Was unterscheidet Sekretärinnen von Assistenzkräften?

Der Begriff Sekretärin kommt vom lateinischen  „secretus" und bedeutet „geheim". Und bis heute ist die Sekretärin tatsächlich die engste Vertraute ihres Chefs. Sie wird mit einer Vielzahl von Aufgaben betraut, die hohe Loyalität und Zuverlässigkeit voraussetzen. Außerdem ist eine Sekretärin häufig ein Allroundtalent.

Sie muss eine große Zahl an Aufgaben übernehmen und hierbei mit verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern kooperieren. Die Entlastung ihres Chefs steht hierbei im Mittelpunkt. Das funktioniert allerdings nur, wenn Führungskraft und Sekretärin auf Augenhöhe miteinander kommunizieren. Ansonsten kann eine Sekretärin lediglich Aufträge erfüllen, aber nur bedingt eine tatsächliche Entlastung bieten.

Die Berufsbezeichnung Sekretärin ist mit einer Vielzahl von Klischees behaftet. So hält sich bis heute hartnäckig das Gerücht, eine Sekretärin würde lediglich das tun, was ihr Vorgesetzter ihr befiehlt. Die Realität sieht deutlich anders aus. Viele Sekretärinnen übernehmen heute eigenständig Managementaufgaben, sind in einer Vielzahl von Projekten involviert und planen ihre eigene Karriere. Das setzt eine hohe Selbstständigkeit voraus. Sekretärinnen erfüllen zwar nach wie vor organisatorische und bürokratische Aufgaben, ihre Tätigkeit beschränkt sich aber nicht hierauf.

Ein weiteres Klischee besagt, dass Sekretärinnen sich ausschließlich mit wenig anspruchsvollen und uninteressant Aufgaben beschäftigen. Sie lassen sich von ihrem Chef Texte diktieren, die sie aufschreiben und sind ansonsten ausschließlich für das Kaffeekochen und das Kopieren von Unterlagen verantwortlich. Das mag in früheren Zeiten der Fall gewesen sein, mit dem modernen Berufsbild einer Sekretärin hat all das aber nichts mehr zu tun.

Bei einer Sekretärin handelt es sich um einen Ausbildungsberuf, wohingegen für eine Assistenzstelle häufig ein Studium vorausgesetzt wird. Viele Arbeitgeber legen bei Bewerbungen wert auf einen BWL-Abschluss und verlangen Know-how im Personalmanagement. Häufig ist es aber so, dass Assistentinnen ebenfalls Sekretariatsaufgaben übernehmen müssen. Die Vorgesetzten erwarten daher, dass typische Kenntnisse in Bezug auf Sekretariatsaufgaben wie die Bürowirtschaft und PC-Kenntnisse vorhanden sind. Sie müssen somit eben jene Eigenschaften mitbringen, die die Sekretärinnen in ihrer Ausbildung erlernen, die in einem Studium aber nur marginal oder überhaupt nicht zur Sprache kommen. Deswegen spielt sowohl bei Assistenten als auch bei Sekretärinnen die Berufserfahrung eine große Rolle. Mit mehreren Jahren Erfahrung mit Bürotätigkeiten ist es durchaus möglich, eine gehobene Stelle zu erlangen, ohne ein Studium absolviert zu haben.

Das Aufgabengebiet einer Sekretärin hat sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten stark gewandelt. Früher standen vor allem Bürotätigkeiten und organisatorische Aufgaben im Mittelpunkt der Tätigkeit. So war eine Sekretärin unter anderem für die Terminplanung ihres Chefs verantwortlich und auch die Korrespondenz und das Schreiben wichtiger Unterlagen fielen in ihren Aufgabenbereich. Heutzutage arbeiten Sekretärinnen oft projektbezogen. Hierbei übernehmen sie Managementaufgaben und koordinieren beispielsweise Teams oder andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass die Berufsbezeichnung „Sekretärin" nicht geschützt ist. Deswegen kann es durchaus sein, dass eine Sekretärin in einem Betrieb komplett andere Aufgaben übernimmt als eine Sekretärin in einem anderen Unternehmen.

