Vorstellungsgespräch: Häufige Fragen, Tipps und Checklisten

Das mittelfristige Ziel einer jeden Bewerbung ist die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Wenn diese dann endlich im (elektronischen) Briefkasten landet, ist der Freude groß. Im nächsten Schritt geht es dann darum, sich optimal auf das Bewerbungsgespräch vorzubereiten.

Was zur Vorbereitung dazu gehört, wie Sie den Termin bestätigen, verschieben oder gar absagen und wie Sie mit besonders kniffligen Fragen im Vorstellungsgespräch umgehen, erfahren Sie hier.

In der Regel haben Bewerber einige Tage –  manchmal sogar Wochen – Zeit, um sich auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Diese Zeit sollten sie auch nutzen, denn von einem gelungen Jobinterview kann potenziell eine ganze Karriere abhängen. Vorab können sich Bewerber daher um folgende Punkte kümmern:

1. Recherche über das Unternehmen: Informieren Sie sich auf der Firmenwebsite ausführlich über Ihren potenziellen Arbeitgeber. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Informationen und Meilensteine der Firmengeschichte im Vorstellungsgespräch wiedergeben können. Darüber hinaus sollten Sie aber auch in Sozialen Netzwerken und in Suchmaschinen nach Informationen suchen, die Ihnen im Interview behilflich sein können.

2. Name des Gesprächspartners: Prägen Sie sich außerdem den Namen Ihres Ansprechpartners gut ein. In der Regel wird Ihnen dieser in der Einladung zum Gespräch mitgeteilt. Achten Sie darauf, dass Sie den Namen des Personalers während des Gesprächs parat haben und richtig aussprechen. Sollten Sie befürchten, den Namen zu vergessen, können Sie ihn beispielsweise auf Ihrem Notizblock notieren.

3. Anreise planen: Der nächste Schritt sollte dann sein, den Weg zum Unternehmen zu planen. Sie können dazu beispielsweise Google Maps nutzen um abzuschätzen, wie lange Sie bis zum Firmensitz mit welchem Verkehrsmittel wohl brauchen. Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dass Sie pünktlich sind, können Sie den Weg auch schon vorab einmal abfahren. Sollten Sie mit dem Auto anreisen, vergessen Sie bitte nicht, nach Parkmöglichkeiten Ausschau zu halten. Am besten eignet sich ein Parkhaus in der Nähe, da hier die Wahrscheinlichkeit am größten ist, dass Sie einen Parkplatz bekommen. Sollten Sie eine längere Anreise haben, können Sie auch vorab nach einer Übernachtungsmöglichkeit suchen. Besonders in größeren Städten empfiehlt es sich unter Umständen, schon im Voraus ein Hotel zu buchen. Sollte eine größere Veranstaltung (beispielsweise eine Messe) in der Stadt stattfinden, könnten Sie Probleme bekommen, ein gutes Zimmer zu einem angemessenen Preis zu finden.

4. Kleidung im Vorstellungsgespräch: Auch die richtige Wahl der Kleidung gehört zur Vorbereitung auf ein Jobinterview dazu. Wenn Sie sich unsicher sind, was Sie tragen sollen, können Sie vorab einfach in der Personalabteilung nachfragen, wie der Dresscode in der Firma aussieht. Generell sollte die Kleidung gebügelt und sauber und die Schuhe geputzt sein. Zu einem perfekten Outfit gehören auch Haare und Make-up: Die Frisur sollte ordentlich, aber nicht zu stark gestylt sein. Für Frauen hat sich dezentes Make-up bewährt.

Die allermeisten Vorstellungsgespräche lassen sich in folgende Phasen gliedern:

