei juristischen Fragen zu dem Themengebiet einen Anwalt  hinzu zu ziehen, der sich mit dem Rechtsgebiet Arbeitsrecht auskennt.

Zum Arbeitsrecht gehört die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Wenn die Zusammenarbeit endet, haben die ehemaligen Mitarbeiter einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Soll dieses Arbeitszeugnis dem ehemaligen Mitarbeiter schriftlich zugestellt werden, kommt diese Aufgabe häufig der Assistentin oder dem Assistent zu. Häufig kommt dann die Frage auf, wie man im Sekretariat ein professionelles Begleitschreiben zum Arbeitszeugnis verfasst.

Achten Sie darauf, dass Sie keine Kündigungsgründe nennen, sofern der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis gekündigt hat. Sollte der Arbeitnehmer unzufrieden mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sein, bieten genau diese Gründe nämlich Angriffspunkte. Wenn er sich juristischen Beistand sucht, wird in der Regel zunächst versucht werden, diese Grunde anzufechten. Bekommt der Arbeitnehmer Recht, ist die Kündigung gegenstandslos. 

Zeugnis der Sekretärin

Umgekehrt haben natürlich auch Sekretärinnen ein Recht darauf, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nach Beendigung des Arbeitsvertrages zu erhalten. Wenn Sie schon relativ viel Erfahrung darin haben, ein Zeugnis zu erstellen, können Sie ihren Vorgesetzten bitten, dass Sie Ihr Zeugnis einfach selbst ausstellen können. So gehen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Angaben vergessen und dass die Benotung Ihren Vorstellungen entspricht. 

Wie bereits angedeutet, sind die Themen Kündigung und Kündigungsfrist häufig ein Streitpunkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ganz generell lässt sich festhalten, dass es Arbeitnehmer einfacher haben, wenn sie das Arbeitsverhältnis kündigen möchten. Sie müssen in der Regel lediglich darauf achten, dass die Kündigungsfrist eingehalten wird. Für Arbeitgeber ist es dagegen schwieriger, den Arbeitsvertrag zu kündigen  – sofern der Arbeitnehmer nicht mehr in der Probezeit ist. Meist muss der Arbeitgeber eine Abfindung in Höhe einiger Monatsgehälter zahlen, wenn er sich aktiv von seinem Mitarbeiter trennen möchte. Allerdings kommt es hierbei  – wie so häufig  – auf den Einzelfall an und vor allem auch darauf, welche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber geschlossen wurden. Auch ein Betriebsrat oder gar das Tarifvertragsrecht können hier eine Rolle spielen. Kurzum, die Eigenkündigung lässt sich leichter durchsetzen als die Fremdkündigung. 

Sofern im Arbeitsvertrag oder beispielsweise durch Betriebsvereinbarungen nichts anderes vereinbart ist, gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen, die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) im Paragraph § 622 geregelt sind. Und diese sind folgendermaßen gestaffelt:

Die Kündigungsfristen gelten dabei jeweils zum Ende des Monats, in dem gekündigt wird. 

Für eine Kündigung durch den Arbeitnehmer gelten im Allgemeinen folgende Voraussetzungen:

Übrigens, der Zugang entscheidet über die Kündigungsfrist. Achtung: Kündigt Ihnen Ihr Arbeitgeber gilt die Kündigung bereits dann als zugegangen, wenn diese in Ihrem Briefkasten landet. Sollten Sie sich also gerade im Urlaub befinden, startet trotzdem schon die Kündigungsfrist. Denn formal betrachtet, wurde Ihnen die Kündigung zugestellt. 

Angestellte, die kündigen, haben einen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Sollten Sie das Arbeitszeugnis verfassen, achten Sie darauf, dass die darin gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen und wohlwollend formuliert sind. Sind sie das nicht, könnte der Arbeitnehmer einen Grund sehen, ein neues Arbeitszeugnis anzufordern. 

