Wie man im Sekretariat ein professionelles Begleitschreiben zum Arbeitszeugnis verfasst

Ein wichtiges und für Arbeitnehmer entscheidendes Dokument ist hierbei das Arbeitszeugnis. Dieses kann in Form eines abschließenden Arbeitszeugnisses oder eines Zwischenzeugnisses ausgestellt werden. Es gilt als Leistungsbeurteilung und erklärt in eingängigen Sätzen, wie der Arbeitgeber die Leistung eines Mitarbeiters einschätzt.

Nachdem der Entwurf eines Zeugnisses vom Personaler erstellt wurde, beginnt die Prüfung des Vorgesetzten. Nach erfolgreicher Durchsicht und Unterschrift muss es final an den Mitarbeiter versandt werden. 

Um ein im formellen und rechtlichen Sinn professionelles Begleitschreiben aufzubauen, ist es im ersten Schritt entscheidend, sich die gesetzlichen Grundlagen und die Rechtsprechung zu Arbeitszeugnissen anzusehen.

Bei genauer Betrachtung von Grundsatzurteilen und rechtlichen Bestimmungen fällt schnell auf, dass es nicht unerheblich ist, wie ein Begleitschreiben für ein Arbeitszeugnis verfasst wird.

Die gesetzliche Grundlage für Arbeitszeugnisse

Die bedeutendste gesetzliche Grundlage, die Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmern ein Arbeitszeugnis auszustellen, findet sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sowie in der Gewerbeordnung (GewO).

Im § 630 BGB wird eindeutig ausgeführt: „Bei der Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses kann der Verpflichtete von dem anderen Teil ein schriftliches Zeugnis über das Dienstverhältnis und dessen Dauer fordern. Das Zeugnis ist auf Verlangen auf die Leistungen und die Führung im Dienst zu erstrecken. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Wenn der Verpflichtete ein Arbeitnehmer ist, findet § 109 der Gewerbeordnung Anwendung.“

Der § 109 der Gewerbeordnung (GewO) präzisiert den Inhalt und die formalen Verpflichtungen in Bezug auf die Ausstellung eines schriftlichen Arbeitszeugnisses. Der Gesetzgeber verfügt:

• Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.
• Das Zeugnis muss zumindest Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten.
• Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.
• Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

Die gesetzlichen Regelungen verpflichten ein Unternehmen, Arbeitnehmern dann ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen zu müssen, wenn eine Beurteilung ihrer Leistung im Betrieb möglich ist. Eine Perspektive zur Leistungsbeurteilung kann nach positiver Einarbeitung nach wenigen Wochen gegeben sein.

Scheidet der Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, muss er das Zeugnis schriftlich beim Arbeitgeber anfordern. Hierbei ist es zulässig, dem Arbeitgeber eine Frist von zwei oder drei Wochen zur Ausfertigung des Zeugnisses zu stellen. Kommt dieser der Aufforderung nicht nach oder kann er eine Verspätung nicht begründen, können ehemalige Angestellte die Ausstellung eines wohlwollenden Arbeitszeugnisses erzwingen. Hierfür werden sie in der Regel anwaltlich vertreten.

Die Rechtsprechung in Deutschland hat in vielen Fällen bestätigt, dass ein Zeugnis, zu dem ebenso das Begleitschreiben gehört, im Sinne des § 109 GewO verfasst werden muss. Sekretärinnen und Vorgesetzte sind aus diesem Grund in der Pflicht, beide Dokumente mit Wohlwollen zu verfassen. „Wohlwollend“ bezieht sich in diesem Zusammenhang auf den Wahrheitsgehalt des Zeugnisses und des Begleitschreibens. Dieser muss durch überprüfbare Tatsachen zu rechtfertigen sein.

Würde beispielsweise ein gutes und wohlwollendes Arbeitszeugnis erstellt werden und das Begleitschreiben gleichzeitig aus einem Satz bestehen, könnte der Eindruck zur eigenen Leistung beim ehemaligen Mitarbeiter ambivalent sein und Nachfragen provozieren. Weicht eine Formulierung im Begleitschreiben von den Aussagen im Arbeitszeugnis ab, kann dies das gesamte Zeugnis infrage stellen.

Da es sich bei einem Arbeitszeugnis und seinem Begleitschreiben um offizielle Dokumente handelt, sollte der Übersendung oder der persönlichen Übergabe eine hohe Beachtung zukommen. Die Inhalte und Formulierungen im Zeugnis könnten bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung ebenso relevant sein, wie ein Begleitschreiben, das negative Aspekte enthält. Gleiches trifft für ein Zeugnis zu, das dem Empfänger ohne Begleitschreiben oder förmlichen Text übersandt wird. Eine solche Vorgehensweise ist vor einem Arbeitsgericht angreifbar und kann zu Nachteilen für das Unternehmen führen.

