Bewerbung: So finden Sie leichter den passenden Mitarbeiter für das Unternehmen

Mitunter übernehmen Assistentinnen und Assistenten für Ihren Vorgesetzten oder den Personaler auch die Sichtung von Bewerbungsunterlagen. Der erste Schritt im Bewerbungsverfahren, ob außerbetriebliche oder innerbetriebliche Bewerbungen, ist in der Regel, dass Sie mit Ihrem Vorgesetzten Rücksprache halten und ein verbindliches Vorgehen im Hinblick auf die Bewerbungsunterlagen von Kandidaten festlegen.

Wenn Sie sich einmal auf einen Ablauf geeinigt haben, können Sie sich daran orientieren und alle weiteren Bewerbungen nach diesem Schema abarbeiten. Dazu gehört auch, dass Sie klären, wann Ihr Vorgesetzter oder der Personaler die Bewerbungsunterlagen bekommt, ob er alle außerbetriebliche und innerbetriebliche Bewerbungen erhält oder ob Sie schon eine Vorauswahl treffen sollen. Wenn er Ihnen dabei weitestgehend freie Hand lässt, können Sie sich an unseren weiteren Tipps orientieren.

Wenn Sie zum ersten Mal die Aufgabe übernehmen, für Ihren Vorgesetzten eine Vorauswahl unter den Bewerbern zu treffen, sollten Sie systematisch vorgehen, schließlich entscheiden Sie hier über die potenzielle Karriere der Bewerber. Das gilt übrigens auch dann, wenn Sie schon länger Bewerbungsunterlagen sichten und Sie das Gefühl haben, dass Sie dafür viel zu viel Zeit benötigen. 

Mit einem klar strukturierten Ablaufplan finden Sie schneller die Bewerbungen von Kandidaten, die es in die nähere Auswahl und vielleicht sogar ins Vorstellungsgespräch schaffen. Dabei sollten Sie folgendermaßen vorgehen:

Welchen optischen Eindruck machen die Unterlagen und das Bewerbungsschreiben? Dieser Schritt lohnt sich besonders dann, wenn Ihr Arbeitgeber sehr viele Bewerbungen bekommt. Mit dieser ersten groben Sichtung können Sie nämlich sofort die Bewerbungen aussortieren, die einen schlechten Eindruck machen:

1. Fettflecken
2. Unsaubere und geknickte Bewerbungsmappen
3. Unprofessionelles Bewerbungsfoto 

Alles das sind Kriterien, nach denen Sie außerbetriebliche und innerbetriebliche Bewerbungen schnell ordnen können. Denn meist gilt: Wenn der Bewerber sich schon keine Mühe gibt, ein ordentliches Anschreiben und einen fehlerfreien Lebenslauf zusammen mit Arbeitszeugnissen und weiteren Anlagen in einer sauberen Bewerbungsmappe abzugeben, ist es mit der Motivation für den Arbeitsplatz nicht allzu weit her.

Die Bewerbungen, die nach dieser ersten groben Sichtung in die nähere Auswahl kommen, können Sie sich im folgenden Schritt genauer ansehen. Dabei bietet es sich ebenfalls wieder an, ein strukturiertes Vorgehen zu nutzen, das Sie bei allen Bewerbungen anwenden. So stellen Sie sicher, dass Ihr abschließendes Urteil auf nachvollziehbaren Kriterien beruht. Das hat den weiteren Vorteil, dass Kollegen Sie im Urlaub oder Krankheitsfall vertreten können ohne dass es zu Einbußen bei der Qualität der Bewerberauswahl kommt.

Überprüfen Sie den Lebenslauf auf Kenntnisse und Qualifikationen

Eine Umfrage des Staufenbiel Instituts in Zusammenarbeit mit Kienbaum Consulting International hat ergeben, dass die Mehrzahl der Personalverantwortlichen zunächst auf den Lebenslauf schaut. Dieses Vorgehen hat sich also bewährt, um sich schnell einen Eindruck davon zu verschaffen, ob der Bewerber überhaupt zu dem ausgeschriebenen Arbeitsplatz passt, oder neue Herausforderungen sucht. So erfahren Sie nämlich mit nur wenigen Blicken, welche Tätigkeiten der Bewerber in seiner bisherigen beruflichen Laufbahn ausgeübt hat. Eine passende Ausbildung oder Studium sollte an dieser Stelle zum Beispiel aufgeführt sein.