Vor allem das Thema sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz nimmt innerhalb des Arbeitsrechts einen großen Stellenwert ein. Nicht nur deshalb, weil die Belästigungen häufig ein Kündigungsgrund durch den betroffenen Arbeitnehmer sind. Vor allem Frauen sind von sexueller Belästigung am Arbeitsplatz betroffen. Schätzungen schwanken zwischen jeder achter und sogar jeder zweiter Frau, die in irgendeiner Weise von Belästigungen am Arbeitsplatz betroffen ist.

Unternehmen sind dazu angehalten, etwas dagegen zu tun. Nicht nur wegen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), das jede Form der Diskriminierung verbietet. 

Auch wirtschaftlich richten die Übergriffe einen Schaden an. Denn betroffene Mitarbeiter sind weniger motiviert und fehlen öfter am Arbeitsplatz. Arbeitsrechtlich betrachtet können sexuelle Übergriffe für denjenigen, der sie ausübt, zu einer fristlosen Kündigung führen. Dazu muss auch nicht zwingend ein Urteil des Arbeitsgerichts abgewartet werden. Sexuelle Belästigung ist ein Grund für eine Abmahnung. Und mehrere Abmahnungen, vor allem solche, die aus dem gleichen Grund geschrieben werden, rechtfertigen auch eine fristlose Beendigung des Arbeitsverhältnisses. 

Gerade in Bezug auf Krankheit und Krankschreiben kursieren viele Annahmen unter Arbeitnehmern – und nicht alle davon entsprechen der Realität. Natürlich hängt es in der Praxis davon ab, was Betriebsrat oder andere Mitarbeitervertretungen mit dem Arbeitgeber ausgehandelt haben. Einige allgemeine Hinweise können wir aber trotzdem geben:

Jedem Arbeitnehmer steht Urlaub zu. Während dieser Zeit ist der Arbeitgeber verpflichtet, Lohn und Gehalt weiter zu zahlen. Das ist so im Bundesurlaubsgesetz geregelt. Da das Gesetz aus einer Zeit stammt, in der die meisten Arbeitnehmer noch sechs Tage pro Woche gearbeitet haben, ist auch der gesetzliche Urlaubsanspruch (Mindesturlaub) auf diese Zeitspanne ausgerichtet. Konkret: Gesetzlich stehen jedem Arbeitnehmer pro Jahr mindestens 24 Tage Urlaub zu – bei einer 6-Tage-Woche. Auf die heute übliche 5-Tage-Woche umgerechnet, ergibt sich ein Urlaubsanspruch von 20 Tagen.

Die genannten Zahlen geben nur den Anspruch an, den Mitarbeiter mindestens haben, beziehen sich also auf den Mindesturlaub. Mitarbeitervertretung, Gewerkschaften und Betriebsrat können natürlich davon abweichende Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber oder den Arbeitgeberverbänden (im Rahmen des Tarifvertragsrechts) aushandeln. Häufig steigt auch der Urlaubsanspruch mit den Jahren der Betriebszugehörigkeit.

Es kann natürlich auch vorkommen, dass der Arbeitnehmer im Urlaub krank wird. Wenn er für die Zeit der Krankheit eine Krankschreibung vorlegen kann, gilt der Urlaub als nicht angetreten. Der Arbeitgeber muss den Urlaub im laufenden Kalenderjahr also noch einmal gewähren. Dazu ist der Arbeitnehmer jedoch verpflichtet, einige Voraussetzungen zu erfüllen: Und zwar muss auch im Urlaub eine Krankschreibung dem Arbeitgeber vorgelegt werden. Beutetet für den Arbeitnehmer, dass er auch bei einem Urlaub im Ausland einen Arzt aufsuchen und sich ein Attest ausstellen lassen muss, das er dem Arbeitgeber vorlegt. 

Im deutschen Arbeitsrechts sind auch die Arbeitszeiten und vor allem die erlaubten Überstunden der Arbeitnehmer geregelt. Überstunden meint damit diejenige Mehrarbeit, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht. Wenn man sich dagegen auf die Arbeitszeit bezieht, die in einem Tarifvertrag geregelt ist, spricht man häufig von Mehrarbeit und meint damit die Überschreitung der Obergrenze für die Arbeitszeit, die im Tarifvertrag festgelegt ist.