1. Smalltalk und Kennenlernen: Das Gespräch startet in aller Regel damit, dass sich alle Beteiligten vorstellen. Meist wird vorab noch etwas Smalltalk gemacht. Der Personaler fragt, ob Sie gut zum Unternehmen gefunden haben und macht vielleicht noch ein paar unverfängliche Äußerungen zum Wetter oder zu der Umgebung. Unterschätzen sollten Bewerber diese Phase aber trotzdem nicht. Denn bereits jetzt geht es darum, wie Sie sich präsentieren und vor allem mit dem Personaler und vielleicht auch den anderen Beteiligten zu interagieren. Vergessen Sie niemals: Das Bewerbungsgespräch ist in erster Linie dazu da, etwas über Ihre Persönlichkeit zu erfahren und das geht auch bei dieser scheinbar harmlosen Plauderei.
2. Präsentation: Danach kommt der Teil des Vorstellungsgesprächs, auf den es ankommt: Die Selbstpräsentation. Hier müssen Sie als Bewerber zeigen, dass genau Sie die richtige Person für den Job sind. Wie machen Sie das? Zum einen, indem Sie Ihren Lebenslauf mit dem Anforderungsprofil verknüpfen. Oder anders ausgedrückt: Was muss der zukünftige Stelleninhaber mitbringen, was Sie bereits können? Hin und wieder möchte der Personalverantwortliche nun aber auch wissen, ob die Angaben in Ihrem Lebenslauf stimmen. Es kann daher sein, dass auch diese Dinge noch einmal abgeklopft werden. Auf typische Fragen, die in dieser Phase gestellt werden, gehen wir weiter unten ein. Grundsätzlich gilt aber hier: ruhig bleiben. Der Arbeitsmarkt von heute hat sich in den letzten Jahren stark verändert, was bedeutet, dass Firmen heute händringend nach Personal suchen. Wenn Sie bei ihrer Präsentation nervös sind, wird Ihnen niemand den Kopf abreißen.
3. Rückfragen: Kurz vor dem Abschluss des Gesprächs wird Ihnen der Personaler die Chance geben, Rückfragen zu stellen. Nutzen Sie diese Chance unbedingt. Denn damit zeigen gleich zweierlei: Zum einen, dass Sie sich mit dem Unternehmen beschäftigt haben und zum zweiten, dass Sie dem Personaler im Bewerbungsgespräch konzentriert zugehört haben. Beides sind Dinge, die einen guten Eindruck hinterlassen. Allerdings sind an dieser Stelle nicht alle Rückfragenragen angebracht. Es gibt nämlich in der Tat einige, die Sie disqualifizieren, da Sie damit zeigen, dass Sie sich nicht vorbereitet haben. Zum Beispiel die folgenden: 

   Was macht die Firma genau? Auch wenn Sie mit dieser Frage vielleicht etwas anderes erreichen wollen, kommt beim Personaler nur an, dass Sie komplett unvorbereitet in das Gespräch gegangen sind. Denn welcher Bewerber weiß denn nicht, bei welchem Unternehmen und in welcher Branche er sich bewirbt?

   Kann ich schon in der Probezeit Urlaub machen? Nach Urlaub zu fragen, noch bevor der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, deutet nicht unbedingt darauf hin, dass Sie unbedingt bei dem Unternehmen arbeiten möchten. Im Gegenteil, der Personaler wird vermutlich denken, dass Sie einen gut bezahlten Job suchen, in dem Sie sich nicht stark einbringen möchten. Motivation und Einsatzbereitschaft zeigen Sie damit aber keinesfalls. Leider möchte der Personaler aber genau das im Vorstellungsgespräch sehen.

   Wird die Internetnutzung überwacht? Mal ehrlich, warum fragen Bewerber das? Vermutlich weil sie während der Arbeitszeit häufig privat im Netz surfen. Was der Personaler dabei hört: Ich habe zwar den Job noch nicht, möchte aber schon wissen, wie ich die Zeit möglichst ohne Arbeit füllen kann. Ein absolutes No-Go und vermutlich Grund dafür, dass Sie nach dem Vorstellungsgespräch eine Absage erhalten.

4. Schluss: Den Abschluss des Gesprächs sollten Sie auf keinen Fall auf die leichte Schulter nehmen. Denn auch hier gibt es mehr als genug Möglichkeiten, bei dem Personaler Eindruck zu machen. Bedanken Sie sich bei allen Beteiligten für das Gespräch. Im Idealfall sollten Sie dazu die Namen der teilnehmenden Personen parat haben. Diese können Sie sich zum Beispiel schon während des Gesprächs auf Ihrem Notizblock notieren. In aller Regel werden die übrigen Teilnehmer Ihnen aber eine Visitenkarte mit Ihrem Namen zur Begrüßung geben. Schauen Sie sich diese dann sorgfältig an und versuchen Sie, sich die Namen schnell einzuprägen. Zum Abschied sollten Sie allen Beteiligten die Hand schütteln. Achten Sie dabei auf Blickkontakt zu Ihrem Gegenüber und lächeln Sie freundlich. Wenn es sich anbietet, können Sie dem Personaler während der Verabschiedung sagen, dass Sie sich sehr darüber freuen, wenn Sie in die engerer Auswahl kommen. Auch eine Frage nach dem weiteren Ablauf oder der Dauer des Auswahlprozesses bieten sich hier an.

Länge des Gesprächs

In der Regel dauert ein Vorstellungsgespräch zwischen 45 Minuten und einer Stunde. Das hängt damit zusammen, wie umfangreich die Gesprächsteilnehmer die einzelnen Phasen gestalten. Das bedeutet, dass die Bewerber durch ihre Form der Gesprächsbeteiligung durchaus einen Einfluss darauf haben, wie lange das Bewerbungsgespräch schlussendlich dauert.