Um zu entscheiden, ob der vorliegende Lebenslauf alle Anforderungen erfüllt, sollten Sie wissen, worauf Sie achten müssen. Wenn es die Zeit erlaubt, können Sie zu diesem Zweck zum Beispiel mit einem Mitarbeiter aus der jeweiligen Abteilung sprechen. Die Kollegen wissen meist sehr genau, was der neue Mitarbeiter mitbringen sollte. Das kann Ihnen wertvolle Hinweise geben, worauf Sie bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen achten sollten.

Eine weitere Möglichkeit, schnell den passenden Kandidaten zu finden, ist die Aufteilung der Fähigkeiten und Kenntnisse in Muss- und Kann-Qualifikationen. Auch hier können Ihnen die Mitarbeiter aus der Abteilung helfen, Sie finden diese Angaben aber auch in der Stellenanzeige.

Muss-Qualifikationen sind diejenigen Kenntnisse, die der Kandidat unbedingt mitbringen muss. Beispielsweise Fremdsprachenkenntnisse wenn es sich um einen Arbeitsplatz im internationalen Umfeld handelt. Auch mehrjährige Berufserfahrung ist für einige Berufe unabdingbar. Bei Kann-Qualifaktionen stellt sich der Bewerber eventuell neuen Herausforderungen.

Diese Kompetenzen erkennen Sie unter anderem an folgenden Formulierungen:

• Der Bewerber muss unbedingt Kenntnisse in…
• … setzen wir unbedingt voraus
• … ist für die Stelle zwingend erforderlich
• Der ideale Kandidat besitzt…

Fähigkeiten und Kenntnisse, die der Bewerber nicht zwingend mitbringen muss, die ihm aber einen Vorteil im Bewerbungsverfahren bringen, sind ebenfalls in der Stellenanzeige zu finden.

Meist werden diese sogenannten Kann-Qualifikationen mit einer der folgenden Formulierungen umschrieben:

• … sind sehr vorteilhaft.
• … runden Ihre Kenntnisse ab.
• … sind von Vorteil.
• …nicht zwingend erforderlich.

Nachdem Sie sich einen Eindruck vom Lebenslauf des Kandidaten gemacht haben, sollten Sie sich das Bewerbungsanschreiben ansehen. Auch hier gibt es ganz bestimmte Kriterien, auf die Sie unbedingt achten sollten.

Vor allem auf Bewerbungsmuster sollten Sie in diesem Zusammenhang vorbereitet sein. Es kommt leider immer wieder vor, dass Bewerber kein individuelles Anschreiben erstellen, sondern einfach eine Vorlage aus dem Internet verwenden. Je mehr Bewerbungen Sie lesen, umso schneller werden Ihnen diese Bewerbungsmuster bei Bewerbungsschreiben auffallen.

Meist liegen Sie richtig damit, wenn Sie diesen Bewerbern eine Absage erteilen oder die Bewerbung wenigstens separat ablegen. So können Sie diese Ihrem Vorgesetzten zwar zeigen, sollten jedoch darauf hinweisen, dass der Kandidat wenig Motivation gezeigt und sich für ein Muster aus dem Netz entschieden hat.

Bei Anschreiben, die der Bewerber selbst verfasst hat, sollten Sie besonders auf die Informationen achten, die Sie zusätzlich zum Lebenslauf bekommen. Im Bewerbungsanschreiben geht es nämlich nicht darum, einfach nur zu wiederholen, was Sie bereits im Lebenslauf sehen können. Vielmehr sollte der Bewerber hier noch einmal seine Motivation deutlich machen, warum er sich auf die Stelle bei dem Arbeitgeber bewirbt und vor allem welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Qualifikationen er bereits erworben hat, die ihn zu dem Beruf befähigen.

Ein Abschlusssatz darf im Bewerbungsschreiben nicht fehlen

Jedes Anschreiben endet mit einem Abschlusssatz. Hier tun sich die meisten Bewerber schwer und verwenden daher in der Regel eine Floskel oder ein Muster aus dem Internet. Meist werden Sie einen der folgenden Sätze lesen:

• „Über eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch…“
• „Ich würde mich freuen, meine Qualifikationen in einem persönlichen Gespräch…“
• „Gerne stehe ich Ihnen zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch zur Verfügung.“

Das bedeutet aber auch, dass Ihnen der Abschlusssatz ebenfalls dabei helfen kann, den richtigen Kandidaten für die Stelle zu finden. Wer hier nämlich Kreativität zeigt und sich nicht mit einem Mustersatz aus dem Internet begnügt, scheint durchaus motiviert zu sein, die Stelle zu bekommen. Halten Sie also ruhig nach außergewöhnlichen Formulierungen Ausschau. Unter Umständen kann sich dahinter ein vielversprechender Bewerber verbergen.