Das Arbeitsrecht definiert dabei auch die Fälle, in denen Überstunden angeordnet werden können. Viele Arbeitnehmer gehen nämlich davon aus, dass sie keine Wahl haben und Überstunden leisten müssen, wenn der Arbeitgeber danach fragt. Dem ist aber nicht so. Das Arbeitsrecht lässt nur in eindeutigen Notsituationen zu, dass der Arbeitgeber einseitig die Bedingungen des Arbeitsvertrags ändert (denn dort ist die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit geregelt). Unter einer Notsituation in diesem Sinne verstehen Arbeitsgerichte übrigens nicht, dass das Unternehmen unvorhergesehen einen großen Auftrag bekommt. Lediglich solche Vorkommnisse, bei denen die Existenz des Betriebs auf dem Spiel steht  – wie beispielsweise bei einem Brand – rechtfertigen die Anordnung von Überstunden. 

Der Arbeitgeber kann jedoch schon von vornherein mit Überstunden bei seinen Arbeitnehmern kalkulieren. Dazu gibt es beispielsweise die Möglichkeit, mit dem Betriebsrat eine entsprechende Betriebsvereinbarung auszuhandeln, die es ihm erlaubt, bei Bedarf Überstunden anzuordnen. Allerdings sollte auch in diesem Fall der Arbeitnehmer zustimmen.

Auch in Tarifvereinbarungen kann ein solches Vorgehen gebilligt werden. Der Arbeitnehmer, der in der betreffenden Branche tätig ist, kann sich in diesem Fall nicht gegen die Zulässigkeit von Überstunden wehren.

Arbeitszeiten und Arbeitszeitgesetz 

Auch die Arbeitszeiten sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Hier gilt das Arbeitszeitgesetz (ARBZG), an das sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber halten müssen. Neben den Arbeitszeiten sind in diesem Gesetz auch Pausen- und Ruhezeiten geregelt. 

Aus dem Arbeitszeitgesetz ergibt sich die maximale Arbeitszeit eines Arbeitnehmers pro Tag und damit auch pro Woche: Acht Stunden täglich dürfen Arbeitnehmer maximal arbeiten. Allerdings sind bei diesen acht Stunden die Pausenzeiten nicht eingerechnet. Konkret bedeutet das also, dass Arbeitnehmer durchaus länger als acht Stunden am Arbeitsplatz sein können. Beispielsweise dann, wenn sie eine einstündige Mittagspause und eine kleinere Frühstückspause am Vormittag einlegen. 

Wird in dem Betrieb von Montag bis Samstag gearbeitet – was zugegebenermaßen nur noch selten vorkommt – ergibt sich damit eine maximale wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden. 

Das Gesetz enthält eine Ausnahme für die Zeiten erhöhten Arbeitsaufkommen. Denn dann darf der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer Überstunden machen lassen. Allerdings darf auch dann die wöchentliche Arbeitszeit nicht mehr als 60 Stunden in der Woche betragen – und das auch nur für einen begrenzten Zeitraum. Der Arbeitgeber muss außerdem dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer innerhalb des nächsten halben Jahres seine Überstunden wieder „abfeiern“ kann, damit im Durchschnitt die regelmäßige tägliche Arbeitszeit wieder acht Stunden beträgt. 

Pausen

Arbeitnehmer, die für eine gewisse Zeitspanne von ihren arbeitsvertraglichen Pflichten freigestellt sind und sich auch nicht in Bereitschaft befinden, machen Pause. Auch die Pausenzeiten sind im Arbeitszeitgesetz geregelt. Darin ist auch festgehalten, wann Arbeitnehmern eine Pause zusteht: Nämlich nach sechs Stunden Arbeit mindestens eine Pause von 30 Minuten, bei bis zu neun Stunden Arbeit sogar 45 Minuten.

Die im Gesetz geregelten Pausenzeiten stellen allerdings nur das Minimum dar, das ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer gewähren muss. Das bedeutet, dass die Pausen nach oben hin ausgeweitet sein dürfen. So kann es unter Umständen sein, dass auch Teilzeitkräfte, die weniger als sechs Stunden täglich arbeiten, einen Anspruch auf Pausen haben, sofern dies im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder gar im Tarifvertrag vereinbart ist. 