Übrigens gibt die Länge des Gesprächs häufig schon einen Hinweis darauf, wie Ihre Jobaussichten sind. In vielen Fällen unterhält sich der Personaler mit besonders aussichtsreichen Kandidaten länger. Denn über diese und deren Persönlichkeit möchte er vor der Einstellung eben möglichst viel erfahren.

Typische Fragen im Vorstellungsgespräch: So bereiten Sie sich vor

Einige Fragen werden von Personalern immer wieder gestellt, weil sie bestimmte Dinge über den Bewerber verraten. Auch das sind gute Nachrichten für Sie, denn für genau diese Fragen können Sie sich schon vor dem Vorstellungsgespräch wappnen. Und genau aus dem Grund, weil Sie so viel Zeit für die Vorbereitung haben, sollten Sie keine Standardantworten geben. Personaler erkennen es sofort, wenn der Bewerber einen auswendig gelernte 0815-Antwort aus einem Bewerbungsratgeber wiedergibt.

Stattdessen sollten Sie versuchen, auf die Standardfragen individuelle Antworten zu finden. Das kann Ihnen gelingen, wenn Sie sich schon einige Tage vor dem eigentlichen Gespräch damit befassen.

Selbstvermarktung: So stellt man seine Stärken in den Vordergrund

Eine der häufigsten Fragen im Bewerbungsgespräch ist die nach den Stärken und Schwächen des Bewerbers. In den allermeisten Fragerunden wird genau diese Frage in der einen oder anderen Variante aufkommen. Stellt sich die Frage, wie Sie als Bewerber Ihre Stärken am besten betonen können, damit die Schwächen im Idealfall dahinter verschwinden.

Man kann es nicht oft genug sagen: Im Bewerbungsgespräch geht es darum, dass Sie dem Personaler so schnell wie möglich deutlich machen, dass Sie die richtige Person für den Job sind. Daher sollte alles, was Sie im Gespräch sagen, dieses Ziel verfolgen. Das bedeutet eben auch, dass Sie die Stärken, die Sie haben, auf das Anforderungsprofil abstimmen. Anders ausgedrückt: Der Personaler möchte nicht hören, dass Sie gut Fußball spielen können, sondern interessiert sich zum Beispiels dafür, dass Sie die Jugendmannschaft Ihres Fußballvereins schon mehrere Jahre ehrenamtlich trainieren.

Welche Ihrer Stärken Sie nennen, hängt also damit zusammen, welche Anforderungen der ausgeschriebene Arbeitsplatz mit sich bringt. Schauen Sie sich daher die Stellenanzeige genau an und überlegen Sie, welche Ihrer Talente am besten dazu passen. Genau diese Dinge erwähnen Sie dann im Vorstellungsgespräch.

Als kleiner Denkanstoß hilft Ihnen vielleicht die folgende Liste:

• analytisches Denken
• fokussierte Vorgehensweise
• Durchsetzungsvermögen
• Entscheidungsstärke
• Verantwortungsbewusstsein
• Einfühlungsvermögen
• Teamfähigkeit
• Eigenmotivation
• Hilfsbereitschaft

Im Bewerbungsgespräch geht es nun aber nicht nur darum, diese Stärken zu nennen, sondern sie mit konkreten Beispielen zu belegen. Die müssen nicht zwingend aus der beruflichen Tätigkeit stammen. Auch in der Freizeit können sich Mitarbeiter durch Eigenmotivation und Teamfähigkeit auszeichnen.

Wie lässt man seine Schwächen klein erscheinen?

Wenn nach Stärken gefragt wird, ist die Frage nach den Schwächen häufig nicht sehr weit. Daher sollten Sie auch für diese Frage unbedingt gerüstet sein – und zwar ebenfalls nicht mit einer Standardantwort. Sondern mit einer Erwiderung, die Ihre Persönlichkeit und Ihre Eignung für den Job zeigt. Also bitte nicht antworten, dass Ihre größte Schwäche Perfektion ist. Das wirkt aufgesetzt und wenig authentisch. Viel besser ist es, eine echte Schwäche zu nennen. Die darf allerdings nicht so groß sein, dass Sie ihre Befähigung für den Arbeitsplatz in Frage stellen könnte. Ganz plastisch gesagt: Sie sollten bei einer Bewerbung um eine Stelle als Buchhalter nicht sagen, dass Sie Probleme damit haben, konzentriert und systematisch zu arbeiten.