Warum ein Begleitschreiben den sozialen Aspekt berücksichtigen sollte

Kommt es zu einer Trennung von einem Mitarbeiter, liegen in den meisten Fällen relevante Gründe vor. Diese machen die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unmöglich. Im umgekehrten Fall kann die Eigenkündigung eines Arbeitnehmers einen Vorgesetzten oder Firmenchef nachhaltig bestürzen. In einem solchen Fall kann es vorkommen, dass nutzenorientierte Kommunikation in Vorwürfe umschlägt.

Trotz menschlicher oder fachlicher Probleme und Herausforderungen, sollte ein Unternehmen zu jeder Zeit Wert auf ein gutes Miteinander legen. Unter anderem kommt es darauf an, einen Trennungsprozess ebenfalls offen und fair zu gestalten. Hierzu gehören eine positive Verabschiedung des Angestellten, eine bedarfsgerechte schriftliche und mündliche Kommunikation und ein wohlwollendes Arbeitszeugnis.

Ein Arbeitgeber hat nach einer Kündigung weiterhin eine soziale Verantwortung für den ehemaligen Mitarbeiter. Aus diesem Grund ist es zielführend, bis zum letzten Schritt der Trennung professionell zu kommunizieren. Dies ist ebenso vor dem Hintergrund relevant, dass der Mitarbeiter sich auf dem Arbeitsmarkt um eine neue Anstellung bemühen muss. Hierzu benötigt er ein aussagefähiges und qualifiziertes Arbeitszeugnis. Die Übersendung des Arbeitszeugnisses stellt in vielen Fällen den Schlusspunkt der Zusammenarbeit dar.

Aus diesem Grund sollte ein Begleitschreiben förmlich und unter Berücksichtigung der folgenden Inhalte aufgebaut sein:

• Eindeutige Information, dass es sich um ein persönliches und bedeutendes Dokument handelt.
• Information, wer das beiliegende Zeugnis erstellt und unterschrieben hat.
• Mitteilung, aus welchem Grund das Zeugnis erstellt wurde.
• Ansprechpartner für Rückfragen.

Enthält das Begleitschreiben diese Punkte, wird dem Empfänger ohne Zweifel klar, dass es sich um das angeforderte Arbeitszeugnis handelt. Er wird dieses mit Bedacht lesen und eingehend prüfen, ob die Formulierungen passend und angemessen sind. Ein Begleitschreiben kann mit einer persönlichen Grußformel enden, die die besten Wünsche für die persönliche und berufliche Zukunft des ehemaligen Mitarbeiters enthält.

Wichtig ist jedoch: Das Begleitschreiben sollte trotz der oben genannten Informationen kurz und bündig gehalten werden. Es stellt nur das Begleitdokument für das Arbeitszeugnis dar. Verzichten sollte die Assistenz aus diesem Grund unter anderem auf wertende Kommentare oder Floskeln, die das Wort „leider“ enthalten.

Ein Arbeitszeugnis ist für einen Mitarbeiter der sein Arbeitsverhältnis im Unternehmen beendet, ein bedeutendes Dokument. Potenzielle Arbeitgeber erwarten einen lückenlosen Lebenslauf und einen Nachweis der bisherigen Tätigkeiten. Fehlende Zeugnisse oder unvollständige Nachweise zu vorherigen Beschäftigungen werfen ein negatives Licht auf den Bewerber. Ein fehlendes Arbeitszeugnis mindert dessen Chancen auf einen erfolgreichen Bewerbungsprozess in einem neuen Betrieb.

Inhalte eines einfachen Arbeitszeugnisses

Ein einfaches Arbeitszeugnis unterscheidet sich von einem qualifizierten Arbeitszeugnis darin, dass das persönliche Verhalten des Mitarbeiters nicht bewertet wird. Gleichzeitig enthält es keine Informationen über die individuelle Leistung des Mitarbeiters. Es listet, basierend auf den gesetzlichen Mindestanforderungen des Paragrafen 109 GewO, die folgenden Punkte auf:

• Offizielle Auskünfte zum Unternehmen auf Firmenbriefpapier,
• Daten und Angaben zum Mitarbeiter,
• Dauer des Arbeitsverhältnisses,
• Berufsbezeichnung des Mitarbeiters,
• Tätigkeitsbeschreibung ohne Beurteilung oder Leistungsbewertung.

Das einfache Arbeitszeugnis schließt mit einer nüchternen Information, warum das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Es kann eine schlichte Dankesformel enthalten und muss zwingend vom Vorgesetzten oder Geschäftsführer unterschrieben werden, damit es als offizielles Dokument rechtsgültig ist.