Eine Sekretärin muss vor allem ein Organisationstalent sein. Sie muss sich im Umgang mit Office-Tools auskennen und eine Expertise im Bereich der Büroverwaltung mitbringen. Außerdem sind exzellente Kommunikationsfähigkeiten ein großes Plus. Eine Sekretärin muss sich mit ihrem Chef ebenso auseinandersetzen, wie mit Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern sowie Kundinnen und Kunden beziehungsweise Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern.

Hierbei spielt Loyalität eine wichtige Rolle. Eine Sekretärin muss mit vertraulichen Unterlagen und Informationen sachgerecht umgehen und diese für sich behalten können. Nicht zuletzt ist es für die Projektarbeit wichtig, dass eine Sekretärin Managementfähigkeiten besitzt und in der Lage ist, im Team zu arbeiten beziehungsweise Teams anzuleiten.

Erforderliche Attribute:

• Ausdauer
• Belastbarkeit
• PC-Kenntnisse
• Kommunikationsfähigkeit
• Loyalität
• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eigenständigkeit
• Know-how im Bereich Bürowirtschaft
• Erfahrung bei der Projektarbeit

Während es sich bei der Berufsbezeichnung „Sekretärin" um einen vergleichsweise alten Begriff handelt, sind Assistenten in der Geschäftswelt erst vor einigen Jahren aufgetaucht. Diese Berufsbezeichnung ist vor allem darauf zurückzuführen, dass sich die Einsatzgebiete von Sekretärinnen massiv verschoben haben. Sie sind nicht mehr ausschließlich für Aufgaben aus dem Bereich der Bürowirtschaft zuständig, sondern arbeiten bei Projekten mit.

Hierbei wird Ihnen eine hohe Eigenverantwortlichkeit gewährt. Sie übernehmen Rechercheaufgaben und bereiten die hierbei gewonnenen Informationen so auf, dass die Führungskräfte diese für ihre Arbeit nutzen können. Der Begriff „Assistent" soll verdeutlichen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Unterstützung ihrer Chefs zuständig sind. Zudem spiegelt der Begriff wider, dass eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe zwischen einem Chef und der jeweiligen Assistenz angestrebt wird.

Bei Assistenten handelt es sich in der Regel um Menschen mit einem abgeschlossenen Studium. Insbesondere Kenntnisse in BWL und in der Personalführung werden vorausgesetzt. Assistenten haben häufig ein deutlich theoretischeres Know-how als dies bei Sekretärinnen der Fall ist. Durch ihr Studium haben sie sich Kompetenzen in wissenschaftlichen Arbeiten angeeignet. Das kommt ihnen bei ihren Rechercheaufgaben und bei der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten zugute. Ebenso wie Sekretärinnen, profitieren Assistenten von einer langjährigen Berufserfahrung. Je mehr Praxiserfahrung die Assistentin mitbringen, desto größer ist in der Regel der Gewinn, den sie für einen Betrieb darstellen.

Ebenso wie bei einer Sekretärin lässt sich von der Berufsbezeichnung „Assistent" noch kein Rückschluss auf die jeweiligen Aufgaben ziehen. Es ist durchaus möglich, dass eine Assistentin in einem Betrieb an vollkommen anderen Projekten arbeitet, als in einem anderen. Häufig sind es aber koordinative Aufgaben, die eine Assistenz übernimmt. Ähnlich wie bei Sekretariatsaufgaben steht auch hier die Entlastung der Vorgesetzten im Mittelpunkt der Tätigkeit. All diese verschiedenen Aufgaben lassen sich nur mit einer hohen Belastbarkeit und einem großen Organisationstalent meistern. Je nach Betrieb kann es zudem notwendig sein, mit internationalen Partnern zusammenzuarbeiten und Verträge zu entwickeln und abzuschließen.

Typische Aufgaben einer Assistenz:

• Recherchen
• Erstellung von Berichten
• Projektaufgaben
• Führungsaufgaben
• Korrespondenz
• Umgang mit digitalen Technologien
• Entlastung der Geschäftsführung

Von einer Assistenz wird in der Regel eine besonders hohe Eigenständigkeit erwartet. Sie ist nicht dem Klischee unterworfen, unter dem Sekretärinnen leiden, dass sie nur die ausführenden Werkzeuge des Willens ihres Chefs seien. Sie nehmen nicht nur Anweisungen entgegen und führen diese aus, sondern arbeiten in Eigenregie eigenverantwortlich an verschiedenen Projekten mit. In diesem Zusammenhang werden von ihnen aber ebenfalls Führungsqualitäten und Kommunikationskompetenzen verlangt. Oftmals sind Assistenten die Schnittstelle zwischen der Führungsetage und einzelnen Abteilungen. Als solche müssen Sie sich mit den verschiedenen Bereichen des jeweiligen Betriebs sehr gut auskennen und mit dessen Arbeitsweisen und Prozessen vertraut sein. Kenntnisse im Arbeitsrecht können ebenfalls nicht schaden.