Auf der anderen Seite sollten Sie aber sehr wohl eine Schwäche nennen, die etwas über Ihre Persönlichkeit verrät. Schließlich weiß auch der Personaler, dass es keinen Menschen gibt, der keine Schwäche hat. Diese also komplett zu leugnen, wäre nicht ehrlich und würde keinen guten Eindruck im Gespräch machen.

Welche Schwäche Sie nennen, können nur Sie selbst beantworten. Trotzdem können wir Ihnen ein paar Tipps geben, damit Sie den Personaler von sich überzeugen:

1. Zeigen Sie, dass Sie sich mit Ihren Schwächen auseinandersetzen: „Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung“ – dieses Bonmot trifft hier ganz besonders gut zu. Indem Sie dem Personaler deutlich machen, dass Sie sich mit Ihren Marotten und Macken beschäftigen, zeigen Sie Selbstreflexion. Und genau diese ist heute für die meisten Arbeitgeber sehr wichtig.
2. Zeigen Sie, dass Sie aus Ihren Schwächen lernen: Sie sollten dem Personaler eine „Lösung“ für Ihre Schwäche anbieten. Wenn Sie beispielsweise hin und wieder den roten Faden während Ihrer Arbeit verlieren, können Sie das zugeben. Fügen Sie dann allerdings hinzu, dass Sie genau für diesen Fall immer mit To-do-Listen arbeiten. So sieht der Personaler, dass Sie zwar nicht perfekt sind, dagegen aber ein Mittel haben.
3. Zeigen Sie, dass Ihre Schwächen nicht so schlimm sind: Im Vorstellungsgespräch kommt es auch auf die Wortwahl an. Wenn Sie Ihre Schwächen relativieren, kann Ihr Gesprächspartner den Eindruck bekommen, dass diese nicht so schlimm sind. Nutzen Sie daher Adjektive wie gelegentlich, hin und wieder, ab und an, manchmal, in einigen Fällen, stellenweise und andere, um genau das deutlich zu machen.

Es kommt nicht nur darauf an, bei der Frage nach den Stärken und Schwächen zu überzeugen. Einige Dinge gehören in ein Vorstellungsgespräch nicht hinein und sollten daher unbedingt vermieden werden. Unsere Auflistung gibt Ihnen einen Überblick:

1. Schlecht über den (ehemaligen) Arbeitgeber reden: Das ist einer der Klassiker, wenn es um Fehler im Bewerbungsgespräch geht. Lassen Sie sich daher keinesfalls dazu hinreißen, abwertend über den ehemaligen oder den aktuellen Arbeitgeber zu reden. Das kommt bei Personalern nicht gut an. Der Grund: Damit zeigen Sie wenig Loyalität und der Personaler könnte vermuten, dass Sie irgendwann genauso über seine Firma sprechen könnten.
2. Wechselmotivation nicht begründen können: Mit ziemlicher Sicherheit wird Sie der Personaler fragen, warum Sie ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen möchten. Dann heißt es, eine gute Begründung parat zu haben. Unstimmigkeiten mit dem Vorgesetzten oder den Kollegen sollten Sie an dieser Stelle allerdings nicht nennen. Besser: Fehlende Weiterbildungsmöglichkeiten und/oder Aufstiegschancen.
3. Beispiele für eigenen Erfolg fehlen: Auch diese Frage gehört zu den Klassikern im Vorstellungsgespräch. Kann sie nicht beantwortet werden, machen Bewerber keinen guten Eindruck. Daher sollten Sie schon während der Vorbereitung des Gesprächs darauf achten, dass Sie Exempel für Ihren beruflichen Erfolg nennen können. Idealerweise gleich mehrere.
4. Sich verstellen: Das Vorstellungsgespräch ist dazu da, dass sich der Personaler einen Eindruck von dem Kandidaten machen kann. Wenn sich der Bewerber verstellt, wird das nicht gelingen. Natürlich können Sie damit Erfolg haben. Die Frage ist allerdings, wie sinnvoll ein derartiges Verhalten ist. Schließlich möchten Sie sich doch bestimmt nicht täglich auf der Arbeit verstellen, sondern so sein, wie Sie eben sind. Doch es gibt noch einen weiteren Grund: Sollte dem Personaler schon im Bewerbungsgespräch klar werden, dass Sie „schauspielern“ haben Sie für den weiteren Bewerbungsprozess denkbar schlechte Karten.
5. Zu spät oder viel zu früh erscheinen: Zum Vorstellungsgespräch zu spät einzutreffen geht gar nicht  – das sollte jedem Bewerber klar sein. Umgekehrt ist es aber auch ein schlechtes Zeichen, wenn Sie viel zu früh zum Gespräch erscheinen. Schon 30 Minuten vor dem Termin ungeduldig auf dem Flur auf und ab zu laufen, setzt Ihre Gesprächspartner unter Umständen unter Druck. Das kann sich später ungünstig für Sie im Bewerbungsgespräch auswirken. Aber noch aus einem weiteren Grund ist es nicht ratsam, unpünktlich zu erscheinen: Bewerber zeigen damit ein schlechtes Zeitmanagement – und diesen Eindruck sollten sie unbedingt zu vermeiden versuchen.