Das gilt natürlich auch für eine Initiativbewerbung. Obwohl der Bewerber damit bereits bewiesen hat, dass er gerne im Unternehmen arbeiten möchte, kann er mit einem gelungenen Abschlusssatz sein Anschreiben abrunden und die Aufmerksamkeit des Personalers auf sich ziehen.

Deckblatt: Der erste Eindruck zählt

Das Deckblatt ist ein optionales Element, das dann zum Einsatz kommen kann, wenn Bewerber eine Bewerbungsmappe verwenden. Meist finden sich auf dem Deckblatt noch ergänzende Angaben und in der Regel ein Bewerbungsfoto in etwas größerem Format.

Jedoch benutzen die meisten Bewerber heutzutage kaum noch ein Deckblatt. Aus dem einfachen Grund, weil die meisten Bewerbungen digital verschickt werden. Natürlich kann man auch bei einer digitalen Bewerbung eine Bewerbungsmappe erstellen und auch in diesem Fall ein Deckblatt einfügen. Trotzdem zeigt sich in den letzten Jahren der Trend, dass Bewerber immer häufiger auf das Deckblatt verzichten – vor allem bei Online-Bewerbungen.

Sollten sie es jedoch benutzen, muss es natürlich in die Beurteilung der gesamten außerbetriebliche sowie innerbetriebliche Bewerbung einfließen. Das bedeutet: Schauen Sie sich das Deckblatt genau an:

• Wie ist es aufgebaut?
• Gibt es zusätzliche Informationen zur Bewerbung oder bläht es die Unterlagen nur unnötig auf?
• Ist es ansprechend und weckt es Ihr Interesse oder hätte es sich der Bewerber besser gespart?

Wie bereits angesprochen benutzen viele Bewerber mittlerweile den Online-Weg, um sich auf eine Stelle zu bewerben. Für Unternehmen und damit auch für die Personalverantwortlichen und Assistenten können Online-Bewerbungen eine echte Erleichterung sein. Statt das Dokument der interessanten Kandidaten einzuscannen und so digital zugänglich zu machen, können sie sich diesen Schritt sparen.

Wenn das Unternehmen sogar ein Online-Bewerbungsformular zur Verfügung stellt, wird es noch einfacher. Dann können Sie direkt auf das Dokument  zugreifen und dieses sichten. Sie sind dann nicht einfach nur digital vorhanden, sondern bereits in einem einheitlichen Format. Auch das erspart Ihnen Arbeit. Natürlich muss aber auch eine Online-Bewerbung vollständig sein. Sie besteht aus:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse 
• Arbeitszeugnisse
• Referenzen
• ggf. Arbeitsproben

Checklisten bieten sich immer dann an, wenn bestimmte Dinge schnell überprüft werden sollen. Da die Bewerbungsunterlagen meist einem bestimmten Schema folgen, sind sie dafür wie geschaffen. Eine oder gleich mehrere Checklisten erleichtert Ihnen nicht nur die Arbeit, sie tragen auch dazu bei, dass die Bewerber möglichst objektiv beurteilt werden. So stehen die Chancen gut, dass Sie den optimalen Kandidaten für die Position finden.

Formale Kriterien für die Bewerberauswahl

Die Bewerbungsunterlagen an sich:

• Motivationsschreiben: vorhanden, individuell geschrieben?
• Lebenslauf: vorhanden, alle wichtigen Informationen enthalten?
• optional: Foto: Welchen Eindruck macht es? Stammt es von einem professionellen Fotografen?
• Kopien der Zeugnisse und Arbeitsnachweise: vorhanden, komplett?
• optional: Kopie des Führerscheins und polizeiliches Führungszeugnis (sofern es in der Stellenanzeige gefordert wird)

Der äußerliche Eindruck der Unterlagen:

• Sind die Unterlagen und Bewerbungsmappe sauber und ordentlich?
• Liegt das Anschreiben lose bei?
• Welches Papier (auch für das Foto) wurde genutzt?
• Wird ein einheitliches Papier und Schriftbild gewählt?
• Sind die Unterlagen einseitig bedruckt?
• Wurde die typische Reihenfolge der Bewerbungsmappe eingehalten?
• Bei Postsendungen: Ist die Bewerbung ausreichend frankiert?
• Bei Online-Bewerbungen: Sind die Unterlagen in einem Dokument zusammengefasst?