Das Schwierige an den Berufsbezeichnungen „Sekretärin" und „Assistent" ist, dass sie weder klar definiert noch geschützt sind. Das bedeutet, dass verschiedene Menschen unter diesen Begriffen jeweils andere Dinge verstehen. Der Hauptunterschied besteht vor allem in der Wahrnehmung des jeweiligen Berufs und in dem Respekt, der Sekretärinnen und Assistenten entgegengebracht wird. Aufgrund der nach wie vor vorhandenen Klischees ist es so, dass eine Sekretärin häufig weniger Ansehen genießt als eine Assistenz. Zu der Verwirrung trägt zudem bei, das internationale Unternehmen ebenfalls keine einheitlichen Begriffsbezeichnungen für ihre Fachkräfte aus der Bürowirtschaft haben.

Es gibt definitiv keine Hierarchie zwischen einer Sekretärin und einer Assistenzkraft. Die Unterschiede sind insbesondere auf die Wahrnehmung anderer für den jeweiligen Beruf beschränkt. Sowohl Sekretärinnen als auch Assistentinnen kümmern sich um eine Vielzahl an Aufgaben. Diese unterscheiden sich unter anderem abhängig davon, ob es sich um ein großes oder ein kleines Unternehmen handelt und ob dieses international tätig ist oder nicht.

Es gibt viele weitere Begriffe, die denen der Sekretärin oder der Assistenz ähneln. Häufig kommt zum Beispiel die Formulierung „administrativ" zum Einsatz. Diese betont den ausführenden Charakter der Tätigkeit. Ebenfalls häufig im Gebrauch sind die Bezeichnungen „Junior" beziehungsweise „Senior", die zeigen, wie lange eine Tätigkeit bereits ausgeübt wird und welche Erfahrungen und Kompetenzen schon vorhanden sind. Der Begriff „Office-Managerin" hat einen internationalen Charakter und betont die Tätigkeiten aus der Bürowirtschaft.

Wenn eine Sekretärin Führungsaufgaben übernimmt, kann sie auch als „Chefsekretärin" oder als „Assistenz der Geschäftsführung" bezeichnet werden. Ferner gibt es die Bezeichnung „Chefassistenz". Ebenfalls gebräuchlich ist der Begriff „Teamassistenz", der zeigt, dass mit einem Beruf Führungsaufgaben verbunden und Qualitäten im Personalmanagement gefragt sind. Weitere Begriffe, die in diesem Zusammenhang Verwendung finden, sind „Sachbearbeiterin", „Fachkraft für Bürokommunikation", „Referenten", „Executive Assistant" oder „Chief of staff".

Typische Berufsbezeichnungen in diesem Bereich:

• Administrative Assistenz
• Assistenz
• Assistenz der Geschäftsführung
• Chefsekretärin
• Managementassistenz
• Officemanagerin
• Office Professional
• Personal Assistant
• Sachbearbeiterin
• Sekretärin
• Teamassistenz

Im Grunde sind sich Sekretariats- und Assistenzkräfte sehr ähnlich. Ihre Tätigkeitsfelder weisen große Überschneidungen auf und auch die Voraussetzungen, um in den jeweiligen Berufen tätig werden zu können, sind ähnlich. Der größte Unterschied liegt in der Wahrnehmung der jeweiligen Berufe. Nach wie vor werden Sekretärinnen aufgrund der vorhandenen Klischees belächelt, wohingegen Assistentinnen eine hohe Kompetenz zugesprochen wird. Welche Bezeichnung für die jeweiligen Stellen gewählt wird, hängt unter anderem von der Branche und der Unternehmensgröße ab. Ausschlaggebend ist jedoch die Geschäftsführung. Diese entscheidet darüber, wie eine Stelle beschrieben wird und wie der Name der jeweiligen Tätigkeit lautet.