Körperhaltung: Mit der richtigen Körpersprache überzeugen

Mindestens ebenso wichtig wie das Gesagte ist im Bewerbungsgespräch die Körpersprache und die Körperhaltung. Beide willentlich zu beeinflussen ist gar nicht so einfach, denn diese sind uns angeboren und gehören gewissermaßen zu unserem biologischen Programm dazu.

Trotzdem lassen sich bestimmte Abläufe und die nonverbale Kommunikation trainieren, die bei längerer Übung wortwörtlich in Fleisch und Blut übergehen – und die wir damit im Bewerbungsgespräch abrufen können. So können Sie sich zum Beispiel dazu bringen, gewollt langsame Bewegungen auszuführen. Diese Form der Körpersprache vermittelt Ihrem Gegenüber, dass Sie gelassen sind und mit der Situation gut zurecht kommen.

Durch Gesten des sogenannten „Power Posing“ können Sie darüber hinaus im Gespräch souverän auftreten und so im günstigen Fall den Personaler für sich gewinnen.

Fangfragen: Mit diesen Frage möchte Sie der Personaler aus der Reserve locken

Eine weitere beliebte Vorgehensweise einiger Personaler im Vorstellungsgespräch sind die sogenannten Fangfragen oder auch Stressfragen. Mit diesen Fragen möchte der Personaler hinter die Fassade des Bewerbers schauen. Die Idee dahinter: Indem er den Bewerber, also Sie, in eine Stresssituation bringt, erfährt er etwas darüber, wie Sie wirklich sind. Sie verwenden nämlich viel Energie darauf, die Frage zu beantworten und können sich nicht noch zusätzlich darauf konzentrieren, ein bestimmtes Bild von sich aufrecht zu erhalten. Kurzum, mit Fangfragen möchte Sie der Personaler ganz authentisch erleben.

Ebenfalls gerne verwendet sind die sogenannten Brainteaser. Also Fragen, bei denen Ihre Analysefähigkeit und logisches Denken gefragt sind. Auch hier geht es meist nicht darum, die richtige Antwort zu geben. Ihr Interviewpartner möchte viel lieber sehen, wie Sie bei der Aufgabe vorgehen.

Unter anderem könnte Ihnen folgende Frage begegnen: Stellen Sie sich vor, Sie möchten Rasierer auf dem japanischen Markt verkaufen. Dazu möchten Sie wissen, wie groß Ihre Zielgruppe ist. Also wie viele Menschen es in Japan gibt, die sich für einen Rasierer interessieren könnten. Der Haken: Sie dürfen weder eine Suchmaschine noch ein Lexikon oder andere Hilfsmittel nutzen. Wie finden Sie heraus, wie groß Ihre Zielgruppe ist?

Glücklicherweise gibt es aber einen juristisch legalen Ausweg: Sie beantworten die unzulässige Frage, allerdings müssen Sie dabei nicht ehrlich sein. Eine Lüge ist in diesem Fall erlaubt und stellt keinen Grund für eine spätere Kündigung des Arbeitsvertrags dar.

Weitere Fragen, die Bewerber im Vorstellungsgespräch nicht (wahrheitsgemäß) beantworten müssen

Bestimmte Fragen zur eigenen Person: Ob Sie einer Partei oder dem Betriebsrat angehören, hat Ihren zukünftigen Arbeitgeber nicht zu interessieren. Ebenfalls tabu sind Fragen zur Religion und Weltanschauung. Grundsätzlich zählt hierzu alles, was Sie laut Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz gegenüber anderen Arbeitnehmern benachteiligen könnte.

Bestimmte Fragen zu den familiären Verhältnissen: Was Ihr Partner beruflich macht oder ob Sie Kinder planen, sind ebenfalls Fragen, die der Personaler im Bewerbungsgespräch nicht stellen darf. Sollte er es trotzdem tun, müssen Sie diese nicht beantworten. Andere Möglichkeit: Sie kontern geschickt. Und zwar so: „Ich wusste nicht, dass ein Kinderwunsch eine Anforderung für die Stelle ist. Das muss ich wohl in der Jobanzeige überlesen haben.“ Ob diese Antwort angebracht ist, hängt natürlich vom vorherigen Verlauf des Gesprächs ab. Wenn der Personaler eher locker und humorvoll wirkte, können Sie das gerne versuchen.