Der Inhalt der Unterlagen:

• Ist der Ansprechpartner persönlich genannt und korrekt geschrieben?
• Sind Unterschrift und Datum vorhanden?

Nach Möglichkeit sollten Sie Bewerber nicht allzu lange warten lassen, wenn diese Ihnen die Bewerbungsunterlagen geschickt haben. Unternehmen kämpfen heute um die besten Kandidaten. Um sicherzugehen, dass genau die nicht während des Bewerbungsprozesses für andere Unternehmen entscheiden, sollten Sie sie auf dem Laufenden halten. Auch das zeigt übrigens Wertschätzung den Kandidaten gegenüber.

Mit einem kurzen Zwischenbescheid über den aktuellen Stand des Bewerbungsverfahrens können Sie das tun. Dabei müssen Sie auch gar keine langen Briefe oder E-Mails schreiben. Eine kurze Notiz reicht schon aus. Zum Beispiel folgendermaßen:

1. Vielen Dank für die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Wir werden uns in kurzer Zeit bei Ihnen melden.
2. Hiermit bestätigen wir den Eingang Ihrer Bewerbungsunterlagen. Die Sichtung wird ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.
3. Danke für die Übersendung Ihrer Unterlagen. Nach eingehender Prüfung werden wir uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Absagen schreiben: Tipps und Musterformulierungen

Häufig fragen sich Assistentinnen, die von dem Personaler oder Ihrem Vorgesetzten damit betraut werden, eine Absage zu schreiben, wie sie das am besten tun sollen. Schließlich sind sie damit der Überbringer einer nicht ganz so schönen Nachricht und möchten die Absage daher vielleicht möglichst schonend formulieren.

Schauen Sie sich dazu unsere Muster an und wählen Sie sich die passende Absage aus. Sie können natürlich auch einige Formulierungen kombinieren und so eine individuelle Absage schaffen. Das ist ohnehin zu empfehlen, da eine individuelle Absage dem Kandidaten mehr Wertschätzung vermittelt als eine kopierte Vorlage.

Bewerber einladen: So schreiben Sie an vielversprechende Kandidaten

Wenn der Personaler zu dem Entschluss kommt, dass er oder sie einige Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchte, können Sie auch diese Aufgabe übernehmen.

In der Regel schreiben sich positive Nachrichten besser als eine Absage. Daher fällt es Ihnen bestimmt leichter, Kandidaten ins Unternehmen einzuladen. Meist genügt dazu ein kurzes Anschreiben, in dem Sie dem Kandidaten das Datum, den Ort und die Uhrzeit für das persönliche Gespräch mit dem Personalverantwortlichen mitteilen.

Vergessen Sie in der Einladung jedoch nicht, den Kandidaten zu beglückwünschen, dass er es in die zweite Runde geschafft hat. Außerdem gehört in die Einladung ins Unternehmen eine Person, die als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Es könnte ja sein, dass der Bewerber den Termin nicht wahrnehmen kann oder noch weitere Fragen hat. 

Hat sich ein Bewerber in verschiedenen Bewerbungsgesprächen bewiesen, sehnt er sich nach einer positiven Entscheidung. Ist der Moment gekommen, in dem die Sekretärin eine mündliche oder schriftliche Zusage auf ihre Bewerbung erhält, ist die Freude groß. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Assistenz in einer Firma mit modernen Arbeitsbedingungen und herzlichen Kollegen beginnen kann. Erhält man eine schriftliche oder mündliche Zusage vom Arbeitgeber, ist es angebracht, sich als Bewerber freundlich und professionell bedanken. Vor allem eine mündliche Zusage kommt in den meisten Fällen überraschend und muss sofort erwidert werden. Welche Formulierungen oder Floskeln Kandidaten verwenden können, zeigen die folgenden Beispiele.

Es wirkt sympathisch, wenn man seiner Freude als Bewerber Ausdruck verleiht und emotional und freudig kommuniziert. Bei einer schriftlichen Antwort auf eine Jobzusage reichen wenige empathische Sätze, die Dankbarkeit und Vorfreude auf die neue Position ausdrücken. Wer als Bewerber auf eine Zusage verbindlich und authentisch antwortet, zeigt an, dass er Wertschätzung für die Entscheidung des Unternehmens hat. Für den Personaler oder den direkten Vorgesetzten ist eine sympathische Antwort auf die Zusage eine Bestätigung, sich für den richtigen Kandidaten entschieden zu haben.