Hitze: Das gilt es zu beachten

Vor allem im Sommer, aber auch bei bestimmten Berufen, die großer Hitze ausgesetzt sind, gilt es den Arbeitnehmer zu schützen. Die konkreten Vorschriften dazu finden sich in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättVO). Danach muss in Räumen eine der Gesundheit zuträgliche Temperatur herrschen. 

Besonders im Sommer sollten Arbeitgeber darauf achten, dass die Temperatur in den Räumen nicht über 26 Grad Celsius liegt. Sollte es wärmer sein, müssen Vorkehrungen getroffen werden, damit es in der Räumen abkühlt. Ein kleiner Ventilator ist ein Anfang. Eine Klimaanlage, die es zulässt, die Raumtemperatur auf eine bestimmte Gradzahl zu regeln, ist sicherlich ebenfalls wünschenswert, aber nicht in allen Betrieben möglich.

Sollten die Arbeitnehmer während ihrer Arbeit Schutzkleidung tragen müssen oder körperlich besonders schutzbedürftig sein (wie beispielsweise Schwangere oder stillende Frauen) muss der Arbeitgeber noch mehr darauf achten, dass eine angenehme Temperatur am Arbeitsplatz nicht überschritten wird. 

Für schwangere Frauen und stillende Mütter gilt in Deutschland das Mutterschutzgesetz, das auch die Beschäftigung regelt. Schwangere und stillende Frauen gelten als besonders schutzwürdig und profitieren daher von besonderen Bestimmungen. Eine davon ist der Kündigungsschutz. Ist eine Arbeitnehmerin schwanger, darf sie nämlich nicht mehr gekündigt werden. Allerdings muss der Arbeitgeber dazu von der Schwangerschaft wissen.

Sollten Arbeitnehmerinnen eine Kündigung erhalten und ihrem Arbeitgeber noch nicht mitgeteilt haben, dass sie schwanger sind, können sie innerhalb von 2 Wochen nach Zugang der Kündigung beantragen, dass die Kündigung zurückgenommen wird. 

Muss die schwangere Frau schwere körperliche Arbeit oder Arbeit verrichten, die zwischen 20 und 6 Uhr stattfindet, kann unter Umständen ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden. Dann wird die Frau für die Dauer der Schwangerschaft von der Arbeit freigestellt. Im Einzelfall kann es aber auch möglich sein, dass der schwangeren Frau ein anderer Arbeitsplatz zugewiesen wird.

Auch der Firmenwagen gehört zu den Themen, die Mitarbeiter und Vorgesetzte, manchmal sogar bis hin zu den Personalräten, beschäftigen. 

Ein Firmenwagen ist für viele Mitarbeiter immer noch ein Statussymbol. Vor allem dann, wenn sie das Auto auch privat nutzen dürfen. Allerdings sollten Sie in diesem Fall besondere Vorsicht walten lassen, denn mit der Privatnutzung sind weitere Pflichten verbunden. In diesem Fall möchte auch das Finanzamt ein Stück vom Kuchen haben. Denn die private Nutzung des Autos gilt als geldwerter Vorteil. Bedeutet für Arbeitnehmer: Ein bestimmter Gegenwert muss versteuert werden. Hierzu bietet sich entweder die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch an. 

Häufiger Grund für Auseinandersetzungen sind Unfälle. Denn wie werden die Kosten ausgeteilt, wenn der Mitarbeiter in seiner Freizeit mit dem Firmenwagen einen Unfall hat? In diesem Fall empfiehlt es sich in der Regel, einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht hinzuzuziehen, der sich mit den gesetzlichen Regelungen auskennt. 

Fazit: 

Die Vorschriften des Arbeitsrechts können in der Regel nicht aus dem Bauch heraus getroffen werden. Die Konsultation eines Fachanwalts oder einer Fachanwältin sind daher meist eine gute Idee. Vor allem bei schwerwiegenden Entscheidungen wie einer Kündigung, Abfindung und einem Aufhebungsvertrag bietet es sich an, juristische Hilfe in Anspruch zu nehmen.