Bei bestimmten Positionen kann es vorkommen, dass der Personaler mitten im Vorstellungsgespräch ins Englische wechselt. Damit sollten Bewerber vor allem dann rechnen, wenn bereits in der Stellenausschreibung gute bis sehr gute Englischkenntnisse als Voraussetzung genannt werden.

Ein weiterer Hinweis für eine gewisse Chance, dass mindestens Teile des Bewerbungsgesprächs auf Englisch ablaufen könnten, liefert das Unternehmen selbst: Ist es international ausgerichtet oder hat Filialen in englischsprachigen Ländern? Dann sollten Sie darauf gefasst sein, Ihre Englischkenntnisse unter Beweis zu stellen.

Vorstellungsgespräch auf Englisch: Die wichtigsten Floskeln

Sollten Sie das Gefühl haben, das Vorstellungsgespräch könnte auf Englisch abgehalten werden, müssen Sie nicht in Panik ausbrechen. Nach der Einladung haben Sie meist noch eine Tage Zeit, sich vorzubereiten.

Das machen Sie zum Beispiel so:

• Recherchieren Sie auf Englisch: Wenn das Unternehmen global ausgerichtet ist, wird es sicherlich auch eine englischsprachige Webseite haben. Statt die Informationen über Ihren potentiellen Arbeitgeber auf Deutsch zu lesen, machen Sie das ganz einfach auf Englisch. Der Vorteil dabei: Sie aktivieren Ihr eingerostetes Englisch und lernen zugleich noch wichtige Vokabeln aus der Branche, die Sie während des Vorstellungsgesprächs auf Englisch sicherlich gut gebrauchen können.
• Suchen Sie gezielt nach branchentypischem Vokabular: Daneben können Sie sich auf die Suche nach fachsprachlichen Bezeichnungen auf Englisch machen. Schauen Sie sich dazu zum Beispiel Veröffentlichungen und Branchenmitteilungen in der Zielsprache an.
• Übersetzen Sie Ihre Unterlagen: Im nächsten Schritt können Sie Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen ins Englische übersetzen. Wenn Sie ganz sicher sein wollen, können Sie Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf sogar auswendig lernen. So können Sie ganz entspannt sein, falls eine Nachfrage zu Ihrem bisherigen Werdegang auf Englisch gestellt werden sollte.
• Fühlen Sie sich in die Sprache ein: In den Tagen und Wochen vor dem Bewerbungsgespräch sollten Sie sich so viel wie möglich mit der Fremdsprache umgeben. Glücklicherweise ist das heute einfacher als jemals zuvor: Schauen Sie ihre Lieblingsserie auf Englisch, hören Sie englischsprachige Nachrichtenkanäle oder lesen Sie aktuelle Meldungen oder gar Bücher in der Zielsprache. So wird Wortschatz wieder aktiviert, den Sie schon lange vergessen glaubten.

Zu einem erfolgreichen Bewerbungsgespräch gehört auch, dass bestimmte Formalitäten eingehalten werden. Diese hängen in erster Linie mit dem Termin des Vorstellungsgesprächs an sich zusammen. Also damit, wie Sie den Termin bestätigen, auf die Einladung reagieren oder das Vorstellungsgespräch verschieben oder sogar ganz absagen.

Vor allem im beruflichen Kontext sollten Sie bei diesen Dingen umsichtig vorgehen. Denn Sie wissen schließlich nie, ob und wann Sie dem Arbeitgeber wieder begegnen werden. Daher gilt: Sich bedanken und Interesse bekunden gehört zu jeder Nachricht dazu – gleichgültig ob Sie den Termin nun zu- oder absagen.

Einladung Vorstellungsgespräch: Die Antwort

Einige Bewerber fragen sich, was sie bei der Antwort auf die Einladung beachten sollen. Und das aus gutem Grund. Denn tatsächlich haben sich gewisse Gepflogenheiten mittlerweile eingespielt, die Bewerber kennen sollten. Dazu gehören unter anderem die Folgenden:

Wie schnell muss ich auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten?

In der Regel empfiehlt es sich, relativ zügig auf die Einladung zu einem Bewerbungsgespräch zu antworten. Damit signalisieren Sie dem Absender nämlich, dass Ihnen die Einladung wichtig ist und Sie Interesse an dem Job haben. Antworten Sie daher wenn möglich innerhalb von 24 Stunden.

Sollten Sie erst später als 48 nach Erhalt der Einladung antworten, entschuldigen Sie sich für die späte Reaktion und liefern Sie am besten eine kurze, aber schlüssige Begründung dafür.