Inhalte eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beinhaltet ebenso wie das einfache Arbeitszeugnis die gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte der Gewerbeordnung. Es enthält darüber hinaus individuelle Informationen und klare Wertungen zu den folgenden Punkten:

• Fachwissen und Können.
• Belastbarkeit.
• Leistungsbereitschaft.
• Arbeitsweise.
• Arbeitsergebnisse.
• Gesamtbeurteilung der Leistung des Mitarbeiters.
• Informationen zum Sozialverhalten.
• Abschiedsformel

Ein nach Schulnoten insgesamt gutes Muster-Arbeitszeugnis für den Mitarbeiter Martin Meier könnte auf Basis eines Zeugnisgenerators folgendermaßen aussehen:

Wer innerbetrieblich für die Erstellung von Arbeitszeugnissen zuständig ist, ist in Unternehmen und Konzernen in Deutschland unterschiedlich geregelt. In vielen Fällen konzipieren Sekretärinnen, die in der HR-Abteilung tätig sind, die Arbeitszeugnisse für ausscheidende Mitarbeiter. In anderen Firmen erstellt die Chefsekretärin die Arbeitszeugnisse für ehemalige Betriebsangehörige. Die Assistenz im Sekretariat wird in der Regel fachlich von einem Personaler unterstützt. Dieser hat die Aufgabe, die erstellten Dokumente in Bezug auf inhaltliche oder formelle Fehler zu überprüfen.

Ein Arbeitszeugnis für eine Reinigungskraft kann im Sekretariat schnell und fachgerecht erstellt werden. Im ersten Schritt muss festgelegt werden, in welcher Ausprägung das Arbeitszeugnis erstellt werden soll.

Die folgenden Formate sind aus gesetzgeberischer Sicht möglich:

1. Einfaches Arbeitszeugnis.
2. Qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Jedem Arbeitnehmer steht auf Grundlage von § 109 der Gewerbeordnung (GewO) generell ein schriftliches Arbeitszeugnis zu. Standardmäßig muss ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt werden. Auf Antrag hat der Mitarbeiter das Recht, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu verlangen. Im Gesetzestext wird eindeutig festgehalten, welche Mindestanforderungen an ein schriftliches Arbeitszeugnis gestellt werden:

Arbeitszeugnisse haben als offizielle Urkunde eine hohe Relevanz. Für den weiteren beruflichen Weg der Reinigungskraft ist es entscheidend, dass das Arbeitszeugnis formell im Sinne der Gewerbeordnung erstellt wird.

Es hat sich im beruflichen Alltag durchgesetzt, Zeugnisse in einer speziellen Zeugnissprache anzufertigen. Diese stellt Sachverhalte und die Beurteilung von Ergebnissen und dem Sozialverhalten wohlwollend dar. Gleichzeitig ist es üblich, Aussagen ausladend und schwer verständlich auszudrücken. Für die Assistenz ist es aus diesem Grund zielführend, sich vor der Fertigstellung eingehend mit Fachliteratur zum Arbeitszeugnis und mit Musterzeugnissen zu beschäftigen.

Zusammenfassung und Fazit

Ein Arbeitszeugnis stellt ein bedeutendes berufliches Dokument für Arbeitnehmer dar. Mitarbeiter haben einen gesetzlichen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Diese muss auf Grundlage des BGB und der GewO klar und verständlich formuliert sein. Die Formulierungen dürfen zu keiner Zeit Anlass zu Interpretationen geben.

Der wichtigste Unterschied zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis ist die umfassende Bewertung des Mitarbeiters. Diese wird ausschließlich in einem qualifizierten Arbeitszeugnis vorgenommen und beinhaltet unter anderem Informationen zum

• Arbeits- und Sozialverhalten,
• zu den Arbeitsergebnissen,
• der Leistungsbereitschaft und
• dem persönlichen Fachwissen.

In der Praxis wird das Arbeitszeugnis in den meisten Fällen von einem qualifizierten Personaler erstellt. Dieser leitet zuerst einen Entwurf und später das endgültige Dokument an den Vorgesetzten weiter. Dieser unterschreibt das Arbeitszeugnis nach eingehender Prüfung.

Im folgenden Schritt beauftragt der Vorgesetzte die Assistent damit, das Arbeitszeugnis an den ehemaligen Mitarbeiter auf dem Postweg weiterzuleiten. Es ist in diesem Fall die Aufgabe der Assistentin, das Begleitschreiben ebenso klar, faktenorientiert und verständlich zu verfassen wie das Arbeitszeugnis. Ein Anschreiben für ein Arbeitszeugnis sollte ebenso wie das Zeugnis keine Interpretationen zur Leistung des Mitarbeiters zulassen. Es sollte inhaltlich stimmig zum Arbeitszeugnis aufgebaut sein. Dies ist unter anderem wichtig, damit das Begleitschreiben nicht vor einem Arbeitsgericht anfechtbar ist.

Zusammenfassend sollten sich Sekretärinnen ihrer hohen Verantwortung bei der Erstellung eines Begleitschreibens bewusst sein. Sie können ebenso an die soziale Verantwortung für den ehemaligen Mitarbeiter denken, der sich mit dem Arbeitszeugnis neu bewerben muss. Erstellen Assistentinnen das Begleitschreiben zum Arbeitszeugnis professionell und zeitnah, tragen sie dazu bei, das Employer Branding nachhaltig zu verbessern. Gleichzeitig gewährleistet ein solches Vorgehen eine menschliche Trennungskultur, die langfristig zum positive Ansehen des Betriebes beiträgt.