Nach einer in manchen Fällen langwierigen Rekrutierungsphase wurde ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen gefunden. Nach der Kommunikation der Entscheidung an den Bewerber und der mündlichen Zusage erfolgt mit der Übersendung des Arbeitsvertrages der wichtigste rechtliche Schritt in Bezug auf die Einstellung. Mit der Unterzeichnung beider Vertragsparteien beginnt aus gesetzlicher Sicht das Vertragsverhältnis.

Um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, erhält der neue Mitarbeiter zwei identische Arbeitsverträge per Post als Einschreiben übersandt. Diese sind von einer vertretungsberechtigten Person, zum Beispiel vom Geschäftsführer oder vom Personalleiter im Unternehmen unterzeichnet worden. Mit der Gegenzeichnung durch den neuen Angestellten erhält der Arbeitsvertrag Rechtsgültigkeit. Die Sekretärin ist dafür zuständig, die Vertragsdokumente sorgfältig zusammenzustellen und mit einem fachgerecht erstellten Begleitschreiben an den Arbeitnehmer zu senden.

Es gehört zum Arbeitsalltag einer geübten Assistenz, ein Begleitschreiben zum Arbeitsvertrag zu konzipieren. Formal muss die Sekretärin bei der Erstellung keine rechtlichen Vorgaben beachten.

Da der neue Mitarbeiter aus rechtlicher Sicht kein Teil des Unternehmens ist, sollte das Begleitschreiben nicht intensiv auf kommende Aufgaben eingehen. Ein euphorisches Willkommensschreiben ist ebenfalls nicht angebracht, bis der Bewerber endgültig schriftlich zugesagt hat. Bis zur Rücksendung des unterschriebenen Arbeitsvertrages  besteht aus juristischer Sicht kein Arbeits- und Vertragsverhältnis. Dieses befindet sich noch in der Angebotsphase.

Erst nach Übersendung eines beiderseitig unterzeichneten Arbeitsvertrages gehört der Kandidat als neuer Betriebsangehöriger der Form halber zum Unternehmen. In der Folge kann der Mitarbeiter offiziell Willkommen geheißen und mit weiteren Informationen und Terminen zur Einarbeitung versorgt werden.

Die aufgeführte Vorlage des Begleitschreibens zum Arbeitsvertrag ist ausgewogen verfasst. Sie geht dezidiert auf den Arbeitsvertrag als Anlage ein und beschreibt eindeutig, wie der neue Mitarbeiter die Arbeitsverträge unterzeichnen und bearbeiten soll. Durch den freundlichen und offenen Satz zum Schluss signalisiert das Unternehmen, dass es mitarbeiterzentriert und fortschrittlich denkt. Je nach betriebsinternen Vorgaben oder Gewohnheiten kann das Begleitschreiben zum Arbeitsvertrag kürzer gestaltet oder um weitere Abschnitte ergänzt werden. Entscheidend ist, dass dem neuen Angestellten in einer freundlichen, wertschätzenden und gleichzeitig formalen Form der Arbeitsvertrag übersandt wird.

Wer sich für ein Ehrenamt interessiert, kann viel für das Allgemeinwohl tun und sich gleichzeitig spezifische Kenntnisse und Fertigkeiten aneignen. Generell sollte ein Ehrenamt zum eigenen Leben und zu den persönlichen Interessen passen. Im Internet gibt es zahlreiche Möglichkeiten, sich über ehrenamtliche Tätigkeiten am Wohnort zu informieren.

Darüber hinaus ist es in vielen Fällen möglich, eine Einrichtung oder einen Verein persönlich zu besuchen und sich über den Bewerbungsprozess für ein Ehrenamt sachkundig zu machen.

Nicht jede Organisation fordert umfangreiche Bewerbungsunterlagen oder das Einreichen eines ausführlichen Fragebogens. Solche Einrichtungen setzen vor allem auf das persönliche Kennenlernen und darauf, Synergien für alle Beteiligten auszumachen. In manchen Bereichen werden spezielle Weiterbildungen oder der Besuch eines Kurses vorausgesetzt. Für Bewerber um ein Ehrenamt ist es wichtig, Details zu geforderten Fort- und Weiterbildungen vorab zu besprechen, um sich für eine Einrichtung entscheiden zu können.

Wenn Sie diese Schritte beachten, haben Sie ein gutes Gerüst, um den Bewerber durch das gesamte Bewerbungsverfahren zu begleiten. Sollte Ihnen die Aufgabe zunächst noch recht schwierig vorkommen, werden Sie merken, dass sie nach einiger Zeit viel leichter von der Hand geht. Und im Zweifel schauen Sie sich einfach noch einmal unsere Beispiele und Muster an.