Wenn Sie während Ihrer Bewerbungsphase im Urlaub sein und mehrere Tage nicht auf Ihr E-Mail-Postfach zugreifen können, sollten Sie eine Abwesenheitsnachricht einschalten. So rechnet man im Unternehmen nicht sofort mit einer Antwort. Das Vorgehen hat aber noch einen weiteren Vorteil: Damit zeigen Sie, dass Sie organisiert sind und alle Eventualitäten im Blick haben – und machen einen guten Eindruck beim potenziellen Arbeitgeber.

Vorstellungsgespräch: Termin bestätigen

Wie sie eine Antwort auf die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch schreiben sollen, ist eine Frage, die viele Bewerber umtreibt. Sollten Sie die Einladung per Mail erhalten haben, können Sie einfach darauf antworten. So entsteht ein übersichtlicher E-Mail-Verlauf, der auch für Ihren Gesprächspartner von Vorteil ist. So weiß man in der Personalabteilung nämlich sofort, welcher Bewerber den Termin bestätigt.

Und auch Sie haben damit alle wichtigen Informationen in einer Mail zusammen und können schnell darauf zurückgreifen. Besonders in den stressigen Minuten vor dem Bewerbungsgespräch ist das sehr hilfreich, wenn Sie schnell noch etwas nachsehen möchten.

Muster für die Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch

Die Antwort auf die Einladung können Sie beispielsweise wie in unserer Vorlage angegeben, formulieren. Achten Sie allerdings darauf, dass Sie das Muster nicht eins zu eins übernehmen, sondern die wichtigen Passagen, die zu Ihrer Bewerbung gehören, korrekt einfügen. Wenn es Ihnen gelingt, können Sie auch noch eine individuelle Bemerkung einfließen lassen. Das wird für die meisten Bewerber allerdings schwierig sein, da sie den Personaler und das Unternehmen noch nicht richtig kennen. Vielleicht gab es vorab aber schon einen telefonischen Kontakt. Dann können Sie diesen  – sofern es sich anbietet  – in der Antwort auf die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erwähnen.

Sollten Sie in der Einladung um einen Terminvorschlag gebeten werden, müssen Sie natürlich auch darauf eingehen. In der Regel nennt der Personaler dazu eine bestimmte Woche, in der er Sie gerne in der Firma begrüßen würde. In diesem Fall bietet es sich an, in der betreffenden Woche zwei Termine zu nennen, an denen Sie Zeit für ein Vorstellungsgespräch haben. Das kommt meist dem Personaler entgegen, da er vermutlich nicht nur mit Ihnen ein Jobinterview führen wird.

Nicht nur Personaler führen mit mehreren Bewerbern Gespräche. Häufig bewerben sich Jobsuchende auch bei mehr als nur einem Unternehmen. Daher kann es passieren, dass zwei Termine für ein Vorstellungsgespräch miteinander kollidieren. Da hilft nichts – Sie müssen einen dieser Termine verschieben.

Bei der Bitte darum, den Termin zu verschieben, sollten Bewerber vorsichtig vorgehen. Denn eine flapsige Antwort oder aber eine fehlende Begründung für Ihren Wunsch, könnte Sie schnell ins Aus katapultieren. Achten Sie daher nicht nur darauf, dass Sie die gesamte Nachricht wertschätzend formulieren, sondern auch darauf, dass Sie einen guten Grund liefern. So viel sei schon verraten: Ein anderes Vorstellungsgespräch wird von den meisten Personalern nur sehr ungern als Grund akzeptiert. Im Gegenteil, damit könnten Sie einen schlechten Eindruck hinterlassen. Der Personaler liest in diesem Fall nämlich aus Ihren Zeilen heraus, dass Sie einem anderen Arbeitgeber den Vorzug geben.

Gute Begründungen, das Vorstellungsgespräch zu verschieben

Zu den Gründen, die von den meisten Personalern akzeptiert werden, zählen zum Beispiel die folgenden:

• Geschäftstermine: Besonders wenn Sie sich aus einer ungekündigten Position bewerben, ist es normal, dass Sie Termine für Ihren Arbeitgeber wahrnehmen müssen. Ein wichtiger Kundentermin oder eine Präsentation vor der Geschäftsführung lassen sich eben nur schwierig verschieben. Vor allem dann, wenn ein Vorstellungsgespräch bei einem anderen Arbeitgeber der Grund dafür ist.
• Erkrankung: Wenn Sie – oder auch Ihr Kind – kurzfristig erkranken, können Sie natürlich auch nicht an dem Vorstellungsgespräch teilnehmen. Auch in diesem Fall wird der Personaler sicherlich verstehen, dass Sie den Termin verschieben müssen. Das auch aus Gründen des Selbstschutzes. Er hat nämlich nichts davon, wenn Sie sich zum Jobinterview schleppen und dabei ihn und andere Gesprächspartner anstecken. Sollten Sie also einige Tage vor dem Bewerbungsgespräch krank werden, teilen Sie dem Personaler so schnell wie möglich mit, dass Sie nicht erscheinen können. Das können Sie entweder telefonisch oder per Mail machen.
• kein Urlaub: Besonders in den Urlaub-Hochphasen in den Schulferien und um Weihnachten herum, kann es schwierig werden, kurzfristig einen Urlaubstag zu bekommen. Sollte das auch bei Ihnen der Fall sein, teilen Sie das dem Personaler ganz offen mit. Das signalisiert übrigens auch, dass Sie nicht unentschuldigt der Arbeit fern bleiben, was wiederum einen guten Eindruck macht.
• wichtige private Termine: Ein Arzt- oder Friseurtermin ist kein triftiger Grund, weshalb Sie ein Vorstellungsgespräch absagen sollten. Termine, die wirklich wichtig sind, wie beispielsweise eine Trauung oder ein Begräbnis dagegen schon. Auch in diesem Fall sollten Sie den Grund für die Verschiebung nennen. In diesen Fällen hat Ihr Gesprächspartner sicherlich Verständnis dafür. Und sollte er kein Verständnis aufbringen, kann das ein Hinweis sein: Dann sollten Sie überlegen, ob dieser Arbeitgeber der richtige für Sie ist.

Vorstellungsgespräch verschieben: Die Zusammenfassung

Gerade im Bewerbungsprozess kann es passieren, dass Sie nicht an jedem genannten Termin Zeit haben. Das ist nicht weiter schlimm, solange Sie die Bitte um eine Verschiebung höflich formulieren und eine akzeptable Begründung dafür liefern. Ideal ist es, wenn Sie zusätzlich in Ihrer Mail zwei alternative Termine anbieten, an denen Sie zu einem Vorstellungsgespräch erscheinen könnten. Nicht vergessen sollten Sie außerdem, sich für die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen, die Sie Ihrem Gesprächspartner mit Ihrer Bitte machen.

Mitten in der Bewerbungsphase ist es endlich soweit: Sie erhalten Sie Zusage für einen Job, auf den Sie sich beworben haben. Das ist natürlich ein großer Grund zur Freude. Auf der anderen Seite sollten Sie nun aber nicht vergessen, die ausstehenden Vorstellungsgespräche abzusagen. Das zeugt von Wertschätzung den Beteiligten gegenüber und hat noch einen weiteren Grund: Sie können nicht wissen, ob und wann Sie dem Personaler noch einmal begegnen…

Wie sage ich ein Vorstellungsgespräch ab?

Wenn Sie den Termin für ein Jobinterview relativ kurzfristig absagen müssen, empfiehlt sich ein Telefonanruf. So stellen Sie sicher, dass Ihr Ansprechpartner die Nachricht noch rechtzeitig erhält und unter Umständen sogar noch einen anderen Bewerber sprechen kann.

Gerade ein Telefonanruf kostet viele Bewerber einige Überwindung. Trotzdem sollten Sich sich dazu durchringen. Denn an einem Bewerbungsgespräch sind mitunter mehrere Personen beteiligt, die den Termin fest eingeplant haben. Seien Sie so fair und lassen Sie diese nicht ohne Grund auf Sie warten und ihre Zeit vergeuden.

Wichtig ist, in dieser Situation auf jeden Fall freundlich zu bleiben. Entschuldigen Sie sich für die Absage, nennen Sie einen triftigen Grund und verabschieden Sie sich freundlich. Vielleicht sogar mit der Aussicht darauf, in einiger Zeit wieder Kontakt zum Unternehmen aufzunehmen.

Absage eines Vorstellungsgesprächs: So formulieren Sie diese

Wenn Sie die Absage schriftlich verfassen möchten, bietet sich eine E-Mail an. Das hat noch den weiteren Vorteil, dass Sie dabei Ihre Worte gezielt wählen können und nicht mit Nachfragen rechnen müssen.

Fazit

Der Prozess rund um die Bewerbung und mit ihm das Vorstellungsgespräch machen einige Bewerber nervös. Wer sich allerdings gut vorbereitet, kann einen Teil dieser Nervosität ablegen. Genau dazu sind unsere Checklisten und Übersichten da. Arbeiten Sie die Punkte durch und beherzigen Sie unsere Tipps. So können Sie entspannter ins Bewerbungsgesrpäch gehen und auf den Personaler einen selbstsicheren Eindruck machen.